En la actualidad, el tiempo es un recurso invaluable y la productividad es esencial para el éxito en cualquier empresa. La productividad laboral es un factor determinante en el éxito de cualquier empresa. Responde a la capacidad de los colaboradores para llevar a cabo sus tareas de manera eficiente y efectiva en su jornada laboral. Esto puede marcar la diferencia entre el crecimiento y la decadencia de una organización. Por lo tanto, es esencial implementar estrategias que optimicen el rendimiento de los trabajadores.

La productividad en Chile ha mostrado una desaceleración continua desde el 2000. En términos generales, se muestra una caída de la productividad total de factores entre el 3,4% y 3,6% incluyendo el sector minero. Es una herramienta poderosa para impulsar el crecimiento y el éxito empresarial a largo plazo.

La Importancia de la Gestión del Tiempo y la Productividad

La administración del tiempo es el proceso de planificar y organizar nuestras actividades diarias para maximizar la eficiencia. La administración del tiempo es el proceso de planificar y organizar nuestras actividades diarias para maximizar la eficiencia. Una de las áreas fundamentales para mejorar la productividad es la gestión del tiempo.

Beneficios de una Gestión Eficaz del Tiempo

  • Reducción del estrés.
  • Aumento de la eficiencia.
  • Mejora del rendimiento laboral.

Estrategias para Maximizar la Productividad

1. Gestión de Tareas

Para lograr una gestión eficaz del tiempo, la gestión de tareas es esencial. El poder identificar las tareas más importantes te ayudará a organizar tu trabajo y garantizar que se desarrollen primero. Esto puede liberar una cantidad significativa de tiempo, el cual podrás dedicar a otras actividades.

2. Agenda Organizada

Llevar una agenda organizada es fundamental para una administración eficaz del tiempo. Recuerda tener una silla ergonómica que te entregue comodidad por tiempos prolongados y que cuide de tu espalda, especialmente el área lumbar y cervical. Así, es posible evitar la sensación de estrés al desempeñar una tarea por un periodo de tiempo prolongado.

3. Técnica Pomodoro

Tradicionalmente la técnica Pomodoro considera intervalos de trabajo de 25 minutos. Métodos como la técnica Pomodoro, que alterna períodos de trabajo concentrado con descansos breves, pueden mejorar la concentración y reducir la fatiga mental.

El método Pomodoro te ayuda a evitar este problema al dividir tu día en sesiones de enfoque de 25 minutos seguidas de descansos de cinco minutos. La duración del trabajo y los tiempos de descanso pueden variar según lo que prefieras, pero este es el proceso básico:

  1. Comienza un temporizador de 25 minutos.
  2. Trabaja hasta que suene el temporizador.
  3. Tómate un breve descanso de cinco minutos.
  4. Cada cuatro pomodoros (períodos de enfoque), toma un descanso más largo, generalmente de 20 a 30 minutos.

4. Objetivos SMART

Establecer objetivos SMART puede ser una estrategia muy efectiva a la hora de querer llevar a cabo proyectos grandes, que necesitan de una planificación exhaustiva. Definir objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo determinado (criterios SMART) proporciona una dirección clara para los empleados. La gestión de objetivos también desempeña un papel vital en el impulso de la productividad. Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y estar sujetos a un período de tiempo determinado (conocidos como objetivos SMART, por sus siglas en inglés).

  • Específicos (Specific): Los objetivos del proyecto o trabajo deben ser específicos para el trabajo que estás realizando.
  • Medibles (Measurable): Tus objetivos deben ser medibles, lo que te permitirá más adelante poder evaluar el éxito o el fracaso de tu trabajo.
  • De duración limitada (Time-bound): Por último, tus objetivos laborales deben tener una fecha de fin.

5. Timeboxing

El timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo que busca evitar la procrastinación. Rígido: implica interrumpir la tarea o actividad al alcanzar el límite de tiempo establecido, aunque no hayas terminado. No hay reglas sobre la duración de los bloques, ya que dependerá directamente de la organización del trabajo en equipo o individual.

6. "Eat the Frog"

La clave de este método de productividad es una lista de tareas pendientes. Divide tu lista de tareas en las siguientes categorías:

  • Cosas que realmente no quieres hacer, pero que REALMENTE tienes que hacer
  • Cosas que quieres hacer y debes
  • Cosas que quieres hacer pero que realmente no necesita
  • Cosas que no quieres hacer y que realmente no necesitas

Tu enfoque, o tu “rana”, son las tareas que clasificarías en el primer punto, por ende, esa o esas ranas son las que tienes que “comerte” si o si. Si tienes dos o más ranas, intenta abordar primero la “rana” o la tarea más grande.

7. Método Kanban

Kanban es un método fácil de gestión de proyectos, que descansa en principios de una visualización del flujo de trabajo y una limitación de la cantidad de trabajo en progreso. El tablero Kanban más simple consta de solo tres columnas: Por hacer, Haciendo y Hecho. Simplemente dividiendo el flujo de trabajo en estas tres categorías, estás permitiendo simplificar y hacer más eficiente el proceso. Algunos de los beneficios de este método son:

  • Permite visualizar el trabajo y el flujo de trabajo
  • Limitar el trabajo en curso
  • Gestionar el flujo
  • Trabajar de manera colaborativa

8. Método Eisenhower

Para gestionar el tiempo y establecer prioridades con la matriz de Eisenhower se definen en primer lugar cuáles son las tareas pendientes y luego, a cada una de ellas se le otorga un rango de relevancia o importancia, teniendo en cuenta por ejemplo, el plazo máximo de entrega, las horas estimadas que se tendrán que dedicar a dicha tarea etc. De este modo, debemos ubicarlas en 4 tableros diferenciados:

  • Tareas “importantes” y “urgentes”
  • Tareas “importantes” pero “no urgentes”
  • Tareas “no importantes” pero “urgentes”
  • Tareas “no importantes” y “no urgentes”

El hecho de tener una planificación a corto y a mediano plazo, de saber cuáles son las tareas pendientes y de gestionar dichas tareas, ahorra preocupaciones innecesarias, lo que al mismo tiempo es bueno para la productividad, la motivación y la satisfacción tanto en tu vida laboral como en lo relacionado a tu emprendimiento.

9. Método GTD (Getting Things Done)

El método GTD parte de un principio básico: todas las tareas se deben registrar por escrito para garantizar que no se olvida ninguna y reducir la carga mental, ya que ahora ya no es necesario acordarse siempre de todo. Una vez eliminada la obligación de pensar constantemente en las tareas pendientes, la mente ya no se verá agobiada pensando en todo lo que falta por hacer. Gracias a la planificación por escrito, el cerebro puede confiar en que todo se hará en el plazo oportuno y que nada se deja en el tintero. Así, en los momentos de descanso y ocio, el cerebro puede recuperarse de verdad y, mientras se encuentra trabajando, al no tener que preocuparse por en ninguna tarea pendiente o que “no debe olvidar”, puede centrarse en la tarea actual. Este método recomienda que las tareas más grandes se dividan en tareas parciales más pequeñas con fechas concretas. Revisarlas regularmente garantiza tener los proyectos y tareas siempre controlados.

Muchas personas tienden a confiar en su memoria para guardar todas las ideas y tareas. Para cumplir con GTD hay que liberar a nuestro cerebro de estas tareas y anotar cualquier cosa que se nos pase por la cabeza (ideas, eventos, tareas, series o películas para ver, lugares que visitar…) en un mismo lugar siempre. Esta libreta (física o virtual) solo es un repositorio de todo ese cúmulo de ideas. Puede parecer que las estamos guardando de forma caótica, pero ya habrá tiempo de ordenarlas y clasificarlas convenientemente. Si vas a utilizar un sistema digital, lo ideal es que este cajón desastre donde vas a ir guardando todas las ideas que pasan por tu mente esté sincronizado y accesible desde cualquier dispositivo que emplees. Si es algo físico, lo recomendable es que siempre lo lleves encima para que no se te olvide ni escape nada.

Herramientas y Aplicaciones para la Gestión del Tiempo

En la actualidad, la pandemia originada a raíz de la rápida propagación del COVID-19 ha transformado la manera de ejecutar las tareas laborales dentro de las organizaciones. De ahí que es de vital importancia una capacitación continua -mediante cursos especializados- que propicie el aprendizaje de estas herramientas. La comunicación efectiva, es decir, "aquella que utiliza adecuadamente las herramientas disponibles y que se acopla al contexto para lograr que el mensaje aterrice de la manera que esperamos", es indispensable para lograr el trabajo colaborativo y remoto, además de conseguir las metas profesionales. Para evitar esto, como trabajador es importante que ante las nuevas situaciones se esté en constante perfeccionamiento de las habilidades necesarias para el teletrabajo, tanto en el área informática como en el desarrollo integral de la profesión.

El Bienestar Personal y la Productividad

Es importante cuidar el tiempo personal y establecer límites entre el trabajo y la vida personal para mejorar el bienestar y la productividad. El bienestar de los empleados es fundamental para mantener altos niveles de productividad.

Delegación Eficaz de Tareas

Estrategias para delegar tareas de manera eficaz, incluyendo la asignación adecuada de responsabilidades y la comunicación clara de expectativas. Asignar tareas según las competencias de cada empleado y brindarles autonomía en su ejecución fomenta la confianza y el sentido de responsabilidad.

Clima Laboral Saludable

Un clima laboral saludable promueve la comunicación efectiva y la colaboración entre los equipos.

Formación Continua de los Empleados

Invertir en la formación de los empleados no solo mejora sus habilidades, sino que también los mantiene actualizados con las últimas tendencias y tecnologías.

Adopción de Herramientas Tecnológicas

La adopción de herramientas tecnológicas que automatizan tareas rutinarias permite a los empleados enfocarse en actividades de mayor valor añadido. El avance de la tecnología nos está permitiendo ser cada vez más productivos y creativos gracias al gran abanico de soluciones existentes en el mercado. Aplicar la tecnología en las tareas comunes de nuestro día a día en el ámbito laboral nos permite ahorrar tiempo, aumentar nuestra eficiencia y ser más competitivos, con la finalidad de consolidar una empresa exitosa.

Medición y Evaluación de la Productividad

Ahora bien, para evaluar y mejorar la productividad, es necesario contar con formas de medición adecuadas. Estas métricas se centran en la cantidad de trabajo realizado en un período de tiempo determinado. Además de la cantidad de trabajo realizado, la calidad del mismo es crucial para evaluar la productividad. Estas métricas se centran en la relación entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos. Evalúan el grado en el que los colaboradores logran alcanzar los objetivos establecidos. Es importante destacar que las formas de medir la productividad pueden variar según el tipo de empresa y el sector en el que se encuentre. Algunas industrias pueden requerir métricas específicas que se adapten a sus necesidades particulares. El modelo de retroalimentación continua se realiza con el fin de mejorar la comunicación y el desarrollo profesional de los colaboradores. La idea de la retroalimentación continua es ofrecer una orientación de manera constante y regular y no limitarla a una evaluación periódica.

Metodologías y Herramientas para la Productividad, Innovación y Competitividad

  • TPM (Mantenimiento Productivo Total): metodología que se enfoca en la eliminación de pérdidas asociadas con detenciones, calidad y costos en los procesos de producción industrial.
  • ABC/ABM (Sistema de gestión y costos basado en actividades): el ABC tiene como objetivo medir el desempeño de las actividades que se ejecutan en una empresa y la adecuada asignación de los costos a los productos o servicios a través del consumo de las actividades, lo cual permite mayor exactitud en la asignación de los costos. El ABM se centra en la planificación, ejecución y medida de las actividades que se ejecutan en busca de un mejoramiento continuo, y así mejorar el valor recibido por el cliente y el beneficio alcanzado que proporciona este valor.

Finalmente, es importante destacar que este listado no es completo, y sólo abarca algunas de las metodologías y herramientas más usadas internacionalmente, en los ámbitos de la productividad, innovación y competitividad.

25 Mandamientos para Lograr la Máxima Productividad Laboral

  1. La salud es lo primero: Lo más importante es mantenerte sano, comer bien, descansar en las noches, hacer ejercicios, ir al médico, tener una excelente higiene, todo se agrupa y hace de ti una mejor persona, al sentirte de esta manera tendrás sin duda alguna mayor energía para alcanzar la mayor productividad en el trabajo.
  2. Despierta temprano: Existe un dicho que dice, el que madruga Dios lo ayuda y ciertamente las personas que aprovechan las primeras horas del día para comenzar la jornada laboral tienen menos distracciones o situaciones estresantes durante el día, así también podrás planificar tus actividades y estar concentrado en ello.
  3. Dedícate la primera hora del día: Comienza el día arreglándote con calma, bañándote, planificando tu día, comiendo un buen desayuno y hacer un poco de ejercicio, de esta manera tendrás tu cuerpo y mente listos para los retos que te propongas lograr durante el día.
  4. Los objetivos son importantes: En todo trabajo (incluso los particulares) se necesitan objetivos reales que se puedan cumplir en un plazo de tiempo real.
  5. Busca estrategias para mejorar el rendimiento: Existen cientos de aplicaciones que pueden ayudarte con el rendimiento de tu trabajo, solo debes investigar y tratar de mejorar los tiempos para cumplir con las actividades propuestas.
  6. Colocar tiempo para las tareas: Cronometrarnos muchas veces suele malinterpretarse, lo que queremos decir en este mandamiento es que colocarnos tiempo reales para culminar una tarea específica ejerce algún tipo de presión en tratar de lograrla en ese tiempo.
  7. Organiza las tareas y actividades: Conocer cuáles son las tareas más relevantes y realizarlas de primero nos darán una ventaja considerable para acercarnos cada vez más a nuestros objetivos.
  8. Algunos trabajos pueden ser combinados: En ocasiones nos encontramos con muchas tareas que suelen ser repetitivas y esto tiende a cansarnos rápidamente, es por ello que en vez de tomar descansos muy seguidos podemos alternar las tareas que tenemos pendientes si comenzamos a aburrirnos o cansarnos de una en específico.
  9. Aprovecha la energía: Dependiendo de la energía que tengas en un momento determinado aprovéchala para realizar los trabajos que signifiquen un esfuerzo mayor y no desperdicies esa energía en tareas sencillas.
  10. La productividad está en todo momento: Este mandamiento se refiere a aprovechar esos espacios de tiempo en lo que es inevitable no hacer nada, por ejemplo, estar en una fila en un banco o permanecer en la sala de espera.
  11. Disminuye las tareas en actividades más sencillas: Las tareas que parecen muy complicadas o extensas pueden producir estrés o preocupación, por lo que aplazamos la realización de las mismas.
  12. Las mañanas siempre están llenas de energía: En el caso que sea lo importante es tener una hora especifica en donde conozcamos nuestra capacidad máxima, será en ese momento donde aprovechemos para cumplir con las tareas que nos hemos propuesto, por lo general suelen ser en horas de la mañana.
  13. Conserva solo lo que necesites: Al momento de mantener ordenado nuestro espacio de trabajo, es oportuno botar o desechar cualquier cosa que no nos sea de utilidad como documentos vencidos, herramientas rotas, contactos obsoletos, cualquier cosa que no nos haga falta para nuestro trabajo cotidiano.
  14. Delegar es un don, desarróllalo: Esto va en relación con los líderes o gerentes, el aprender a delegar es una técnica que debe ser desarrollada en función a la experiencia que tengamos en nuestro puesto de trabajo.
  15. Trata de mantenerte atento en tus tareas: En muchas ocasiones tendemos a distraernos en cualquier otra actividad que no aporta nada para el cumplimiento de nuestros objetivos.
  16. Mejora los tiempos: En este caso no existe una manera diferente de hacer las cosas, solo debemos tratar de realizar nuestras actividades cotidianas en un intervalo de tiempo menor al que solíamos tener, sin buscar atajos o aplicaciones.
  17. Descansa en breve intervalos de tiempo: Solo trabajar durante horas provocará en nosotros cansancio, apatía, frustración y estrés, así que debes incluir en tus planificaciones tus momentos de descansos.
  18. El día de descanso es necesario: Trabajamos día y noche, durante toda la semana y por todo el año para lograr las metas que nos propusimos, pero esto de nada vale si no nos tomamos un merecido descanso.
  19. La recreación es parte importante de nuestro crecimiento: No todo descanso es estar postrado en una cama o sillón sin hacer nada, tampoco para recrearse es necesario salir del trabajo.
  20. Tomar notas es una excelente idea: Ya sea una aplicación de notas virtual que instalemos en nuestro dispositivo o uno físico de toda la vida, un block de notas te ayudará a mantenerte al tanto de las ideas que vayas teniendo durando el día.
  21. El orden ayuda y mucho: Mantener organizado nuestro espacio de trabajo nos da la libertad de saber en dónde se encuentran todas nuestras herramientas laborales.
  22. Combate la procrastinación: Para vencer esta procrastinación aplica la ley de los 12 segundos, consiste en contar en voz alta hasta 12 y luego ejecutar la tarea que tienes pendiente.
  23. Es necesario aprender a decir que “NO”: Comprometernos en muchas actividades puede traer como consecuencia el incumplimiento de algunas otras, así que las fiestas, reuniones, salidas, citas u otra actividad pueden esperar hasta que culminemos nuestras metas propuestas.
  24. Cuenta a los demás tus tareas o proyectos: Cuando tienes muchas tareas, compromisos o actividades pendientes es buena idea comentarlo con personas de confianza.
  25. Piensa siempre que eres productivo: La mejor recomendación de todas es mantener el pensamiento de lo productivo que eres y recompensarte por ello.

Ejemplos de Cómo Mejorar la Productividad Utilizando la Tecnología

La resolución de problemas surgidos en entornos laborales es hoy por hoy mucho más eficiente y rápida gracias a las soluciones tecnológicas. En los siguientes ejemplos de cómo mejorar la productividad podremos verlo de una manera más evidente.

1. Comunicaciones

Hace tan solo unos años, comunicarnos con una persona podía ser complicado. Gracias a esto, ya podemos mejorar la productividad de una empresa a nivel de comunicaciones, debido a que adquirimos la capacidad de reunirnos en cualquier lugar con nuestros clientes de cualquier parte del mundo es tremendamente sencillo. Además, este sistema te permite configurar un chatbot para respuestas automatizadas, y derivar los mensajes al personal de tu empresa más adecuado.

2. Contabilidad

Emplear una herramienta de contabilidad es muy común hoy en día, pero existen muchos negocios que aún siguen utilizando papel y lápiz para llevar todas sus cuentas. Esto suele ocurrir en el pequeño comercio, donde es habitual trabajar de forma tradicional, sin saber los grandes ejemplos de mejoramiento de la productividad que se pueden conseguir mediante alguna de las soluciones tecnológicas existentes. Con esta solución podrás controlar todos los números de tu empresa de forma automatizada y desde un único lugar, eliminando así los márgenes de error y aumentando la comodidad y la eficiencia.

3. Recursos Humanos

Las distintas soluciones tecnológicas que existen hoy cubren todas las áreas de las que se ocupa el departamento de RRHH, desde el manejo de las nóminas hasta la búsqueda de nuevo personal. Los software de recursos humanos les permiten ser más productivos y ahorrar una gran cantidad de tiempo. Por ejemplo, el sistema Talana es una solución de gestión de recursos humanos que permite acelerar y centralizar en un único lugar todos los aspectos relacionados con la documentación, las remuneraciones, y las firmas de contratos del personal de tu empresa.

4. Ventas

Ofrecer tu producto más allá de tu local comercial es tan sencillo como rápido en la actualidad. Disponer de una tienda online para aumentar tu facturación, tu alcance y el prestigio de tu marca es uno de los ejemplos de mejoramiento de la productividad sumamente fácil de implementar. Herramientas tan conocidas como Shopify o PrestaShop para crear una tienda online son claves para mejorar la productividad. Incluso, si deseas comenzar a vender online de manera rápida y cómoda, te recomendamos el servicio Tu Negocio Digital, a través del cual desde Entel nos encargamos de crear y gestionar los aspectos técnicos de tu tienda online.

5. Trabajo en Equipo

Trabajar en equipo de una forma productiva es totalmente factible gracias a la tecnología. Esto es posible incluso sin la necesidad de que el equipo de trabajo se encuentre en el mismo lugar físico, y no son pocas las empresas que funcionan a la perfección sin disponer de una oficina física, con el gran ahorro que esto conlleva. Una de las herramientas más utilizadas para mejorar la productividad es Trello, que está muy relacionada con las metodologías de trabajos ágiles. Otra plataforma que te recomendamos es Microsoft Office 365, una solución que le permitirá a todo tu personal contar con correo empresarial y múltiples funciones para crear y editar documentos de manera colaborativa.

6. Teletrabajo

El teletrabajo se está instaurando cada vez más en las empresas gracias a las soluciones tecnológicas existentes y los beneficios que les reporta a ambas partes. La creación de escritorios virtuales que sean accesibles desde cualquier lugar es esencial para mejorar la productividad de las empresas del siglo XXI. Sin duda la solución de Escritorios Virtuales de Microsoft Azure es la más utilizada en la actualidad, ya que permite conectarnos a nuestro escritorio de trabajo de una forma segura y sencilla desde cualquier lugar del mundo, y proporcionar niveles de seguridad muy altos.

7. Formación de los Empleados

En la actualidad, gracias a la formación online o e-learning podemos adquirir los conocimientos que deseemos sin necesidad de movernos de nuestro asiento, esto es de suma importancia porque promover la formación de los empleados es clave para mejorar la producción de una empresa.

Importancia de las Estrategias para Mejorar la Productividad Basadas en Tecnología

Descubrir cómo mejorar la productividad de una empresa comienza por entender que son las soluciones tecnológicas las que nos permiten resolver nuestras tareas laborales de una forma más productiva y eficiente. La innovación digital es imparable y si no te adaptas a ella no podrás hacer frente a tu competencia, por lo que adaptarse a los tiempos que corren resulta imprescindible si no quieres quedarte sin tu cuota de mercado.

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