En este artículo, te explicamos qué es una evaluación de desempeño y cómo se realiza, abarcando sus características, objetivos, tipos y criterios. Esta evaluación está integrada dentro de los distintos procesos de Recursos Humanos y el desarrollo de los empleados. La evaluación de desempeño es mucho más que una metodología, mucho más que un informe, que un formulario debidamente llenado y de entrevistas de evaluación.
¿Qué es la Evaluación de Desempeño?
Según la psicóloga clínica y Magister en Coaching y Liderazgo Personal, Angélica Mera, en esta evaluación “se detectan talentos para retener o potenciar. Esto responde a la pregunta ¿cuáles son los líderes presentes y futuros para nuestra organización?
Pasos para Implementar una Evaluación de Desempeño
El proceso de evaluación de desempeño suele seguir una serie de pasos como la definición de objetivos y competencias, diseño de la evaluación, planificación, ejecución, entre otros. Sin embargo, existen pasos generales que facilitan la implementación de una evaluación de desempeño en una organización. Para implementar una evaluación de desempeño, lo primero es entender claramente los objetivos y metas de la organización en la que se llevará a cabo el proceso.
Una vez que se haya determinado qué se quiere evaluar, es esencial crear un “diccionario de competencias”. “Muchas empresas se especializan en vender servicios de evaluación de desempeño. Una vez que se tienen claras las estrategias de la organización y los objetivos y competencias a medir, es fundamental diseñar una evaluación de desempeño que fije metas altas pero realistas.
Comunicación y Aplicación de la Evaluación
Tras el diseño y metodología definida, se debe comunicar de forma asertiva y efectiva a todos los miembros de la organización sobre esta herramienta de evaluación. Ya sea a través de reuniones generales o por áreas, boletines electrónicos, entre otros, se debe dar a conocer como funciona este sistema y el rol de cada colaborador. Se requiere responder el qué y por qué de la evaluación, transparentar el proceso y qué se va a evaluar.
Al aplicar esta evaluación, se debe explicar detalladamente a las y los colaboradores el paso a paso de la evaluación. Asimismo, señalando cómo, qué y la forma en que se va a evaluar.
Análisis y Retroalimentación
Al finalizar el proceso de evaluación, es crucial llevar a cabo un análisis exhaustivo del sistema. Este análisis debe incluir la revisión de las respuestas de los colaboradores para identificar el potencial, las competencias alcanzadas, el desempeño y posibles conflictos dentro de la organización. Para completar este modelo, es fundamental no olvidar el feedback y la retroalimentación.
En una evaluación de desempeño, es crucial comunicar al empleado evaluado los resultados, decisiones y planes de acción derivados del proceso.
Objetivos de la Evaluación de Desempeño
Como hemos mencionado, los objetivos de la evaluación de desempeño varían según la organización y las metas establecidas:
- Alcanzar metas organizacionales: La evaluación de desempeño responde a preguntas de alcance de metas individuales como también colectivas.
- Desarrollo profesional y personal: Se busca identificar necesidades de formación y crecimiento dentro de la organización.
- Mejorar el rendimiento: En esta evaluación se identifican las fortalezas y debilidades tanto de la organización como de sus colaboradores para desarrollar planes de mejora que aumenten el rendimiento y la motivación de sus empleados.
- Transparencia y comunicación: Estas evaluaciones fomentan una mayor comunicación entre el empleado y sus líderes, facilitando la identificación de inquietudes, fortalezas, debilidades y dudas de los colaboradores.
Tipos de Evaluación de Desempeño
Existen distintos tipos de evaluación de desempeño que se pueden llevar a cabo en una organización como la evaluación en 90 grados, evaluación 360 grados, reuniones one to one, entre otras. En este tipo de evaluación los jefes evalúan y retroalimentan a sus colaboradores de forma directa. De esta manera, tras observar y analizar el desempeño y cumplimiento de tareas de los colaboradores, los líderes elaboran un informe que detalla los resultados, fortalezas y debilidades, ya sea de forma individual o colectiva.
Posteriormente, se proporciona a cada colaborador un feedback basado en este informe. Una vez hecha la evaluación, se realiza el feedback de la misma al evaluado y, lo novedoso, es que también se realiza el feedback a los evaluadores intervinientes.
El Assessment Center es una metodología situacional creada para analizar y evaluar de manera sistemática y objetiva las capacidades y habilidades de los candidatos en relación con un puesto de trabajo específico. Su objetivo principal es la identificación y selección del talento adecuado para el cargo. En este proceso, un grupo de observadores externos emplea técnicas basadas en competencias laborales para analizar si los candidatos se ajustan al perfil y las funciones del puesto.
En las evaluaciones one to one, también catalogadas como 1:1, son encuentros breves entre un líder y un colaborador directo.
Criterios de Evaluación
Los criterios de evaluación son fundamentales en un proceso de análisis del desempeño laboral. La elección de estos tienen estrecha relación con el objetivo general y específico de la evaluación.
- Este criterio tiene como objetivo principal evaluar si los empleados cumplen o no con las expectativas y funciones de su puesto.
- Este criterio mide el compromiso del empleado respecto a su crecimiento profesional.
- Este criterio es utilizado para evaluar si el colaborador presenta habilidades y/o genera recursos que le permitan ajustarse a nuevas condiciones y cambios en lo laboral.
- Este criterio analiza cómo el colaborador enfrenta y resuelve conflictos en su lugar de trabajo.
- Con base en la cultura y el clima organizacional, se evalúa el grado de compromiso que el colaborador desarrolla hacia la empresa, así como su identificación con la misión, visión y valores de la misma.
- Se valora la disposición del colaborador de crear y proponer ideas orientadas a la solución como también, a la búsqueda de alternativas en proyectos y desafíos de su trabajo.
- Se refiere al compromiso del colaborador para cumplir con los objetivos y funciones de su cargo de forma eficaz y óptima.
- Se evalúa si el colaborador presenta herramientas y habilidades para: planificar y estructurar su trabajo de manera eficiente como prever necesidades, fijar objetivos de forma autónoma, programar su trabajo y responsabilidades dentro de plazos y recursos establecidos.
Desafíos en la Implementación de Evaluaciones de Desempeño
Implementar una evaluación de desempeño laboral enfrenta diversos desafíos para una organización. Por ello, es fundamental diseñar una evaluación objetiva y constructiva, enfocada en el desarrollo y crecimiento continuo de los miembros de la organización. La falta de objetividad es uno de los desafíos más comunes dentro de una organización.
Angélica Mera destaca la importancia de centrarse en el “evaluador” y su rol al momento de diseñar sistemas de gestión de desempeño. Asimismo, agregó que “si le sumamos el que estos sistemas estén ligados a pago de dineros, todo se complejiza. A veces se termina evaluando para la obtención de un bono y no por real desempeño. “Acá es necesaria la comunicación efectiva de los objetivos de este proceso de gestión de RRHH, conocer su injerencia en el trabajo y los beneficios para desarrollo profesional.
La experta también señaló que, aunque muchas empresas deciden delegar esta fase de comunicación a consultoras externas en busca de mayor objetividad, esta no siempre es la solución adecuada. “A menudo las evaluaciones pueden convertirse en un evento anual y luego se olvidan hasta la siguiente evaluación. Esto hace que no se vea su utilidad ni se ligue al desempeño diario.
Otro desafío que surge tras aplicar evaluaciones de desempeño es la falta de retroalimentación constructiva por parte de los evaluadores. “Pueden temer que su retroalimentación sea mal recibida o que cause conflictos. Sin embargo, la retroalimentación constructiva es esencial para ayudar a los trabajadores a crecer y mejorar.
Productividad Laboral en el Sector Retail
Lograr una mayor productividad laboral en el sector minorista, no solo se trata de más horas laborables, sino de trabajar de manera eficiente. Esto implica lograr los mismos niveles de ventas y atención al cliente, administrando de forma óptima los recursos. Por ejemplo, países de Latam como México y Colombia trabajan en promedio 2 257 y 2 496 horas al año, respectivamente.
En este caso, nos referimos a la eficiencia con la que el personal operativo logra resultados positivos utilizando los recursos de manera óptima. En Shift, entendemos la productividad como la relación entre diferentes outputs, como las ventas y las transacciones, y el tiempo o costo invertido. Los objetivos deben ser precisos y cuantificables, como, por ejemplo, mejorar la atención al cliente o disminuir los costos.
Ejemplo de Medición de Productividad en un Hipermercado
Tomemos de ejemplo un importante hipermercado en Perú que tenía por objetivo optimizar la productividad de sus cajeros. Durante este proceso, evaluamos indicadores como la venta, los niveles de holgura y la velocidad de las transacciones. En este contexto, se identificó que el tiempo promedio para procesar ventas de 5 a 10 productos era de 1 minuto y 25 segundos.
Resultó interesante descubrir que el Colaborador B, por ejemplo, tardaba un 23.53 % más que el promedio al realizar esta tarea, completándola en 1 minuto y 45 segundos. En nuestro estudio, obtuvimos un hallazgo destacado: una parte importante del tiempo total de la atención se debe a tareas fijas como el saludo, ingreso de datos del cliente y el proceso de pago.
Por lo tanto, una conclusión interesante que se desprende de este análisis es que los trabajadores como el colaborador B, necesitan capacitación adicional en tareas fijas para mejorar su rendimiento.
Planificación de Recursos Humanos y Tecnología
La planificación de recursos humanos es fundamental para el éxito empresarial. Implica identificar y documentar roles, responsabilidades y habilidades para optimizar el rendimiento de los colaboradores. Para ello, contamos con un sistema que se actualiza a diario con información de las transacciones, logrando una precisión promedio alrededor del 90 %.
En la sucursal chilena, esta empresa tenía como objetivo comprender el flujo de clientes para ofrecer un servicio eficiente a quienes obtenían un ticket a través del turnomático. Antes, los empleados tenían días de descanso fijos, pero mediante esta estrategia, nuestro software ahora asigna estos días libres según la demanda. Un importante desafío en este formato de tiendas consiste en cumplir con los dos domingos de descanso mensuales que indica la legislación laboral de Chile, además de reducir el exceso de personal los fines de semana.
En la gestión de sucursales farmacéuticas, hemos propuesto una estrategia que incluya personal volante. Esta medida implica contratar un grupo de empleados sin asignación específica a una tienda, sino asociados a una zona geográfica.
Conclusión
En resumen, optimizar la productividad laboral resulta fundamental para impulsar el avance empresarial. En la era digital, la combinación efectiva del uso de la tecnología y conocimientos especializados en el sector minorista permite interpretar datos relevantes.
Formatos y Software para la Evaluación del Desempeño
Existen varios formatos y herramientas que pueden ayudarte a medir el rendimiento de tus trabajadores. A continuación, se presentan algunas opciones:
Formato Evaluación 360 Descargable
Este formato permite efectuar una evaluación por parte del superior, los compañeros y los subordinados del trabajador evaluado. Además, incluye una evaluación por parte del cliente y una autoevaluación. Cada pregunta se puede medir con resultados numéricos y permite añadir conclusiones.
¿Por qué los Formatos para la Evaluación del Desempeño pueden quedarse cortos?
A pesar de que una hoja en PDF o Excel con cuestionarios te ayudará a resolver algunos aspectos de la Evaluación del Rendimiento de tus trabajadores, no es la mejor manera de hacerlo. Esto es porque:
- No puedes compartir los cuestionarios automáticamente con todos los empleados.
- No puedes automatizar el envío de preguntas ni la recolección de respuestas.
- El soporte en papel se puede perder o estropear.
- El soporte en papel puede pasar por muchas manos, lo que comporta riesgos para la protección de datos.
- El análisis de resultados se tiene que hacer de manera manual y de uno en uno.
¿Cuándo deberías empezar a utilizar un Software?
Unas de las razones más importantes son la protección de datos, la posibilidad de que cualquiera pueda modificar la evaluación de un trabajador si esta está en una hoja a la que toda la empresa puede acceder, y la posibilidad de perder la ficha.
Te recomendamos que sí que hagas el cambio si te encuentras en una de estas situaciones:
- La plantilla crezca y sean más los empleados a los que tengas que evaluar el rendimiento.
- El departamento de RRHH se pase el día gestionando papeleo.
- Tu empresa ofrezca teletrabajo y necesites digitalizar este proceso.
- El tiempo de gestión de la Evaluación del Desempeño te suponga más dinero que lo que te costaría un programa especializado.
Beneficios de un Programa para la Evaluación del Desempeño
Estos son algunos de los beneficios de usar un software:
- Autonomía para el trabajador: Ellos mismos podrán gestionar sus cuestionarios.
- Actualización automática: Los cambios serán visibles para todos los afectados de manera inmediata.
- Ahorro de tiempo: No más cadenas de correos electrónicos.
- Ahorro de papel: Al tenerlo en la nube, tu empresa será más sostenible.
- No más cálculos ni interpretaciones manuales: El software los hará por ti.
- No más error humano: Los errores se detectarán solos.
- Modelos reutilizables: Además de poder elegir el mejor modelo de evaluación de desempeño para tu empresa, podrás utilizar ejemplos ya hechos y personalizarlos.
- Centralización de los procesos: Podrás acceder a todas las evaluaciones recibidas desde un mismo lugar.
- Ayuda a la productividad: Tus empleados tardarán mucho menos en rellenar los cuestionarios.
- Análisis de las ausencias con informes: Podrás extraer los datos y crear informes.
¿Qué debería tener un buen Software para la Evaluación del Rendimiento?
Hay una serie de necesidades que este tipo de software debería cubrir siempre:
- Que cuente con buenas herramientas de base.
- Que sea sencillo e intuitivo.
- Que cuente con un buen soporte técnico.
- Que elimine pasos en la gestión de los Recursos Humanos.
Formato Evaluación de Desempeño Laboral Excel
Este formato permite llevar a cabo una evaluación completa de cada uno de tus empleados, analizarla y definir los siguientes pasos. Incluye columnas en las que se especifican las habilidades y capacidades del trabajador, así como sus tareas.
Referencias
- A, Martha (2004). Desempeño por Competencias: Evaluación de 360°.
- C, Andrea (2004). Evaluación de desempeño: desempeño por competencias Invenio, vol. 7, núm. 13.
- M, Alveiro (2009). Evaluación del desempeño como herramienta para el análisis del capital Humano. Revista Científica “Visión de Futuro”, vol. 11, núm.
- R, Irene (2017). Evaluación del Desempeño. Lograr una mayor productividad laboral en el sector minorista.
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