La ficha de empleado es una herramienta esencial para optimizar la administración de recursos humanos. En líneas generales, se trata de un documento en el que podemos registrar información personal, laboral y contractual de cada uno de los colaboradores de la empresa, sin importar el modelo de contratación bajo el cual prestan sus servicios.
¿Qué datos de un empleado se registran en la ficha?
Lo ideal es tener toda la información necesaria para la gestión de empleados durante su ciclo de vida dentro de la empresa. Por ello, los mejores software de gestión de empleados suelen estructurar la ficha en tres carpetas:
1. Carpeta Ficha
En esta sección se incluyen los datos personales, laborales y de identificación de cada trabajador. Allí es donde depositaremos el pago de remuneraciones, uno de los procesos que podemos automatizar con un Software de Recursos Humanos.
2. Carpeta Contrato
En esta sección, como su nombre lo indica, se registra la información contractual del empleado dentro de la empresa:
- Tipo de contrato
- Sueldo
- Jornada laboral
- Fecha de inicio y terminación del contrato
Además, podemos ingresar información de condiciones de contratación especiales, como "Sueldo Empresarial", “Trabajador Joven” o "Trabajador Agrícola".
3. Carpeta Personal
Esta carpeta almacena la información que da más detalles de la situación previsional y laboral de cada empleado. La más importante y común es la siguiente:
- Tipo de gratificación a la que el empleado tiene derecho
- Régimen previsional al que se encuentra afiliado (especificando la institución)
- Puesto de Trabajo
- Especificación del tipo de trabajo (pesado, semipesado o normal)
- Salud (FONASA o Isapre), especificando el tipo de plan y el valor correspondiente
- Información bancaria
- Seguro de cesantías contratado (AFC)
- Cargas familiares
Adicionalmente, podemos incluir información relacionada con préstamos que el empleado tiene con la empresa y el descuento que se debe aplicar cada mes, entre otras retenciones, como las ordenadas por sentencia judicial.
¿Para qué sirve la creación de la ficha de empleado?
El documento es clave para varios procesos en el área de recursos humanos. En primer lugar, su importancia tiene que ver con la posibilidad de realizar un seguimiento sistemático del empleado y su ciclo de vida laboral dentro de la empresa.
Pero no es lo único: se relaciona con el pago de remuneraciones, ya que tener todos los datos contractuales y bancarios permite vincularlos con el control de asistencia, para un cálculo de nómina más expedito. Además, los datos de un empleado facilitan las evaluaciones de desempeño, la gestión de vacaciones, las licencias médicas, los ascensos a nivel interno y la toma de decisiones relacionadas con los recursos humanos.
Centraliza todas las fichas en un sistema de gestión de recursos humanos. En la actualidad, es muy fácil administrar las fichas de empleados, sin importar el tamaño de la nómina. Lo hacemos en el módulo de recursos humanos del ERP Defontana. En este sistema encontramos formatos pre elaborados en los que sólo tenemos que rellenar las casillas.
Orden de Trabajo: Un Documento Esencial
Aunque en primera instancia una orden de trabajo luzca únicamente como un documento informativo, su implicación legal la convierte en algo mucho más importante. Una orden de trabajo es un documento que presenta, en forma de plantilla o formulario, toda la información pertinente a la solicitud de un trabajo. El propósito de esta plantilla es el de tener toda la información necesaria y relacionada con el trabajo en una única página. Así, todos los departamentos pueden registrar lo relacionado a su área de trabajo, hacer las planificaciones correspondientes y cumplir con sus funciones de manera más óptima.
Sin importar si planeas crear una orden de trabajo PDF, en Word o Excel, el procedimiento es bastante similar. Tanto si deseas elaborar una plantilla de una orden de trabajo en Chile, como en cualquier otra parte del mundo, los programas para ello, por excelencia, son Excel y Word. No obstante, debes considerar que los pasos y ejemplos que aquí te mostramos, son una referencia.
Información Indispensable en una Orden de Trabajo
Si bien la información necesaria para realizar este documento no es un asunto estricto y reglamentado, existen varios datos que podrían considerarse indispensables en una correcta elaboración.
Ingresa el nombre de la empresa y de la persona que realiza la solicitud. De esta forma, es indispensable incluir la dirección exacta del lugar en el que se efectuará el servicio. Debes especificar los recursos que se requerirán para el trabajo; solo así la persona encargada podrá disponer de los mismos con antelación. Si en tu empresa no hay disponibilidad de alguno de estos recursos, puedes incluir una lista con los que deban adquirirse.
Dependiendo del tipo de trabajo a ejecutar, puedes o no incluir los precios de los materiales. Si bien la orden de trabajo pasará por varios departamentos, no es necesario mencionarlos todos.
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