La ficha del trabajador es una de las herramientas más importantes para la gestión del personal en una empresa. Es un archivo que contiene información relevante en aspectos personales, académicos y profesionales de un empleado o trabajador. Para que sea correcta, esta debe contener la mayor cantidad de datos que puedan influenciar la toma de decisiones en una empresa, además de toda la información que sea necesaria para cumplir las exigencias legales.
Evolución de las Fichas de Trabajadores
Las empresas siempre han tenido fichas para los trabajadores. A medida que han avanzado los negocios y la tecnología, las fichas también han evolucionado:
- Básica: Hecha con trozos de cartón con la información básica personal y la que tiene que ver con su puesto de trabajo. A medida que crece la información, también se agregan nuevos trozos de cartón.
- Fichas en carpetas: Pueden contener también documentos anexos.
- Fichas digitales: Permiten agregar y gestionar tanto información como documentos. Es, justamente así, que funciona el sistema de Sesame HR.
Preparación de la Ficha del Trabajador
La preparación de la ficha del trabajador debe comenzar desde el mismo momento que ingresa a la empresa y ser parte del proceso de onboarding. La buena gestión de una ficha de trabajador comienza por añadir todos los datos personales, académicos y profesionales. En este sentido, el sistema de Sesame HR permite, además, agregar campos adicionales para cubrir cualquier información adicional. Todo esto facilita la gestión para actualizarla y agregar nueva información cuando sea necesario.
Adicionalmente, la ficha es accesible a través de cuadros de mando que permiten visualizar varias fichas para detectar tendencias y tomar decisiones.
Estructura Típica de una Ficha de Empleado
La ficha de empleado es una herramienta esencial para optimizar la administración de recursos humanos. En líneas generales, se trata de un documento en el que podemos registrar información personal, laboral y contractual de cada uno de los colaboradores de la empresa, sin importar el modelo de contratación bajo el cual prestan sus servicios.
Lo ideal es tener toda la información necesaria para la gestión de empleados durante su ciclo de vida dentro de la empresa. Por ello, los mejores software de gestión de empleados suelen estructurar la ficha en tres carpetas:
1. Carpeta Ficha
En esta sección se incluyen los datos personales, laborales y de identificación de cada trabajador. Allí es donde depositaremos el pago de remuneraciones, uno de los procesos que podemos automatizar con un Software de Recursos Humanos.
2. Carpeta Contrato
En esta sección, como su nombre lo indica, se registra la información contractual del empleado dentro de la empresa:
- Tipo de contrato
- Sueldo
- Jornada laboral
- Fecha de inicio y terminación del contrato
Además, podemos ingresar información de condiciones de contratación especiales, como "Sueldo Empresarial", “Trabajador Joven” o "Trabajador Agrícola".
3. Carpeta Personal
Esta carpeta almacena la información que da más detalles de la situación previsional y laboral de cada empleado. La más importante y común es la siguiente:
- Tipo de gratificación a la que el empleado tiene derecho
- Régimen previsional al que se encuentra afiliado (especificando la institución)
- Puesto de Trabajo
- Especificación del tipo de trabajo (pesado, semipesado o normal)
- Salud (FONASA o Isapre), especificando el tipo de plan y el valor correspondiente
- Información bancaria
- Seguro de cesantías contratado (AFC)
- Cargas familiares
Adicionalmente, podemos incluir información relacionada con préstamos que el empleado tiene con la empresa y el descuento que se debe aplicar cada mes, entre otras retenciones, como las ordenadas por sentencia judicial.
Utilidad de la Ficha de Empleado
El documento es clave para varios procesos en el área de recursos humanos. En primer lugar, su importancia tiene que ver con la posibilidad de realizar un seguimiento sistemático del empleado y su ciclo de vida laboral dentro de la empresa.
Pero no es lo único: se relaciona con el pago de remuneraciones, ya que tener todos los datos contractuales y bancarios permite vincularlos con el control de asistencia, para un cálculo de nómina más expedito. Además, los datos de un empleado facilitan las evaluaciones de desempeño, la gestión de vacaciones, las licencias médicas, los ascensos a nivel interno y la toma de decisiones relacionadas con los recursos humanos.
Centralización de Fichas en un Sistema de Gestión de Recursos Humanos
En la actualidad, es muy fácil administrar las fichas de empleados, sin importar el tamaño de la nómina. Lo hacemos en el módulo de recursos humanos del ERP Defontana. En este sistema encontramos formatos pre elaborados en los que sólo tenemos que rellenar las casillas.
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