La ficha de trabajo de campo es un documento esencial para la gestión integral de los empleados. A continuación, se detallan los componentes clave que conforman una ficha de trabajo completa.
Datos Personales
En la pestaña de datos personales, se registra información básica del trabajador necesaria para la creación de la ficha. Esto incluye:
- RUT (Rol Único Tributario): Número de identificación fiscal del trabajador.
- Nombre: Nombre completo del trabajador.
- Apellido Paterno: Apellido paterno del trabajador.
- Apellido Materno: Apellido materno del trabajador (si no se tiene, se debe digitar un punto).
- Fecha de Nacimiento: Fecha de nacimiento del trabajador.
- Nacionalidad: Nacionalidad del trabajador.
- Sexo: Sexo del trabajador.
Correo Personal: Un Dato Obligatorio
De acuerdo con la Ley N° 21.327 del año 2021, Resolución 38 Exenta, (Art 12,34,34.1,34.2), el correo electrónico personal es un dato obligatorio en la ficha de los trabajadores. Este dato es crucial para el envío de información importante, como:
- Liquidaciones de sueldo
- Comprobantes de marcas de asistencia
- Modificaciones de marcas de asistencia
- Comprobante de modificación de contraseña
- Solicitudes de enrolamiento y firma
Este campo se puede actualizar individualmente desde la ficha del trabajador o de manera masiva a través de la Carga de empleados (Simple).
Adicionalmente, se pueden visualizar campos personalizados creados bajo la opción "Aplicable a: Persona".
En cumplimiento con los requisitos de la certificación de sistemas digitales de registro y control de asistencia electrónica 2025, cada vez que el administrador realice el cambio de contraseña de un usuario, se enviará automáticamente un correo de notificación al administrador y al trabajador.
Información Contractual
En la pestaña de contrato, se registran los permisos necesarios para que el trabajador pueda acceder a la aplicación Talana Next y realizar ciertas acciones dentro de su portal. Los cuales podrás ingresar o eliminar desde la pestaña Contrato.
- Permisos: Asignación de permisos para que el trabajador pueda realizar distintas acciones en su aplicación Talana Next o portal web Mi Talana.
- En esta pestaña visualizarás los campos contractuales de Sueldo, información relevante para el proceso de pago.
- Tipo de pago: Se puede definir un tipo de pago, ya sea mensual, diario o por hora.
Beneficios
En esta pestaña, se pueden pactar beneficios adicionales que se otorgan al trabajador. Estos beneficios realizan un aporte monetario en el pago de sueldo del trabajador que se encuentra con suspensión laboral por licencia médica.
- ¿Mantiene la renta líquida durante las licencias?
- Beneficio de vacaciones de zona extrema: Otorga más días de vacaciones para compensar el tiempo de traslado a los trabajadores que residen en la XI Región de Carlos Ibáñez del Campo, la XII Región de Magallanes y la Antártica Chilena y la provincia de Palena.
- Asignación de zona extrema: Otorga a los trabajadores, que residen en las comunas extremas de Chile, el derecho a disminuir la base imponible afecta al Impuesto Único de Segunda Categoría.
Asignaciones, Préstamos y Retenciones Judiciales
- Asignaciones a faena o centro de costos: Distribuye el costo remuneracional del trabajador en centros de costo o faenas distintas a la información que ya tiene asignada en la ficha, con esto podrás distribuir un porcentaje de la remuneración por cada asignación, lo cual te servirá para efectos contables internos.
- Préstamos: Corresponde a los préstamos empresa pactados, los cuales se descontarán automáticamente en el proceso de pago del trabajador. También podrás tener registro del descuento y préstamos dentro de la ficha personal.
- Retenciones judiciales: Ingresa las retenciones judiciales del trabajador con el fin de realizar este descuento directamente en el proceso de pago.
Previsión, APV y Seguros
- Previsión: Aquí encontrarás el campo AFP e Isapre, campos mínimos requeridos para la creación de una ficha. Debes considerar que, al editar, podrás ver campos adicionales que debes completar de acuerdo a la información detallada en la pestaña Campos.
- APV y Dep. Convenido: En esta segunda categoría, podrás ingresar distintos tipos de ahorros pactados por el trabajador previamente.
- APV (Ahorro Previsional Voluntario): Indica el monto, seleccionando si está pactado en UF, peso, porcentaje con tope, o sin tope. Selecciona la institución a través de una lista desplegable, y por último, determina el régimen tributario al cual pertenece (A o B). Esta información la provee la institución correspondiente y en el caso de no pertenecer a uno de esos tramos, podría ser otro de los instrumentos de ahorro que se detallan más abajo.
- Cuenta dos: Indica el monto, seleccionando si está pactado en UF, peso, porcentaje con tope, o sin tope. Por último, selecciona la institución a través de una lista desplegable y guarda.
- Depósito convenido: Indica el monto, seleccionando si está pactado en UF, peso, porcentaje con tope, o sin tope. Por último, selecciona la institución a través de una lista desplegable y guarda.
- APVC (Ahorro Previsional Voluntario Colectivo): Indica el monto (aporte del trabajador y empleador), seleccionando si está pactado en UF o en peso. Selecciona la institución a través de una lista desplegable y por último, determina el régimen tributario al cual pertenece (A o B), información que provee la institución correspondiente.
- Afiliado Voluntario: Indica el monto, seleccionando si está pactado en UF o en peso. Por último, selecciona la institución a través de una lista desplegable y guarda. Podrás agregar sólo 1 ahorro de este tipo.
Importante: todos los ahorros mencionados se pueden eliminar al editar la ficha, desde la pestaña previsión, APV y Dep.
- Seguros: En la tercera categoría, podrás realizar el ingreso de información relacionada a los seguros que mantiene vigente el trabajador.
Importante: el ingreso de seguros es solamente informativo, no está relacionado a ningún ítem que pueda reflejarse en la liquidación de sueldo. Si necesitas que figure un ítem asociado a seguro en la liquidación, puedes crearlo como se indica aquí.
Valor del seguro: valor correspondiente del seguro.
Gestión Adicional
Además, se pueden gestionar los ausentismos registrados desde el Administrador de ausentismos. En el caso de tener el módulo de Gestión de Personas, se pueden registrar los integrantes que componen el grupo familiar del trabajador con fines informativos.
Carpetas y Documentación
- Liquidaciones: Esta carpeta se encuentra disponible independientemente de si se tiene el módulo de Remuneraciones.
- Finiquitos: Se alojan los finiquitos generados, ya sea desde la ficha o de manera masiva.
- Mis carpetas: Esta es una carpeta base, dado que dentro de ella se alojarán otras carpetas en cuanto vayas generando o cargando documentos.
En este apartado, podrás encontrar los cambios realizados en la ficha del trabajador.
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