La economía actual depende cada día más del trabajo colaborativo, que esencialmente consiste en compartir información y conocimientos. Hablamos de sistemas colaborativos, o groupware, cuando nos referimos a un grupo de programas y métodos que permiten integrar en un solo proyecto el trabajo de dos o más personas conectadas entre sí por medio de Internet o intranet. De esta manera, personas localizadas en sitios distintos pueden formar equipos virtuales y trabajar a la vez para mantener o mejorar el rendimiento de una organización.

El trabajo online o teletrabajo se ha convertido en una nueva forma de abordar la jornada laboral que han adoptado muchas empresas. El trabajo en equipo en línea debe realizarse de forma eficiente para poder incrementar la motivación e implicación de los trabajadores, además de para aumentar la productividad.

Un software para trabajo en grupo ideal debe ser una herramienta que integre todas las funciones de comunicación y colaborativas en una única plataforma. Es importante recordar que para poder trabajar en equipo de forma online es necesario disponer de los sistemas de seguridad adecuados.

Herramientas de Productividad Colaborativa

Las herramientas para trabajar online que fomentan la colaboración entre los distintos miembros de los equipos de trabajo son esenciales. A continuación, se presentan algunas de las herramientas más destacadas:

  • Microsoft Teams: Se trata de un auténtico entorno de trabajo de Microsoft dirigido a potenciar el trabajo en equipo en las empresas. Se integra con Office 365, cuenta con servicio de chat online, permite intercambiar archivos y crear espacios de trabajo personalizado. Con Teams, puedes completar tareas en un solo lugar, colaborando en documentos en tiempo real y reduciendo el cambio de contexto al trabajar en aplicaciones de Microsoft 365 directamente desde la plataforma. Además, ofrece seguridad y productividad, reduciendo riesgos proactivamente y ayudando a los empleados a mantener el flujo de trabajo.
  • Google Docs y Sheets: Estas dos herramientas ofimáticas de Google (procesador de texto y hoja de cálculos online) utilizan Google Drive para guardar la información y cuentan con opciones para trabajar sobre el mismo documento de forma colaborativa. Al igual que Microsoft, Google ofrece una de las curvas de aprendizaje más fáciles, pero su mayor ventaja es su modelo independiente basado en aplicaciones. Puede elegir entre chat, calendarios, reuniones, administración de documentos, almacenamiento, correo electrónico, intranet y más, dependiendo de sus requisitos.
  • Microsoft 365: Para las empresas que utilizan herramientas ofimáticas como base de su trabajo, Microsoft 365 ofrece todas las herramientas propias de Office de forma online, es decir, con acceso desde cualquier dispositivo a través de internet. Se podrán utilizar todas las aplicaciones de manera colaborativa, trabajando varios usuarios en el mismo documento.
  • Trello: Es una herramienta colaborativa centrada en el control de tareas que utiliza un sistema de listas y tarjetas para facilitar que cada miembro de los equipos de trabajo tenga acceso a sus tareas. Es una aplicación que agiliza el trabajo en equipo online, permitiendo fijar objetivos y hacer seguimientos precisos de cada proceso. “Trello”, particularmente, tiene disponibles tres tableros en blanco en su página de inicio, en los cuales se pueden realizar trabajos desde cero; también, es posible emplear plantillas o diseñar tarjetas.
  • Asana: Por su parte, “Asana” tiene la posibilidad de vincularse con un calendario, diseñar listas de tareas y tener a disposición la utilización de un cronograma, aunque este sólo está en la versión premium.
  • Zoom: En muchos sentidos, podemos llamar a 2020 el año de Zoom, con un uso que se disparó, superando la marca de 300 millones de participantes activos a reuniones durante abril de 2021. La plataforma puede soportar hasta 1000 participantes en una sola reunión con el complemento Grandes Reuniones y la experiencia de usuario sigue siendo una de las más sencillas de la industria. Unirse a una reunión es tan simple como hacer clic en un enlace de invitación. La propuesta de valor de Zoom no termina solo en las reuniones.
  • Slack: Lanzado en 2013, Slack fue uno de los primeros impulsores en el segmento de software de colaboración de equipos y continúa siendo un líder del mercado. Además de las videollamadas dentro de la aplicación, los canales, el chat privado y los flujos de trabajo automatizados, su biblioteca de integración pre-construida es una de las mayores razones para implementar Slack. Hasta la fecha, Slack ha añadido más de 2500 integraciones a su biblioteca, lo que significa que encajará perfectamente en la mayoría de las soluciones tecnológicas.
  • Webex Teams: Webex Teams es una respuesta increíblemente escalable a las necesidades de colaboración. Como plataforma independiente, es compatible con la comunicación multicanal y la colaboración, a través de chat, vídeo, pizarra, intercambio de archivos y más. Pero el verdadero potencial de los equipos de Cisco Webex radica en las ofertas de hardware adicionales de la compañía, que van desde kits para salas de reunión, hasta cámaras, pizarras digitales y una innovadora pantalla.
  • Workplace: Workplace adopta un enfoque social para la comunicación y colaboración en equipo. Sus características principales, como chat, canales de grupo, llamadas y vídeo, se organizan en grupos, conversaciones de chat privadas y páginas de perfil de usuario.
  • Avaya Spaces: El software está respaldado por la probada infraestructura de telefonía de Avaya que incluye RTC web integrada y llamadas entre organizaciones. En términos de vídeoconferencias, Avaya Spaces admite hasta 1000 participantes por reunión durante un período de tiempo ilimitado. Su producto insignia RingCentral Office ofrece control de llamadas, movilidad, herramientas de reuniones y análisis, entre otros. Además, posee un sistema telefónico basado en la nube y soluciones de centro de contacto.

Ambas aplicaciones ("Trello" y "Asana") son útiles para el trabajo colaborativo en grupo, ya que se puede invitar a contactos a que se sumen a un proyecto, incluso existe la opción de etiquetar a miembros ya registrados en la plataforma para que reciban una notificación.

Otros Elementos Esenciales para el Trabajo en Equipo Online

  1. Correo electrónico: Una forma rápida y eficiente de cambiar impresiones sin tener que recurrir a otros canales.
  2. Videoconferencias: Realizar reuniones desde cualquier lugar, iniciar reuniones con cualquier persona e impulsar la involucración con fondos virtuales, grabaciones, transcripciones y recapitulaciones basadas en IA.
  3. Chats online: Trabaja con personas de dentro y fuera de tu empresa. Envía mensajes, reacciona con emojis, crea equipos y coordina eventos, todo desde una sola aplicación.
  4. Almacenamiento en la nube: Contar con un espacio virtual para almacenar y compartir información facilita el intercambio de información, así como el acceso a datos importantes.

El Auge del Mercado de Software de Colaboración

En los últimos cuatro trimestres, el mercado de los softwares de colaboración ganó una enorme ventaja debido a la pandemia. Valorado en 13.440 millones de dólares en 2019, el mercado valdrá casi 36.000 millones de dólares en 2027. Si bien esto significa un montón de opciones, también hace que su decisión de seleccionar la mejor solución sea más difícil.

Tradicionalmente, la colaboración en equipo y la presencia en persona estaban indisolublemente vinculadas. Según una encuesta de PwC, el 87% de los empleados citó la «colaboración en equipo» como una de las principales razones para estar presentes en el lugar de trabajo.

Los patrones de colaboración en equipo son una de las primeras cosas que cambia al adoptar el trabajo remoto o hibrido, incluso más que la productividad. Las tareas colaborativas suelen tener el mayor impacto en la productividad. BCG encontró que las tareas de colaboración son ahora menos productivas o eficientes que antes de COVID-19, a un ritmo mucho mayor que las tareas individuales o gerenciales.

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