Las reuniones son una parte fundamental de la vida laboral, pero para que sean realmente efectivas, es crucial prepararse adecuadamente. Aunque a veces no lo sintamos así, las reuniones dentro de los ámbitos laborales son importantes y necesarias. Ellas ayudan al correcto funcionamiento del trabajo en equipo y son una excelente forma de asignar responsabilidades y hacer partícipes a las personas.

Preparación Previa a la Reunión

Antes de convocar una reunión, es importante tener claro el propósito de la misma. ¿Qué quieres lograr? ¿Es para tomar decisiones, compartir información, o resolver problemas? Una agenda bien estructurada es la columna vertebral de una reunión efectiva. Asegúrate de incluir los temas a tratar, el tiempo asignado para cada uno y el responsable de cada punto. No todas las reuniones necesitan de la participación de todo el equipo. Invita solo a las personas que realmente necesitan estar presentes y que puedan contribuir al objetivo de la reunión.

Asegúrate de tener a mano toda la documentación y datos que puedan ser relevantes para la reunión. Esto incluye informes, estadísticas, presentaciones y cualquier otra información que pueda respaldar los puntos a tratar. Selecciona un lugar cómodo y libre de distracciones para la reunión. Si es una reunión virtual, asegúrate de que todos los participantes tengan acceso a una buena conexión a internet y a la plataforma utilizada (Zoom, Teams, etc.).

Durante la Reunión

Cumple con los horarios establecidos para la reunión. Comienza y termina a tiempo. Involucra a todos los participantes en la discusión. Fomenta un ambiente donde todos se sientan cómodos compartiendo sus ideas y opiniones. Nomina a alguien para tomar notas durante la reunión. Es crucial registrar las decisiones tomadas, las acciones a seguir, y quién es el responsable de cada tarea. Lo idóneo es que todos mantengan el interés mientras dure el meeting.

Según la Revista española Psychologies, estos son los pasos a seguir:

  • Organizar la reunión: hay que fijar el tema a abordar y convocar a los asistentes estrictamente necesarios con tiempo suficiente para que se preparen.
  • Elegir el espacio adecuado: una sala cómoda y bien acondicionada (ventilación, agua, una mesa que permita la visibilidad entre todos) hace que los asistentes se sientan a gusto y puedan concentrarse.
  • Fijar un horario de inicio y finalización: si se debe llegar puntual a la sesión de trabajo, también es esencial terminar a la hora indicada. Las reuniones muy largas son ineficaces y poco productivas.
  • Establecer los objetivos de la reunión: antes de iniciar la reunión, es pertinente exponer los objetivos, no hay que divagar.
  • Permitir el aporte de ideas de los asistentes: es fundamental que todos los convocados expresen su punto de vista con libertad y respeto, lo que fomenta la cooperación.
  • Tomar decisiones: si se debe acordar una propuesta la mejor forma es la votación de todos los asistentes. No se debe dejar la decisión en el jefe, porque entonces la reunión perdería autenticidad y prestigio.
  • Establecer conclusiones: de nada sirve estar todos reunidos si, al terminar, no se han sentado la base de los temas tratados. Es básico, antes de cerrar la sesión de trabajo, concretar las conclusiones conseguidas. Así los convocados se van motivados.
  • La reunión hay que cerrarla con la misma fuerza con la que se comenzó.

Después de la Reunión

El trabajo no termina cuando la reunión se cierra. Envía un resumen de la reunión a todos los participantes, destacando las decisiones tomadas y las tareas asignadas. Después de cada reunión, reflexiona sobre lo que funcionó bien y lo que podría mejorarse.

Consejos Adicionales para la Coordinación del Equipo

Coordinar un equipo para que consigan un objetivo o alcancen una meta, puede ser todo un desafío. Para lograr una coordinación exitosa, necesitas herramientas clave y rutinas que lo hagan todo más fluido.

  1. Comunicación: La comunicación es fundamental para cualquier tipo de relación, pero se debe trabajar aún más cuando las relaciones son a distancia y no presenciales. De esta forma, podrás saber en que está cada uno de los integrantes de tu equipo, ir guiándolos en sus tareas diarias y orientarlas a un trabajo en equipo. Realiza una minuta: Hacer una minuta pre y post reunión te puede ayudar a ordenar los temas a tratar e intentar de cubrirlos todos junto a tu equipo. Recuerda que cada integrante de tu equipo vive diferentes situaciones que pueden afectar su día a día y su rendimiento.
  2. Metas Claras: Con metas claras se mejora la comunicación y se llega a un mismo objetivo en común de forma exitosa. Al igual que se coordina una reunión semanal, es clave definir objetivos y metas semanales para alinear el trabajo hacia un mismo fin. Revisa el cumplimiento semanal: Al final de cada semana, es útil revisar los logros y errores encontrados, cómo se resolvieron y qué problemas aún quedan. Así, se puede gestionar mejor la situación, proporcionar herramientas para superar los problemas y fomentar una mayor proactividad para avanzar.
  3. Delegar y Confiar: Lograr una buena coordinación de equipo significa apoyarte en sus integrantes y aprender a delegar, confiar en las habilidades de cada uno de ellos y que las cosas se harán bien sin estar todo el tiempo encima. Si dentro del equipo hay personas con las que es más fácil acercarte, apóyate en ellas. Cuando exista mucha presión, es importante aprender a delegar y entregar responsabilidades.
  4. Documentar: Todo siempre es mejor cuando se deja por escrito, de esta manera queda documentado y puede servir como referencia para el futuro. Documentar te servirá como respaldo de tu acción y de los procesos que se implementaron para llegar a una meta u objetivo. Mayor ejecución:Todo será más eficiente si cada integrante del equipo conoce lo que se espera de ellos. Asigna tareas según sus habilidades y competencias.
  5. Motivar y Retroalimentar: Para coordinar un equipo también se necesita motivar y contener a cada uno de los integrantes. Es por eso que el feedback y el reconocimiento es tan importante. Los colaboradores necesitan una voz que los guíe y apoye, no importa si es en forma presencial o virtual. Retroalimenta a tus colaboradores: Entrega feedback acerca de los avances y desafíos del cumplimiento de objetivos. Antes de hablar, debes saber que todos los colaboradores son distintos y tienen variadas formas de reaccionar o tomarse las situaciones.

Organización y Gestión del Tiempo

Entre los factores que influyen en el desempeño laboral de cada persona, la organización es uno de los más importantes. Al pensar cómo organizar tareas en el trabajo, surge la necesidad de diferenciar las importantes de las urgentes. A grandes rasgos, podemos decir que lo importante responde a las metas de la empresa. Por ejemplo: “Hacer una campaña promocional para captar nuevos clientes”. En cambio, lo urgente tiene que ver con el tiempo que toma ejecutar una tarea y los plazos para entregarla. La organización es clave para aprovechar al máximo el tiempo, uno de los activos más valiosos en el entorno empresarial.

  1. Si nos preguntamos cómo organizar tareas en el trabajo, una medida sencilla es registrar las actividades que se encuentra en progreso y las que están terminadas, para determinar dónde se pierde o gana tiempo.
  2. Cuando se logran organizar reuniones efectivas, dentro del equipo de trabajo mejoran las relaciones de cooperación y colaboración.
  3. Cada vez que una nueva semana comienza sabemos cuáles son las tareas que deseamos llevar a cabo. Sin embargo, las distracciones de la vida diaria ya sea en oficina o teletrabajo hacen que muchas veces nos distraigamos de ellas o no lleguemos a concretarlas a tiempo.

Técnicas para Clasificar Tareas

  • Clasifica tus tareas según el tiempo que tome hacerlas : Haz una lista de todas las tareas que debes hacer en el día o semana. Luego ordénalas ubicando en primer lugar la que sea más dificultosa y tediosa, hasta que en el último lugar quede la más fácil o simple de hacer.
  • Método de clasificación ABCDE: Escribe una lista de tus tareas, y luego clasifica las más urgente e importantes como “A”, y las menos urgentes como “B”, y así sucesivamente.
  • Utiliza herramientas de gestión del tiempo: Actualmente existen muchas plataformas y aplicaciones gratuitas donde puedes clasificar tareas y proyectos, como también supervisar su desarrollo hasta finalizarlas. Algunas de ellas son: Trello, Todoist, y Teamwork, entre otras.

Prepararte adecuadamente para una reunión no solo mejora su efectividad, sino que también demuestra profesionalismo y respeto hacia el tiempo y esfuerzo de los demás.

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