Sin duda, nuestra era es la era de la productividad, la más veloz, la digital, obsesionada con el tiempo y los resultados. Afortunadamente, existen apps diseñadas para ayudarte a organizar mejor tu vida, simplificando tus tareas y ahorrándote tiempo.

Siempre hemos necesitado ayuda para organizarnos: agendas, el horario del colegio o instituto, “to do lists” o la lista de la compra. Pero el papel dejó hace tiempo de ser el principal soporte para ello, aunque hay quien sigue prefiriéndolo. ¡Bienvenidos/as a la era digital! Toma nota de estas herramientas que te ayudarán a estructurar actividades personales, académicas o laborales.

Aquí te contamos sobre algunas apps de productividad que te ayudarán a llevar la gestión de tu trabajo, disponibles con descarga gratis en las tiendas iOS y/o Google Play en Chile.

Top 10 de apps de productividad para estar activos y organizados 24/7

  1. Timer+

    Timer+ es una sencilla y funcional aplicación para controlar tu tiempo en intervalos personalizados. La herramienta trabaja como un cronometro en forma regresiva y te permite crear avisos de actividad, alarmas que alerten sobre estar dedicando demasiado tiempo a un solo proyecto o si pasas mucho tiempo descansando.

    Así podrás organizar todas tus tareas del día sin que se escape un minuto de ocio, apuntando cada una de tus actividades con un color y sonido diferente. Puedes encontrarla de forma gratuita entre las aplicaciones de App Store y Google Play.

  2. Instapaper

    Si ya organizaste tu jornada seguro habrás dejado tiempo para ponerte al día con las noticias de tu ciudad o el mundo, si no lo hiciste ¡descuida! puedes hacerlo de camino al trabajo o mientras viajas en el bus descargando Instapaper, una fabulosa app que parece tenerlo todo.

    Te permite personalizar la información para que leas solo los datos que te interesen, puedes cambiar el color de fondo y el tamaño de letra de los artículos, ofrece actualizaciones de noticias cada hora y, además, puedes escuchar música en ella.

    Pero si ese viaje de camino al trabajo fue demasiado corto, la app también permite guardar artículos o páginas web para chequearlos en tu tiempo libre y, lo mejor de todo, es que permite la lectura sin conexión a Internet. Instapaper fue de las primeras aplicaciones en llegar a la iStore y es ahí donde todavía puedes descargarlo totalmente gratis, también lo encuentras en Google Play.

  3. SpeaktoIt Assistant

    SpeaktoIt Assistant es una efectiva app que te ayudará a buscar la información que necesitas, enviar correos electrónicos, hacer citas y conectarse con otros servicios como buscadores, mapas, redes sociales, conversión de moneda e imágenes; así saldrás de esas tareas en cola rápida y sencillamente.

    Esta avanzada asistente virtual, de la que incluso puedes elegir su apariencia, utiliza un procesador de lenguaje natural y reconocimiento de voz para interactuar contigo y mantener una conversación clara. Fue lanzada originalmente para la plataforma Android, pero ya ha llegado al sistema iOS y Windows.

  4. Cloud App

    Cloud App es una poderosa herramienta de comunicación visual que te permite grabar tu monitor, realizar capturas de pantalla, hacer anotaciones en imágenes, crear GIFs y tomar scream shots a través de la webcam para subirlos y compartirlos de manera casi automática. A la hora de contactar con tu equipo de trabajo o clientes te resultará muy útil.

  5. All - in Pedometer

    Para que esta tarea sea simple y satisfactoria está All - in Pedometer, una de las apps de productividad con la que conocerás el ritmo al que se enfrenta tu cuerpo, te ayudará a prevenir enfermedades y reducirás el estrés.

    Además, fomentará tu actividad física haciendo un conteo de tus pasos, monitorea la distancia recorrida, el tiempo en que lo realizas, la velocidad, ritmo y la cantidad de calorías que quemas. Notarás que para estar saludable y en armonía con tu cuerpo, solo necesitas de unos par de minutos y esta aplicación. Descárgala en Google Play y App Store.

  6. Todoist

    Si lo tuyo son las listas, esta es unas de las aplicaciones para organizar el tiempo en tu día a día gratis que más te van a gustar. Ya sea para el trabajo, para el estudio o para las tareas pendientes que tienes en casa, con Todoist podrás organizar tus quehaceres en forma de listas, para que nada se te olvide, poniendo el estado de la tarea, así como establecer prioridades, fecha de vencimiento, etc.

    Una de sus principales ventajas es que tiene “una interfaz minimalista y fácil de usar” tanto en los entornos laborales como personales. También puedes establecer recordatorios y sincronizarla con otras aplicaciones, como el correo electrónico, pero solo si quieres. Y si la necesitas para el entorno laboral, también te permite una utilización de forma colaborativa con los equipos de trabajo. Además, tiene una herramienta muy útil, que utiliza la Matriz de Eisenhower para priorizar tareas.

    Según datos de la propia app, más de 30 millones de personas y equipos ya la utilizan.

    Precio: la aplicación es gratuita, pero tiene dos suscripciones de pago si necesitas llegar al siguiente nivel. La Pro, por 4 euros al mes o 48 euros por la suscripción de un año. Y la Business, por 6 euros al mes o 72 euros por la suscripción anual.

  7. Google Calendar

    Es seguramente la más utilizada en todo el mundo, ya que Google tiene millones de usuarios que pueden acceder, si así lo desean, a Google Calendar. Esta es una función gratuita de Google, que todas las personas que tengan una cuenta pueden descargar y utilizar, tanto en lo personal como en lo laboral.

    Visualmente, Google Calendar es una hoja de un calendario o una agenda, que tú puedes visualizar en un día concreto, una semana, un mes… ¡Depende de qué información necesites en ese momento!

    La app te permite programar reuniones y eventos, recibir recordatorios sobre las próximas actividades que tienes agendadas, invitar a otras personas a esas reuniones, sincronizar tus viajes, reservas en restaurantes… ¡Podrás organizarlo todo por horas y fecha! Es una manera tradicional de hacerlo, pero no menos efectiva. Además, esta aplicación es muy accesible, ¡todo el mundo la tiene preinstalada, seguramente, en alguno de sus dispositivos!

    Además, es una app para organizar tareas muy utilizada en todo el mundo, por lo que será también un modo sencillo de sincronizar las agendas con otras personas, compartir eventos o sincronizar llamadas.

    Precio: el uso de Google Calendar es gratuito. Sí que es cierto que si utilizas tu cuenta de Google de manera profesional, puede que te acabes suscribiendo a alguno de sus planes de almacenamiento.

  8. Trello

    Aunque Trello es una aplicación que puedes usar para tus tareas personales o para el estudio, lo cierto es que la propia app para organizar tareas se define como pensada para la gestión de equipos y de proyectos. De hecho, es posiblemente, una de las mejores aplicaciones para gestionar proyectos.

    Trello funciona a base de tableros, a través de los cuales “gestionar cualquier tipo de proyecto y flujo de trabajo, así como supervisar tareas”. Permite añadir archivos, checklists, etc. y personalizarlo todo según las necesidades del equipo o la compañía.

    Es una aplicación muy útil para organizar el trabajo en organizaciones más grandes o más complejas. Con algunas de sus herramientas puedes asignar tareas, saber en qué trabaja cada persona en cada momento o el estado de dichas labores. Millones de equipos de todo el mundo ya utilizan Trello para organizar sus proyectos.

    Precio: registrarte es gratis, pero es cierto que, cuanto más complejo sea el proyecto, o más grande sea la organización, puedes necesitar prestaciones de las opciones de pago. La versión Standard, para equipos pequeños, tiene un coste de 5 dólares al mes; la Premium, para equipos con varios proyectos, 10 dólares; y la Enterprise, para compañías con varios equipos, 17.50 dólares al mes.

  9. Notion

    Lo que puede hacer complicado el uso de Notion es, paradójicamente, su versatilidad. En Notion puedes organizarte como quieras, pues, aunque tiene múltiples plantillas para que puedas empezar a usar la aplicación desde el minuto cero, también te permite crearlas según tus necesidades y las de tu equipo.

    Se trata de una app perfectamente útil tanto para usuarios particulares como para grandes empresas, pero hay que saber usarla. Cuenta ya con el aval de más de 100 millones de usuarios, gracias a que ha ido identificando las necesidades masivas para aplicarlas a su herramienta.

    Notion es superútil si trabajas por cuenta propia, estudias o para tener orden en tu día a día. Es fácil de usar, sus plantillas cubren prácticamente todas las necesidades, y puedes acceder a la app desde tu teléfono, también sin conexión. Es una aplicación ideal para gestionar las tareas diarias a pequeña escala.

    Para las grandes empresas o grandes proyectos, también es genial, pero en algunos casos necesitarás de una buena planificación para que esté todo organizado y se encuentre fácilmente.

    Precio: para un usuario o usuaria particular, la versión gratis será más que suficiente. Pero también hay planes Plus y Business para pequeñas y medianas empresas por 9,50 y 14 euros al mes respectivamente. Así como planes a medida para grandes corporaciones.

  10. Forest

    Esta original aplicación no te ayuda, como las de más arriba, a organizar tus tareas, sino que te ayuda a concentrarte mientras la estás haciendo. ¿Has escuchado hablar de la técnica de estudio Pomodoro? Pues bien, esta app para organizarte funciona similar. Consiste en concentrarte durante periodos de tiempo en tus tareas, e intercalarlos con descansos. Forest mide estos intervalos, y premia que no te distraigas con el propio teléfono.

    Cuando quieras concentración, ya sea en el trabajo, mientras estudias, o si no quieres distracciones en una cita con amistades, planta un árbol. El árbol virtual crecerá mientras te concentras en tu tarea. Y si no no cumples tu objetivo, el árbol muere.

    Además, el equipo de Forest está asociado con Trees for the Future, para plantar árboles reales en la Tierra, explican en su página web.

    Precio: esta aplicación que te ayuda a concentrarte es gratis.

Otras aplicaciones útiles

  • MyStudyLife: Ideal para estudiantes.
  • Evernote: Para crear notas y almacenar información.
  • TickTick: Gestión de tareas y listas.
  • Monday: Gestión de proyectos y colaboración.
  • Focus To-Do: Combina Pomodoro y gestión de tareas.
  • Slack: Comunicación y colaboración en equipo.

Tabla Resumen de Aplicaciones

Aplicación Usos Ventajas Precio
Todoist Organización de tareas Su interfaz y su uso son muy sencillos Gratuita, con plan Pro
Google Calendar Calendario digital Accesible y ampliamente utilizada Gratuita
Trello Organización de proyectos Ideal para equipos medianos y grandes Versión gratuita y planes de pago
Notion Listas de tareas, calendarios Muy versátil Versión gratuita y de pago para empresas
Forest Concentración en las tareas Original y sostenible Gratuita
MyStudyLife Organización de clases y exámenes Ideal para estudiantes Gratis, con versión MyStudyLife+ de pago
Evernote Crear notas Almacena todo tipo de información Empieza gratis, luego plan de pago

Consejos Adicionales para una Mejor Organización

  1. Prioriza tareas: Hay cosas por hacer más importantes que otras.
  2. Regálate días libres: Tu vida no puede ser solo estudiar y trabajar. Los días de descanso te permiten recargar baterías y reducir el estrés.
  3. Establece metas claras: Define lo que deseas lograr y establece metas específicas y realistas. Esto te ayudará a enfocar tus esfuerzos y a saber qué acciones tomar.
  4. Rutinas y horarios: Mantén una estructura diaria estableciendo horarios regulares para diferentes actividades, como reuniones, trabajo individual, descansos y tiempo libre. Esto te ayudará a mantener la disciplina y a evitar la procrastinación.
  5. Delega y asigna responsabilidades: Si trabajas en equipo, distribuye las tareas de manera equitativa y asigna responsabilidades claras. Aprovecha las fortalezas individuales de cada miembro para optimizar los resultados.

TAG: #Trabajo

Lea también: