El Subsecretario de Telecomunicaciones es la autoridad competente para conocer y resolver acerca de las materias de carácter técnico relativas a las telecomunicaciones.
Funciones del Gabinete
- Desarrollar y/o coordinar al interior de la Subsecretaría cualquier actividad o función que el Subsecretario instruya hacia las Divisiones.
- Coordinar a las Divisiones en el desarrollo de una iniciativa, proyecto, acción y/o actividad, liderando tal iniciativa a objeto de tener un único interlocutor para las partes interesadas.
- Entregar Asesoría Legislativa y política a la Autoridad.
- Interoperar e Interrelacionarse con entes Gubernamentales (Nacionales e Internacionales).
- Pre-aprobar el Presupuesto Anual del Servicio.
- Definir la Planificación Estratégica y hacer seguimiento de ésta (Control del Seguimiento del Programa de Gobierno).
- Coordinar las labores del comité de Ministros en materias de competencia de la Subsecretaría y las labores entre Ministerios sobre éstas.
- Analizar propuestas para la presentación a los Consejos de Ministros que integre la Subsecretaría.
- Validar a nivel técnico y Jurídico de los comunicados de prensa.
- Planificar y ejecutar las actividades de prensa (semanal), evaluando los estilos para comunicados.
- Recepcionar, derivar y hacer seguimiento de los distintos requerimientos internos y externos a la Subsecretaría.
- Coordinar y gestionar los patrocinios, y eventos externos e internos de la Subsecretaría.
- Actualizar la información en el Portal de Datos.gob.cl.
- Gestionar el cumplimiento correcto y oportuno de las obligaciones que impone a la Subsecretaría, la Ley Nº 20.285, que regula el principio de transparencia de la función pública y el derecho de acceso a la información del Estado.
- Analizar, seleccionar y depurar la información entregada por los encargados de transparencia de las divisiones, en cada una de sus respuestas; elaborar las Resoluciones Exentas que corresponda dictar al Subsecretario para el cumplimiento de la Ley Nº 20.285, tanto en lo atingente a Transparencia Activa, como en lo referente al procesamiento y atención de las solicitudes de acceso a la información pública o Transparencia Pasiva.
- Elaborar, actualizar, resguardar y comunicar a los Centros de Atención de la Subsecretaría, el "Índice de Actos y Documentos Calificados como Reservados o Secretos por la Subsecretaría de Telecomunicaciones" de conformidad a lo dispuesto en el artículo 23º de la Ley 20.285, y las instrucciones generales que imparta al efecto, el Consejo para la Transparencia.
- Coordinar las consultas, reclamos (que no sean materia de competencia del Departamento de Gestión de Reclamos) y sugerencias de la OIRS de la Subsecretaría.
- Coordinar las diversas acciones que cada una de las divisiones, departamentos y unidades tienen a su cargo, con la finalidad de avanzar en la materialización de los diversos programas estratégicos de esta Subsecretaría, fijando para ello metas y plazos determinados por cada uno de esos proyectos.
- Apoyar la mejora continua de la estructura organizacional y la reingeniería de procesos estratégicos a nivel institucional.
- Apoyar y/o coordinar la evaluación de proyectos emblemáticos a nivel técnico, económico y jurídico, creando informes, minutas y presentaciones con información del ámbito de las telecomunicaciones, para estudios internos de Gabinete.
- Diseñar y mantener actualizado el Plan Estratégico, el mapa de procesos y la Política institucional de la Subsecretaría, además de controlar los proyectos emblemáticos y sus correspondientes tareas.
Funciones del Departamento de Control de Gestión
- Elaborar los componentes de gestión del proyecto de presupuesto institucional.
- Apoyar en la elaboración del Plan Estratégico de la Subsecretaría y controlar los proyectos y tareas que lo componen.
- Definir y controlar metas e indicadores institucionales (Ley de Presupuesto, Convenio de Desempeño Colectivo y metas e indicadores internos).
- Definir, controlar y realizar el seguimiento de los Sistemas del Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG).
- Elaborar y realizar seguimiento de cumplimiento de compromisos de gestión solicitados por diversos organismos publicas y/o mandato legal.
- Preparar los informes para organismos externos, tales como Dipres, Segpres, otros (Balance de Gestión Integral, compromisos Segpres, cuenta pública, cuenta sectorial entre otros).
- Administrar el Sistema de Gestión de Calidad 150-9001, para procesos de negocios y procesos de apoyo. Coordinar, realizar el seguimiento y revisión de la implementación de nuevos procesos bajo la norma 150-9001.
- Administrar y gestionar las acciones asociadas a la gestión de riesgo institucional, según las instrucciones del Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno (CAIGG).
- Apoyar la mejora continua para los procesos institucionales, a través, de las metodologías y sistemas de control de gestión.
- Velar por el levantamiento y mantención de todos los procesos de negocio de la Subsecretaría.
- Diseñar y aplicar Controles Estadísticos a los procesos de negocio para medir su rendimiento y visualizar su posición respecto a la planificación inicial de sus actividades.
- Diseñar y gestionar indicadores de desempeño de procesos, definiendo KPI's requeridos y preparar Cuadro de Mando Integral.
- Establecimiento de Planes de Acción y de instancias de análisis de resultados.
- Apoyar, a través del mejoramiento continuo de los procesos de negocio, mejoramiento de la agilidad de la Subsecretaría, mejorando su capacidad adaptación a los cambios del sector o a los cambios de normativas y/o legislativos.
- Entregar asesoría técnica de procesos a todas las áreas que componen la Subsecretaría de Telecomunicaciones.
- Dictar la normativa de la estandarización de los procesos de negocio de la Subsecretaría.
- Asegurar la mantención de la integridad y la estandarización de los procesos.
- Desarrollar políticas de mejoramiento continuo de procedimientos que apoyen la optimización de los procesos.
- Estandarización de funciones radicadas en las Divisiones de la Subsecretaría.
- Gestionar el desarrollo e implementación de procedimientos automatizados en el tratamiento de datos y el manejo de la información.
- Desarrollar las funciones de coordinación, seguimiento y control de proyectos, basado en metodologías de una oficina de manejo de proyectos.
Funciones de la Unidad de Comunicaciones
- Manejar la prensa y comunicaciones del área Gestión Territorial, Participación Ciudadana y Asuntos Indígenas.
- Apoyar al Departamento Gestión de Personas en la mantención de la intranet institucional.
- Generar información, entregar reportes, llevar agenda y confeccionar minutas y notas de prensa para las áreas de desarrollo espacial y digital.
- Mantener los medios digitales. Web, redes sociales y otros.
- Actuar como enlace entre la Subsecretaría y las empresas de telecomunicaciones y coordinar las actividades relacionadas. Redes sociales, Youtube y otros medios que la Subsecretaría determine.
- Mantener informada a la Subsecretaría de toda la información pública que manejen los medios de comunicación, reportando alertas diarias, semanales o mensuales, en forma periódica.
- Coordinar todas las actividades públicas del Subsecretario.
- Gestionar el debido protocolo en las apariciones, entrevistas u ponencias.
Otras Funciones y Divisiones
- Diseñar y proponer planes y medidas de organización y procedimientos con el propósito de optimizar la gestión de la Subsecretaría en materia de recursos humanos, físicos y financieros, y en particular, en la supervisión, control y evaluación de su cumplimiento, todo ello en consonancia con la misión, objetivos, funciones y estrategias de la Subsecretaría.
- Responder consultas de toda índole, dentro del ámbito de competencias de la División.
- Preparar y visar los informes que digan relación con las respuestas o requerimientos dirigidos al Tribunal Constitucional, Congreso Nacional, Contraloría General de la República.
- Actuar y asesorar jurídicamente en todos los procedimientos contemplados en la Ley Nº 18.168, General de Telecomunicaciones y su normativa complementaria.
- Establecer los mecanismos necesarios para la debida atención y respuestas que se requieren externamente y provienen de la Oficina de Información, Reclamos y Sugerencias o que ingresan en el marco de la Ley de Transparencia, en las materias de competencia de la División.
- Generar y difundir información del sector para ayudar a la toma de decisiones de los usuarios de los servicios de telecomunicaciones, en particular generar y coordinar la publicación del Modelo de Competencia por Calidad de Servicio.
- Generar Informes técnicos de las fiscalizaciones efectuadas. En aquellos casos en que se consignen indicios de infracción al marco normativo, se deberá remitir dichos antecedentes a la División Jurídica.
- Apoyar al Consejo de Desarrollo de las Telecomunicaciones y al Subsecretario de Telecomunicaciones, en la administración y gestión del FDT.
- Responder a las instrucciones específicas sobre materias que ha impartido S.E.
- Establecer una cultura de mejora continua y productividad, en todos los procesos de la Auditoría Interna.
- Coordinar y apoyar la implementación y operación del Proceso de Gestión de Riesgos en la Institución.
- Propiciar y promover programas de prevención y de probidad administrativa.
- Demás funciones que por ley, reglamento y otro le sean asignadas, en tanto, no sean funciones de línea y otras que pudiesen afectar su independencia y objetividad.
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