En el ámbito de la gestión de recursos humanos, el uso de plantillas de Excel se ha convertido en una herramienta fundamental para optimizar los procesos y garantizar la eficiencia en el manejo de la información de los empleados. Estas plantillas no solo facilitan la organización de datos, sino que también permiten automatizar tareas y reducir errores, lo que se traduce en una gestión más efectiva del personal.

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Asignación de Objetivos mediante Plantillas Excel

Una de las aplicaciones más valiosas de las plantillas de Excel es la asignación de objetivos a los colaboradores. En este artículo encontrarás el detalle de cómo asignar objetivos a los colaboradores, ya sea de manera individual desde la ficha de cada persona o mediante una carga masiva utilizando plantillas Excel. Se explican los pasos para cada opción, los campos necesarios y cómo corregir errores en caso de que ocurran durante el proceso.

La capacidad de carga de objetivos estará disponible para usuarios con roles administrativos, supervisores directos y colaboradores, según las configuraciones previamente seleccionadas. En este artículo nos referimos a los “Objetivos” como las metas que los colaboradores deben alcanzar. Sabemos que en otras plataformas es común utilizar términos como “Metas”, y que en nuestra plataforma el nombre puede variar según la configuración de cada organización.

Asignación Individual de Objetivos

Para asignar un objetivo individualmente, primero accede a la ficha del colaborador utilizando el buscador. Una vez dentro, dirígete a la sección "Talento" y selecciona la pestaña "Objetivos". Luego, elige el período correspondiente desde el selector de periodos. Para crear un nuevo objetivo, haz clic en el botón "Crear". Una vez creados los objetivos dentro de las distintas categorías, puedes asignar pesos a cada una para calcular el gráfico de progreso acumulado.

Importación Masiva de Objetivos

En el módulo de Gestión de Desempeño, puedes importar objetivos de forma masiva utilizando plantillas Excel. Para acceder a esta opción, dirígete al módulo "Información", selecciona la sección "Importadores" y luego nuevamente en "Importadores". Al ingresar al importador, verás una tabla con el historial de cargas realizadas, donde cada fila representa una carga distinta.

Para comenzar una nueva carga, haz clic en "Iniciar Proceso". Este botón abrirá una ventana donde están las instrucciones a seguir para la carga de objetivos. La plantilla Excel descargada contiene tres hojas. Incluye explicaciones detalladas sobre cómo completar cada hoja.

Estructura de la Plantilla Excel:

  • Hoja 1: En esta hoja se ingresan los objetivos.
    • Escala: Escribe el nombre de la Escala de avance.
    • Notificar al crear Objetivo: Escribe Sí o No.
    • Después de esta última columna, pueden aparecer atributos personalizados si la empresa los ha configurado.
  • Hoja 2: Acá se asignan los pesos a las categorías.
  • Hoja de Instrucciones: Para más detalles, consulta la hoja de instrucciones.

Ten en cuenta que algunos campos tienen opciones predeterminadas según la configuración de tu plataforma. Por ejemplo, en nuestro caso, el campo "Categoría" muestra opciones como Tecnología, Producto, Ownership, Equipo, Liderazgo o Proceso. Sin embargo, estas son solo ejemplos y pueden variar según la configuración de cada cliente.

Una vez completadas ambas hojas con la información de los objetivos, vuelve a la plataforma. En la ventana del importador, selecciona el período en el que deseas ingresar los objetivos. Si necesitas reemplazar los objetivos ya existentes para ese periodo por los nuevos objetivos cargados, marca la opción "Sobrescribir objetivos".

Después de subir el archivo, volverás al historial de cargas, donde podrás verificar el estado de cada carga, ya sea exitosa o con errores. Para revisar los errores, simplemente haz clic en el botón de descarga correspondiente a la carga que deseas examinar. Esto descargará una nueva versión del archivo, en la que las filas con errores estarán marcadas en rojo. Puedes corregir los errores directamente en esa plantilla o en la original, asegurándote de eliminarlos antes de volver a subirla.

Modificación Masiva de Objetivos

El modificador masivo permite actualizar la información de objetivos ya cargados. Al hacer clic en esta opción, se abrirá un modal que contiene instrucciones detalladas sobre el proceso. Primero, se debe seleccionar el período de los objetivos que deseas modificar.

El archivo Excel descargado incluirá los campos seleccionados como columnas, junto con la información actual de los objetivos correspondientes. Campos con listado desplegable, en donde las opciones de aquellas listas estarán en la segunda hoja del mismo archivo excel, y corresponde a información proporcionada por Talana, tales como las ciudades, los bancos, los tipos de pago, tipo de contrato, entre otros.

También podrías encontrar dentro de archivo excel, las opciones de los campos personalizados creados previamente según el tipo de campo: con opciones, listado desplegable, verdadero o falso, ubicados en las hojas 3 y 4.

Creación de Empleados en la Plataforma

El objetivo de este artículo es informar y guiar a nuestros clientes sobre las diferentes opciones para la creación de empleados o colaboradores en nuestra plataforma ya sea de forma individual o masiva. El artículo se centrará exclusivamente en la creación de empleados en la plataforma y no abordará otros aspectos relacionados, como la gestión de nómina. La creación adecuada de empleados permite ir en línea con el cumplimiento de las regulaciones laborales vigentes, incluyendo requisitos legales y laborales relacionados con la contratación y afiliaciones.

Utilizando Buk, podrás gestionar eficientemente tus procesos de gestión de personas, automatizando tareas y reduciendo errores en comparación con métodos manuales. Además, nuestra plataforma almacena la información relevante de tus colaboradores, lo que facilita una gestión eficiente de los datos.

Creación Individual de Empleados

Puedes crearlos de dos formas. La primera es desde "Administrativo" en la sección de "Panel de Control". Allí encontrarás un recuadro de "Empleados Nuevos", donde podrás revisar los últimos ingresos de colaboradores. Si haces click en "Nuevo", podrás crear un nuevo empleado. El primer paso es proporcionar la información personal. En el campo "Número de documento", debes ingresar el número de identificación del empleado. En cuanto al "Tipo de Documento", puedes seleccionar RUT o elegir la opción "Otro" para incluir personas extranjeras.

Flujos para la Creación de Colaboradores

Se presentan dos flujos diferentes para crear un colaborador dependiendo si se les paga remuneraciones o no.

1. Colaboradores sin Módulo de Remuneraciones

Si la empresa no ha contratado el módulo de remuneraciones, entonces la opción de "Forma de Pago" aparecerá por defecto como "No Generar Pago". El siguiente paso es completar la Información Previsional. Aquí, deberás ingresar datos relacionados con cotizaciones o pensiones. Si no deseas proporcionar detalles sobre el plan previsional del colaborador, puedes seleccionar las opciones “No Cotiza” o No Aplica “N/A” en los campos correspondientes. Por último, deberás rellenar la información laboral relacionada con el trabajo del colaborador, como la empresa, el área, supervisor, entre otros. Dado que estos colaboradores no estarán sujetos a pagos, en la sección de "Remuneraciones" se encontrará un checkbox "Colaborador con liquidaciones", el cual aparecerá desmarcado por defecto y no se podrá modificar. Haz clic en "Finalizar" para completar el proceso.

2. Colaboradores con Módulo de Remuneraciones

Luego, continua con la Información Previsional, donde deberás ingresar datos relacionados con cotizaciones o pensiones. Haz clic en "Finalizar" para completar el proceso. Si marcas que un colaborador tiene liquidación, pero su ficha está configurada como "No genera pago" o "No cotiza", aparecerá una alerta.

Creación Masiva de Empleados

Puedes crear trabajadores de forma masiva utilizando los importadores de Buk. Para ello, dirígete a la sección "Información" y selecciona "Importadores". Haz clic en "Importadores" y encontrarás el importador de "Empleados/Colaboradores". Desde allí, podrás cargar la información personal y previsional del colaborador.

Pasos para la Importación Masiva

  1. Sin embargo, puedes marcar los checkbox “Añadir columnas información de pago” y “Añadir columnas información previsional” en caso de querer completar la forma de pago y/o el plan previsional de los colaboradores en el importador. Para comenzar, dirígete al importador y descarga la plantilla haciendo clic en "Descargar Template". Ten en cuenta que si la empresa tiene contratado el módulo de remuneraciones, es posible cargar en el mismo archivo registros de colaboradores con y sin remuneraciones. Para aquellos que sí reciben pagos a través de Buk, se debe completar toda la información requerida sobre forma de pago, plan previsional, sueldo, etc. Con este importador es importante que revises las instrucciones de cada campo de información y en aquellos donde se indica "Ver tipos válidos" puedes hacer clic para desplegar la información detallada. En caso de tener contratado el módulo de remuneraciones pero no se desea generar liquidaciones a través de la plataforma o el documento del colaborador está configurado como "Otro", la plantilla sí incluirá la columna “Con liquidaciones”, donde deberás ingresar “No”.
  2. Para comenzar, dirígete al importador y descarga la plantilla haciendo clic en "Descargar Template". Al completar la planilla, en la columna “Forma de pago”, deberás ingresar la información correspondiente para aquellos colaboradores que recibirán sueldos a través de Buk. Una vez completada la planilla con toda la información requerida, podrás cargar el archivo en el importador.

Una vez ya cargado el archivo en el importador de Colaboradores, podrás proceder con el importador de Trabajos. Con este importador es importante que revises las instrucciones de cada campo de información y en aquellos donde se indica "Ver tipos válidos" puedes hacer clic para desplegar la información detallada. La plantilla descargada incluirá la columna “Con liquidaciones”, la cual debe tener el valor “Sí” o, por defecto, dejar en blanco, ya que la plataforma entenderá que el colaborador sí recibirá liquidaciones.

Ya después de haber cargado la información en los importadores de Colaboradores y de Trabajos, podrás continuar con la carga de Fotos de Perfil (este importador es opcional).

Ejemplo de Campos en la Plantilla Excel

Algunos de los campos que podrías encontrar en la plantilla Excel incluyen:

  • Grupo: Corresponde a los grupos creados desde el menú empresa. Si el colaborador pertenece a un grupo de tipo “inteligente”, este figurará de forma automática en su ficha.
  • Versión de contrato hasta: Es la fecha de vencimiento del contrato para plazos fijos o contratos por obra o faena.
  • Motivo de egreso: Corresponde a la causal por la cual se dio término a la relación laboral.
  • Jornada: Corresponde a la distribución de la jornada de la persona dentro de la semana.
  • Retención Adicional SII: Corresponde al descuento por el concepto de Préstamo solidario del estado. Al marcar este campo con “Sí”, automáticamente le hará el descuento del 3% en la liquidación de sueldo.
  • Sueldo empresarial o Patronal: Aplica para los dueños de la empresa que son contratados por la misma.
  • Isapre: Se selecciona del listado desplegable la institución, la que puede ser Fonasa o Isapre.
  • ¿Es pensionado?: Acá cuentas con 4 opciones:
    • A) No → quiere decir que la persona continúa cotizando como colaborador activo,
    • B) Si (no cotiza AFP) → quiere decir que la persona está pensionada y, por lo tanto, queda exento de la cotización de la AFP,
    • C) Si (y cotiza AFP) → quiere decir que aunque está pensionado legalmente, continúa cotizando el porcentaje de la AFP,
    • D) Activo mayor de 65→ quiere decir que cumple la edad para pensionar por vejez, pero aún no tramita su jubilación, por lo tanto, deja de cotizar AFP sin estar pensionado aún, y
    • E) Expatriado → Es un estado que se utiliza para aquellas personas extranjeras que cotizan sus pensiones en su país de origen. Este estado lo deja exento de cotizar AFP.
  • Tipo de invalidez: En caso de discapacidad, el colaborador debe informar el tipo pensión que tiene.
  • ¿Adscribe al seguro de cesantía?: Este campo solo se ingresa para contratos anteriores a octubre del 2002, donde la afiliación a la AFC era voluntaria.
  • Trabajo Pesado - Porcentaje de Cotización Adicional (0%, 2% o 4%): Se ingresa la cotización total.
  • Código INE: Corresponde al código según el cargo, establecido por el INE para ese informe.
  • Destinatario de retención judicial: Es un campo informativo y opcional, donde se pueden ingresar datos del destinatario de la retención en caso de tener.

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