Las personas representan el recurso más valioso para las organizaciones. Con el fin de conseguir éxito empresarial es fundamental que comprendamos los distintos tipos de equipos que pueden existir en nuestro negocio y la importancia de asignar roles claros para lograr el óptimo funcionamiento de estos grupos de trabajo.

Tipos de Equipos en las Empresas

Existen diversos tipos de equipos de trabajo, cada uno con un enfoque y objetivo específico:

  1. Comités: Un comité corresponde a un grupo de colaboradores que discute y toma decisiones respecto a un tema específico, como seguridad laboral, productividad o condiciones laborales, centrándose en investigar, desarrollar estrategias y recomendar ideas respecto a un ámbito en particular.
  2. Equipos de Proyecto: Este equipo se enfoca en el desarrollo de un proyecto en concreto. Un grupo de proyectos se conforma por colaboradores de distintas áreas, con el objetivo de potenciar los beneficios de trabajar en equipo al reunir personas con distintas competencias.
  3. Equipos de Innovación: Estos colaboradores se centran en desarrollar soluciones innovadoras que permitan impulsar el crecimiento de una compañía. Considerando que más del 50% de empresas peruanas no están preparadas para los desafíos del futuro, este equipo juega un rol clave en el éxito de nuestro negocio.
  4. Equipos Virtuales: Según el MTPE, más de 12 mil empresas en Perú declararon al menos un teletrabajador en 2022. En este marco, actualmente los equipos virtuales están ganando fuerza, donde empleados en distintas ubicaciones, trabajan en conjunto mediante servicios digitales de comunicación y colaboración.
  5. Equipos Multifuncionales: Este equipo se encarga de resolver problemas de diferente índole, combinando las habilidades y conocimientos de miembros de distintos departamentos. De este modo, un equipo multifuncional nos permite desarrollar soluciones integrales ante los desafíos que se nos presenten.

¿Por Qué es Necesario Tener un Rol en un Equipo de Trabajo?

Con el propósito de obtener los máximos beneficios de trabajar en equipo, resulta fundamental una apropiada asignación de roles, para garantizar una efectiva colaboración y una eficiente distribución de tareas. Lo anterior permite una mejor comunicación, claridad sobre la misión del equipo y mayor cohesión, elementos claves que contribuyen a conseguir un óptimo rendimiento.

Roles Comunes en un Equipo de Trabajo

  • Líder: Supervisa al grupo y marca las pautas a seguir, generalmente es un empleado con larga trayectoria en nuestra empresa.
  • Facilitador: Promueve un óptimo entorno de trabajo, resolviendo potenciales conflictos que se puedan presentar.
  • Especialista: Aporta conocimientos específicos sobre un tema, prestando asesoría sobre cuestiones técnicas.
  • Enlace: Responsable de la comunicación interna y externa, permitiendo que la información fluya de manera eficiente en nuestro negocio.
  • Coordinador: Planifica las tareas y se preocupa de que se cumplan los plazos establecidos del proyecto.
  • Analista: Se encarga de recopilar, almacenar y procesar datos que resulten relevantes para la óptima toma de decisiones.
  • Team player: Apoya en diversas tareas según sea necesario, colaborando de forma efectiva con otros integrantes del equipo.

Principios Fundamentales para el Éxito del Equipo

Los principios son una declaración que proporciona parámetros dentro de los cuales el equipo de proyecto puede operar y mantenerse alineado con el espíritu de dichos principios. Sirven para definir estrategias, tomar decisiones, resolver problemas durante la ejecución y guiar a las personas relacionadas con el proyecto.

Equipo y Colaboración

En este principio se establecen los lineamientos para crear un entorno colaborativo del equipo de proyecto. El equipo de proyecto se compone de personas con diferentes habilidades, conocimiento y experiencia. Trabajan en colaboración para lograr los objetivos del proyecto. Los siguientes son los factores que influyen en el desempeño del equipo:

  • Estructuras organizacionales: Las estructuras organizacionales ayudan a los equipos de proyecto a coordinar sus acciones. Establecen roles de un proyecto, funciones y responsabilidades. Estas estructuras pueden ser definidas por alguna jefatura tal como el director de proyecto o bien por consenso de los miembros del equipo.
  • Acuerdos del equipo: Son definiciones que toma el director de proyecto o los miembros del equipo con la finalidad de optimizar su trabajo logrando paulatinamente mejorar en su desempeño. Estas definiciones se establecen durante toda la ejecución del proyecto y permiten al director de proyecto y los miembros del equipo coordinarse y establecer criterios para determinar la forma en que se deben ejecutar las tareas del proyecto. Estos acuerdos deben ser conocidos y aceptados por los miembros del equipo de proyecto.
  • Procesos: Los procesos establecen las reglas que se deben cumplir para lograr un entregable o resultado. Un ejemplo puede ser realizar la visualización del trabajo mediante un tablero Kanban.

Delegación de Trabajo en un Proyecto

Por otra parte, es importante distinguir cómo se delegan los trabajos y tareas que se deben ejecutar por un equipo de proyecto. Esto incluye:

  • Autoridad: Es la facultad para tomar decisiones, establecer procesos, procedimientos, asignar recursos, realizar gastos u otorgar aprobaciones. La autoridad se confiere explícita o implícitamente.
  • Rendición de cuentas: Condición de ser responsable de un resultado (entregable que tiene valor para un interesado).
  • Responsabilidad: Condición de estar obligado a realizar o cumplir con una tarea o proceso. En el caso de equipos colaborativos asumen colectivamente la responsabilidad sobre los resultados del proyecto.

Liderazgo y Motivación

En este principio se entregan los lineamientos para lograr demostrar comportamientos de liderazgo. El liderazgo promueve el éxito del proyecto y sus resultados. El director de proyecto y todos los miembros del equipo de proyecto pueden ejercer liderazgo. Líder no es lo mismo que jefatura o director. Los líderes observan constantemente el grado de motivación de los miembros del equipo de proyecto. Cuidan que sus comportamientos sean honestos, íntegros y éticos.

La motivación, el estímulo, la creatividad, la visión, el entusiasmo son características que están asociadas a los líderes al servicio de un proyecto. Se requiere madurez, actitud, talento y carácter para lograr influir en las personas vinculadas a un proyecto. Los equipos de alto desempeño suelen contar con varias personas con condiciones de liderazgo. Estas personas adoptan el rol de líder cuando se les requiere y siempre respetando a los demás miembros del equipo de proyecto.

El carácter es importante en un líder. Debe ser un modelo ante sus pares en ámbitos como la honestidad, la integridad y la conducta ética. Son transparentes y coherentes en sus acciones. El liderazgo efectivo busca el éxito del proyecto, Los miembros del equipo se involucran fuertemente cuando son bien dirigidos. Cuando el liderazgo es compartido por más de una persona favorece la responsabilidad común.

Dominios de Desempeño del Equipo

Este dominio de desempeño entrega recomendaciones de las actividades que se deben efectuar para lograr un equipo de proyecto de alto rendimiento.

Definiciones Clave

  • Director de proyecto: Responsable definido por la organización para alcanzar los objetivos del proyecto.
  • Equipo de dirección de proyecto: Miembros del equipo del proyecto que tienen responsabilidades en la dirección del mismo.
  • Equipo de proyecto: Personas que trabajan en el proyecto con el fin de lograr sus objetivos.

Dirección y Liderazgo del Equipo de Proyecto

  • Dirección de proyecto centralizada: En este caso el director de proyecto debe contar con los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas necesarias que le permitan cumplir con los objetivos del proyecto. Debe contar con procesos eficaces para planificar, coordinar, medir y supervisar el trabajo. Además debe contar con habilidades de liderazgo para trabajar con personas que le permitan influir, motivar, escuchar y resolver conflictos durante la ejecución del proyecto. El director de proyecto es el encargado de la rendición de cuentas (responsable del resultado del proyecto). Con estas atribuciones, el director de proyecto, está autorizado a conformar un equipo de proyecto. Normalmente, esto está establecido en el acta de constitución del proyecto.
  • Dirección y liderazgo distribuido: En ocasiones las labores de dirección de proyecto son asumidas por un equipo de dirección y el equipo de proyecto asume la responsabilidad de ejecutar las tareas del proyecto. También en otras ocasiones, el equipo se auto-organiza para completar el trabajo del proyecto. En estos casos una persona asume la tarea de facilitar la colaboración, comunicación, e involucramiento de los miembros del equipo. Algunos equipos rotan el puesto de facilitador, el que está al servicio del equipo (no da órdenes). El liderazgo al servicio del equipo pone énfasis en el crecimiento de los miembros del equipo de proyecto.

El liderazgo al servicio del equipo incluye:

  • Eliminación de obstáculos: El líder al servicio del equipo intenta eliminar todo aquello que impide la generación de valor por parte del equipo de proyecto.
  • Protección del equipo: Los líderes al servicio del equipo protegen al mismo de desviaciones internas o externas que los alejan de los objetivos del proyecto. Esta forma mantiene al equipo enfocado y productivo.
  • Oportunidades de estímulo y desarrollo: Un líder al servicio del equipo mantiene a los miembros satisfechos y productivos. Observa lo que mantiene motivados a los miembros del equipo y busca formas de estimularlos.

Habilidades de Liderazgo

Estás habilidades pueden ser empleadas por cualquier miembro del equipo de proyecto ya sea que se esté trabajando en torno a una autoridad centralizada o en un entorno de de liderazgo compartido. Las principales actividades asociadas con el liderazgo comprenden:

  • Establecer y mantener la visión del proyecto
  • Cultivar el pensamiento crítico
  • Efectuar la motivación de los miembros del equipo
  • Desarrollar las habilidades interpersonales tales como: Inteligencia Emocional, Proceso de toma de decisiones, Gestión de conflictos

Adaptación de Estilos de Liderazgo

Los estilos de Liderazgo son adaptados para satisfacer las necesidades del proyecto y los interesados. Los siguientes son factores que inciden en la adaptación de los estilos de Liderazgo:

  • Experiencia con el tipo de proyecto
  • Madurez del equipo de proyecto
  • Estructuras de gobierno de la organización
  • Distribución de los equipos de proyecto

Roles Específicos en un Equipo de Proyecto

Comité de Dirección de Proyecto

Estructura organizacional en la que participan generalmente ejecutivos y es la encargada de la dirección del proyecto. Entre sus responsabilidades se encuentran las siguientes:

  • Fijar el marco estratégico del proyecto
  • Definir estrategia general para lograr los objetivos del proyecto
  • Efectuar un seguimiento periódico del grado de cumplimiento de los objetivos del proyecto y evaluar los resultados obtenidos
  • Proponer acciones correctivas en el caso de producirse desviaciones importantes entre los resultados y los objetivos establecidos
  • Realizar propuestas de mejora y inversiones
  • Aceptar o rechazar los resultados del proyecto

Patrocinador del Proyecto

El patrocinador de un proyecto, es una persona o grupo de personas con un nivel directivo superior. Son los responsables a nivel directivo del éxito de un proyecto y quienes ofrecen la orientación y los recursos necesarios al equipo y al director de proyecto. Entre sus responsabilidades están:

  • Comunicar la visión, las metas y las expectativas al equipo
  • Trabajar para el éxito del proyecto y el desarrollo del equipo
  • Apoyar las decisiones a nivel ejecutivo
  • Cooperar para la obtención de los recursos del proyecto
  • Resguardar el alineamiento con los objetivos del proyecto
  • Eliminar los obstáculos qué se presenten en el proyecto
  • Atender los problemas que quedan fuera del alcance de los miembros del equipo
  • Monitorear los resultados del proyecto para garantizar que se materialicen los beneficios de negocio esperados

Coach del Proyecto

El Coach del equipo es un profesional que apoya al director de proyecto y a los demás miembros con la finalidad de que estos logren sus objetivos. El Coach trabaja realizando preguntas efectivas y utilizando técnicas e instrumentos que le permiten realizar una conversación tendiente a que las personas puedan reflexionar sobre su quehacer y descubran formas más efectivas de lograr sus objetivos.

Director del proyecto

El director del equipo es la persona nombrada por la organización ejecutante para liderar al equipo de proyecto y alcanzar los objetivos del mismo. Las siguientes son las funciones que realiza el director del proyecto:

  • Proporcionar supervisión y coordinación
  • Presentar objetivos y retroalimentación
  • Facilitar y apoyar
  • Realizar el trabajo y aportar ideas
  • Aplicar conocimientos especializados
  • Proporcionar orientación e información empresarial
  • Proporcionar recursos dirección y dirección
  • Mantener la gobernanza

Miembro del Equipo del Proyecto

Los miembros del equipo de proyecto son las personas encargadas de ejecutar las tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto. Son profesionales con diferentes especialidades que trabajan en forma colaborativa para conformar un equipo de alto rendimiento. Ejemplos de miembros del equipo de proyecto son los siguientes:

  • Analista de riesgo
  • Encargado de adquisiciones
  • Analista de negocios
  • Encargado de pruebas
  • Diseñadores
  • Constructores

Staff del Proyecto

Son profesionales que prestan servicios de apoyo al proyecto. Habitualmente trabajan en jornadas parciales. Ejemplos de staff del proyecto son:

  • Abogados
  • Tributaristas
  • Contadores
  • Especialistas en reclutamiento y selección de personal

Modelo de Desarrollo de Equipos de Bruce Tuckman

Liderar un equipo de trabajo con éxito es todo un desafío. Lograr la “composición ideal” que combine distintas habilidades y una dinámica que, aun frente a las divergencias, facilite la resolución de conflictos requiere de un gran esfuerzo colectivo.

Se trata de un enfoque cíclico de desarrollo de un equipo, como el que plantea Bruce Tuckman en su obra “Development sequence in small groups” y que incluye cuatro fases cuyos outputs (resultados) alimentan a la siguiente fase funcionando como un input.

Las fases que plantea el autor son:

  • Formación: es la etapa en la que los miembros del equipo se conocen, se fijan criterios de pertenencia y el resultado esperado es la cohesión, que se logra a través de un proceso de “desarrollo de la confianza”.
  • Debate: es una fase clave y crítica. Aquí la dinámica del equipo comienza a tomar vuelo mediante decisiones tendientes a resolver problemas y lograr objetivos grupales. Dichas decisiones son el output de esta etapa luego de un “proceso de comunicación” en el marco de reuniones de equipo. En dichas reuniones, no es raro que algunos quieran imponer su opinión, influenciar al resto y que existan discusiones. Es trabajo del líder proveer información, generar participación, fomentar el respeto y el compromiso, fijar criterios y prioridades, y asignar roles.
  • Organización: en esta fase se definen reglas y procesos formales y también algunas normas tácitamente en el marco de un “proceso de coordinación” cuyo resultado será el “plan de acción”. Por ejemplo: procedimientos, plazos, penalizaciones, se cuantifica, asignan recursos y responsabilidades.
  • Resolución: aquí se echa a rodar el “proceso de colaboración” en el que el output es el cumplimiento de objetivos como equipo colaborativo, con visión integral en cuanto al impacto del trabajo individual para el equipo y de beneficio colectivo respecto de toda la empresa. El líder debe asegurarse los recursos para ejecutar el plan de acción. Revisiones, controles y ajustes son parte de esta fase. Los logros obtenidos servirán de estímulo para nuevos proyectos.

En este marco, la fase crítica es la de debate. Cardona, P. y Miller, P. en “El arte de crear y mantener equipos de alto rendimiento” se refirieron a esta etapa al desarrollar el modelo Carmill. En éste indican que existe un ciclo constructivo y otro destructivo a raíz de la puja entre objetivos compartidos e individuales.

  • Un ciclo constructivo apunta a la fijación de objetivos compartidos a cumplir bajo la conducción del líder; para lo cual es necesario que exista confianza, coordinación, buena comunicación y, no menor, colaboración entre ellos.
  • En cambio, en el ciclo destructivo los miembros privilegian objetivos individuales. El líder debe estar muy atento a la formación de coaliciones que producen divisiones y disparan conflictos. La solución suele ser romper el ciclo destructivo: si aún es posible, volver atrás y “reconducir” la fase de debate.

Roles Constructivos y Debilitadores

Los roles constructivos son los de contribuidor, comunicador, cuestionador y colaborador. Son positivos en cuanto favorecen la compilación de información clave, la discusión constructiva, la evaluación y la ejecución de un plan de acción. El líder debe apuntar a que algún miembro ocupe cada uno de estos roles.

En la vereda opuesta están los roles debilitadores: dubitativo, disperso, diplomático, dominante y derrotista que son la contracara de cada constructivo.

Manejo de Conflictos y Jerarquía

Los conflictos pueden tener naturaleza racional o emocional. Los primeros surgen a partir de desacuerdos sobre temas concretos como objetivos, criterios, etcétera; mientras que los segundos se vinculan con problemas derivados de actitudes de una o más personas que provocan emociones y sentimientos encontrados.

Al estar el líder validado por un cargo formal y los distintos miembros del equipo ocupar un lugar claramente establecido, existiría mayor orden y control. La jerarquía puede ser útil en el caso de tareas complejas que requieren que el líder cuente con información completa.

Es por ello que se concluye que dependiendo del tipo de tareas, la jerarquía puede ser más o menos ventajosa. El criterio del líder en estos casos siempre va a ser determinante.

TAG: #Trabajo

Lea también: