El mantenimiento es un aspecto crucial en cualquier industria, especialmente en sectores como el transporte ferroviario. Una gestión eficiente del mantenimiento garantiza la seguridad, fiabilidad y durabilidad de los equipos e infraestructuras. A continuación, se presenta un ejemplo detallado de solicitud de trabajo de mantenimiento, abarcando diversos aspectos y funcionalidades necesarias para una gestión integral.
Gestión de Órdenes de Mantenimiento
La gestión de órdenes de mantenimiento es un componente esencial para asegurar que las tareas de mantenimiento se realicen de manera organizada y eficiente. A continuación, se detallan los aspectos clave de este proceso:
- Debe permitir la generación de avisos de avería y órdenes de trabajo.
- Se requiere registrar el código interno de solicitud de reparación de avería, que maneja el proveedor para realizar trazabilidad.
- Se requiere un formulario de impresión de la orden de mantenimiento correctivo que contenga reporte de tiempos estipulados y actividades para los contratistas en la orden de mantención.
- Se requiere poder registrar el trabajo realizado, tipo log.
- Se requiere crear la orden de trabajo y el proceso de subcontratación.
- Se requiere manejar distintos tipos de órdenes (Preventivo, Correctivo, Servicios para dar soporte a otras áreas, solicitudes de clientes internos y externos, entre otros, tipo de orden de mantenimiento distinta).
- El sistema permite crear una o más actividades para una misma OT.
- El sistema permite definir para cada actividad, una o más tareas.
- Se requiere indicar en las actividades de una orden de mantenimiento los técnicos asignados y capacidad de HH de los mismos.
- Se requiere que el sistema tenga la opción de dejar un mantenimiento pendiente o pospuesto, obligando al usuario a tipificar el motivo por el cual no pudo ser realizado.
- Se requiere poder identificar los mantenimientos atrasados / abiertos / sin cerrar.
- El estado de los mantenimientos (atrasados, en proceso, u otro) debe ser fácilmente identificable en el listado de actividades.
- Control de ejecución real de la tarea que queda pendiente ya sea mediante un status de usuario o la creación de una sub orden de la orden original u otra funcionalidad que permita el estándar de la solución.
- Se requiere crear una sub operación para asignar más de un team de mantención con sus técnicos correspondientes.
- Se requiere gestionar campos obligatorio y no obligatorio en la orden de mantención.
- Se requiere identificar en la orden de mantenimiento el estimado vs el real en cuanto a HH, repuestos, compras de materiales, servicios.
- Se requiere modificar la fecha de programación de la orden de mantenimiento (correctiva, preventiva, reparables) dependiendo de capacidad de HH, disponibilidad de materiales, disponibilidad de objetos técnicos.
- Se requiere indicar, al cerrar una OT correctiva, cuál fue el elemento en falla.
- Se requiere que el sistema permita la programación semanal de mantenimiento preventivo, correctivo de las diferentes áreas.
- Se debe poder retroalimentar la orden de mantenimiento una vez ejecutadas las actividades de mantenimiento.
- La retroalimentación debe incluir el registro de los RRHH y materiales reales utilizados, y en base a ellos debe permitir realizar el costeo por OT.
- En cuanto a la retroalimentación del detalle de actividades llevadas a cabo, el sistema debe permitir registrar las actividades no realizadas (a través de un mecanismo de check list u otro).
- Las actividades no ejecutadas deben registrarse como pendientes y ser adjuntadas en el próximo plan de mantenimiento o en la planificación semanal siguiente, dependiendo de cada caso.
- Se requiere poder visualizar la trazabilidad de la OT, respecto a los actores que participaron, tareas ejecutadas, insumos y HH utilizadas desde su apertura hasta su cierre.
- Se requiere que las OT´s puedan identificarse en a lo menos en dos niveles, por ejemplo clase y tipo,
- Clase: Programada - Tipo: preventivo, predictivo, correctivo, inspección, Plan o campaña, lavado. etc.
- Clase: Imprevisto(Avería, Falla) - Tipo: Correctivo, operacional, contingencia.
- El sistema permite, para cada tipo de mantenimiento, la definición de una o más actividades, y a su vez cada actividad permite definir una o más tareas.
- El sistema permite generar una sola orden de trabajo con varias averías que están direccionadas al mismo equipo o sistema, y no perder su trazabilidad.
- El sistema permite que las OT programadas recuperen la información relevante de la avería, por ejemplo: n° de avería, detalle de la avería (equipo, localización), fecha/hora de la avería, Identificación de retiro de repuestos de Entrada/Salida con número de serie y código SAP del repuesto, entre otra. Además, debe permitir registrar, datos asociados a la programación de la OT, entre ellos:
- Fecha/hora programada de inicio de atención
- Turno y área responsable
- Horas estimadas de RRHH
- Fecha/hora estimada de término
- Actividades a llevar a cabo
- El sistema permite la modificación o actualización de la información de actividades de mantenimiento que han sido predefinidas.
- Se requiere que en la Orden de Mantenimiento se indique cuando la reparación de una avería es resuelta por el contratista (1er Nivel) y cuando es resuelta por personal de Metro (2do nivel, lo cual ocurre cuando el contratista no puede dar resolución).
- Se requiere que la orden de mantenimiento contenga solamente un único campo que soporte texto libre.
- Se requiere manejar Activos Fijos en Curso (AFeC) a través de las órdenes de Mantenimiento.
- Se requiere liquidar los gastos de las órdenes de mantenimiento hacia los Activos Fijos.
- Se requiere liquidar los gastos de las ordenes de mantenimientos de forma proporcional de las Obras en curso hacia varios activos fijos terminados.
- Se requiere liquidar los gastos de las ordenes de mantenimientos de forma proporcional de las Obras en curso hacia varios activos fijos y centros de costo.
- Gestión de mantenimientos diferidos. Esto está relacionado con las operaciones que están asociados a una OT, la cual no se pueden cerrar si el trabajo no ha sido ejecutado y debe existir la posibilidad de identificar mediante un listado rápido para realizar su reprogramación. Por ejemplo de 10 actividades sólo se realizaron 7. Las tres faltantes deben ser listadas para volver reprogramar.
- Asignación de estados a las órdenes de trabajo, por ejemplo: programada, en ejecución, cerrada, etc.
- Separación de pautas de mantenimiento por tareas, por ejemplo: tarea 1, tarea2, etc. De una misma orden de trabajo.
- Es necesario asociar las órdenes destinadas a un Sub-sistema, al Sistema que lo compone. Es decir, que las Ot's cuenten con niveles por ejemplo Sistema>>Sub-sistema>>Parte.
- Se requiere registrar en la OT, el kilometraje del tren al momento de la ejecución del mantenimiento (Puede ser mediante la activación de los campos de flota para el tipo de activo Trenes u otra funcionalidad que el proveedor proponga).
- Una OT programada no se debe poder eliminar del sistema, solo se debe poder señalar la situación a través de un estado, ejemplo: rechazo o pospuesta.
- El sistema permite la eliminación de OT por parte de usuarios debidamente autorizados.
- El sistema debe permitir reactivar OTs: acción que permite activar las OTs pospuestas o cerradas por usuarios debidamente autorizados.
- Se requiere gestionar los diferentes interlocutores en la solicitud de mantenimiento (Aviso Avería, Ot), ejemplo; Proveedor, técnico de mantenimiento Metro, jefaturas, etc.
- Revisión y modificación de listas de materiales, herramientas y equipos por tarea de mantenimiento.
Mantenimiento Correctivo
El mantenimiento correctivo se enfoca en la reparación de averías y fallos. Es crucial para restaurar la funcionalidad de los equipos de manera rápida y eficiente. Los siguientes puntos destacan los requisitos para la gestión de mantenimiento correctivo:
- Se requiere gestionar la creación manual de solicitudes de mantenimiento correctivo (Aviso Avería).
- El sistema permite clasificar la avería, de acuerdo a su criticidad o bien asignar a las averías, niveles de criticidad establecidos.
- Aviso de Avería debe permitir diversos status para su gestión; Por ejemplo: Abierto, derivado, rechazado, cerrado, etc.
- Se requiere crear orden de mantenimiento correctivo desde el aviso de avería (solicitud de mantenimiento).
- Se requiere poder modificar, derivar (a los contratistas o a otras áreas de Metro) o rechazar un aviso de avería, por cada una de estas opciones debe quedar un registro (Fecha y responsable) y una explicación de la modificación, derivación o rechazo.
- Identificar averías reiterativas asociadas a un tipo de objeto técnico, para posteriormente realizar gestión de mejora continua del plan de mantenimiento.
- Se requiere controlar la intervención de los campos en el registro de averías, que su poblamiento sea obligatorio y que las modificaciones sean bajo un protocolo de jefatura.
- Se requiere identificar un tipo de mantenimiento correctivo, denominado trabajos especiales.
- Se requiere la creación de solicitudes no planificadas de servicios.
- Se requiere tener gestión en los avisos de avería con el objetivo de poder, iniciar la ejecución o cerrar el tratamiento a criterio del usuario (Falsa avería).
- Se requiere crear orden de mantenimiento correctivo.
- Se requiere que las averías tengan un código único.
- Se requiere mantener un listado homologado de causas y fallas para poder clasificar los tipos de averías.
- Se requiere crear diferentes clases de avisos de avería.
- Se requiere crear un catálogo de síntomas , causas, parte objeto para los avisos de avería.
- Se requiere ingresar la causa de avería al cierre de la orden de mantenimiento.
- Se requiere que los síntomas y causas se encuentren parametrizados.
- Se requiere poder modificar los maestros de objetos técnicos, en particular poder realizar actualizaciones de árboles de falla, sintomatología para registro de averías, causas raíces, planes de mantenimiento, formato y contenido de O/T, etc.
- Generación de historiales de equipos, sistemas y tipos de fallas de sistemas instalados.
- El sistema registra las averías, incluyendo información tal como: detalle de la avería, fecha y hora de reporte de avería, solicitante, entre otros.
- El sistema permite relacionar una avería con averías anteriores de un mismo equipo, para su posterior seguimiento. Esto solo se debiera considerar para realizar reportes y análisis, no impactando en el proceso de aviso u orden.
- Se debe poder confirmar el alta del equipo mediante la validación del funcionamiento adecuado del equipo que presentó la avería en la orden de mantenimiento antes de su cierre mediante status de usuario.
- El sistema permite clasificar la avería (registradas originalmente en el SIIE, GEOS o directamente en Departamento de Mantenimiento) de acuerdo a un catálogo de averías por tipo de equipo.
- El sistema permite clasificar la avería, de acuerdo a su criticidad o bien asignar a las averías, niveles de criticidad establecidos para la prioridad de atención de las mismas.
- El sistema permite identificar claramente a partir del listado de avisos de averías, si están:
- asignadas a contratistas
- en proceso de solución a través de la programación de una OT
- rechazadas
- otro
- Se requiere que el sistema permita identificar cuando se genere un aviso / orden a un objeto técnico, que ya existe uno o más creados previamente.
- Generación de avisos de mantenimiento para planes especiales.
- Tener acceso a arborización para la identificación de equipos y generación de avisos.
Mantenimiento Preventivo
El mantenimiento preventivo implica la realización de tareas de mantenimiento de forma regular para prevenir fallos y prolongar la vida útil de los equipos. A continuación, se describen los aspectos esenciales para una gestión efectiva del mantenimiento preventivo:
- Se requiere poder crear el Plan de mantenimiento en el nuevo sistema.
- Debe permitir ingresar el Plan Matriz de Mantenimiento anualmente, el cual corresponde a un conjunto de planes de mantenimiento unitarios perteneciente a los distintos trenes, equipos y sistemas, la que se debe visualizar con los últimos 12 meses móviles.
- Se debe poder modificar los planes de mantenimiento.
- Se requiere poder adelantar los mantenimiento preventivos cuando sea necesario.
- El sistema debe otorgar una holgura de cierres de los mantenimientos contenidos dentro del mes (Tolerancia) (Preventivo y Correctivo). En caso que el mes termine a mitad de semana o día viernes, tener una holgura para dar cierre a las órdenes pendientes y que éstas no se contabilicen en el mes siguiente.
- Se requiere crear orden mantenimiento preventivo.
- Se requiere que el plan de mantenimiento debe estar basado en tiempo y contadores de mantenimiento, dependiendo del tipo de activo.
- El plan de mantenimiento debe poseer la factibilidad de estar basado en los equipos y sus modos de uso (ejemplo, toneladas de carga, pasadas de tren, o aparatos de vía con n° de basculaciones ).
- El sistema debe permitir realizar proyecciones de mantenimiento (HH, Repuestos, costos etc.) a partir de la variación de modos de uso, frecuencia de mantenimiento. Ejemplo un mantenimiento se realiza cada mes, si aumento mi frecuencia cada 15 días, el sistema debiese poder decirme cuanto aumentara el costo, hh y repuestos consumibles.
- Se requiere realizar optimización de recursos mediante un balance de carga, es decir poder indicar cuál sería la mejor estrategia para distribuir los recursos de acuerdo a los trabajos planificados.
- Al momento de cargar de la información del Kilometraje en SAP, este debe detectar si el ingreso es correcto o erróneo, evitando errores del kilometraje por ejemplo:
- Kilometraje diaria de tren no puede ser mayor a un kilometraje definido para cada línea de operación
- Kilometraje no puede ser negativo
- Tren detenido en taller (o cochera) no puede sumar Kilometraje
- Debe permitir mostrar el kilometraje recorrido indicando cuanto resta para el cumplimiento de la próxima cota de mantenimiento, por cada actividad y que este kilometraje se reinicie por cada mantenimiento (Solo para el reperfilado de ruedas y en el caso que ocurra un reperfilado a causa de un mantenimiento correctivo, se pueda modificar la proyección de los preventivos).
- Se requiere poder alimentar el Plan de mantenimiento con la lectura de los contadores.
- El sistema registra información relativa a la periodicidad, fecha de inicio del mantenimiento, descripción, responsable, de los distintos tipos de Mantenimientos.
- El sistema genera, para cada tipo de equipo, un Plan anual de mantenimiento, que considera a lo menos, variables tales como:
- Horas de uso
- Período de Tiempo, entre otras.
- El sistema permite asociar los tipos de mantenimiento a los tipos de equipo.
- El sistema permite registrar nuevos equipos en el plan de mantenimiento y asociarlos al mantenimiento.
El sistema permite la modificación de los kilometrajes registrados, por parte de usuarios autorizados. El sistema permite registrar la confirmación de envío a taller por parte de operaciones mediante status de la orden de mantenimiento. El sistema permite la clasificación de trenes por taller, mediante la línea en la cual se encuentren montados.
Se debe mantener el registro en histórico de cada intervención de mantenimiento para tren, órgano, sub órgano que se realice asociado de cada elemento específico. Conteo de kilometraje, tiempo u otro indicador base para la definición de frecuencia de intervenciones. Los componentes sometidos a una mantención deben estar vinculados al tren en el que se encuentran montados (equipo superior).
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