La selección de personal, que culmina con la contratación de los empleados adecuados, puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una organización. Sin embargo, no siempre se le presta la atención debida a esta etapa. La selección de personal es el proceso de escoger a la persona adecuada, para el cargo adecuado, entre los candidatos adecuados; y para que este proceso esté alineado con la estrategia de la organización, la selección debe agregar valor.
Importancia del Proceso de Selección
El reclutamiento y selección de personal son tareas fundamentales para el crecimiento y desarrollo de nuestra empresa, ya que de ellas dependerá la incorporación del talento humano que asumirá las riendas del negocio y lo llevará al lugar que queremos.
Etapas del Proceso de Selección
Las etapas de un proceso de selección dependerá de la estructura de la empresa y cómo deciden dirigir el proceso. No es necesario tener un proceso complejo, pero sí ordenado.
1. Identificación de Necesidades
Todo comienza por identificar con precisión qué necesita tu empresa. Lo primero que debemos hacer es definir los requerimientos de la vacante que se va a cubrir. Define el cargo, responsabilidades, habilidades técnicas y blandas requeridas. En la mayoría de los casos, los procesos de selección se basan en los requisitos de las especificaciones de un puesto de trabajo. Antes de abrir un proceso, conversa con el equipo que necesita apoyo. Evita copiar descripciones genéricas. Sé específico con las funciones, los requisitos, los beneficios, el propósito de tu empresa y los valores culturales.
2. Reclutamiento
Por lo general es la primera etapa del proceso. La fase de reclutamiento es aquella en la que se identifica y atrae, mediante algún tipo de estímulo a la persona o personas que cumplan con los criterios requeridos para ocupar uno o varios puestos de trabajo dentro de la empresa. (En los call center esta fase la realiza el área de planificación). Consiste en planificar o estimar el personal que se necesita para cubrir las vacantes generadas por crecimiento, contratos culminados o Jubilaciones. Esta estimación permite anticiparse y contratar al personal para asegurar la plantilla. Pero cuando se generan vacantes inesperadas como renuncias o despidos. Se usan diversas herramientas y medios para llevar a cabo la recepción de los resumen curriculares. Publica en portales laborales, redes sociales, y en la sección de empleos de tu sitio web.
3. Selección y Evaluación de Candidatos
Cuando el proceso de captación o reclutamiento atrae un buen número de candidatos. Para elegir al o los candidatos más adecuados, es preciso evaluarlos en diferentes aspectos. Si tienes el perfil deseado proceden hacer contacto por medio telefónico o correo electrónico. Filtra currículums basándote en el perfil previamente definido. Realiza entrevistas estructuradas, con preguntas que evalúen habilidades técnicas, blandas y cultura organizacional. Utiliza una pauta de evaluación para comparar candidatos. Los Especialistas notifican a los candidatos generalmente con anticipación sobre la aplicación de las pruebas técnicas de selección de personal que pueden ser escritas o electrónicas.
4. Entrevistas
El proceso de entrevista de trabajo puede llevarse por un especialista de Recursos Humanos o un Psicólogo experto en el área. En ambos casos por lo general inician con algo que permita romper el hielo, pasan a la descripción de la empresa y destacan los aspectos relevantes del proceso. Luego de esto se inicia la entrevista técnica focalizada en la experiencia y aspectos de la personalidad del candidato. A la hora de realizar una entrevista laboral, es importante lograr diferenciarte del resto de las empresas a las que los candidatos, seguramente, están postulando. Realiza una entrevista eficiente, centrándote en lo que esperas de tu futuro colaborador y recopilando la mayor información posible del candidato con respecto al puesto de trabajo. Previamente, estudia al candidato y prepara las preguntas que quieres realizarle. Durante la entrevista, mantén la calma e intenta llevar una conversación fluida. Finalmente, después de la entrevista, mantente comunicado con el candidato, informando constantemente del estado del proceso.
En medio de pandemias y revoluciones tecnológicas, muchos procesos de reclutamiento y selección se están haciendo de forma online. Tener una entrevista online trae muchas ventajas, como la reducción en tiempo de movilización, lo que te permite hacer otras tareas y preparar mejor tu entrevista. Pero también supone desafíos. Ensaya tus respuestas a preguntas comunes como ¿Cómo te ves en 5 años? ¿Cuál es tu mayor defecto?
5. Incorporación (Onboarding)
Una vez definido el candidato ideal, comunícalo con claridad. Esta es la última acción de la jornada. Envía una carta de oferta y planifica una inducción efectiva. De modo que, al llegar aquí, ya tenemos uno o varios colaboradores nuevos.
Consideraciones Adicionales
- Fit Cultural vs. Diversidad: A la hora de reclutar talento, es importante lograr un equilibrio entre el fit cultural con la empresa y la promoción de un ambiente diverso.
- Marca Empleadora: Para crear una Marca Empleadora, debes tener bien definido el propósito de la empresa, su cultura, valores y proyección, ya que estos son los elementos que más te ayudarán a atraer talento.
- ATS (Applicant Tracking System): ATS, por sus siglas, Applicant Tracking System, es un sistema de seguimiento de aplicantes o candidatos, que permite agilizar el proceso de contratación de reclutadores y directivos.
El Papel de la Tecnología
Sin embargo, utilizando un software de Recursos Humanos como Zenda de Defontana, podemos simplificar las jornadas de capitación de personal y tomar decisiones más acertadas a lo largo de este proceso. Y es que, además de calcular sueldos, gestionar contratos, finiquitos y documentos de forma automatizada, mediante la funcionalidad de reclutamiento y selección de Zenda tenemos la posibilidad de publicar anuncios de trabajo y recibir postulaciones, con la opción de personalizar los criterios de búsqueda para recibir los perfiles que mejor se ajusten a nuestras necesidades.
Descubrir el perfil de tus candidatos, y su fit cultural con la empresa, se ha vuelto cada vez más fácil con la ayuda de la tecnología.
Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)
Los indicadores clave para un proceso de reclutamiento y selección dependen de la etapa en que se encuentran. En la etapa de previa al reclutamiento, es clave detenerse en la tasa de rotación de la empresa, ya que si es muy alta, es probable que no estés contratando de acuerdo a lo que la empresa realmente necesita, o no estás encontrando a los candidatos ideales. Luego, en la etapa de reclutamiento, debes fijarte cómo te encontró el candidato, ya que en el caso de que sea referido por alguien de la misma empresa, tienes más posibilidades de que comparta la misma cultura y eso podría, o no, ser ideal. Otro indicador clave es el tiempo de contratación de personal, ya que un proceso rápido y efectivo en el tiempo de contratación, que no deja de lado la calidad, refleja una buena imagen sobre tu empresa. Por último, luego de la contratación, en la etapa de onboarding, un indicador clave es la experiencia del colaborador en su llegada a la empresa, lo que puedes medir con encuestas.
Establece criterios objetivos de evaluación. Asegúrate de aplicar las mismas pruebas y entrevistas a todos los candidatos.
Ejemplo de Tabla de Etapas y Herramientas del Proceso de Selección
| Etapa | Objetivo | Herramientas | KPIs |
|---|---|---|---|
| Definición de Necesidades | Identificar requerimientos del puesto | Análisis de puestos, entrevistas con stakeholders | Claridad de la descripción del puesto |
| Reclutamiento | Atraer candidatos calificados | Portales de empleo, redes sociales, headhunting | Número de postulaciones, costo por postulación |
| Selección | Evaluar y seleccionar a los mejores candidatos | Pruebas técnicas, entrevistas, referencias | Tasa de conversión de candidatos a contratados |
| Incorporación | Integrar al nuevo empleado a la empresa | Programa de inducción, capacitación | Satisfacción del empleado, tasa de retención |
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