Confeccionar un plan de trabajo es sin duda una de las estrategias clave a la hora de conseguir buenos resultados. No importa el tamaño de la empresa ni el número de trabajadores o el volumen de trabajo, organizar las tareas que se deben realizar a corto, medio y largo plazo es fundamental en cualquier ámbito.
¿Qué es un Plan de Trabajo?
Un plan de trabajo es un documento diseñado para organizar las metas, procesos y tareas que debe realizar una o varias personas durante un cierto periodo de tiempo. Este permite organizarse adecuadamente para alcanzar las metas y objetivos propuestos, ya sea en el ámbito empresarial, de estudios o incluso personal. En cualquier ejemplo de plan de trabajo podemos ver como grandes proyectos se dividen en pequeñas tareas más asequibles.
A cada una de estas se le asigna un periodo de tiempo para realizarlas. A medida que estas se van cumpliendo, el objetivo final está cada vez más cerca. El resultado final es que tenemos un calendario de trabajo en el que todos los integrantes de un equipo conocen las tareas a realizar en cada momento. Esto permite aumentar la productividad y la eficiencia, facilitar la comunicación, evitar malentendidos y cumplir con los plazos propuestos.
Ventajas de Diseñar un Plan de Trabajo
Las empresas que aplican un plan de trabajo en su día a día pueden obtener grandes ventajas organizativas. Esta estrategia permite:
- Definir claramente los objetivos. Sin un plan de trabajo los objetivos quedan diluidos y por lo tanto el proceso para alcanzarlos se vuelve confuso, lento y en ocasiones, desastroso.
- Evaluación constante. Un plan de trabajo nos permite conocer en qué punto estamos. Podemos comprobar fácilmente si las acciones que estamos tomando son correctas o si por lo contrario es necesario realizar cambios.
- Organizar equipos de trabajo. La subdivisión de tareas permite organizar eficientemente el trabajo de un proyecto entre los participantes.
- Medir los resultados. Un plan de trabajo también permite evaluar más fácilmente los resultados gracias al uso de KPI. Una revisión del proceso y los resultados nos otorga una nueva visión para alcanzar la mejora continua.
- Tomar mejores decisiones. Aunque tengamos un plan de trabajo, este puede verse truncado por cualquier imprevisto. Sin embargo, al tener todo bien organizado, nos será más sencillo tomar decisiones y hacer frente a los problemas.
Ejemplos de Plan de Trabajo
En la actualidad existen muchos ejemplos de planes de trabajo. Cada empresa o persona puede elaborar su propio método, pues no existe una forma universal de hacerlo. Se puede partir de una base o plantilla para adaptarla a nuestras necesidades, pues un plan de trabajo personalizado es sin duda la mejor opción. Sin embargo, para que puedas inspirarte, a continuación te mostramos algunos ejemplos de plan de trabajo.
Ejemplo de Plan de Trabajo Utilizando Metodologías Ágiles
Uno de los ejemplos de plan de trabajo más populares en los últimos tiempos son los que utilizan metodologías ágiles. Uno de los más utilizados es denominado como Tablero Kanban. Se trata de un panel de trabajo muy visual en el que se divide un proyecto en pequeñas tareas.
Estas a su vez se colocan normalmente en tres columnas: pendiente, en progreso y terminado. Cada tarea tiene una prioridad y una fecha límite de realización. Cada miembro de un equipo de trabajo elige una tarea a realizar y esta pasa de la columna “pendiente” a la de “en progreso”. Una vez finalizada pasa a la columna “terminada” y se pasa a realizar otra de la columna “pendientes”.
Ejemplo de Plan de Trabajo de Tipo Calendario
Otro ejemplo de plan de trabajo que podemos utilizar es el de tipo calendario. Las tareas se van asignando en diferentes días, asignando la duración o la persona encargada. Se pueden utilizar diferentes colores para hacerlo muy visual. Este ejemplo de plan de trabajo proporciona una visión amplia del trabajo a realizar durante un mes o incluso un trimestre.
Preguntas Clave a la Hora de Diseñar un Plan de Trabajo
Aunque existen varios ejemplos de plan de trabajo, la realidad es que cada organización debe encontrar su propia forma de organizarse. Para ello deberá tener en cuenta tanto sus recursos humanos, materiales, necesidades y objetivos. Algunas preguntas que debemos resolver durante su diseño son:
- ¿Cuáles son los objetivos a corto, medio y largo plazo?
- ¿Qué tareas hay que repartir?
- ¿Cuándo hay que entregar las tareas?
- ¿De qué herramientas disponemos?
- ¿Qué personal estará implicado?
- ¿Quiénes son los responsables?
- ¿Cómo vamos a alcanzar nuestros objetivos?
- ¿Qué obstáculos pueden aparecer por el camino?
- ¿Qué indicadores vamos a utilizar para medir el progreso y los resultados?
- ¿Es posible mejorar el proceso?
Responder a estas preguntas de forma detallada puede aclarar nuestras ideas a la hora de elaborar un plan de trabajo.
Estructura Sugerida para un Plan de Negocios Sencillo
Presentar un plan de negocios no es algo complejo. Básicamente allí plasmamos la información referente a la actividad o servicio que realizamos, los productos que comercializas, la segmentación de los posibles clientes o el mercado que esperas abordar, la ventaja que tienes frente a tus competidores y finalmente la proyección financiera.
Resumen Ejecutivo
Normalmente, aunque es la presentación del plan de negocios se recomienda su redacción al final del proceso de elaboración. Pues aquí encontrarás toda la información resumida de lo que busca o persigue un plan de negocios. Su presentación es en extensión de una cuartilla o una hoja. La información que debes reflejar es la siguiente:
- Resumen: en 3 o 4 líneas explicas de qué trata tu negocio, qué productos o servicios comercializa, donde está ubicada y cuáles son sus clientes.
- Perfil de la empresa: en este punto se detalla de manera breve quiénes son los propietarios de la empresa, cuál es su estructura de funcionamiento, y la experiencia en el área.
- Productos o servicios a vender: aquí detallas con precisión cuales son los productos y servicios que pretenden comercializar.
- Mercado: corresponde explicar aquí la segmentación de clientes o el mercado en resumen que se pretende abordar.
- Finanzas: se detalla brevemente de dónde provendrán los fondos de financiamiento del proyecto o negocio.
Descripción de la Empresa
Esta es la carta de presentación de tu negocio. Pues aquí detallamos cada una de las habilidades y capacidades que puede tener la empresa para hacer frente al plan de negocios. Detalles como misión, visión, objetivos, estructura comercial, dirección de ubicación, las necesidades del mercado que cubre o cubrirá tu negocio y todo lo que puedas ofrecer con relación a la posición actual de tu empresa.
En este apartado puedes incluir una FODA que ayude a dar una perspectiva de tu proyecto empresarial y así puedas identificar no solo tus fortalezas sino además los puntos débiles con los que deberás trabajar.
Productos o Servicios
Corresponde en este apartado la presentación de lo que vas a vender bien sea un producto o servicio. No olvides destacar los beneficios y bondades de lo que estás a punto de emprender, pero sobre todo el hecho de lo que el producto satisface en el mercado. En este punto ya conoces cuáles son tus posibles competidores, por ello debes en este apartado destacar que te hace diferente a las empresas que ya hacen la misma actividad. También el hecho de que te compren a ti un producto o servicio y no a otros. Menciona ese algo que te hace excepcional por encima de la competencia.
Plan Operativo
Cuando elaboras el plan operativo presentas la forma en la que se desarrolla tu negocio. Esto incluye el flujo de operaciones, la estructura necesaria, la infraestructura necesaria para el funcionamiento, así como la forma en la que esta se proyecta. Por otra parte, es fundamental incluir en este apartado aspectos como número de personal a incluir y sus funciones, los equipos, herramientas y suministros necesarios para la puesta en marcha del proyecto.
Una buena idea en este apartado es incluir la presentación tipo biografía de quienes ya integran el equipo de trabajo, y lo que cada uno aportará al proyecto. No menos importante será destacar en esta etapa la relación de proveedores potenciales que pueden suministrar todo lo que la empresa requiere en su proceso productivo.
Plan de Ventas
Conocido también como plan de marketing presenta la forma en la que harás llegar tus productos a una audiencia o potencial cliente. En la actualidad debes prever incluso antes de iniciar un negocio una serie de estrategias con las que dar a conocer tus productos y servicios. En un mundo donde reina la tecnología existen múltiples canales que puedes utilizar a la hora de definir tu plan de marketing.
Algunos sitios web pueden brindarte cursos y capacitaciones en este sentido como Crehana, Domestika entre otros. Es importante incluir cuáles serán los parámetros de atención al cliente, las estrategias de ventas, incluso los medios de comercialización. Fijarán los precios, programas y paquetes que quieres incluir y cómo estos se hacen llegar a tus prospectos de clientes. Por último, y no menos importante es que en este apartado desarrolles la segmentación de tus clientes. De esta forma puedes entender el comportamiento de tu mercado objetivo.
Esta sección te ayudará a comprometer diversos mecanismos para conseguir la captación de clientes. Si bien, en el plan de negocios puede ser considerado un resumen, este apartado será el paso inicial para realizar tu plan de marketing y ventas que se traduzca en una guía a seguir una vez puesto en marcha tu negocio.
Consigues estructurar de manera posterior y a detalle tu buyer persona, tu plan social media y otros aspectos que van hasta de la mano con la presentación e imagen de tus productos y servicios.
Plan Financiero
Uno de los pasos que puede ser tomado en consideración a la hora de buscar inversionista es el detalle financiero. No solo se trata de explicar cuanto recurso necesitas para empezar la empresa, sino que además deberás proyectar el estimado de ventas en un periodo de tiempo determinado. Debes ser específico en cuanto a los detalles que puede costar el proyecto. También, debes presentar la información financiera actual y que pueden hacer por el proyecto otras personas como bancos e inversionistas.
No solo se trata de dinero sino de la sostenibilidad que puede tener el proyecto a lo largo del tiempo. Se estima en esta sección las proyecciones de ventas en función del primer año desglosados por mes y posterior a ello una proyección a los venideros 5 años por año. La forma de presentar el primer año se debe a que muchos inversionistas consideran que el primer año es el de introducción de un negocio y si genera ganancias y puede sobrevivir podrá tener éxito en los años posteriores. ¡Algunos negocios no sobreviven un año! Increíble pero cierto. Considera todos los escenarios que pueden presentarse en el negocio, desde el más idóneo u óptimo hasta aquel en el que las ventas pueden estancarse.
Anexos
Cuando relacionas todo lo de tu negocio observarás que hay cosas que debes anexar para respaldar la información.
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