Los proyectos son realizados por personas que se organizan en un equipo de trabajo, por lo que el trabajo de este equipo determina en gran medida el éxito o fracaso del mismo. Un equipo de proyecto que desarrolla sus habilidades y competencias toma mejores decisiones que le permiten generar valor antes, reducir los tiempos del cronograma y disminuir los costos.
En este artículo, exploraremos los principios y dominios de desempeño que se deben considerar para lograr que el equipo alcance una madurez adecuada para ejecutar proyectos de alta complejidad. También trataremos aspectos relacionados al trabajo realizado por el director de proyecto y los líderes dentro del equipo de un proyecto, basándonos en el Estándar para la Dirección de Proyectos y la Guía del PMBOK® 7h edition y ediciones anteriores.
Principios Fundamentales para un Equipo de Trabajo Eficaz
Los principios son una declaración que proporciona parámetros dentro de los cuales el equipo de proyecto puede operar y mantenerse alineado con el espíritu de dichos principios. Sirven para definir estrategias, tomar decisiones y resolver problemas durante la ejecución, así como para guiar a las personas relacionadas con el proyecto.
El Equipo
En este principio, se establecen los lineamientos para crear un entorno colaborativo. El equipo de proyecto se compone de personas con diferentes habilidades, conocimiento y experiencia que trabajan en colaboración para lograr los objetivos del proyecto.
Factores que Influyen en el Desempeño del Equipo
- Estructuras Organizacionales: Ayudan a los equipos de proyecto a coordinar sus acciones, estableciendo roles, funciones y responsabilidades. Estas estructuras pueden ser definidas por una jefatura, como el director de proyecto, o por consenso de los miembros del equipo.
- Acuerdos del Equipo: Son definiciones que toma el director de proyecto o los miembros del equipo con la finalidad de optimizar su trabajo y mejorar su desempeño. Estos acuerdos se establecen durante toda la ejecución del proyecto y permiten al director de proyecto y los miembros del equipo coordinarse y establecer criterios para determinar la forma en que se deben ejecutar las tareas del proyecto.
- Procesos: Establecen las reglas que se deben cumplir para lograr un entregable o resultado. Un ejemplo puede ser realizar la visualización del trabajo mediante un tablero Kanban.
Delegación de Trabajo en un Proyecto
Es importante distinguir cómo se delegan los trabajos y tareas que se deben ejecutar por un equipo de proyecto. Esto incluye:
- Autoridad: Es la facultad para tomar decisiones, establecer procesos, procedimientos, asignar recursos, realizar gastos u otorgar aprobaciones. La autoridad se confiere explícita o implícitamente.
- Rendición de Cuentas: Condición de ser responsable de un resultado (entregable que tiene valor para un interesado).
- Responsabilidad: Condición de estar obligado a realizar o cumplir con una tarea o proceso. En el caso de equipos colaborativos, asumen colectivamente la responsabilidad sobre los resultados del proyecto.
Liderazgo
Este principio entrega los lineamientos para lograr demostrar comportamientos de liderazgo, que promueve el éxito del proyecto y sus resultados. El director de proyecto y todos los miembros del equipo pueden ejercer liderazgo, recordando que líder no es lo mismo que jefatura o director. Los líderes observan constantemente el grado de motivación de los miembros del equipo y cuidan que sus comportamientos sean honestos, íntegros y éticos.
En las operaciones normales de una organización se observan estructuras jerarquizadas de autoridad para el desempeño de sus procesos. En los proyectos es frecuente que interactúen estructuras organizacionales distintas y se requiere de capacidades de influencia desarrolladas para lograr coordinar las tareas de todos los involucrados en el proyecto.
Liderazgo versus Autoridad
La motivación, el estímulo, la creatividad, la visión y el entusiasmo son características que están asociadas a los líderes al servicio de un proyecto. Se requiere madurez, actitud, talento y carácter para lograr influir en las personas vinculadas a un proyecto. Los equipos de alto desempeño suelen contar con varias personas con condiciones de liderazgo. Estas personas adoptan el rol de líder cuando se les requiere y siempre respetando a los demás miembros del equipo de proyecto.
La autoridad es distinta al liderazgo, ya que da derecho a ejercer el poder. Por ejemplo, el director de proyecto es una autoridad que toma decisiones que afectan a individuos que participan en el proyecto y es responsable de las actividades para lo cual se le nombró. La autoridad no es suficiente, se requiere además liderazgo para lograr que un equipo de proyecto se alinee en torno a los objetivos del proyecto.
Existen diferentes tipos de liderazgo: autocrático, directivo, democrático, participativo, de consenso, entre otros. Cada situación requiere distintos tipos de liderazgo:
- Caos: Liderazgo directivo
- Equipo altamente competente: Delegación empoderada
El carácter es importante en un líder, que debe ser un modelo ante sus pares en ámbitos como la honestidad, la integridad y la conducta ética. Los líderes efectivos buscan el éxito del proyecto, y los miembros del equipo se involucran fuertemente cuando son bien dirigidos. Cuando el liderazgo es compartido por más de una persona favorece la responsabilidad común.
Dominios de Desempeño: El Equipo
Este dominio de desempeño entrega recomendaciones de las actividades que se deben efectuar para lograr un equipo de proyecto de alto rendimiento.
Definiciones Clave
- Director de Proyecto: Responsable definido por la organización para alcanzar los objetivos del proyecto.
- Equipo de Dirección de Proyecto: Miembros del equipo del proyecto que tienen responsabilidades en la dirección del mismo.
- Equipo de Proyecto: Personas que trabajan en el proyecto con el fin de lograr sus objetivos.
Dirección y Liderazgo del Equipo de Proyecto
Dirección de Proyecto Centralizada
En este caso, el director de proyecto debe contar con los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas necesarias que le permitan cumplir con los objetivos del proyecto. Debe contar con procesos eficaces para planificar, coordinar, medir y supervisar el trabajo. Además, debe contar con habilidades de liderazgo para trabajar con personas que le permitan influir, motivar, escuchar y resolver conflictos durante la ejecución del proyecto.
El director de proyecto es el encargado de la rendición de cuentas (responsable del resultado del proyecto) y está autorizado a conformar un equipo de proyecto. Normalmente, esto está establecido en el acta de constitución del proyecto.
Dirección y Liderazgo Distribuido
En ocasiones, las labores de dirección de proyecto son asumidas por un equipo de dirección y el equipo de proyecto asume la responsabilidad de ejecutar las tareas del proyecto. También en otras ocasiones, el equipo se auto-organiza para completar el trabajo del proyecto. En estos casos, una persona asume la tarea de facilitar la colaboración, comunicación, e involucramiento de los miembros del equipo. Algunos equipos rotan el puesto de facilitador, el que está al servicio del equipo (no da órdenes). El liderazgo al servicio del equipo pone énfasis en el crecimiento de los miembros del equipo de proyecto.
También el liderazgo al servicio del equipo incluye:
- Eliminación de Obstáculos: El líder al servicio del equipo intenta eliminar todo aquello que impide la generación de valor por parte del equipo de proyecto.
- Protección del Equipo: Los líderes al servicio del equipo protegen al mismo de desviaciones internas o externas que los alejan de los objetivos del proyecto, manteniendo al equipo enfocado y productivo.
- Oportunidades de Estímulo y Desarrollo: Un líder al servicio del equipo mantiene a los miembros satisfechos y productivos, observando lo que los mantiene motivados y buscando formas de estimularlos.
Cultura del Equipo de Proyecto
Cada equipo de proyecto establece una cultura que le es propia. El director de proyecto es quién se encarga de establecer y mantener el entorno de trabajo seguro y un ambiente de respeto, promoviendo los siguientes comportamientos: transparencia, integridad, respeto, lenguaje positivo, apoyo, coraje y celebración de los éxitos.
Equipo de Proyecto de Alto Rendimiento
Los líderes al servicio del equipo de proyecto intentan convertirlo en uno de alto rendimiento. Para ello, promueven principalmente los siguientes comportamientos: comunicación abierta, entendimiento compartido, propiedad compartida, confianza, colaboración, adaptabilidad, resiliencia, empoderamiento y reconocimiento.
Habilidades de Liderazgo
Estas habilidades pueden ser empleadas por cualquier miembro del equipo de proyecto, ya sea que se esté trabajando en torno a una autoridad centralizada o en un entorno de liderazgo compartido. Las principales actividades asociadas con el liderazgo comprenden:
- Establecer y mantener la visión del proyecto
- Cultivar el pensamiento crítico
- Efectuar la motivación de los miembros del equipo
- Desarrollar las habilidades interpersonales tales como: inteligencia emocional, proceso de toma de decisiones y gestión de conflictos
Adaptación de Estilos de Liderazgo
Los estilos de liderazgo son adaptados para satisfacer las necesidades del proyecto y los interesados. Los siguientes son factores que inciden en la adaptación de los estilos de liderazgo:
- Experiencia con el tipo de proyecto
- Madurez del equipo de proyecto
- Estructuras de gobierno de la organización
- Distribución de los equipos de proyecto
Roles en un Equipo de Proyecto
Comité de Dirección de Proyecto
Es una estructura organizacional en la que participan generalmente ejecutivos y es la encargada de la dirección del proyecto. Entre sus responsabilidades se encuentran las siguientes:
- Fijar el marco estratégico del proyecto
- Definir estrategia general para lograr los objetivos del proyecto
- Efectuar un seguimiento periódico del grado de cumplimiento de los objetivos del proyecto y evaluar los resultados obtenidos
- Proponer acciones correctivas en el caso de producirse desviaciones importantes entre los resultados y los objetivos establecidos
- Realizar propuestas de mejora e inversiones
- Aceptar o rechazar los resultados del proyecto
Patrocinador del Proyecto
El patrocinador de un proyecto es una persona o grupo de personas con un nivel directivo superior, responsables a nivel directivo del éxito de un proyecto y quienes ofrecen la orientación y los recursos necesarios al equipo y al director de proyecto. Entre sus responsabilidades están:
- Comunicar la visión, las metas y las expectativas al equipo
- Trabajar para el éxito del proyecto y el desarrollo del equipo
- Apoyar las decisiones a nivel ejecutivo
- Cooperar para la obtención de los recursos del proyecto
- Resguardar el alineamiento con los objetivos del proyecto
- Eliminar los obstáculos qué se presenten en el proyecto
- Atender los problemas que quedan fuera del alcance de los miembros del equipo
- Monitorear los resultados del proyecto para garantizar que se materialicen los beneficios de negocio esperados
Coach del Proyecto
El Coach del equipo es un profesional que apoya al director de proyecto y a los demás miembros con la finalidad de que estos logren sus objetivos. El Coach trabaja realizando preguntas efectivas y utilizando técnicas e instrumentos que le permiten realizar una conversación tendiente a que las personas puedan reflexionar sobre su quehacer y descubran formas más efectivas de lograr sus objetivos.
Director del Proyecto
El director del equipo es la persona nombrada por la organización ejecutante para liderar al equipo de proyecto y alcanzar los objetivos del mismo. Las siguientes son las funciones que realiza el director del proyecto:
- Proporcionar supervisión y coordinación
- Presentar objetivos y retroalimentación
- Facilitar y apoyar
- Realizar el trabajo y aportar ideas
- Aplicar conocimientos especializados
- Proporcionar orientación e información empresarial
- Proporcionar recursos dirección y dirección
- Mantener la gobernanza
Miembro del Equipo del Proyecto
Los miembros del equipo de proyecto son las personas encargadas de ejecutar las tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto. Son profesionales con diferentes especialidades que trabajan en forma colaborativa para conformar un equipo de alto rendimiento. Ejemplos de miembros del equipo de proyecto son los siguientes:
- Analista de riesgo
- Encargado de adquisiciones
- Analista de negocios
- Encargado de pruebas
- Diseñadores
- Constructores
Staff del Proyecto
Son profesionales que prestan servicios de apoyo al proyecto. Habitualmente trabajan en jornadas parciales. Ejemplos de staff del proyecto son:
- Abogados
- Tributaristas
- Contadores
- Especialistas en reclutamiento y selección de personal
Las 5 C del Trabajo en Equipo
Thomas J. Peters, escritor estadounidense especialista en prácticas de gestión empresarial, realizó un estudio de actitudes para trabajar en equipo de alto rendimiento, donde pudo rescatar 5 características principales las cuales denominó: las 5 C del trabajo en equipo.
- Comunicación: La comunicación es una de las actitudes para trabajar en equipo base para un grupo exitoso.
- Confianza: Los miembros del equipo deben tener confianza en sus habilidades y en las habilidades de los demás.
- Coordinación: La existencia de un líder es importante para poder derivar las funciones que cada uno tiene en el equipo.
- Complementariedad: Para lograr el éxito un equipo debe estar integrado por personas que tengan conocimientos y habilidades particulares que den respuestas inmediatas a las necesidades que se puedan presentar.
Tener buenas actitudes para trabajar en equipo implica escuchar las opiniones de los demás, lo cual promueve un ambiente de respeto, aprendizaje y colaboración entre los miembros del equipo, facilitando el trabajo conjunto. Trabajar en equipo ofrece una serie de ventajas que permiten cumplir cualquier proyecto y tener las mejores actitudes para trabajar en equipo, si son aplicadas de la mejor manera.
Compartir el éxito: Los equipos permiten a los miembros compartir las responsabilidades y el éxito.
Motivación y apoyo mutuo: La motivación es clave para aumentar la productividad del equipo.
Cuando los miembros del equipo no trabajan juntos, se pierde tiempo y energía al tratar de alcanzar los mismos objetivos. Esto puede tener un fuerte impacto negativo en la productividad. La falta de trabajo en equipo puede desmotivar a los miembros del equipo. La importancia de un líder en el trabajo en equipo es innegable para evitar este tipo de conflictos. Estos integrantes deberán cooperar entre sí dejando de lado sus intereses personales que podrían perjudicar los objetivos.
Un equipo de trabajo cohesivo y bien dirigido es fundamental para el éxito de cualquier proyecto. Al aplicar los principios, dominios de desempeño y estrategias de liderazgo adecuados, las organizaciones pueden construir equipos de alto rendimiento que impulsen la innovación, la eficiencia y la consecución de los objetivos.
| Rol | Responsabilidades Clave |
|---|---|
| Director de Proyecto | Supervisión, coordinación, presentación de objetivos, retroalimentación. |
| Miembro del Equipo | Ejecución de tareas, colaboración, aporte de ideas. |
| Comité de Dirección | Fijar el marco estratégico, seguimiento del cumplimiento de objetivos. |
| Patrocinador del Proyecto | Comunicar la visión, apoyar decisiones, asegurar recursos. |
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