Los profundos cambios que se vienen produciendo en el mundo laboral han transformado el espacio de trabajo. El diseño de la oficina ha evolucionado desde un modelo pasivo hacia el concepto de espacio de trabajo como herramienta de apoyo activo a las tareas que se desarrollan. En este nuevo paradigma se promueven los entornos que favorecen la movilidad y el principio de “no territorialidad”.
Del Modelo Taylorista a la Oficina Enriquecida
Durante años se pensó que para mejorar la eficiencia y productividad de los empleados el entorno de trabajo debía ser diseñado según la tradición taylorista: espacios abiertos, despojados y anónimos que posibilitaran el control y evitaran las distracciones. Hoy se ha demostrado lo contrario: una oficina enriquecida impacta en la motivación, el compromiso y, en consecuencia, en el rendimiento de las personas.
Espacios de Trabajo No Territoriales
En una oficina no territorial, nadie tiene un puesto fijo. A medida que transcurre el día, las personas irán ocupando distintos espacios de acuerdo con su propia agenda y con las características del trabajo que estén llevando a cabo. La razón de esta tendencia está en una mejor utilización del espacio, la reducción de los costos, los avances de la tecnología que permiten una mayor flexibilidad, y la posibilidad de crear un entorno que facilite la colaboración y la innovación.
Mientras que en las oficinas tradicionales, donde la gente pasa la tercera parte del día anclada en su escritorio, el puesto de trabajo se transforma en un territorio personal, mientras que en las modalidades de trabajo no territoriales, la expresión de estas señales físicas se dificulta debido a que los espacios están destinados a ser utilizados por distintas personas. De esta forma, los empleados pierden la capacidad de personalizar y marcar los límites de su entorno, de expresar su identidad y de apropiarse del espacio, justo lo contrario de lo que sugiere la nueva evidencia.
El Impacto del Diseño en el Bienestar y la Productividad
Subestimar el rol que juega el espacio de trabajo en la forma de sentirnos y realizar nuestras actividades es un error. Así lo señalan numerosos psicólogos organizacionales de la Universidad de Exeter, Inglaterra, para los cuales el diseño del espacio de trabajo no sólo afecta el bienestar de las personas sino que también influye en su satisfacción, su rendimiento y su compromiso con la organización.
Carolina Pérez, Gerente General de la empresa regional Contract Workplaces en Chile, especializada en diseño y habilitación de espacios de trabajo, comenta para que un espacio sea exitoso, las personas necesitan interactuar con él, hacerlo propio. El lugar donde trabajamos no sólo es el lugar donde se desarrollan las tareas, también posee una importante carga simbólica que influye sobre la propia identidad de los trabajadores y definirá su sentido de pertenencia y el compromiso que asuman con la compañía.
Participación y Control en el Diseño del Espacio de Trabajo
Recientes investigaciones en psicología ambiental corroboran que conferirles a los empleados más participación en la toma de decisiones sobre el diseño del espacio de trabajo también aumenta la percepción de control que los trabajadores tienen sobre su entorno, lo que lleva a una mayor satisfacción y productividad. Contar en la oficina con elementos tales como sillas y puestos de trabajos ajustables, equipamiento móvil, iluminación graduable, control de temperatura, lugares de reunión formal e informal, salas para fomentar la imaginación donde los trabajadores puedan recostarse y pensar tranquilamente, son altamente valorados por los empleados de cualquier empresa.
Importancia de la Iluminación y la Acústica
Elementos tales como la iluminación adquieren mucha importancia en el espacio de trabajo, asimismo otro elemento fundamental es la acústica, ya que una persona consume casi un 20% de su energía para concentrarse en un ambiente con ruido, comenta Pérez: Lo óptimo es trabajar en ambientes con abundante luz natural y con vistas al exterior. Lo ideal es que se ofrezca al trabajador la posibilidad de aislarse acústicamente, y en donde la privacidad, la inteligibilidad y el ruido de la oficina estén equilibrados armónicamente (...) La clave está en lograr el equilibrio, brindando alternativas que les permitan a los colaboradores identificarse con el espacio de trabajo, integrarlo a su experiencia vital y dejar su propia impronta.
El diseño actual de oficinas tipo cubículos, está siendo desplazado por nuevas tendencias. Tienen como rasgo principal, que son más privadas en cuanto al contacto entre sus usuarios, ya que así lo necesitan. En este tipo de diseño de oficinas abiertas la sensación de amplitud y claridad son notorios . También aumenta la productividad, por el uso de tecnología avanzada y adecuada en los procesos de trabajo, mejorando así las tareas diarias y dando paso al smart working.
Las nuevas tecnologías también permiten una comunicación fluida, transparente, en todas las direcciones.
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