Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura jerárquica de una organización empresarial. Estos diagramas no solo ilustran la cadena de mando, sino que también incluyen elementos cruciales como roles, flujos de comunicación, jerarquías y el poder de mando dentro de la empresa.
Es esencial entender esta herramienta desde distintos ángulos para decidir su implementación. El organigrama de una PYME es el resultado de realizar un estudio a la estructura de una organización, y por lo tanto, una buena forma de organizar la cadena de mando de una empresa.
¿Qué es un organigrama de una PYME?
El organigrama de una PYME es una representación gráfica que plasma de forma visual la jerarquía y estructura interna de una organización. Este esquema ordenado permite comprobar de manera sencilla y rápida cómo se distribuyen las distintas áreas y responsabilidades de una empresa.
Trazar un organigrama empresarial forma parte del diseño de cualquier estrategia de negocio, permitiendo clarificar las funciones de todos los empleados, así como el orden y jerarquía en la toma de decisiones y la relación entre áreas.
Se trata de un elemento que debe revisarse y adaptarse continuamente a la realidad de la empresa, ya que los desajustes pueden provocar confusión y problemas internos.
Importancia de Elaborar un Organigrama Empresarial
Elaborar el organigrama de una PYME es una tarea importante, ya que muchas organizaciones tienen problemas relacionados con la duplicación de funciones o responsabilidades, lo cual impacta directamente en la productividad.
El organigrama permite esclarecer las funciones de cada entidad, delimitar responsabilidades por departamento y cargo, y establecer la cadena de mando, lo que facilita un orden interno necesario para cualquier empresa.
Además, el organigrama sienta las bases de la compañía y coordina eficientemente la cadena de producción, evitando imprecisiones en la cadena de mando y situando fácilmente a las nuevas incorporaciones.
El organigrama de una PYME también puede ser beneficioso a la hora de conseguir nuevos inversores o realizar un rediseño en la estructura de la empresa. Es común que las PYMEs requieran nuevas inversiones para poder seguir creciendo. Para ello, los inversores querrán saber la viabilidad y seriedad de los proyectos.
Pautas para Elaborar el Organigrama de una PYME
Elaborar el organigrama de una PYME no debería resultar muy complicado, siempre y cuando se disponga de la información correcta. El diseño puede realizarse a mano alzada, aunque es ideal utilizar herramientas específicas de gestión empresarial o programas de diseño como Canva.
Sea cual sea el método elegido, es importante tener claros algunos puntos clave:
- Cadena de Mando: Definir la jerarquía de trabajo, los líderes de cada área, quién toma las decisiones y cuántos niveles de mando existen.
- Segmentación de Departamentos: Organizar por departamentos o gerencias para facilitar la dirección de los empleados, el trabajo en equipo y la interrelación entre equipos.
- Tareas y Responsabilidades: Asignar tareas, responsabilidades y funciones específicas a cada departamento para detectar redundancias o solapamientos.
- Ámbito de Control: Definir el ámbito de control de cada uno de los cargos que tengan empleados bajo su mando. Cuanto más empleados dependendan de un jefe o supervisor, mayor será la dificultad para dirigirlos.
- Diseño Jerárquico Descendente: Iniciar el diseño por los puestos directivos o de mayor rango y seguir con los gerentes de área, jefes de sección, etc.
- Visión Global: Ofrecer una visión que se ajuste a la realidad y que permita la promoción interna e identificar fácilmente las responsabilidades de cada empleado.
- Toma de Decisiones: Facilitar la toma de decisiones, identificando quién es responsable de cada decisión y qué tareas debería estar desarrollando.
- Organigrama Simple e Intuitivo: Mantener el diseño lo más simple posible, con un diseño intuitivo y fácil de comprender, tanto a nivel estructural como gráfico.
Es importante dejar en claro quienes son los líderes de cada área en específico para de esta forma saber si existen líderes que quizás están abarcando equipos muy grandes y no puede supervisarlos a todos, y/o líderes que tienen equipos muy pequeños con muchas responsabilidades.
Se deben mostrar los líderes a cargo de las áreas, de esta manera vamos formando las jerarquías de tu empresa. Debes mostrar la estructura de las áreas y a quienes éstas reportan llevándolos a la dirección general de la empresa finalmente.
Un organigrama debe entenderse echando un vistazo rápido. Así, una persona de recursos humanos puede obtener información rápida y valiosa sobre cómo funciona la empresa. Por otro lado, los trabajadores también deben poder ubicarse de forma sencilla.
Tipos de Organigramas
Existen varios tipos de organigramas, y cada uno responde a necesidades específicas de cada empresa. Se deben mostrar los líderes a cargo de las áreas, de esta manera vamos formando las jerarquías de tu empresa. Debes mostrar la estructura de las áreas y a quienes éstas reportan llevándolos a la dirección general de la empresa finalmente.
- Organigramas Verticales: Muestran una jerarquía clara, donde la autoridad fluye de arriba hacia abajo. Los líderes se ubican en la parte superior y los niveles subordinados se organizan debajo. Este organigrama de una empresa fluye como una pirámide desde una posición superior.
- Organigramas Horizontales: Distribuyen el poder de manera equitativa, con pocos niveles jerárquicos. Se elabora de izquierda a derecha, desde donde fluyen las diferentes jerarquías. A medida que se expande a la derecha surgen nuevos puestos y obligaciones.
- Organigramas Radiales: Aquí la jerarquía va desde el centro hacia el exterior de un círculo. Suelen ser más complejos.
- Organigramas Mixtos: Combinan dos o más tipos de organigramas de cualquier categoría. Hoy en día es común encontrarlos con más frecuencia.
- Organigramas Integrales: Muestra todas las posiciones disponibles en una empresa.
- Organigramas de Plazas: Además de mostrar las posiciones y flujos de trabajo actuales, este puede contener las posiciones que se pretenden cubrir.
- Organigramas Funcionales: El organigrama muestra los diferentes puestos, áreas o funciones de cada puesto.
- Organigramas Generales: Solo incluye las áreas o departamentos principales sin desglosar a nivel de puestos específicos.
Herramientas para Crear un Organigrama
Plataformas de gestión de personas te ayudan a la creación de organigramas y a mantenerlos actualizados en simples pasos.
Para decidir qué herramienta usar para armar el organigrama, es importante considerar que existen diferentes esquemas y diseños.
Buk es una plataforma de gestión de personas que te ayuda con la creación de organigramas y muchas otras soluciones. Con un software de estructura organizacional te olvidarás de configurar permisos para cada nuevo empleado. Tendrás un organigrama automatizado y constantemente actualizado en pocos clics.
Debes ver bien que tanta amplitud le darás a tu organigrama, ¿quieres mapear una área en específico?, ¿quieres mostrar toda la empresa? o ¿Quieres después compartir este organigrama con gente externa a tu compañía? Todo esto es clave preguntárselo antes, así sabemos mejor dónde y cuánto buscar en cuanto a la recopilación de información. Este es el paso con mayor importancia, los datos son la clave para que la herramienta quede bien, para recopilarla puedes acudir a tu área de gestión de personas o realizar una encuesta interna preguntarle los roles y áreas correspondientes y a quienes reportan y armar la estructura.
El organigrama de una empresa permite visualizar cuales son esos puestos. En ocasiones, este puede plasmar una necesidad futura. Cuando los flujos de trabajo se atascan puede usarse el organigrama para detectar los errores. A medida que avanzan las operaciones, también surgen nuevas vacantes o puestos que cubrir.
No obstante, la clave de su eficiencia está en su simplicidad. Un organigrama debe entenderse echando un vistazo rápido.
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