La contabilidad se define como el registro ordenado de todos los procesos comerciales sobre la base de recibos. Refleja el estado de una empresa en números y, por lo tanto, es una importante fuente de información, ofreciendo una visión completa de todas las transacciones comerciales en una empresa y siendo responsable de determinar el éxito económico de una empresa.
Principios Fundamentales de la Contabilidad
Los principios de la contabilidad ordenada contienen normas para la organización de documentos y la documentación en contabilidad. Los principios individuales son mutuamente dependientes y no pueden verse de forma aislada unos de otros. La regla general es: Ninguna reserva sin B. Las reservas deben ser siempre transparentes y comprensibles, y esto incluye un recibo adecuado.
Cuentas Contables
Para una contabilidad adecuada, se debe saber exactamente qué activos y pasivos existen en una empresa. Un inventario detallado y preciso también se conoce como inventario.
- Cuentas de Inventario: Registran las existencias de bienes y dinero, subdividiéndose en cuentas de inventario activas y pasivas. Las cuentas de inventario activas registran los activos de la empresa, mientras que las cuentas de inventario pasivas registran los pasivos, el patrimonio y las provisiones para los propietarios y prestamistas. Los activos fijos de una empresa (por ejemplo, edificios, máquinas, flota de vehículos) se contabilizan en la cuenta de existencias activa. Varios activos tangibles pueden ser depreciados. La gestión de activos fijos y la determinación de la depreciación son tareas de Contabilidad de activos fijos.
- Cuentas de Ingresos: Describen los procesos que afectan los ingresos. El éxito aquí no se refiere solo a las ganancias, como se podría suponer. Las pérdidas también se registran en las cuentas de resultados. Mientras que las cuentas de ingresos incluyen todas las entradas de valor que aumentan el patrimonio, es decir, generalmente principalmente las ventas.
- Cuentas de Gastos: Registran reducciones de patrimonio, como costos de personal, enajenaciones de materiales o depreciación. Atención: si se paga la factura de un proveedor, esto no es un gasto, sino un pasivo que se registra en el lado del crédito de la cuenta de inventario activa.
Contabilidad de Costos y Gastos
Cuando hablamos de finanzas y contabilidad en las empresas, hay términos que pueden parecer intercambiables pero que en realidad marcan diferencias sustanciales. Tal es el caso de "costo" y "gasto". Aunque a menudo se utilizan indistintamente, estos conceptos tienen significados específicos que juegan roles cruciales en la contabilidad y la toma de decisiones.
¿Qué es un Costo?
El costo se refiere al desembolso económico que una empresa incurre al adquirir o producir bienes y servicios con el propósito de generar ingresos en el futuro. En otras palabras, es la inversión necesaria para fabricar, comprar o adquirir productos o recursos que se convertirán en parte integral del proceso productivo.
¿Qué es un Gasto?
Por otro lado, los gastos representan los desembolsos económicos que la empresa realiza para mantener sus operaciones en funcionamiento. A diferencia de los costos, los gastos no se relacionan directamente con la producción o adquisición de bienes tangibles. En su lugar, los gastos son erogaciones que la empresa incurre en actividades como la administración, ventas, marketing y otros aspectos operativos.
Ejemplos de Costos y Gastos
Para comprender mejor la distinción entre costo y gasto en el contexto empresarial, examinemos ejemplos concretos de ambos conceptos en acción.
Costos en una Empresa
Los costos en una empresa abarcan diversos aspectos de la producción y adquisición de bienes y servicios:
- Costos de producción: En una fábrica de muebles, los materiales como la madera, el acero y el cuero son costos directos de producción.
- Costos de adquisición: Una tienda de electrónicos que compra productos para su inventario incurre en costos de adquisición.
- Costos de Investigación y Desarrollo (I+D): Una empresa farmacéutica que desarrolla nuevos medicamentos incurre en costos de I+D.
Gastos en una Empresa
Los gastos están relacionados con las actividades operativas y de gestión de una empresa:
- Gastos de Administración: Los sueldos del personal administrativo, el alquiler de oficinas, los suministros de oficina y los gastos legales son ejemplos de gastos de administración.
- Gastos de Marketing: Una empresa que lanza una campaña publicitaria incurre en gastos de marketing.
- Gastos de ventas: Las comisiones pagadas a los vendedores por las ventas realizadas y los incentivos de ventas son ejemplos de gastos de ventas.
Importancia de la Distinción entre Costo y Gasto
La distinción clara entre costo y gasto es esencial en la gestión financiera de una empresa. Esta diferenciación tiene un impacto significativo en la toma de decisiones estratégicas, la evaluación del rendimiento y la planificación a largo plazo. Los costos se relacionan directamente con la producción y la creación de activos, lo que significa que afectan la estructura de costos de los productos o servicios.
Distinguir entre costos y gastos permite a las empresas optimizar sus recursos financieros de manera más eficiente. Las decisiones estratégicas de una empresa se basan en gran medida en la información financiera disponible. Una planificación presupuestaria efectiva se basa en la capacidad de prever y asignar recursos de manera adecuada. Al separar los costos de los gastos, una empresa puede elaborar un presupuesto más preciso y realista.
Contabilidad de Remuneraciones en Chile
Al levantar tu pequeña o mediana empresa, una de las interrogantes más recurrentes es cómo calcular remuneraciones. Ésta tiene que pactarse en el contrato de trabajo y no puede ser inferior al sueldo mínimo legal vigente. Como empleado, accedes al derecho de percibir tu salario en la medida en que prestes las obligaciones para las que fuiste contratado. Es decir, si no cumples con ellas, no puedes exigir tu sueldo.
Componentes del Sueldo
Lo segundo es calcular el sueldo bruto, que se obtiene al sumar la Base imponible con las asignaciones familiares, movilización y otros ingresos imponibles. Los otros ingresos imponibles son remuneraciones variables, como horas extras, comisiones, gratificación, etc. Los descuentos están regulados por el artículo 58 del Código del Trabajo.
- Sueldo Base: Es la retribución fija y en dinero que recibe el trabajador por la prestación de los servicios pactados en el contrato de trabajo, documento donde también se tiene que establecer el monto y la periodicidad.
- Sobresueldo: Corresponde a la remuneración de las horas extraordinarias de trabajo. Las horas extraordinarias se pagan con un recargo del 50% sobre el sueldo convenido para la jornada ordinaria y deben liquidarse y pagarse conjuntamente con las remuneraciones ordinarias del respectivo período. Las horas extraordinarias deben calcularse en relación al sueldo convenido para la jornada ordinaria, no siendo jurídicamente procedente considerar para estos efectos un sueldo de monto inferior al ingreso mínimo. Ahora bien, el recargo legal del 50% se aplica de igual forma cualquiera que sean los días y los horarios en que se laboren las horas extraordinarias.
- Comisiones: Es un porcentaje que recibe el trabajador sobre las ventas u otras operaciones en las que participe directamente. Para que una remuneración sea calificada como comisión debe reunir la característica esencial de ser una suma porcentual calculada sobre el valor de las ventas o compras, o sobre el monto de otras operaciones que realice la empresa con la colaboración del trabajador. Ahora bien, la comisión no puede estar sujeta a una condición ajena a las partes, por lo que no resulta procedente sujetar el nacimiento de la comisión pactada a condición alguna que no sea la propia prestación de servicios personales y subordinados, en los términos convenidos en el contrato de trabajo.
- Gratificación: Hace referencia a la proporción en las utilidades de un negocio determinado, de una empresa o alguna de sus sucursales. Suele confundirse con la participación dentro de una empresa. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 47 del referido Código, los empleadores que obtienen utilidades líquidas en su giro al término del año, tienen la obligación de gratificar anualmente a sus trabajadores, sea por la modalidad del señalado artículo 47, es decir, en proporción no inferior al 30% de dichas utilidades o por la vía del artículo 50 del mismo cuerpo legal, esto es, pagando al trabajador el 25% de lo devengado en el respectivo ejercicio comercial por concepto de remuneraciones mensuales con un límite de 4,75 ingresos mínimos mensuales. De esta manera, el derecho a la gratificación nace de la ley y no del contrato y se genera desde el momento que terminado el ejercicio comercial de que se trate, el resultado contable al 31 de diciembre indique que el empleador ha obtenido utilidades líquidas en su giro.
- Gratificación Convencional: La que deriva cuando las partes han condicionado de mutuo acuerdo en sus contratos individuales.
- Gratificación No Garantizada: Se entregará a los trabajadores siempre y cuando la empresa haya obtenido utilidades.
- Gratificación Mensual: Se calcula un 25% sobre el sueldo base, el cual no debe superar los 4,75 Ingresos Mínimos Mensuales al 31 de diciembre del año anterior (IMM). Esta remuneración debe considerar las utilidades del ejercicio anterior, tributadas en abril del año siguiente.
- Bonos: También se pactan entre las partes y obedecen al cumplimiento de diversas condiciones (producción, metas, puntualidad, responsabilidad, antigüedad, etc).
Descuentos al Sueldo
En caso de robo, pérdida o destrucción de bienes de la empresa sin que haya responsabilidades del trabajador, el empleador no puede descontar de su sueldo el monto perdido. El artículo 58 del Código del Trabajo es la norma legal que regula los descuentos que pueden afectar las remuneraciones de los trabajadores.
Por su parte, el inciso 2° de la señalada norma legal permite descontar de las remuneraciones totales del trabajador sumas destinadas a efectuar pagos de cualquier naturaleza hasta un máximo de 15% de su remuneración total, siempre y cuando exista acuerdo del empleador y el trabajador, que deberá constar por escrito.
Finalmente, el inciso 3° del señalado artículo 58 prohíbe al empleador efectuar ciertos descuentos, entre los que se cuentan el arriendo de habitación, luz, entrega de agua, uso de herramientas, entrega de medicinas, atención médica y otras prestaciones en especie o por multas no autorizadas en el respectivo reglamento interno de la empresa.
Asignaciones que No Constituyen Remuneración
Si bien estas asignaciones pueden formar parte del salario líquido -como es el caso del concepto "movilización"- no son remuneraciones porque son gastos en los que se incurre para llevar a cabo el trabajo, y no un pago al trabajador por un servicio prestado.
Precisado por el artículo 41 del Código del Trabajo el concepto de remuneración, el inciso 2º, del mismo precepto legal, realiza una enumeración taxativa de las asignaciones que no constituyen remuneración.
- La asignación de pérdida de caja, que tienen por objeto resarcir a los cajeros de posibles pérdidas, hurtos o extravíos de dinero; y la asignación de desgaste de herramientas, cuya finalidad es reponer al trabajador el valor de sus herramientas disminuidas por el uso que han tenido al servicio del empleador, presentan un carácter eminentemente indemnizatorio.
- La asignación de movilización y colación presentan un carácter compensatorio, toda vez que tienen por objeto cubrir los gastos en que incurre el trabajador para ir y volver del trabajo, y los gastos que debe efectuar para su alimentación, respectivamente.
- El viático puede ser definido como la suma de dinero de monto razonable y prudente que los empleadores pagan a los trabajadores a fin de que éstos solventen los gastos de alimentación, alojamiento y traslado en que incurran con motivo del desempeño de sus labores, siempre que para dicho efecto deban ausentarse del lugar de su residencia habitual.
Periodicidad del Pago de Remuneraciones
Por la importancia que reviste para el trabajador la remuneración el legislador ha regulado la periodicidad con que debe ser pagada. El artículo 55 del Código del Trabajo dispone que se pagará con la periodicidad estipulada en el contrato, pero los períodos que se convengan no podrán exceder de un mes.
Agrega el artículo 44 que la remuneración podrá fijarse por unidad de tiempo, día, semana, quincena o mes o bien por pieza, medida u obra.
De lo expuesto, es posible deducir que la remuneración debe ser pagada en períodos iguales, entre un día de pago otro debe mediar la misma cantidad de tiempo que puede ser una semana, quincena o un mes.
Convenido el período de pago por las partes, debe ser respetado y cumplido, sin que sea procedente ser modificado unilateralmente por una de ellas.
La Dirección del Trabajo ha precisado que el concepto de "mes" para estos efectos, es aquella unidad de tiempo que dura un período continuo que se cuenta desde un día señalado hasta otro de igual fecha en el mes siguiente, sin que sea necesario que se extienda del día primero al 28, 29, 30 ó 31, de suerte que resulta posible considerar como tal, también, por vía de ejemplo, el que va del día 20 de enero al 20 de febrero, o del 15 de enero al 15 de febrero etc.
Por tanto, resulta jurídicamente procedente establecer un sistema de pago de las remuneraciones por períodos de un mes, comprendiéndose en él 10 u 11 días del mes anterior y 20 días del mes en el cual se verifica el pago de las mismas.
De esta forma, resulta improcedente e ilegal que si las partes convinieron como fecha de pago, por ejemplo, el último día del mes, el empleador pretenda pagar dentro de los cinco primeros días del mes siguiente.
Semana Corrida
En lo que dice relación con la semana corrida, debe señalarse que esta es una remuneración que sirve para remunerar los días domingos y los festivos en que el trabajador no presta servicios, o bien, los días de descanso compensatorio por el domingo y festivos laborados en el caso de los trabajadores que realizan alguna labor exceptuada del descanso en días domingos y festivos.
En efecto, si el trabajador tiene como remuneración una suma mensual única y de monto fijo se entiende que el pago de los días domingos y festivos o de los días de descanso compensatorio está incluido dentro de ella.
En cambio, si el trabajador tiene una remuneración exclusivamente variable, como por ejemplo, comisiones, o un valor hora o un valor día, ello implicaría que solo generaría derecho a remuneración por los días en que efectivamente labora y no percibiría remuneración por los días en que ejerce su derecho al descanso, por lo cual, para evitar tal situación el legislador establece la figura de la semana corrida.
Recientemente la ley se ha modificado para permitir que el beneficio de la semana corrida también se aplique respecto de aquellos trabajadores que tienen una remuneración mixta, esto es, que perciben una parte fija y otra variable, pero en este caso, la semana corrida solo se calcula considerando la parte variable de la remuneración.
El artículo 45 del Código del Trabajo establece que el trabajador remunerado exclusivamente por día tiene derecho a la remuneración en dinero por los días domingo y festivos, la que equivale al promedio de lo devengado en el respectivo período de pago, el que se determina dividiendo la suma total de las remuneraciones diarias devengadas por el número de días que legalmente debió laborar en la semana.
Tal como se ha señalado anteriormente, igual derecho tiene el trabajador remunerado con un sueldo mensual más remuneraciones variables, tales como comisiones o tratos, pero, en este caso, el promedio se calcula sólo en relación a la parte variable de sus remuneraciones.
El derecho a la semana corrida respecto de los trabajadores con remuneración mixta fue establecido mediante la ley Nº 20.281, publicada en el Diario Oficial el 21.07.2008, que modificó el artículo 45 del Código del Trabajo.
Obligaciones del Empleador
El pago de la remuneración es la principal obligación que asume el empleador además de proporcionar el trabajo para el cual el trabajador ha sido contratado.
De la citada norma aparece con claridad que un estipendio para ser calificado como remuneración debe tener por causa el contrato de trabajo.
El trabajador tiene derecho a percibir de su empleador la retribución pactada en la medida que preste los servicios para los cuales fue contratado.
En otros términos, el trabajador tiene derecho a ser remunerado sólo cuando cumple con su obligación correlativa de prestar servicios.
El trabajador también tiene derecho a percibir remuneración cuando dentro de la jornada convenida se ve impedido de prestar servicios por razones ajenas a su voluntad.
En efecto, el inciso segundo del artículo 21 del Código del Trabajo, establece que se considera también jornada de trabajo el tiempo que el trabajador se encuentra a disposición del empleador sin realizar labor, por causas que no le sean imputables.
De esta manera, si el empleador no puede proporcionar el trabajo pactado en el contrato por no haber materia prima para elaborar el producto, o por haber paralización de faenas por no haber ventas de productos nacionales, o por cualquiera otra causa que sea ajena al trabajador, el empleador no se puede exonerar de su otra obligación principal, cual es pagar la remuneración.
Ahora bien, conforme a la reiterada jurisprudencia de la Dirección del Trabajo para remunerar los períodos de inactividad laboral debe estarse, en primer término, a lo que las partes han convenido individual o colectivamente, en forma expresa o tácita.
Si no hay pacto escrito relativo a la forma de pagar dichos períodos éstos deben pagarse en la forma como reiteradamente en el tiempo lo ha hecho la empresa, forma que constituye una cláusula tácita incorporada al contrato de trabajo.
Otras Consideraciones
- Remuneraciones extraordinarias: son aquellas que nacen a título de retribución de servicios prestados esporádicamente, en cuyo caso el pago se verifica cuando se acredita el cumplimiento de los requisitos que se fijan para impetrarlos.
- El artículo 42 del Código del Trabajo enumera y define algunos tipos de remuneraciones. De esta manera, aun cuando las partes le den otra denominación, será sueldo todo pago que reúna los requisitos mencionados.
Como ves, el cálculo del sueldo en Chile no es un proceso de mucha complejidad si manejas los conceptos claves. Esto, porque además de calcular los montos, permiten la integración con sistemas bancarios para realizar las transacciones.
Impuestos y Contribuciones
La contabilidad se ocupa de la contabilización adecuada del IVA soportado y el impuesto sobre las ventas. En la práctica, esto significa que aquellos que no están exentos del impuesto sobre las ventas, como propietarios de pequeñas empresas, médicos o propietarios, deben pagar un impuesto sobre las ventas del 19 % sobre sus ingresos. Las empresas primero deben pagar el impuesto soportado en el que se incurre al comprar bienes o servicios. El impuesto comercial se aplica a los ingresos de una empresa comercial, el impuesto sobre sociedades debe ser pagado por determinadas personas jurídicas, p. B. de corporaciones o asociaciones y el impuesto sobre la renta grava los ingresos de las personas físicas.
Contabilidad de Segunda Categoría
Realizar actividades gravadas por el art. 42, N° 2. Las personas naturales que desarrollen una actividad de Segunda Categoría deben realizar el aviso de Inicio de Actividades a través del sitio Web del Servicio de Impuestos Internos, en la opción Inicio de Actividades. A diferencia de los contribuyentes de Primera Categoría o de las Sociedades de Profesionales que opten por declarar sus rentas de acuerdo a las normas de Primera Categoría, no requieren acreditar su domicilio al momento de dar el aviso.
En pantalla se mostrarán los datos que usted recién ingresó para que los revise y, posteriormente, confirme seleccionando el botón “Validar”.
¿Quiénes pertenecen a esta categoría? Cuando se trata de rentas como sueldos, salarios, dietas, gratificaciones, participaciones, montepíos, pensiones, gastos de representación, u honorarios que se obtienen como ingresos provenientes del ejercicio de las profesiones liberales, ocupación lucrativa, etc.
En general corresponden a quienes desempeñan su actividad de forma libre, sin estar sujeto a un contrato formal de trabajo; un claro ejemplo son los profesionales como los contadores, médicos, abogados, etc. Además de toda persona que necesita formalizar su actividad. Actualmente pueden emitir sus Boletas de Honorarios a través de una aplicación gratuita que el SII pone a disposición en la web.
Tipos de Constitución Legal para una Empresa
Al iniciar un negocio, corresponde determinar cuál será el tipo de constitución legal que elegirá para su empresa, es decir bajo qué parámetros legales funcionará, cuál será su forma de administración y la manera en que tributará, entre otros.
