La contabilidad es una disciplina esencial para la salud financiera de cualquier empresa. Abarca desde el registro y control de transacciones hasta el análisis de la información para la toma de decisiones estratégicas. En este artículo, exploraremos la contabilidad financiera y administrativa, los estados financieros y cómo la tecnología puede optimizar la gestión contable.
Contabilidad Financiera y Administrativa: Dos Perspectivas Clave
Hoy entraremos en un terreno pantanoso y difícil de navegar si no eres un experto en números: la contabilidad financiera y administrativa. Pero tranqui, en este artículo quiero explicarte de forma simple y fácil los elementos básicos que debes entender y manejar en tu negocio.
¿Qué es Contabilidad Financiera?
Básicamente consiste en contabilizar la plata que entra y sale de tu negocio mediante el registro de transacciones que alimentan los estados financieros. Para entenderlo mejor, debemos recordar que las finanzas son las actividades que se relacionan con la plata. Mientras que la contabilidad es el control y registro de todas las transacciones que realiza tu empresa. Por lo que, la contabilidad financiera es el correcto registro y control de las actividades económicas de un negocio.
Y se usa para recolectar, clasificar, registrar y detallar información de los movimientos económicos de un negocio.
¿Para qué sirve la Contabilidad Financiera?
Le da información contable a las entidades externas a tu empresa para diferentes fines por medio de los Estados Financieros y para que con base en estos se puedan tomar decisiones. Ejemplo: un accionista siempre querrá ver los informes financieros antes de decidir invertir en tu negocio, mientras que un proveedor querrá conocer la salud financiera de tu empresa antes de darte un crédito. Por otro lado, los auditores o entes regulatorios usarán los informes financieros para garantizar que las empresas están cumpliendo la ley y pagando impuestos.
Diferencia entre Contabilidad Financiera y Administrativa
Como vimos antes la contabilidad financiera está dirigida a los accionistas externos. Mientras que la administrativa, está dirigida a los dueños de negocios como tú y a los administradores para ayudarlos a tomar decisiones, planificar y controlar. La contabilidad financiera te ayuda a conocer la operación del patrimonio de la empresa gracias al registro continuo de las transacciones realizadas.
Los principales reportes de la contabilidad financiera son:
- El estado de resultados
- El estado de variaciones del capital contable
Los principales reportes de la contabilidad administrativa son:
- El estado de flujo de caja o efectivo
- Los Estados de posición de inversión
Ventajas de la Contabilidad Financiera
Te da control de las operaciones económicas y financieras de tu empresa Te da información de la salud financiera de la empresa en el momento actualTe facilita la toma de decisiones
Conceptos Clave para Entender la Contabilidad Financiera
- Ingresos: es decir las entradas de recursos o eliminación de obligaciones que generan incrementos de patrimonio.
- Gastos: es decir las salidas de recursos que disminuyen el activo o incrementan el pasivo como salarios, alquileres y servicios.
- Activos: es un recurso que posee tu negocio en un momento del tiempo. Pueden generar un beneficio futuro y ser tangibles, como propiedades o equipos. O intangibles, como bases de datos de clientes y patentes.
- Pasivos: esto es lo que una empresa debe a terceros. Como hipotecas, nóminas y préstamos.
- Patrimonio: corresponde al monto de las obligaciones de la empresa o deuda de la empresa con sus dueños.
- Capital: es lo que queda después de restar los pasivos a los activos. Por lo general, es propiedad del dueño de la empresa y sus accionistas.
- Cuentas por pagar: son obligaciones de tu empresa con los proveedores (pasivos). Normalmente están relacionadas con la compra de materiales o insumos para la operación.
- Cuentas por cobrar: son las deudas a crédito que un cliente contrae con tu empresa al adquirir el servicio o bien que vendes. Es decir son activos.
Estados Financieros: Radiografía de tu Negocio
¿Qué son los estados financieros?Son informes que te ayudan a tener una radiografía de la situación financiera de tu negocio. Entender para qué sirve cada uno, te ayudará a analizar toda la información para que puedas tomar decisiones llenas de sabiduría. Y es que como dicen, los números nunca mienten. Por lo general, los estados financieros muestran información de un período determinado. Es como si usaras unos binoculares para mirar las cuentas de un periodo específico y así entender la rentabilidad y solvencia de tu pyme.
¿Cuáles son los 4 Estados Financieros Básicos?
- Estado de Resultados: Conocido también como estado de ganancias y pérdidas, el estado de resultados es un reporte financiero que te mostrará de manera detallada la situación de tu negocio. Te ayudará a tener una comparación entre los ingresos obtenidos con los costos que genera la empresa, para sacar los beneficios. Dentro de éste, tenemos dos elementos:
- Ingresos: es decir las entradas de recursos o eliminación de obligaciones que generan incrementos de patrimonio.
- Gastos: es decir las salidas de recursos que disminuyen el activo o incrementan el pasivo.
- Flujo de Caja: El flujo de caja es un reporte financiero que sirve para diferenciar los egresos de los ingresos dentro de tu negocio. Y te ayuda a saber la cantidad de capital existente al final de un periodo. Por ejemplo, los ingresos son los cobros por servicios que realizaste o la plata que obtuviste por ventas en un período determinado. Por otro lado, los egresos pueden ser el alquiler de la oficina, el salario pagado a los empleados y las compras que hiciste de materia prima para operar con normalidad.
Este reporte te puede mostrar dos resultados:
- Flujo de caja neto positivo: es decir que tus ingresos han sido mayores que los egresos. Y por lo tanto podrás invertir, reinvertir, liquidar compromisos pendientes y hacer frente a periodos complejos.
- Flujo de caja negativo: es decir que los egresos han estado por encima de los ingresos.
- Balance General: Es un documento que muestra la situación financiera de tu negocio en un momento específico. Da cuenta de los activos, los pasivos y el patrimonio o capital de tu negocio. Por lo general, se hace una vez al año, pero para tener un mayor control, lo ideal es que se haga mensual o trimestral. El balance lo hace tu contador y muestra: (Activos = Pasivo + Patrimonio)
- Activos: es decir el dinero en efectivo, dinero depositado en el banco o bienes.
- Pasivos: es decir las deudas de la empresa con bancos, proveedores y otras entidades financieras.
- Patrimonio neto: es decir los aportes de los socios y beneficios que ha generado la empresa.
- Estados de Cambio en el Patrimonio: Este reporte muestra un análisis comparativo de los cambios entre las entradas y salidas, durante un período determinado.
¿Quiénes Pueden Pedirte los Estados Financieros?
- Bancos: si quieres solicitar un crédito para tu negocio es muy probable que los bancos te pidan tus estados financieros para conocer si tu empresa podrá pagar la deuda.
- Proveedores: si tu empresa ofrece servicios o vende productos es probable que tus proveedores soliciten los estados financieros para conocer la solvencia de tu negocio y ver la viabilidad de trabajar en conjunto.
- Gobierno: algunas entidades públicas pueden pedirte algún estado financiero para saber resultados de tu empresa y calcular el pago de impuestos.
- Inversionistas: también estarán interesados en conocer la situación financiera de tu empresa con el interés de ver la rentabilidad para analizar si invertir en ella vale la pena o no.
¿Para Qué Sirven los Estados Financieros?
Además de ser un requisito legal que las empresas deben presentar ante la administración pública. También te ayudan para facilitar la toma de decisiones y entender la evolución de tu negocio comparándolo con períodos anteriores.
Te ayudarán a entender cosas como:
- Forma de financiación de la empresa y su compromiso de pago
- Estado de la deuda financiera
- Margen de solvencia
- Costo de producción
- Volumen de ventas
- Ingresos brutos y netos
- Impuestos
- Estructura de costes fijos y variables
- Depreciación de sus activos
- Patrimonio neto
- Estructura de sus activos y pasivos
- Acreedores de la empresa
El Rol de la Tecnología en la Contabilidad Moderna
La contabilidad moderna está experimentando una transformación radical impulsada por el avance de nuevas tecnologías. La inteligencia artificial (IA) y el blockchain están revolucionando la forma en que las empresas manejan sus operaciones contables, mejorando la eficiencia, la precisión y la seguridad. La integración de tecnologías como la inteligencia artificial y el blockchain está transformando la contabilidad moderna, ofreciendo a las empresas oportunidades sin precedentes para mejorar la eficiencia, la precisión y la seguridad de sus operaciones financieras.
- Ejemplo: Una empresa de comercio electrónico implementó una herramienta de IA para automatizar el procesamiento de facturas.
- Registros Inmutables: Cada transacción en un blockchain se registra de manera inmutable, lo que significa que no puede ser alterada o eliminada.
- Automatización de Contratos: Los smart contracts son programas que se ejecutan automáticamente cuando se cumplen ciertas condiciones.
- Ejemplo: Una firma de auditoría adoptó la tecnología blockchain para sus procesos de auditoría.
Cómo la Tecnología Puede Ayudarte a Ordenar los Números de tu Negocio
Contratar un software en la nube enfocado en el flujo de caja y Resultado Operacional como Chipax, puede ayudarte a mantener tu negocio preparado para cualquier eventualidad financiera. Si bien Chipax es un software que te entrega reportes financieros, no contables. Sí te permite entregar reportes útiles para tu contador y traspasar a cuentas del balance la información que corresponda.
¿Qué hace Chipax?
Es un software pensado 100% para que tu como dueño de pyme tomes el control de tus finanzas en el día a día sin tener que esperar a fin de mes o fin de añoSincroniza el SII o el SAT con tu Banco de forma automática, en segundos y en un solo lugarTe permite ver el saldo de cuentas con las facturas que clasificas en las distintas cuentas de activo, pasivo y patrimonio, resultado operacional, informe de conciliación bancaria, libro de ventas, libro de compras y libro de honorariosTe ayudamos demasiado cuando tu negocio tiene contabilidad simplificada con reportes como el Resultado operacional
¿Cómo Puedes Ver Algunas de las Cosas de Contabilidad en Chipax?
- Traspasar al balance: Si tienes movimientos que corresponden a cuentas de balance y por tanto, no tienes un documento de respaldo contra el cual conciliar. Chipax te entrega la opción de traspasarlo a la cuenta de Balance que corresponda. Como por ejemplo la conciliación de un crédito.
- Clasificar documentos en cuentas de balance: Si tienes documentos que corresponden a cuentas de balance y por tanto no corresponde que sean parte de tu resultado operacional, Chipax te da la opción de clasificarlos en la cuenta de Balance que corresponda. Por ejemplo, la clasificación de facturas que corresponden a compra de existencias.
- Reportes: Chipax te entrega reportes útiles para armar la contabilidad de tu empresa. Como el Flujo de caja, resultado operacional y presupuesto.
¿Qué Puede Hacer tu Contador en Chipax?
Tu contador tendrá un usuario gratuito en Chipax y podrá acceder cuando quiera a ciertas secciones o módulos que le servirán para realizar la contabilidad a final de cada mes. Algunas son:
- Conciliación bancaria
- Libro compras y libro de honorarios con la información clasificada
- Resultado Operacional
- Remuneraciones
- Registro de compras
- Registro de ventas
Esta información en su mayoría, le será útil a tu contador para declarar en el f29 y f22 en Chile y hacerle muchísimo más fácil el trabajo.
Es importante que sepas que al ser un software financiero:
- No hacemos el balance completo porque hay muchos elementos del balance que no son necesarios para llevar un orden financiero como el nuestro, además de que nuestro reporte que se acerca al Balance (el Saldo de Cuentas) no necesariamente va a cumplir la condición de Act = Pas + Pat, ya que lo que buscamos con este reporte es simplemente darle visibilidad a las cuentas que traspasamos al Balance.
- Nuestro Resultado Operacional (RO) incluye intereses y no incluye D&A (depreciación y amortización). El RO de Chipax no es exactamente igual al RO contable. El RO Contable incluye la depreciación y amortización, y no incluye los intereses.
- No calculamos el IVA ni otros impuestos. Simplemente te ayudamos a llevar el registro de cuánto se está pagando por conceptos de estos. Pasa lo mismo con las remuneraciones.
La Importancia de la Organización en el Trabajo Contable
Los profesionales del área contable son polifacéticos en lo que respecta a proyección, alcance y ejercicio de sus habilidades y conocimientos. Se estima que 83% de los clientes exigen más a sus contadores hoy que hace 5 años, por lo que si no organizas los flujos de trabajo como es debido, no podrás cumplir con todos tus compromisos de manera correcta.
El plan de trabajo de un contador es la mejor solución para organizar la ejecución de las tareas pendientes. Los lapsos fijados deben cumplirse con rigor. Ante esta responsabilidad, ¿cómo garantizar que nada se quede en el olvido? Una agenda digital puede ser la solución. Un software especializado es de esas herramientas de contabilidad que te garantiza orden en los registros contables y velocidad en las tareas. Por ejemplo, si necesitas urgentemente los registros de compra y ventas de determinado período, tienes que poder ubicarlos a la brevedad.
Ya que entiendes qué es un plan de trabajo de un contador y cómo hacerlo, debemos reflexionar, para finalizar, en su gran relevancia estratégica.
TAG: #Trabajo
