En la pantalla de la estructura de la liquidación es donde especificamos cómo se componen los sueldos de nuestra empresa. Aquí se detallan los conceptos de sueldos y sus fórmulas de cálculo. Una vez definidos, después se puede especificar para cada trabajador en concreto un valor o fórmula diferente. Esto se puede hacer desde la ficha del trabajador.
Los valores que especifica para cada trabajador tienen preferencia sobre los que especifica para toda la empresa.
- Valores/fórmulas comunes a todos los trabajadores y todos los meses: se especifican en esta pantalla, en la Estructura de las Liquidaciones. Por ejemplo, la fórmula de la Gratificación Legal, Seguro de Cesantía, etc.
- Valores/fórmulas que afectan a un trabajador y todos los meses: se ingresan en la ficha del trabajador, en la composición del sueldo. Por ejemplo, el Sueldo Base (afecta al trabajador todos los meses), o un valor de Movilización específico a este trabajador, o un Anticipo si siempre es igual.
- Valores que son sólo para un trabajador y sólo para un mes: se ingresan en la pantalla de Liquidaciones cada mes.
Componentes de la Estructura de las Liquidaciones
Al definir la estructura de las liquidaciones, es importante considerar los siguientes elementos:
- Nombre: el nombre del concepto de sueldo. El nombre es libre, no hay nombres prefijados. Por ejemplo, se puede denominar al Imponible como se quiera, ya que más tarde se dice a Laudus cuales son los tipos de conceptos que él necesita.
- Orden: el orden en el que figura dentro de su nivel de clasificación. Sirve sólo a efectos de cómo se mostrarán los diferentes conceptos en las liquidaciones y aquí en la estructura.
- Tipo: el tipo de datos, numérico o carácter. La mayoría son números, pero podemos tener por ejemplo el nombre de la AFP y de la Isapre que son caracteres.
- Decimales: para los datos numéricos, especificar los decimales que llevan. Es importante porque en función de los decimales se hará el redondeo. La mayoría son datos en pesos sin decimales, redondeados al peso.
- Se prorratea por días de Ausencia: si el concepto se prorratea en función del número de días no trabajados.
- Se prorratea por días de Licencia: si el concepto se prorratea en función del número de días de licencia.
- Bloquear comportamiento predeterminado: si se activa esta casilla, le oculta la fórmula de este concepto, y además no se podrá modificar en la ficha de cada empleado. Es por seguridad, para no sobrescribir accidentalmente las fórmulas básicas del sistema. Cuando se bloquea el comportamiento predeterminado de un concepto, se cambia el icono del árbol a un icono con un candado.
- Discontinuado: cuando ya no vamos a incluir un concepto en las futuras liquidaciones (por ejemplo dejamos de otorgar un bono en concreto), no podemos borrarlo ya que hay liquidaciones pasadas con este concepto. Lo que debemos hacer es marcarlo como discontinuado para que no figure al escoger los diferentes conceptos de sueldos.
- Imprimir en Libro de Remuneraciones: si queremos incluir este concepto en el Libro de Remuneraciones. Se pueden incluir hasta 55 conceptos en el Libro de Remuneraciones.
- Imprimir en las Liquidaciones: si queremos que este concepto se imprima en las liquidaciones. La mayoría de los conceptos irán impresos en la liquidación, pero por ejemplo, no es común imprimir la renta imponible del seguro de cesantía.
- Imprimir si es cero: indica si hay que imprimir este concepto en la liquidación, aunque sea cero su valor.
Fórmulas de Cálculo
Cuando vamos a crear un nuevo registro podremos incluir la fórmula de cálculo que se quiera aplicar. El poder especificar fórmulas libres da al usuario mucha flexibilidad, ya que no hay ningún comportamiento que venga bloqueado por Laudus.
- Números: se pueden poner expresiones numéricas. No se deben incluir los puntos separadores de los miles.
- Fechas: las fechas se ponen en el siguiente formato: {^AAAA-MM-DD} (siendo AAAA el año en cuatro dígitos, MM el mes en dígitos y DD el día en dos dígitos). Es difícil encontrar fechas en las fórmulas, pero por ejemplo, en el seguro de cesantía se utiliza para comprobar si la fecha de contratación del empleado es posterior a Octubre del 2002.
- Operadores y paréntesis: se pueden utilizar los clásicos operadores matemáticos, lógicos, relacionales, así como paréntesis para indicar el orden de cálculo.
Funciones Comunes
Las funciones más utilizadas son:
- MIN(valor1, valor2, ..., valorN): devuelve el valor más pequeño de la lista que se le suministra. Se utiliza mucho para establecer cantidades tope. Y así tendremos o el Imponible o UF 60, el valor que resulte menor de los dos, es decir, el Imponible con un tope de UF 60.
- MAX(valor1, valor2, ..., valorN): devuelve el valor más grande de la lista que se le suministra. Se utiliza para poner cantidades mínimas, por ejemplo en el caso de que no queramos que una cantidad sea menor a cero. ya que si no incluimos la función MAX() podría darse el caso que el 7% del empleado fuese mayor a la cantidad pactada con su Isapre, y nos daría un adicional de Isapre negativo.
- IIF(condición, valorSiCondiciónEsVerdadera, valorSiCondiciónEsFalsa): se utiliza para devolver un valor que depende de evaluar una condición. Así, si el contrato es indefinido, se paga el 2.4%, y en caso contrario el 3%.
- sueldo("concepto"): devuelve el valor de este concepto de sueldo para el empleado que se está calculando en la liquidación. El nombre del concepto de sueldo tiene que ir encerrado entre comillas (ya que puede contener espacios en blanco).
Como se puede ver, la renta afecta es el Imponible menos los que se paga de AFP, Isapre, Ahorro Previsional Voluntario (APV), y Seguro de Cesantía. Las expresiones que van entre comillas (los conceptos de sueldo) son aquellos que están definidos en la estructura de la liquidación, y por lo tanto tienen los nombres que el usuario les ha asignado. Los conceptos de sueldos tienen que ir escritos exactamente igual que están en la estructura de la liquidación.
En algunos casos especiales, por ejemplo en el caso del cálculo del impuesto único en el que hay mirar en una tabla el valor final, Laudus provee de ciertos conceptos especiales.
Aquí hay algunos conceptos especiales que Laudus provee:
- el sueldo base sin ajustar por el número de días no trabajados.
- el total de días hábiles en el mes.
- la cantidad en pesos del plan de la Isapre.
- la cantidad en pesos del plan de ahorro.
- la cantidad en pesos del plan de cotizaciones voluntarias.
- la cantidad en pesos del plan 2 de cotizaciones voluntarias.
- la cantidad en pesos del plan de depósitos convenidos.
- el total del importe de los préstamos vigentes del empleado en la fecha de la liquidación.
Cálculo de Vacaciones en Finiquito
Cuando se elabora el finiquito, hay que pagar los días pendientes de vacaciones al trabajador. El cálculo se hace en la ficha del trabajador, en el apartado de Ausencias - Vacaciones. En este cálculo hay que incluir todos los haberes, menos gratificación legal, horas extras, asignación familiar, y otros conceptos de remuneración que sean anuales o esporádicos (por ejemplo los aguinaldos). Y además hay que tener en cuenta de manera diferente los items que son fijos o variables:
- No Incluir: el concepto de sueldo señalado no se tendrá en cuenta a la hora de calcular la remuneración para pagar las vacaciones en caso de finiquito. Se deberían excluir, por ejemplo, la gratificación legal, horas extras, horas no trabajadas, asignación familiar normal y retroactiva, aguinaldos, ...
- Fijo (incluir como remuneración fija): son aquellos haberes que son siempre iguales, y que suelen estar pactados en el contrato de trabajo. Por ejemplo, sueldo base, movilización, o colación.
- Variable (incluir como remuneración variable): son aquellos haberes que varían mes a mes. Suelen ser las comisiones o bonos de producción, comerciales, etc. Por ejemplo, si un trabajador trabajó 15 días en el mes anterior al finiquito, y tuvo un sueldo base de 200.000 pesos, entonces se tomarán 400.000 pesos de sueldo base para el cálculo a pagar por días de vacaciones ((200000 / 15) x 30).
