La constancia laboral es un documento imprescindible para cualquier trabajador en Chile. Ese documento te permite acreditar que estás cumpliendo o cumpliste funciones específicas dentro de una organización, durante un periodo de tiempo determinado.
Importancia y Utilidad de la Constancia Laboral
Además, es útil para trámites de educación, arriendo, visas, créditos bancarios, usar los fondos de salud o para acelerar el proceso de regulación migratoria. Además, es utilizado para dejar registrado en la Dirección del Trabajo la versión del trabajador frente a un eventual imprevisto o conflicto dentro de la empresa.
¿Qué dice la Dirección del Trabajo (DT) sobre el uso de la constancia laboral en Chile?
Según la Dirección del Trabajo, la constancia laboral es una herramienta dispuesta para que el trabajador pueda afrontar hechos graves o irregularidades cometidas por el empleador, como por ejemplo acoso laboral, conductas inapropiadas, maltrato psicológico.
Justificar la ausencia por cualquier motivo sobrevenido o prepararse ante una posible desvinculación del puesto de trabajo son escenarios propicios para solicitar una constancia laboral.
¿Cómo se tramita la constancia laboral en Chile?
Tramitar la constancia laboral chile sencillo: solo debes ingresar al portal DT y hacer la solicitud mediante tres modalidades:
- Ingresar a la cuenta personal en la Dirección del Trabajo ( Mi DT). Ten en cuenta que para utilizar esa opción debes contar con la clave única activada y disponible.
- Con un formulario online alternativo puedes solicitar el documento. Para esta modalidad no se requiere el uso de una clave única.
- La tercera es la opción más tradicional: yendo presencialmente a la oficina de algunas de las sedes de Inspección de Trabajo. Para ello, necesitarás tu documento de identidad y los datos básicos de la empresa o el empleador.
Diferencias entre el trámite presencial y online
Cuando el trámite se realiza de forma presencial, al final el trabajador recibe en sus manos el documento impreso con los datos proporcionados y con el sello húmedo que valida este importante documento.
En cambio, si solicitas la constancia laboral como trabajador vía online deberás cumplir los pasos que te indique el sistema, y acto seguido recibirás en tu correo electrónico el documento firmado digitalmente para que luego debas imprimirlo.
Cualquier alternativa es válida, solo debes usar la más conveniente según sea el caso.
Por ejemplo, los disturbios de 2019 dificultaron que los trabajadores se trasladaran a sus centros de trabajo, por lo que la Dirección del Trabajo exhortó a clase obrera a gestionar vía online su constancia laboral para justificar la imposibilidad de llegar a la oficina durante esos días turbulentos.
Modelo de Carta de Constancia Laboral
A pesar de que la Dirección del Trabajo maneja formularios que pueden abarcar diversas situaciones, en la práctica no existen modelos preconcebidos para redactar una carta de constancia laboral en Chile.
La verdad eso varía según el propósito y el estatus del trabajador en la empresa (si fue desvinculado o si aún labora en la organización).
Aún así, hay datos ineludibles que deben aparecer en la constancia laboral. A continuación te detallamos los que consideramos de suma importancia:
- Nombre y apellido del trabajador.
- Fecha y datos de la sede de la oficina donde se realiza.
- Cargo que desempeña o desempeñó.
- Antigüedad.
- Hechos o alguna información que pueda servir para respaldarte en tu condición de trabajador ante algún conflicto con el empleador en curso o que está por suceder.
Ejemplos de constancias laborales
A continuación, se presentan dos ejemplos de constancias laborales:
Ejemplo 1
Chile, 30 de agosto de 2023
A quien pueda interesar
Yo, Edgardo Jiménez, de nacionalidad chilena y carnet de identidad N° XXXX, actuando como Director General de Recursos Humanos de la empresa XXXXX, por la presente certifico que el ciudadano Jorge Romero, de nacionalidad Chilena, carnet de identidad N° XXXXX, RUT N° XXXX, trabaja en esta empresa desde el día 20 de mayo de 2018 en el cargo de maquinista.
Ejemplo 2
Chile, 10 de julio de 2022
Señores
Banco de Chile
Presente.-
Yo, Juan Belloso, de nacionalidad chilena y carnet de identidad N° XXXX, actuando como Director General de Recursos Humanos de la empresa XXXXX, por la presente certifico que el ciudadano Pablo Pérez, de nacionalidad Chilena, carnet de identidad N° XXXXX, RUT N° XXXX, trabajó en esta empresa desde el día 07 de mayo de 2015 hasta el día 5 de agosto de 2020 en el cargo de Supervisor de Atención al Cliente.
Constancia Laboral en la Inspección del Trabajo
La constancia laboral es una herramienta importante que permite a los trabajadores y/o a empleadores enfrentar situaciones graves o irregularidades respecto a las cuales trabajador o empleador deseen dejar un testimonio de lo ocurrido.
En sí, la Constancia en la Inspección del Trabajo es una herramienta que si bien no tiene mucha útilidad práctica, constituye una herramienta que permite dejar tu testimonio respecto de ciertos hechos o irregularidades que consideras relevante, poniendo fecha cierta a tal testimonio.
Si tuvieramos que definir la constancia laboral, diríamos que es un trámite que involucra a una persona llamada declarante, que puede ser el empleador, trabajador o dirigente sindical, quien se presenta ante un ministro de fe para hacer una declaración en relación a hechos laborales específicos.
Esta declaración queda registrada como una «constancia» de que el declarante hizo su manifestación en una fecha y hora precisas.
¿Cuándo hará la constancia laboral el trabajador?
El trabajador realizará una constancia laboral en la Inspección del Trabajo cuando existan ciertos hechos que cometa su empleador respecto de los cuales le gustaría a aquel dejar un testimonio de su ocurrencia.
De esta forma si existen ciertos hechos que puedan ocasionar un despido, que estén ocasionando un incumplimiento de contrato, acoso laboral u otra conducta que cometa el empleador, podrá el trabajador dejar constancia de tales hechos, de forma que tal constancia eventualmente pueda servirle a futuro.
¿Cuándo hará una constancia laboral el empleador?
El empelador realizará una constancia laboral en la Inspección del Trabajo, cuando existan ciertos incumplimientos por parte del trabajador o ciertas conductas o actuaciones y/o omisiones, respecto de las cuales desee dejar su testimonios, de tal forma que quede registro de la fecha y la hora en que se realiza y de cual era aquel testimonio, para utilizar eso en un futuro, de necesitarse.
Permiten al empleador fundamentar de manera más sólida cualquier decisión que tome a futuro con respecto a ese trabajador en particular, ya sea aplicando una sanción durante la relación laboral o tomando la determinación de despedirlo basándose en dichos hechos.
¿De qué forma se puede hacer la constancia en la Inspección del Trabajo?
Existen dos formas de hacer la constancia en la Inspección:
- Hacer la constancia en la Inspección del Trabajo de forma presencial, en alguna de sus oficinas.
- Hacer la constancia en la Inspección del Trabajo por internet, totalmente online.
Cuando el trámite se realiza en persona, al final el empleado obtiene en sus manos una copia impresa del documento con los datos proporcionados, junto con un sello húmedo que autentica este documento importante.
Por otro lado, si solicitas la constancia laboral a través de internet, deberás seguir las instrucciones del sistema y luego recibirás por correo electrónico una versión digital firmada del documento, que tendrás que imprimir posteriormente, para guardarla por si en algún momento la necesitas.
En cualquier caso, ambas opciones son válidas y debes elegir la más conveniente según tus circunstancias.
Diferencia entre constancia, denuncia y demanda laboral
Es crucial entender la diferencia entre una constancia laboral, una denuncia en la Inspección del Trabajo y una demanda laboral.
- Constancia laboral: Permite dejar un testimonio de la ocurrencia de un hecho, incumplimiento, irregularidad o situación relevante. No acredita la veracidad del testimonio, pero le da fecha cierta.
- Denuncia en la Inspección del Trabajo: Se realiza durante la vigencia de la relación laboral y busca que la Inspección fiscalice ciertos hechos o irregularidades en la empresa. La Inspección toma un papel activo, fiscalizando los hechos denunciados. Solo el trabajador o dirigente sindical pueden hacerla contra el empleador.
- Demanda laboral: Es una acción judicial que se presenta en tribunales y persigue indemnizaciones o declaraciones judiciales.
Constancias Laborales para Empleadores
Las constancias laborales son registros oficiales que los empleadores pueden presentar ante la autoridad laboral para documentar su versión de los hechos en situaciones potencialmente conflictivas. Estos documentos son esenciales para clarificar eventos como atrasos, incumplimientos de contrato, malas conductas y mal desempeño de los empleados.
El trámite de constancias laborales permite a los empleadores dejar constancia ante la autoridad laboral de eventos que podrían derivar en sanciones o disputas. Este trámite está específicamente diseñado para empleadores que necesitan documentar oficialmente cualquier incidente relacionado con sus empleados.
El proceso comienza con el registro del empleador en el sistema en línea de la Dirección del Trabajo, donde se obtiene una clave de acceso. Una vez en el portal, el empleador selecciona la opción “Nueva constancia” y procede a llenar los detalles requeridos sobre los hechos a registrar.
Realizar este trámite en línea representa un ahorro significativo de tiempo y recursos, evitando desplazamientos y esperas innecesarias. Al finalizar el trámite, los empleadores reciben una declaración jurada o constancia que documenta los hechos reportados.
Certificado Laboral y Software de Recursos Humanos
El certificado laboral es un trámite que toda empresa debe tener a disposición de sus empleados. Cuando las empresas cuentan además con un software de Recursos Humanos, su emisión es muy ágil.
Un certificado laboral es una carta o documento que contiene información relativa a la situación laboral de un trabajador. Estos datos pueden ser los datos básicos que cualquier certificado laboral debe tener. Pueden ser para tramitar créditos bancarios, asuntos judiciales, arriendo de viviendas, búsqueda de un nuevo empleo, etc.
Software de RR.HH.
Un software de RR.HH es una herramienta tecnológica diseñada para gestionar, administrar, y monitorear procesos relacionados con los trabajadores.
Por ejemplo, el software de Sesame HR tiene una funcionalidad para usarse específicamente de apoyo para emitir este certificado. Esta funcionalidad permite organizar e identificar en archivos separados, diferentes tipos de documentos del trabajador.
Así vemos que desde que el empleado ingresa, el software almacena su contrato de trabajo, sus referencias personales y profesionales. A medida que la relación avanza, el sistema también almacena la información de gastos, remuneraciones, justificantes de trabajo o solicitudes de vacaciones.
Pues al momento de preparar el certificado laboral, el personal de RR.HH ingresa en la carpeta de documentos personales. También, copia de su contrato de trabajo con todas las condiciones de contratación. Esto incluye su fecha de ingreso y fecha de salida si ya no trabaja en la empresa.
Con esta función es aún más fácil y conveniente obtener la información. Esta puede contener los datos de salario, tiempo en la empresa, y datos completos de identificación.
Para empezar, el certificado laboral de cualquier empresa debe ser elaborado en papel con membrete de la empresa. Finalmente, es común que sea el departamento de RRHH el que emita el este documento.
Como observamos, la información que contiene un certificado laboral está incluída en la base de datos del software de Sesame HR. Además, puedes enviar el certificado laboral de forma electrónica al empleado para que él lo imprima.
