La gestión de proyectos es una parte integral de cualquier gestión empresarial moderna. Sirve principalmente para ahorrar costes y tiempo. Los principios de una buena gestión de proyectos presentados aquí son los cimientos sobre los que se construye la práctica de una buena gestión de proyectos. Seguir estos principios es una condición necesaria para una gestión de proyectos exitosa.
¿Qué es un Proyecto?
La base de la gestión de proyectos es el proyecto. El proyecto debe entenderse como un proceso creativo, no como una mera documentación o resultado del proyecto. El proyecto es único, irrepetible (cualquier otro proyecto solo será similar al primero), temporal (aunque nos hemos encontrado con proyectos que no terminan ni terminan), y generalmente en cada proyecto participa un equipo diferente de personas. Aclarar los entregables que el proyecto debe lograr.
Gestión de Múltiples Proyectos
Sin embargo, en las empresas más grandes, los proyectos no solo se ejecutan individualmente y con un retraso en el tiempo, sino que también compiten entre sí en términos de recursos y presupuesto. Por lo tanto, el objetivo de la gestión multiproyecto es planificar y coordinar varios proyectos juntos y, en última instancia, completarlos. Con estas tareas, deben superarse dificultades imprevistas, como entregas de material faltantes, aumentos de costos de las materias primas, defectos de calidad en los proveedores o ausencias de trabajadores calificados relacionadas con enfermedades. La gestión de proyectos múltiples solo tendrá éxito si estos y otros problemas pueden reducirse y dominarse.
Pasos para Elaborar un Proyecto de Emprendimiento
Antes de diseñar y elaborar un proyecto, es necesario comprender cuál es el contexto desde el cual este surge. Es muy normal confundirnos con los términos, y perdernos en las palabras que usamos para referirnos a algunas cosas. Lo primero es definir qué quieres hacer y por qué. Luego pensar si realmente eres buena en aquello o si necesitas algún tipo de asesoramiento o conocimiento extra. Qué o cuánto esperas ganar al respecto. Sé que muchas veces el apuro nos presiona a la hora de emprender, pero ten en cuenta que mientras más planifiques tendrás mejores posibilidades de tu negocio. ¿Debes planificar tu proyecto de emprendimiento?
1. Visualización del Objetivo
Una de las formas de emprender el desarrollo de proyectos, es visualizando hacia dónde se quiere llegar, cuál es objetivo a alcanzar con este proyecto. Esta primera premisa deberá ser revisada y refrendada pues en el camino de elaboración podrán surgir variantes u otros objetivos que no viste al inicio, pero para comenzar.
2. Identificación y Descripción del Problema
Con la comunidad para identificar y describir el problema.
3. Definición de Estrategias y Objetivos
En esta etapa se requiere definir el para qué: estrategias y acciones específicas para su solución. De este modo, es necesario formular objetivos, los cuales indicarán los resultados que se pretenden obtener.
a) Objetivos Generales
Es lo que se quiere lograr al final del proyecto.
4. Determinación del Alcance e Impacto
El lugar donde se ejecutará el proyecto es clave a la hora de determinar su alcance e impacto. La problematica que se identifica y los beneficiarios de lo que se propone hacer se encuentran en un espacio determinado, que incidirá el pertinencia de lo que se realiza o en los recursos que se requerirán para alcanzar los datos propuestos. Es interesante aquí buscar información dura sobre el territorio, cuántos habitantes son, cuál es su condición socioeconómica, cuántos son hombres, mujeres, niños, adolescentes, pues estos datos te ayudarán a acotar tus actividades y focalizar el impacto de tu proyecto.
Para conocer más sobre tu comuna puedes consultar las estadísticas comunales del Observatorio Social del Ministerio de Desarrollo Social, los Reportes Estadísticos Comunales de la Biblioteca del Congreso Nacional o el proyecto Conoce tu comuna de Fundación Avanza Chile.
5. Plan de Actividades Detallado
Para alcanzar los objetivos a través de la estrategia propuesta, es necesario contar con un plan detallado de actividades. Para ello, cada actividad debe ser descrita y tener una persona que se responsabilice de ella. Se recomienda hacer un modelo como el siguiente:
Actividad 1: Taller de habilidades sociales y comunicación, Descripción: A través del taller se enseñarán competencias generales sobre habilidades sociales y de comunicación.
6. Cronograma del Proyecto
Luego corresponde definir el tiempo y plazos en que se ejecutará el proyecto, es decir, cuánto tardará en realizarse y ejecutarse. Para ello se construirá un cronograma, el cual permitirá tener un control de las actividades que se están llevando a cabo. Mientras más detallado este cronograma, será más fácil dar cumplimiento a las actividades, siendo lo óptimo dividir cada actividad en en procesos más pequeños, contabilizando las horas que tomará, quién lo realizará y cuándo se entenderá que está terminada.
7. Identificación de Alianzas y Patrocinios
En este mismo momento se debe identificar si se requerirá de alianzas con otras organizaciones, patrocinios de entidades públicas o privadas, permisos para el uso de instalaciones, etc.
8. Presupuesto Detallado
Gastos posibles, en un tiempo determinado.
Elementos Clave de un Proyecto de Intervención Social
Es común en la actualidad que, como docentes, se nos solicite la diagramación de un proyecto educativo, en cualquiera de los niveles donde ejercemos. Pero ¿cómo se realiza esta tarea? ¿Qué contiene un proyecto?
- Fundamentación: Representa una descripción del/los condicionante/s que ha/n motivado la propuesta de intervención o el proyecto operativo.
- Objetivos: Los objetivos en un proyecto constituyen el punto central de referencia, son los que conforman su naturaleza y le dan coherencia al plan de acción.
- Metodología: Proporciona las herramientas y las técnicas mediante las cuales intentaremos transformar la realidad con el fin de mejorarla. La metodología constituye el eje central de un proyecto.
Actividades a Desarrollar
- Especificar las técnicas e instrumentos que se van a usar para la obtención posterior de los datos.
- Definir el grupo con el que vamos a trabajar. Es decir, a qué personas se dirige el proyecto y qué características tienen.
- Identificar la muestra con la que se va a realizar el proyecto. Normalmente no podemos trabajar con toda la población por lo que nos vemos obligados a seleccionar a un grupo de sujetos que reúnan determinadas condiciones.
Etapas del Proyecto
Corresponden a las diversas acciones desde el inicio del proyecto hasta el final del mismo. Tiene como finalidad establecer las etapas del proyecto e indicar en qué fechas han de llevarse a cabo las actividades. La etapas se encadenan en secuencias sucesivas y coordinadas que se articulan entre si.
Recursos Necesarios
- Recursos Humanos: Identificar a las personas que participarán para llevar a cabo el proyecto y cada una de sus actividades. Definir y distribuir las distintas funciones y tareas.
- Recursos Financieros: Tener previsto los gastos de desarrollo.
Proyectos de Innovación y Emprendimiento
Muchos jóvenes se están atreviendo con el emprendimiento, sin embargo, muchas veces tienen una idea ingeniosa y revolucionaria que quieren materializar a través de un proyecto de innovación, invención o modelo de negocios. Es frecuente escuchar casos de emprendedores que fracasaron muchas veces antes de lograrlo, pero ese camino no tiene por qué ser tan accidentado. Es importante que puedas ser orientado en relación a la idea que estás incubando. Debes saber que las ideas no se pueden proteger, a menos que estén escritas. Ésta debe transformarse en un proyecto, con objetivos, compromisos y resultados medibles en un tiempo definido.
Consideraciones Fiscales
Una razón clave tiene que ver con el pago de impuestos. En el caso de una empresa, es posible realizar todo tipo de actividades económicas y el pago de impuestos está estandarizado en un 30% (impuesto a la renta anual), por lo tanto, se puede producir infinitamente y siempre el impuesto será el mismo proporcional. Además, el impuesto a la renta es utilizado por los países para aplicar leyes específicas de fomento a la innovación a través de la rebaja en el pago de impuestos por realizar actividades de investigación y desarrollo, que incentivan la innovación.
Asesoramiento Profesional
Es recomendable acercarse a profesionales de instituciones que cuenten con reglamentación en propiedad intelectual, ya que poseen procesos y procedimientos para canalizar y orientar los primeros pasos. Las Oficinas de Transferencia y Licenciamiento (OTLs) de las universidades son estructuras conformadas por profesionales que asisten a la comunidad interna y externa para identificar puntos de colaboración en materia de investigación, innovación y emprendimiento.
Evaluación Preliminar del Proyecto
Una evaluación preliminar podría permitir distinguir si tu idea conduce a un proyecto de base tecnológica o de base no tecnológica, cuya diferencia fundamental radica en que en el primer caso, supone la utilización de nuevo conocimiento, el que puede ser obtenido como resultado de una investigación científica o a través de nuevas creaciones.
Seriedad y Recursos
Finalmente, se debe tener en cuenta que cualquier iniciativa implica consumo de recursos, propios y de terceros, por lo que la seriedad del trabajo no se puede obviar.
