Adquirir la habilidad de redactar un correo con carácter formal o institucional correctamente, resulta particularmente útil, si se considera que estos, no solo se utilizarán durante todo el transcurso de tu formación universitaria, sino que también, serán indispensables al momento de adentrarse en el mundo laboral. Sentarse a redactar un correo con dichas características, puede resultar una tarea abrumadora al principio.
Estructura y Elementos Clave de un Correo Electrónico Profesional
Es normal que en este proceso surjan preguntas como: ¿Es lo suficientemente formal? ¿Se entiende la idea de lo que quiero transmitir? ¿Cómo saludo y me despido?
Saludo Inicial
Si te diriges a uno de tus profesores o profesoras, podrías escribir el nombre de la asignatura que imparten, para que así al docente le sea más sencillo conocer el motivo por el cual has decidido escribirle. Averigua el grado académico de la persona a quien te diriges, este antecede al nombre de la persona, ejemplo: Mg. Juan o Dra. Juana, no olvides que Magíster se abrevia como Mg. y Doctor o Doctora se abrevia como Dr.
Cuerpo del Mensaje
- Contundente: Ve al grano.
- Básico: Mantén la sencillez. La gente aprecia la brevedad y la sencillez.
La fórmula PAS funciona porque el dolor es un motivador mayor que el placer.
Llamada a la Acción
El punto final de tu correo electrónico debe ser fuerte.
Ejemplos de Estrategias para Redactar Correos Electrónicos
Modelo PAS (Problema, Agitación, Solución)
Ejemplo PAS:
Hola Laura,
PROBLEMA --->Obtener los primeros clientes para un Startup suele ser un desafío. En muchos casos, deciden contratar un ejecutivo comercial. Sin embargo, muchas veces una empresa en formación no cuenta con mecanismos para apoyarlo, remunerarlo y medir su desempeño. AGITAR ---> ¿Cómo suele terminar esto?
Modelo Antes-Puente-Después
Hola Miguel,
ANTES---> Internacionalizar una solución SaaS y conseguir clientes en otros países puede ser un enorme desafío. PUENTE---> Empower IT cuenta con una metodología rápida y eficiente para la generación de leads en mercados externos. Se basa en la determinación de un único punto de dolor.
Modelo Interés-Deseo-Acción
- Interés: Apela al interés profesional de tu contraparte. Destaca sus puntos débiles.
- Deseo: Enumera todas las ventajas que ofreces, describiendo su valor. DESEO---> Predecible-Eficiente-Escalable.
- Acción: Termina tu correo electrónico pidiendo una acción concreta. ACCIÓN ---> Me gustaría poder brindarte mayor detalle del impacto de nuestro trabajo en empresas similares.
Correos de Encuestas
¿Buscas inspiración para redactar correos electrónicos de encuestas que realmente motiven a tus clientes y usuarios a participar? Los correos electrónicos de encuestas son una parte clave de cualquier estrategia de escucha al cliente. Este primer ejemplo va directo al grano. Gracias de antemano por tus comentarios. Tus comentarios nos ayudarán a mejorar tu experiencia la próxima vez. Al ofrecer un pequeño incentivo en efectivo, aumentas considerablemente las probabilidades de que los clientes completen la encuesta. Tus comentarios son muy importantes para nosotros y para mejorar nuestro servicio. ¡Esperamos conocer tus experiencias! Apelar directamente a cómo completar la encuesta beneficiará al cliente es muy efectivo. Tus comentarios nos ayudarán a mejorar la experiencia de comensales como tú. Tus comentarios nos ayudarán a mejorar según la opinión de clientes como tú. Agenda una demo gratis con uno de nuestros especialistas para explorar cómo QServus puede ayudarte a potenciar los resultados de tus iniciativas de escucha al cliente mediante correos electrónicos de encuestas y otras estrategias.
Correos de Seguimiento Después de una Entrevista
Después de una entrevista de trabajo, es natural querer una actualización en el proceso de contratación particularmente si sientes que te fue bien. Sin embargo, hay varias cosas que deberías evitar cuando se envía un correo electrónico de seguimiento después de la entrevista. Si te sientes presionado, despreocupado o demasiado informal, entonces podrías dañar tus posibilidades de conseguir el trabajo.
Consejos para el Correo de Seguimiento
- Elije el momento adecuado: Deja tiempo para que el polvo se asiente. Es muy probable que tu entrevistador hable con otros candidatos, así que no ganas mucho escribiéndole los días inmediatos a la entrevista. Espera un tiempo prudente antes de enviar el correo.
- Tono de voz: Independientemente del tono de la entrevista, mantén un seguimiento profesional y cortés.
- Sé claro: Se claro sobre el propósito de tu mensaje, así que ve al grano y no pierdas tiempo y palabras en charlas innecesarias.
- Línea de asunto: No escribas un nuevo mensaje, responde al correo electrónico más reciente entre tú y el entrevistador o el gerente de recursos humanos.
Formas de Finalizar un Correo Electrónico de Manera Formal
Si quieres ir un poco más allá, la gerente de Marketing de Hubspot, Laura Martínez, entrega otras sugerencias un poco más elaboradas, que pueden mostrar simpatía, preocupación, compromiso e incluso lograr una conexión más estrecha con un colega o cliente.
Personalización en el Cierre del Correo
Según el artículo, terminar el mensaje con una frase llamativa y personalizada no solo te ayudará a destacarte, sino que también te dará una nueva oportunidad de conectarte con el interlocutor. Agregar un poco de personalización siempre es de gran ayuda.
- “Siempre es un placer hablar con un colega (graduado de la Universidad de Chile, amante del tenis, fan de Friends, etc.)”.
- “¡Feliz viernes! Con esta línea de cierre, lograrás sacarle una sonrisa al interlocutor, además de mostrarle que hay una persona real detrás del correo electrónico. 14) “¡Feliz viernes! A medida que transcurren los días, todos esperamos ansiosos que llegue el fin de semana. El lunes es el día más odiado en todo el mundo.
- ¿Quieres generar algo de intriga y suspenso? Usa esta frase positiva para recordarle de manera sutil al interlocutor que tú también eres parte del equipo.
- ¿La persona mencionó (directamente a ti o en las redes sociales) que tiene un pasatiempo? Si lo hizo, puedes usar esta frase.
Importancia del Autoconocimiento
El autoconocimiento es la clave para resolver muchos problemas en todos los ámbitos de la vida. Entre otras cosas, ayuda a analizar dónde nos encontramos y hacia dónde queremos ir. Cualquiera que haya pasado por un proceso de selección sabe que consta de varias etapas. Tanto el reclutador como el candidato tienen, en esta etapa, la oportunidad de obtener un poco más de información. Por tanto, es totalmente aceptable e incluso esperado que el entrevistado tenga dificultades y problemas. La vida diaria en una organización requiere que un profesional esté abierto a las críticas y posibles retroalimentaciones negativas. Por tanto, la honestidad es la mejor forma. La respuesta a esa pregunta puede variar de un individuo a otro, ya que cada uno tiene su propia personalidad. Es necesario analizar en profundidad las cualidades y defectos, tanto técnicos como de comportamiento.
Ejemplos de Preguntas para la Autoevaluación
- ¿Cómo son mis habilidades de escritura?
- ¿Mi inglés es óptimo?
- ¿Me gusta lidiar con números?
- ¿Trabajo bien bajo presión?
- ¿Se me facilita trabajar en equipo?
Cuando informes tus cualidades, debes comprender que hablar sobre características que son suposiciones básicas no te colocará en una posición destacada. Un ejemplo, es decir que eres honesto y sincero. Estas son cualidades que se esperan de cualquier persona. Debes vincular tus mejores características a los requisitos de la vacante. Por lo tanto, no hay ningún problema en contar tus experiencias educativas o incluso en el entorno familiar. Hablar de defectos no es malo. Lo ideal es que los admitas como fallos, y busques lo positivo en tenerlos, o demuestres lo que haces para superarlos. Un punto fundamental, a la hora de dar las respuestas, es no intentar transformar cualidades en defectos. Además, evita hablar de defectos que podrían ponerte en una mala posición como colaborador. Las empresas generalmente buscan personas que trabajen bien en equipo, y los reclutadores buscan esa cualidad desde la entrevista, especialmente aquellas que se hacen en grupo. Una buena preparación puede determinar tu éxito en un proceso de selección. Conocerte a ti mismo ayuda a dar buenas respuestas sobre los defectos y las cualidades durante la entrevista de trabajo.
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