Si alguna vez has experimentado el pánico de cerrar un documento de Word sin guardar, este artículo es para ti. No siempre es necesario recurrir a un experto en T.I. o a una empresa de soporte técnico; a continuación, te explicaremos cómo recuperar documentos perdidos en Word de manera sencilla.
El Autoguardado en Microsoft 365 es la Clave
En Microsoft 365, la función de Autoguardado para Excel, Word y PowerPoint es crucial para evitar la pérdida de trabajo valioso. Esta función guarda tu trabajo automáticamente y con la frecuencia adecuada, dependiendo de las acciones que realices.
Recuperar Archivos Perdidos en Microsoft Word
Word permite acceder a versiones anteriores de un archivo y recuperar trabajo que no hayas guardado correctamente o que hayas perdido por error.
Revisar las Versiones Anteriores de tu Documento
Para acceder a las versiones anteriores, necesitas el "Historial de versiones". Puedes acceder al historial de dos maneras:
- Haciendo clic en el nombre del archivo en la parte superior del documento Word y seleccionando "Historial de versiones".
- Haciendo clic en el botón "Archivo" en la barra superior, luego seleccionando "Información" y, finalmente, la versión deseada en "Historial de versiones".
Nota importante: para ambas opciones, el historial de versiones debe estar activado.
En el panel de "Historial de versiones", verás la versión más reciente del documento. Si la encuentras, haz clic sobre el archivo que deseas recuperar y luego en "Abrir".
Archivos Temporales
Existe un mecanismo para usuarios con conocimientos más avanzados: acceder a las carpetas de tu ordenador en la siguiente URL: C:UsersadminAppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles y explorar si el documento borrado accidentalmente se encuentra allí. Para finalizar, procede a pegar el archivo copiado en la carpeta que aparece para que se abra el documento.
Aplicaciones Externas
Existen plataformas reconocidas cuya función principal es recuperar este tipo de archivos. Algunas de estas apps son:
- Acronis Revive
- Recoverit Data Recovery
Más sobre Microsoft Word
La primera versión de Microsoft Word fue desarrollada por Charles Simonyi y Richard Brodie, ex-programadores de Xerox contratados en 1981 por Bill Gates y Paul Allen. Estos programadores habían trabajado en Xerox Bravo, el primer procesador de textos desarrollado bajo la técnica WYSIWYG (“What You See Is What You Get”).
La primera versión de Word para Windows salió en 1989. Cuando se lanzó Windows 3.0 en 1990, se produjo el despegue real. A Word 1.0 le sucedieron Word 2.0 en 1991 y Word 6.0 en 1993. El posterior salto en los números de versión se introdujo para que coincidiera con la numeración de Windows, como Word 95 y Word 97.
Con la salida de Windows 2000 (1999), también surgió la versión homóloga de Word. La versión Word 2002 emergió con el paquete Microsoft Office XP en 2001. Un año después le siguió Microsoft Word 2003. Posteriormente, se presentó Microsoft Word 2007 junto con el resto de aplicaciones del paquete Office 2007, presentando la nueva interfaz Ribbons.
Partes de la Interfaz de Word
En la parte superior se encuentra la Barra de título, que muestra el nombre del documento. A continuación, aparece la Barra de menú, desde la que podemos desplegar los menús con las principales instrucciones del programa.
Vistas en Word
La vista normal: El documento se muestra de forma continua, con el cambio de página indicado por una línea de puntos. En este modo, no se ven adecuadamente los elementos gráficos.
Word permite crear ficheros en Html que podemos colocar directamente en Internet.
Vista esquema: Para textos largos, esta vista muestra solo los títulos de los apartados, permitiendo cambiar fácilmente el orden de las secciones.
Mapa del documento: Divide la pantalla en dos columnas, mostrando el índice del documento en la columna izquierda.
Cuadro de Zoom: Permite seleccionar si queremos ver una parte de la página con las letras muy grandes, la página ocupando la pantalla de lado a lado, toda la página o varias páginas.
En la Barra de estado, en la parte inferior de la pantalla, se muestra si está activado sobrescribir.
Guardar y Abrir Archivos
La opción "Guardar" archiva el fichero con el mismo nombre, sustituyendo el fichero anterior. La opción "Guardar como" permite asignar un nuevo nombre al fichero y seleccionar dónde guardarlo. Es recomendable guardar copias en el disco duro.
Es interesante que cada cierto tiempo el propio programa realice una copia de seguridad. En "Guardar info. de Autorrecuperación" seleccionamos el número de minutos entre cada guardado automático de seguridad. La contraseña de escritura permite a otros ver el documento pero no modificarlo.
En nombre de archivo escribiremos el nombre del fichero que deseamos abrir. Si seleccionamos la opción "Abrir como de sólo lectura", podemos verlo pero no modificarlo.
Formato del Texto
Aparece el Cuadro de Fuente donde seleccionamos las características que deseamos para el formato del texto. En este mismo cuadro podemos añadir ciertos efectos a las letras.
Una forma de mejorar la estética de nuestros escritos es una adecuada selección del tipo de letra. El tipo de letra dependerá del tipo de texto y de la imagen que queremos darle al documento. Tenemos letras clásicas, modernas, serias e informales. Es conveniente que el documento guarde un cierto estilo.
Otra opción que tenemos directamente disponible en la Barra de formato,es la de resaltar. Funciona como el rotulador fluorescente.
Podemos cambiar de minúsculas a mayúsculas o al contrario un texto sin necesidad de volver a teclearlo.
Formato de Párrafos
Disponemos de varias opciones de formato para los párrafos, es decir los distintos bloques separados que componen el texto. Nos aparece en pantalla el Cuadro Párrafo. En este cuadro como vemos, podemos seleccionar la alineación, la sangría que nos permite mover el texto del párrafo en horizontal a la derecha o izquierda y el Espaciado.
Otra de las opciones disponibles en el Cuadro de Formato es definir la separación entre líneas dentro del párrafo.
Si no tenemos escrita la lista, podemos pulsar el botón de Numeración y posteriormente escribir la lista. Tenemos escrito un texto tal como se muestra en la primera imagen que deseamos numerar. El mismo procedimiento seguimos para poner puntos delante de la lista.
Tomando la misma lista anterior la seleccionamos y pulsamos el botón Viñetas de la Barra de formato.
Formato de Página
El formato de página nos permite definir las características de las páginas enteras. Nos aparece el cuadro Configurar Página. En este cuadro podemos definir los márgenes de las páginas, el tipo de papel en el que vamos a imprimir y si queremos imprimir la página en vertical u horizontal.
Un problema típico es poner numeración a las páginas y que los números correspondientes a las páginas no se impriman. El problema se soluciona elevando el margen inferior.
En la pestaña Tamaño del papel definimos el tipo de papel por ejemplo folio o DIN A4 y la orientación para la impresión vertical o apaisada.
Saltos y Secciones
Nos aparece el Cuadro Salto donde se nos muestran varias alternativas. Partimos por ejemplo de la situación que muestra la siguiente imagen donde tenemos dos párrafos en una página.
Cuando tenemos un documento con varios capítulos de forma que cada capítulo lleva su propio encabezamiento y su propio formato suele ser aconsejable dividir los capítulos mediante secciones. De esta forma podemos poner por ejemplo diferentes encabezamientos a las diferentes partes del texto de una forma sencilla.
Y seleccionamos uno de los tipos de salto de sección. Las distintas opciones se diferencian en que Página siguiente deja en blanco el final de la página de una sección y comienza la siguiente en otra página. Si queremos diferenciar nítidamente los capítulos dejamos en blanco el final de la página de cada capítulo.
El Portapapeles puede almacenar 12 textos o gráficos que se mantienen disponible s para transferirlos a otros programas.
Numeración de Páginas
Nos aparece el cuadro de Números de página. En este cuadro podemos seleccionar la posición en la que deseamos que aparezcan los números de página.
En ocasiones cuando imprimimos las páginas a las que le pusimos numeración, esta no se ve en el papel. Puede ser necesario elevar el borde inferior de la página.
Insertar Imágenes y Archivos
Seleccionar si queremos una de las imágenes que el programa trae prediseñadas u otra que tengamos almacenada por ejemplo en el disco duro de nuestro ordenador.
Otra opción es insertar una imagen que se encuentra guardada en nuestro ordenador.
Si tenemos un documento, por ejemplo una serie de párrafos escritos en otro fichero y lo queremos insertar en nuestro documento actual utilizamos Insertar y Archivo.
Columnas y Tablas
En ciertos documentos deseamos una estructura tipo periódico que muestra el texto dividido en columnas. Las columnas nos permiten definir una cierta estructura para el texto. Al pulsar sobre el botón columnas aparecen varias columnas.
En ocasiones interesa estructurar la información de la página. Una forma interesante de ordenar la información en una página es la utilización de tablas.
La modificación de las celdas puede realizarse empleando el menú que aparece al situarnos en las celdas y pulsar el botón DERECHO del ratón. En nuestro ejemplo vamos a juntar dos celdas y que sean una.
Igualmente marcando una celda y pulsando el botón DERECHO del ratón podemos Eliminar celdas oDividir las celdas existentes, generando un mayor número de celdas.
Aparece el Cuadro Propiedades de tabla que nos permite seleccionar el ajuste de la tabla con relación a la página al pulsar sobre una de las opciones de Alineación en la pestaña Tabla. En nuestro ejemplo esta seleccionada una alineación izquierda de la Tabla.
Seleccionando la pestaña Celda podemos decidir la colocación de los elementos dentro de la celda.
En el cuadro Insertar tabla que aparece seleccionamos el número de filas y columnas deseadas. En nuestro ejemplo optamos por una tabla de 3 columnas y 2 filas.
La opción Autoformato del cuadro Insertar tabla nos proporciona una serie de tablas prediseñadas.
En la vista Normal no aparecen en pantalla los Encabezados.
Corrección Ortográfica y Gramatical
En reemplazar con escribimos la palabra que va a sustituir a la anterior. Nos aparece el Cuadro Opciones.En este cuadro seleccionamos la pestaña Ortografía y gramática.
El cuadro nos permite configurar la forma en que se realiza la corrección ortográfica.
Una vez activada la opción Revisar ortografía mientras escribe, cuando escribimos una palabra que el programa considera un error la marca con una línea inferior roja. En el mismo cuadro podemos definir la forma de realizar la revisión gramática.
Imprimir
Nos aparece un Cuadro en el que tendremos seleccionada una impresora. Antes de imprimir es conveniente comprobar como quedara exactamente en papel el documento. Aparece en Cuadro que nos muestra como aparecerá la página en el papel.
Protección de Documentos
Pero en ambientes laborales de trabajo compartido, tan importante como guardar la información es asegurar la integridad de los datos. Word, tiene diversas herramientas para que podamos proteger la integridad de nuestro trabajo.
Para que las opciones de seguridad sean realmente útiles, Word debe ser muy estricto con el uso de las contraseñas una vez que están aplicadas. De manera que si olvidamos o perdemos la contraseña no podremos acceder o modificar el documento.
Formatos de Sección
En esta lección veremos los distintos formatos de sección con un ejemplo. Debemos tener en cuenta que los salto de sección afectan a los formatos del texto que les precede.
Vamos a cambiar los márgenes de la primera sección. Al hacerlo surge el siguiente cuadro de diálogo, con las opciones de configuración disponibles agrupadas en distintas pestañas.
A esta sección le aplicaremos un formato de orientación horizontal, con ello conseguiremos un efecto apaisado del texto.
En esta lección aprenderemos a numerar automáticamente las paginas y a manejar los diferentes formatos de numeración. Aprenderemos fácilmente el procedimiento a través de un sencillo ejemplo.
En posición podemos elegir en que zona de la pagina se visualizara la numeración. En alineación indicaremos en que lugar queremos que aparezca la numeración.
Podemos incluir en la numeración un detalle con el numero del capitulo.
Por lo general la numeración comienza en la primera pagina y va incrementándose en una unidad en cada pagina.
Referencias Cruzadas
Las referencias cruzadas son unas marcas que en un determinado punto del documento "hace referencia o enlaza" con otro lugar del documento. Las ventajas de utilizar referencias cruzadas en documentos extensos son muy numerosas e importantes.
El primer paso es crear le objeto final de la referencia. Nosotros hemos elegido el estilo "Título 2". Una vez que hayamos creado todos los títulos.
Vemos varias ventanas, en Tipo elegiremos el tipo de referencia que queremos crear, y en "Referencia a " elegiremos el objeto que queremos referenciar. Por ultimo en "Para qué título" veremos una lista con todos los titulos disponibles.
Modo Borrador
El modo borrador es una funcionalidad presente en diversas aplicaciones de software como procesadores de texto, sistemas de gestión de contenido o clientes de correo electrónico.
El modo borrador es ideal para trabajar en proyectos a lo largo del tiempo, permitiéndote guardar avances sin temor a publicar accidentalmente.
En herramientas como Microsoft Word o Google Docs, puedes habilitar el modo borrador desde la pestaña "Ver" en la barra de herramientas.
Cuando trabajas en equipo, el modo borrador permite que todos los colaboradores sugieran ediciones sin alterar la versión final.
Por supuesto, la mayoría de los clientes de correo tienen un modo borrador que te deja guardar correos inacabados.
En entornos de desarrollo, muchas Workstations o IDEs usan un "modo borrador" para organizar y guardar modificaciones de código mientras lo pruebas.
Plataformas como WordPress o Drupal integran el modo borrador para guardar publicaciones en progreso antes de publicarlas.
En herramientas de gestión de redes sociales como Buffer, el modo borrador permite planificar publicaciones, ajustarlas y revisar detalles antes de fijar fechas de publicación.
Muchas aplicaciones cuentan con guardado automático o sistemas de recuperación para restaurar borradores eliminados.
Con aplicaciones basadas en la nube, puedes acceder a tus borradores desde cualquier dispositivo.
Además de brindar flexibilidad y eliminar la presión por terminar rápidamente, el modo borrador fomenta la creatividad y el trabajo iterativo.
Software como Google Docs permite que varios usuarios trabajen en un borrador simultáneamente, viendo las ediciones de los demás en tiempo real.
Dependiendo de la plataforma, puedes aprovechar atajos de teclado para gestionar borradores con más agilidad.
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