Mucha gente usa Microsoft Excel todo el tiempo para organizar y analizar datos. Normalmente, cuando tenemos que trabajar con documentos de Excel en general, hay muchas ocasiones en las que realizamos varias acciones de manera repetida, como por ejemplo destacar, subrayar, configurar fuente, etc.

¿Cómo sincronizar tu trabajo con OneDrive y SharePoint?

Sincronizar tus archivos en OneDrive y Sharepoint es una de las principales razones por las que muchas organizaciones migran a Sharepoint. Si buscas trabajar de modo eficiente y seguro con tu solución Microsoft 365 y Office, lo correcto es que pienses en sincronizar tu trabajo y documentos. De éste modo, en vez de acceder a ellos a través de un navegador, podrás disponer de tu trabajo en tu explorador de archivos, igual como si fuesen una carpeta de tu sistema.

El primer paso para sincronizar tu trabajo es acceder a la aplicación OneDrive que encontrarás en tu sistema e ingresar tus datos personales. Ahora, si tienes una cuenta empresarial, deberás realizarlo de modo manual: en primer lugar deberás entrar a Portal de Office 365, y a continuación a OneDrive. Una vez que hayas hecho clic en Sincronizar, podrás ver un popup indicando si deseas ejecutar la App OneDrive (acepta esa acción).

Ventajas de sincronizar tus archivos en OneDrive

Las grandes diferencias de sincronizar tus archivos con la aplicación nativa de Microsoft saltan a la vista, a continuación nuestro equipo de Soporte Microsoft 365 y Consultoría Sharepoint ha destacado las siguientes:

  • Trabaja en tus archivos sin conexión a internet: Al tener descargados en tu estación de trabajo los archivos de la nube, puedes acceder a ellos sin conexión y sincronizarlos automáticamente con sus cambios cuando retomes la conexión.
  • Optimización de sincronización: Al trabajar en OneDrive, se sincronizarán automáticamente los cambios, sin embargo, la optimización de sincronización permite que únicamente la parte correspondiente a lo que hemos actualizado se actualice, no subirá el archivo completo de nuevo. De este modo se optimizan los recursos de RAM e internet de tu plataforma.
  • Fluidez: OneDrive se comporta como una parte orgánica de tu sistema, es para ti una carpeta más en uso y comportamiento.
  • Ahorro de espacio en disco: Las preocupaciones por el espacio en tu disco local se acabarán.

¿Qué es SharePoint Online?

Microsoft SharePoint Online es una plataforma en línea basada en la nube, la plataforma Sharepoint es utilizada por empresas y organizaciones de todo tipo. SharePoint Online se puede usar con múltiples objetivos, por ejemplo, administrar, almacenar documentos y colaborar en equipo.

Cómo trabajar un documento online en equipo en Microsoft Office 365

Una de las herramientas de colaboración más poderosas a tu disposición en Microsoft 365 es la capacidad de editar un documento simultáneamente con dos o más personas. De esta manera, dos o más personas pueden trabajar en el archivo a la vez, las notas y los comentarios se pueden compartir en tiempo real y no es necesario esperar a que una persona termine una edición antes de que otra pueda comenzar.

Considera siempre lo siguiente:

  1. Asegúrate de que tu archivo (Word, Excel o PowerPoint) esté guardado en OneDrive, no solo en tu disco duro local.
  2. Comparte el archivo de la misma manera que lo harías si quisieras enviarle a alguien un enlace al archivo: haz clic en "Compartir" en la esquina superior derecha de la ventana de Word, Excel o PowerPoint.
  3. Agrega los nombres de las personas con las que deseas colaborar y luego haga clic en "Enviar".
  4. Cuando los colaboradores abren el archivo, todos deben tener la capacidad de editar y realizar cambios en el documento al mismo tiempo. Deberías ver iconos para cada colaborador en la parte superior derecha de la ventana del documento, y puedes ver un cursor con sus iniciales en el documento que indica dónde están trabajando. Los cambios aparecerán en tiempo real.

Automatiza tareas repetitivas con Macros

Normalmente cuando tenemos que trabajar con documentos de Excel en general, hay muchas ocasiones en las que realizamos varias acciones de manera repetida, como por ejemplo destacar, subrayar, configurar fuente, etc.

  1. Una vez abierto un documento de Excel, debes dirigirte al menú "Vista".
  2. También te consulta donde quieres guardar tu Macro "En este libro", "En un libro nuevo" o "En el libro de Macros personal".
  3. Una vez definidos los parámetros anteriores puedes dar clic en "Aceptar" y a partir de ese momento, cualquier opción que selecciones en tu planilla, quedará grabada como una acción a repetir cada vez que tu Macro sea ejecutada.

Fortalece tu negocio con Microsoft 365 y Sharepoint

  • Muestra tus productos o servicios de manera rápida y dinámica con Sway.
  • Automatiza la información con Power Automate.
  • Programa y gestiona citas con tus clientes automáticamente con Microsoft Bookings.
  • Ten una oficina 100% virtual.
  • Planifica ordenadamente tu trabajo con Planner.
  • Trabaja con reportes profesionales y en tiempo real en POWER BI.

Seguridad en Excel

Las hojas de cálculo de Excel contienen información confidencial. Desafortunadamente, a veces los archivos se comparten por error y no podemos hacer nada al respecto. Las personas no autorizadas pueden acceder a datos confidenciales, que podrían usarse para fraude o robo de identidad. Incluso pueden corromperlo.

Proteger sus hojas de cálculo de Excel con contraseñas es un método de protección de datos simple y efectivo. Y por supuesto, si necesitas ayuda para implementar una planilla con macros, protegida o con Fórmulas complejas, ponte en contacto con nosotros!

Recomendaciones para la seguridad:

  • Establezca parámetros alrededor de las secciones de su hoja de trabajo que no se pueden cambiar ni editar. Esto ayudará a garantizar la consistencia de los datos.
  • Mantenga un administrador de contraseñas y cambie sus contraseñas con frecuencia.
  • Asegúrese de que los niveles de permiso de «ver» y «editar» estén establecidos de acuerdo con quién puede hacer cambios y quién solo puede ver el documento.

Data Explorer: Exploración y descarga de datos de Excel

Data Explorer es una herramienta en línea gratuita que presenta datos de forma dinámica, flexible y con capacidad de búsqueda. Data Explorer organiza los datos en forma de flujos de datos. Cada flujo de datos es un conjunto de datos multidimensional. Las dimensiones son ejes sobre los que se describen los datos. Cada dimensión contiene una lista predefinida de elementos, denominados miembros de dimensión. Data Explorer también incluye metadatos para proporcionar información adicional sobre los datos que está viendo.

Cómo buscar datos en Data Explorer

Hay dos métodos para buscar datos utilizando el Explorador de datos:

  • Busque datos ingresando palabras clave en el campo de búsqueda
  • Busque datos expandiendo un tema en la opción Buscar por

Descarga de datos

Tiene tres opciones para descargar datos de Data Explorer: Excel, CSV filtrado y CSV sin filtrar.

  • Tabla en Excel - descargue un archivo Excel XLSX con la vista exacta de los datos de su tabla de Data Explorer.
  • Datos filtrados en texto tabular (CSV) - descargue un archivo de variables separadas por comas (CSV) con los datos de su tabla Data Explorer.
  • Datos sin filtrar en texto tabular (CSV): descarga un archivo de variables separadas por comas (CSV) con todos los datos del flujo de datos seleccionado.

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