El mundo laboral ha experimentado cambios significativos en los últimos años, y uno de los más notables ha sido el auge del teletrabajo. Esta modalidad, que permite a los trabajadores desempeñar sus funciones desde cualquier lugar con una conexión a internet, ha demostrado ser una herramienta esencial, especialmente en los tiempos de la crisis sanitaria. En Chile, el aumento en la implementación de esta modalidad es evidente.

La consultora Randstad, reveló en una encuesta a más de 200 personas que en la semana del 15 de abril, el 72% de las empresas en Chile implementaron el trabajo remoto. De estas un 53% lo hizo en la fase 4 de contagio y un 34% entre las fases 2 y 3. Anteriormente, las empresas podían disponer de esta modalidad a libre elección sin que existiera un marco regulatorio definido.

¿Qué es la Ley 21.220?

Sin embargo, con grandes cambios vienen grandes responsabilidades, y es aquí donde la Ley 21.220 entra en juego. La Ley 21.220, promulgada en Chile, regula el teletrabajo y establece la obligatoriedad de capacitar a los(as) trabajadores(as) en esta modalidad. Esta normativa no solo reconoce el teletrabajo como una forma válida y legal de desempeñar labores, sino que también enfatiza la importancia de que los colaboradores estén adecuadamente capacitados para enfrentar los desafíos que esta modalidad presenta. Además, la normativa afirma que el trabajador no pierde ninguno de sus derechos por el hecho de trabajar desde casa.

¿Por qué es urgente capacitarse en teletrabajo?

La Ley 21.220 no solo sugiere, sino que exige que las empresas capaciten a sus colaboradores en teletrabajo. Esto significa que, si tu empresa aún no ha comenzado con este proceso, estás en riesgo de incumplir con la normativa. Es crucial entender que el tiempo para estar al día con la norma se está agotando. Las sanciones por no cumplir pueden ser significativas, tanto en términos financieros como de reputación. Pero más allá de las sanciones, capacitar a tu equipo en teletrabajo es invertir en su bienestar, productividad y en el futuro de tu empresa.

Veamos algunas razones de la urgencia de capacitarse en teletrabajo:

  • Adaptación a la Nueva Normalidad: El teletrabajo ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad. Las organizaciones que no se adapten a esta modalidad corren el riesgo de quedarse atrás en un mercado cada vez más competitivo.
  • Desafíos Técnicos y de Seguridad: El teletrabajo implica el uso de herramientas digitales y plataformas en línea. Sin la capacitación adecuada, los colaboradores pueden enfrentar dificultades técnicas o, peor aún, comprometer la seguridad de la información de la organización.
  • Bienestar y Salud Mental: Trabajar desde casa presenta desafíos únicos en términos de equilibrio entre la vida laboral y personal. La capacitación puede ayudar a los colaboradores a establecer límites saludables y a manejar el estrés.

Beneficios del Teletrabajo

A pesar de que el teletrabajo puede traer variados beneficios para tus colaboradores, como mayor autonomía, flexibilidad de horarios, la posibilidad de conciliar la vida laboral con la vida familiar, ahorro en traslados, entre otros, es importante tener claro que el teletrabajo es una modalidad de trabajo y no un beneficio, como algunos piensan. La importancia del teletrabajo reside también en la conciliación de la vida familiar con la laboral, lo que sin duda influye en la productividad de los empleados, los fideliza respecto a su relación con la empresa, y, por ende, favorece a la organización.

Veamos cómo el teletrabajo impacta positivamente en varios aspectos:

  1. Flexibilidad laboral: La flexibilidad laboral no solo es una ventaja para los colaboradores, sino también una estrategia ganadora para las empresas, que aporta a la salud mental en el trabajo. ¿Qué quiere decir esto? que al sentirse bien en sus lugares de trabajo, tienen menor rotación, le ponen más empeño a sus trabajos del día a día y fomentan un mejor ambiente.
  2. Inversión en tecnología: Si hay un tema que no se puede poner en duda es que el teletrabajo depende de contar con la infraestructura tecnológica adecuada. Según un estudio de Statista (2022), el 70% de las empresas en Brasil han invertido más en tecnología desde la implementación del teletrabajo (desde mejores softwares, pantallas, conexión a internet, programas especializados y más). Otro ejemplo se puede ver en la empresa peruana, Alicorp, uno de los principales conglomerados de alimentos, que ha invertido en herramientas colaborativas como Slack y Microsoft Teams, lo que les ha permitido mejorar la productividad en un 30%.
  3. Comunicación constante: La comunicación constante es esencial para el éxito del teletrabajo. En un estudio de Harvard Business Review (2021), se encontró que el 65% de los empleados remotos sienten que la falta de comunicación clara afecta su productividad. En Uruguay, la empresa TiendaMIA ha logrado mantener un alto nivel de desempeño gracias a la implementación de reuniones diarias por videollamada y plataformas colaborativas (por ejemplo, reuniones ya agendadas y establecidas para todo el año en las que se analizan distintos temas).
  4. Aumento de la autonomía: El teletrabajo fomenta la autonomía, y la autonomía aumenta la productividad. Un informe de PwC (2020) reveló que el 73% de los empleados en Perú reportaron sentirse más productivos cuando tienen la libertad de organizar su jornada laboral.
  5. Bienestar de los empleados: El bienestar de los empleados es clave para mantener altos niveles de productividad. Según otro estudio de Gallup (2021), los empleados que cuentan con un programa de bienestar laboral son un 21% más productivos. En ese sentido, la salud mental de los empleados, en particular, juega un papel fundamental. El director de RRHH de Falabella, Ricardo Martínez, comenta que, a través de estas iniciativas, han visto una mejora en la productividad y una reducción del ausentismo laboral.
  6. Claridad en los objetivos: La claridad en los objetivos es esencial para mantener la productividad, especialmente en el teletrabajo. Empresas como UruIT en Uruguay, dedicadas al desarrollo de software, utilizan metodologías ágiles para establecer metas claras y medir los resultados de manera continua.
  7. Medición por resultados: Según Forbes (2020), el 68% de las empresas en Uruguay han adoptado la medición por resultados, lo que les ha permitido enfocarse en lo que realmente importa: los resultados de negocio.
  8. Redefinición de la cultura corporativa: El teletrabajo en Latinoamérica y en el mundo exige una redefinición de la cultura corporativa. Según Harvard Business Review (2021), el 71% de los empleados en Perú señalaron que una cultura corporativa sólida es fundamental para mantener la productividad a distancia. En esa redefinición se tiene que poner en primer lugar al colaborador y pensar en su bienestar: ya que mientras más feliz esté, más se verá reflejado en su trabajo. Por ende, la ergonomía también será un aspecto que se deberá tomar en cuenta.

Herramientas Esenciales para el Teletrabajo

Al pensar en cómo opera el teletrabajo, lo primordial es una conexión estable a Internet, pero también el dominio de aplicaciones y herramientas digitales que permiten mantener los datos seguros, y una comunicación de buena calidad con el equipo de trabajo. Esto es posible gracias a herramientas como Zoom, Google Meet y Hangouts. Son aplicaciones que permiten realizar videoconferencias en tiempo real con muchas personas.

A continuación, algunas herramientas clave:

  • WeTransfer: Además de almacenar una gran cantidad de información, podrás compartirla y editarla. Una barrera común son aquellos archivos demasiado pesados para ser compartidos por correo electrónico. La solución está en herramientas como WeTransfer.
  • Acceso Remoto: Su ventaja es que te permiten el acceso remoto a computadoras ubicadas en cualquier parte del mundo.
  • Figma: Para que el trabajo en equipo fluya se necesita más que solo la comunicación. Los equipos encargados de crear contenido visual cuentan con Figma, una herramienta que permite crear prototipos wireframes que luego pueden ser compartidos para todos los integrantes.
  • MindMeister: Con MindMeister puedes capturar, desarrollar y compartir ideas en un formato visual. Funciona de manera similar a una red social, donde hay un muro donde se despliegan noticias relevantes.

Algunas de estas aplicaciones requieren de cierto conocimiento técnico para sacarles provecho. Otras son lo suficientemente intuitivas para que cualquier usuario primerizo entienda su funcionamiento. Conexión a Internet: Este es un requerimiento fundamental para el teletrabajo en general.

Consideraciones al Implementar el Teletrabajo

La motivación remota, al igual que en el ámbito presencial, va mucho más allá del sueldo o de un buen clima laboral.

  1. Al contar con canales de interacción bidireccionales, en los cuales recibir retroalimentación continúa, e incluso compartir conversaciones amenas, los colaboradores se sienten escuchados e integrados, ayudándolos a combatir las sensaciones de aislamiento y soledad.
  2. Una simple charla para saber cómo ha estado la semana, e incluso las actividades estacionales (navidad, halloween, cumpleaños, etc.) -aun cuando las desarrolles a distancia- rompen la monotonía, fomentan la integración, fortalecen el sentido de pertenencia y muestran el lado humano de la empresa.
  3. Al implementar esta estrategia, ofreces a los colaboradores de tu empresa motivos para desarrollar sus tareas con la moral alta, incluso desempeñándose a distancia.
  4. Considera que, de acuerdo con estadísticas recopiladas por Leftronic, el 68% de los colaboradores desean aprender o formarse en el lugar de trabajo.

Pasos para la Implementación del Teletrabajo

Por lo tanto, la decisión de implementar teletrabajo debe responder a un riguroso análisis sobre distintas características de tu organización.

  1. Primer paso: Es muy importante a evaluar antes de implementar el TELETRABAJO, saber quiénes se podrán incorporar a esta modalidad, definir esta política claramente y comunicarla en la empresa, para evitar juicios por calificar o no para esta modalidad.
    • Naturaleza del trabajo: Debes diferenciar que áreas de tu organización funcionan como front office (ventas, marketing, servicio al cliente, relaciones públicas) y qué áreas de tu organización funcionan como back office (IT, Contabilidad, Finanzas, Recursos Humanos). Esto te permitirá identificar qué áreas o unidades tienen la posibilidad de realizar teletrabajo y cuáles no.
    • Competencias personales: A pesar de que el teletrabajo puede ser muy beneficioso para quienes lo utilizan, ya mencionamos que es una modalidad de trabajo y no un beneficio. Esta nueva modalidad de trabajo va a requerir ciertas habilidades y competencias tanto de quienes lo utilizan como de sus supervisores. En los colaboradores que realicen teletrabajo son importantes competencias como autonomía y organización, orientación a objetivos, resolución de problemas, capacidad de priorizar y comunicación. Por otro lado, para los líderes de equipos que utilicen el teletrabajo, existe el desafío de generar la confianza en su equipo para permitir que el teletrabajo se lleve a cabo sin dudas ni cuestionamientos, de generar objetivos claros, adoptar un modelo de gestión basado en resultados y mantener una comunicación activa y constante con cada uno de sus colaboradores.
  2. Segundo paso: Análisis de las herramientas físicas con que cada uno cuenta para sumarse a esta posibilidad.
    • Equipamiento: ¿Cuentan los colaboradores con un computador y conexión a Internet desde sus casas? ¿Tienen estos computadores los softwares necesarios instalados?
    • Acceso a información: ¿Pueden los colaboradores acceder a los datos de la organización o de los clientes de manera remota, pudiendo mantener al mismo tiempo la confidencialidad de estos? (Almacenamiento en “la nube”, VPN, etc.)
    • Comunicación: ¿Cuáles serán las vías de comunicación y planificación? (Zoom, Skype, etc.)
    • Espacio físico: ¿Cuentan con un espacio físico apropiado para realizar sus tareas, que no perturben la vida familiar? ¿Cuentan con una silla cómoda para realizar sus labores con la ergonomía necesaria?
  3. Tercer paso: Deja siempre abierta la puerta a la voluntariedad, si tienes colaboradores interesados en seguir con la modalidad presencial, permite esta alternativa, es importante considerar que las realidades familiares de cada uno pueden incentivar decisiones poco comprendidas para el resto.

Es importante considerar los ahorros que las empresas puedan hacer en infraestructura y oficinas al derivar en teletrabajo, pero parte de ese costo se debe traspasar a mejorar la calidad del espacio de trabajo que el trabajador requiere.

No dejes de fijarte en los aspectos legales de seguros de accidentes, documentación laboral que respalde el teletrabajo (temporal o permanente), respaldos de las asignaciones de equipamiento o servicios de conexión que asignes a cada trabajador como herramienta de trabajo. Genera y especifica las herramientas con que vas a medir el cumplimiento de teletrabajo, para que sea claro para todos, le permita al trabajador mostrar sus cumplimientos y al jefe estar tranquilo con el trabajo desempeñado, evitando suspicacias de pérdida de tiempo (o al contrario, haciendo que los trabajadores trabajen más de la cuenta para “demostrar” que no pierden el tiempo).

Desafíos del Teletrabajo

Sin embargo, no todo es color de rosa. En el trabajo remoto hay puntos que pueden verse afectados, como la cultura empresarial, el clima laboral y el sentido de pertenencia. El trabajo remoto puede llevar al agotamiento si no se gestionan bien los tiempos de desconexión. Un estudio de Eurofound (2021) revela que el 46% de los empleados en Chile afirmaron sentir que sus horas de trabajo se alargaron durante la pandemia, lo que afectó negativamente su bienestar.

Hemos escuchado la frase “el teletrabajo desde la comodidad de su hogar”???… y qué pasa si la “comodidad de mi hogar” se vió totalmente afectada por el teletrabajo??? La mesa de comedor pasó a ser escritorio, los espacios comunes deben permanecer en silencio por que hay alguien en reunión, termina regañando a sus hijos por que te interrumpen, y son pequeños para entenderlo… Quisiéramos hablar del teletrabajo como un cambio positivo, que duda cabe! Pero también como un desafío a las áreas de Recursos Humanos y Jefaturas para entender este proceso, que requieren nuevos análisis y herramientas, y que a todos nos favorecerán (seguramente los jefes también tienen tomada la mesa como escritorio, donde antes se almorzaba…)

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