Los viajes de negocios ofrecen una oportunidad envidiable para explorar nuevos destinos y sumergirse en diversas culturas. En este artículo, exploraremos las mejores prácticas y herramientas disponibles para facilitar los viajes de trabajo y ayudarte a aprovechar al máximo cada experiencia.
Lecciones de vida de los viajeros de negocios
¿Qué se puede aprender de los viajeros de negocios? Aquí te dejamos un decálogo:
- Tienen visión: Viajar en busca de mayores ventas y nuevos mercados revela una mente visionaria.
- Tienen mente abierta: Se adaptan a nuevas culturas y exploran sabores desconocidos.
- Son prácticos: Siempre eligen la opción más práctica, como viajar con una maleta de mano y alojarse en hoteles con acceso gratuito a Internet.
- Tienen buena presentación: Comprenden que su apariencia es crucial para causar una buena impresión.
- Son puntuales: Abordan aviones y llegan a citas importantes a tiempo.
- Delegan tareas a la tecnología: Utilizan aplicaciones para simplificar sus vidas.
- Son organizados: Organizan meticulosamente su horario para maximizar su tiempo.
- Cuidan sus finanzas cuidadosamente: Controlan diligentemente sus gastos y mantienen un registro detallado de sus viáticos.
- Saben combinar el trabajo con el placer: Aprovechan cada viaje para explorar nuevos destinos.
- Tienen fortaleza: Asumen la responsabilidad de viajar, conscientes de que es esencial para ampliar sus horizontes.
Esperamos que puedas aprender de estas valiosas lecciones de vida de los viajeros de negocios y así enriquecer tus propias experiencias de viaje y trabajo.
Preparación para el viaje
La primera piedra angular para los viajes corporativos eficientes es la definición de objetivos claros y específicos. ¿Es una reunión de negocios importante, una conferencia donde desea establecer contactos o una presentación a un cliente clave? La elección del alojamiento es un aspecto importante en la organización de viajes de trabajo. Por otro lado, si necesitan conducir durante el viaje, es importante verificar que su licencia de conducir sea compatible con las normativas del país en cuestión.
Herramientas útiles
La tecnología es su aliada para alcanzar viajes corporativos eficientes. Antes de salir, asegúrese de estar equipado con las herramientas adecuadas. Además, aproveche las aplicaciones de viaje que ofrecen alertas de vuelo en tiempo real, check-in en línea, mapas y guías locales. Utilice herramientas de gestión de gastos y viajes corporativos, como SAP Concur, que simplifican el proceso. SAP Concur simplifica la gestión de viajes corporativos, ayudando a las organizaciones de todos los tamaños a alcanzar sus objetivos de viajes y gastos.
Consejos para un viaje sin estrés
Los viajes de negocios pueden sonar muy atractivos, pero también pueden generar mucho estrés. ¿Qué se puede hacer para reducirlo y fomentar el bienestar de los viajeros?
- Evaluación de la necesidad: Asegúrese que el viaje sea absolutamente necesario antes de enviar a un miembro del equipo.
- Gestión de horarios: ¿Tienes la tecnología de viaje adecuada y las herramientas? La nueva tecnología puede ayudarte a realizar un seguimiento de la frecuencia de los viajes de miembros específicos del equipo e incluso a calcular el retorno de inversión de esos viajes.
- Flexibilidad: Los colaboradores que viajan suelen ser de alto nivel, experimentados y exitosos. Por lo mismo, lo ideal sería brindarles un poco de flexibilidad adicional, como trabajar desde casa después de viajar al extranjero o llegar tarde por la mañana después de un vuelo nocturno.
- Políticas de viaje: Asegúrese que la empresa tenga la política de viaje adecuada.
- Capacitación: Asegúrese que los miembros del equipo están preparados para cuidarse mientras viajan.
Los beneficios de ayudar a los miembros de su equipo a reducir el estrés son numerosos. Menos estrés conduce a menos ausentismo, menores costos de atención médica, menor rotación y mayor productividad.
Gestión de gastos
Después de varios días de un viaje de negocios con clientes exigentes y múltiples conferencias, es difícil y cansador comenzar a recopilar todos los recibos para poder crear el informe de gastos. Es esencial que todos en la empresa conozcan las políticas de viajes y reembolso. Los viajeros de negocios no sólo deben guardar todos los recibos asociados con su viaje, sino que también realizar notas que incluyan cuándo, dónde, quién y por qué de la compra.
Aconseja tips fáciles y rápidos de recordar, como tener un sobre o carpeta especial para los recibos, itinerarios, facturas y todos los demás documentos asociados al viaje. Esto evita que se mezclen con los gastos personales. Cada empresa es diferente, pero algunas dan presupuestos de viaje anuales a sus empleados. Es posible encontrar un vuelo más barato, o quizás a una hora más conveniente.
Primeros días en un nuevo trabajo
Empezar un nuevo trabajo es igual que el primer día de escuela: te preocupa qué vas a llevar puesto y si harás amigos. Para ayudarte a aliviar esos nervios típicos del primer día y empezar con fuerza en tu puesto, hemos recopilado los mejores consejos para tu primera semana en el trabajo.
- No llegues tarde: Ser puntual hace que tu jefe vea que eres la misma persona entusiasta y responsable de la entrevista.
- Vístete para impresionar: Siempre es mejor vestirse más formal al principio, teniendo en cuenta la cultura de la empresa. Pregunta a tu supervisor cuál es el código de vestimenta.
- Escucha, escucha, escucha: Durante tu primera semana, vas a recibir mucha información nueva. Asegúrate de hacer todas las preguntas que tengas.
- Pregunta, pregunta, pregunta: Este es el momento de hacer preguntas. Considera las primeras semanas como tu «período de gracia».
- Conoce tu negocio para obtener resultados: Siéntate con tu jefe y aclara todo lo que no esté bien definido.
- Conoce tu barrio: ¿Dónde está el mejor sitio para comer a buen precio? Saber estas cuestiones logísticas hará que tus jornadas laborales sean mucho más gratificantes.
- Por muy tentador que sea, aguanta hasta el descanso para usar tu teléfono.
Cómo desconectar durante las vacaciones
Sigue estos pasos para desconectarte y evitar que las vacaciones sean interrumpidas desde la oficina.
- Organiza: Define a quien te reemplazará en los días que no estés presente o pídele a tu jefe que lo haga.
- Traspasa: Transfiere toda la información relevante a quien tomará tu lugar en ese periodo.
- Capacita: Entrénalo en tus labores y aclara todas sus dudas y consultas.
- Avisa: Habilita la función de respuesta automática que informe que estás de vacaciones y, a la vez, entregue los datos de contacto de quien te sustituye.
- Apaga: Desconéctate completamente del trabajo.
Aprovecha al máximo tus viajes al trabajo
¡Aprovecha al máximo tus viajes al trabajo! Aquí tienes 11 cosas divertidas y productivas para hacer cuando vas a trabajar. Si conduces o usas el transporte público, puede ser difícil encontrar una actividad para realizar mientras estás en movimiento. Es por eso que compilamos 11 ideas divertidas sobre qué hacer durante tu viaje al trabajo.
- Escuchar podcasts es una excelente opción.
- El aprendizaje de un idioma puede ser una excelente manera de pasar media hora desde y hacia el trabajo.
- La conciencia plena se trata de hacer cosas con intención.
- Si conduces o tomas el transporte al trabajo, ¿puedes considerar en cambio andar en bicicleta, caminar o correr?
- Los artículos breves son perfectos para leerlos durante un viaje en autobús de 20 minutos.
- Las aplicaciones de meditación como Headspace tienen meditaciones breves y guiadas que te ayudan a despejar tu mente antes del trabajo.
- Se han realizado investigaciones sobre los beneficios de los crucigramas en la cognición desde 1970.
- No solo puedes inspirarte para probar recetas nuevas, sino que también las aplicaciones de recetas te permiten guardar todas tus recetas en una carpeta y acceder a ellas cuando quieras.
- El bordado, el tejido o el hilado pueden ser manualidades divertidas para hacer durante un largo viaje en autobús o tren.
- Cuando busques la mochila de uso diario perfecta, busca bolsillos de fácil acceso. Si viajas al trabajo en transporte público, puede ser bueno tener una mochila antirrobo.
La vida no se trata de exprimir cada pulgada de productividad a cada segundo. Sin embargo, con la hora adicional que te da el viaje al trabajo, puede ser divertido hacer algo interesante y aprender algo nuevo.
Esperamos que estos consejos te permitan tener un mayor ahorro y una mejor organización en la gestión de gastos corporativos.
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