El encargado de llevar los proyectos a buen término, coordinando equipos e interpretando las necesidades de cada tarea, es una de las piezas claves para el éxito.
Para mejorar los procesos y lograr sus objetivos, las empresas deben contar con una planificación estratégica que será diseñada por un Project Manager o Jefe de Proyectos.
Un Project Manager o Jefe de Proyectos es el encargado de llevar todo el ciclo de vida de uno o más proyectos de una empresa en un periodo de tiempo establecido.
En su día a día tendrá que estar en contacto con profesionales de distintas áreas, transmitiendo información de un equipo a otro.
Características Esenciales de un Project Manager
Estas son las características que debe tener un buen project manager:
- Ser muy organizado: La coordinación de múltiples equipos, tareas, y requerimientos requiere de una organización compleja.
- Comunicación clara y oportuna: Debe mantener contacto activo con los involucrados en un proyecto, tanto internos como de cara al cliente. También es esencial que pregunte por el avance de cada tarea de forma periódica, identificando a tiempo cambios o requerimientos que deban ser comunicados.
- Ser capaz de visualizar posibles problemas y adelantarse a ellos: Esta es una de las características más importantes. El project manager debe estar atento al progreso de las etapas y determinar si se cumplirá con los plazos o si es necesario realizar modificaciones.
- Ser un líder: Debe ser capaz de liderar equipos de trabajo y coordinarlos. Tendrá que convencer a las partes de las decisiones que se han tomado y alcanzar acuerdos cuando existan diferencias de opinión entre equipos.
Tareas Clave del Project Manager
Las tareas del project manager comienzan apenas se inicia un proyecto y se extienden hasta que este se ha completado. En ciertos casos, seguirá monitoreando el progreso de un sitio, interviniendo sus mantenciones y siguiendo su estrategia comunicacional.
- Presentar el proyecto al cliente: Es el encargado de presentar la primera propuesta al cliente y escuchar sus opiniones e interpretar sus necesidades, para luego comunicarlas al equipo y adaptar el proyecto si fuese necesario.
- Construir la carta Gantt: Una vez aprobado el proyecto, se deben organizar las tareas a realizar en un gráfico que refleje los tiempos de trabajo específicos de cada equipo y que tome en cuenta los flujos de trabajo. Para esto es necesario que el jefe de proyecto conozca en detalle cómo trabajan los equipos.
- Definir las metas: Para cada equipo se deben establecer metas con plazos y acciones detalladas. Luego se debe monitorear el avance hacia a ellas y comprobar que se cumplirán en los tiempos establecidos.
- Actuar como un puente de comunicación entre equipos: Está a cargo de recibir el feedback del cliente y transferirlo a la persona pertinente. Para lograr esto debe mantenerse en constante comunicación con los equipos de trabajo, contactándolos con frecuencia para verificar que todo esté avanzando correctamente.
- Negociar con el cliente: Durante la comunicación con los clientes debe identificar si están haciendo requerimientos errados o innecesarios, explicar cuál es la solución acertada y llegar a un acuerdo. Si ocurren atrasos, debe dar las explicaciones pertinentes y se negocia nuevos plazos.
- Mantener una visión general: Debe seguir de cerca el flujo de trabajo en general para adelantarse a posibles problemas. Además, tiene que monitorear el cumplimiento de las horas de trabajo de cada equipo y notificar al cliente si sus requerimientos están tomando más tiempo de lo acordado.
- Controlar los daños: Si han ocurrido errores o atrasos, debe sugerir formas de solucionar el problema para minimizar los daños. Un buen jefe de proyecto se mantendrá en constante comunicación con los distintos equipos de trabajo. Además, apoyará las tareas a lo largo de la evolución de un proyecto.
El Rol del IT Project Manager
Un IT Project Manager es el responsable de gestionar los proyectos IT en su totalidad, desde su planteamiento inicial hasta su ejecución final y cierre.
Habilidades y Formación
- Su formación académica va relacionada idealmente con Computer Science, Ingeniería, Informática.
- También puede ser Negocios, Matemáticas o carreras afines.
- La planificación será la base y orientación de cada proyecto que ejecute.
La Importancia de la PMO-SOX
En esta segunda parte, se ahonda en los roles y funciones que esta unidad cumple en pro de lograr una gestión exitosa del Programa SOX.
En tal sentido, se visualiza cuatro (4) ámbitos de gestión de la PMO-SOX como línea base de su campo de acción, los cuales se indican a continuación; Gobierno centralizado de las iniciativas, habilitador de las formas de trabajo estandarizadas, la coordinación del diseño, implementación y ejecución de los controles internos para medir la adherencia al cumplimiento de los requisitos de la normativa.
También articula la planificación, y salvaguarda el alcance de las iniciativas, además de consolidar la información necesaria para la preparación de los informes anuales a nivel compañía.
Luego de lograr desarrollar dicha transformación, es necesario preparar de forma anual planes de evaluación de control interno, por cada proceso asociado a la trazabilidad de la información financiera en pro de cumplir con las exigencias de la normativa SOX.
La PMO-SOX gobierna la ejecución de dichos planes los cuales apunta a dos variables; la primera detectar y revisar deficiencias de control actual y lo segundo es validar el estado de la remediación de las detectadas en el informe anual del periodo anterior.
La unidad PMO-SOX, también cumple el rol de nexo de comunicación entre los dueños de los procesos de negocio y lo auditores externos de ser necesario, para dar estatus de los avances de las remediaciones del periodo vigente.
A nivel operativo la PMO-SOX, realiza un seguimiento integrado para dar visibilidad de los avances, problemas y riesgos asociados a los procesos involucrados en el Programa SOX, ante las instancias requeridas para la toma oportuna de decisiones.
En el ámbito táctico, la PMO-SOX articula el trabajo conjunto de los recursos internos y externos que están involucrados en el Programa SOX, apoyando a los líderes de frentes en implementación buenas prácticas actualizadas y formas de trabajo que garanticen el cumplimiento de los requisitos de la norma.
Además de apoyar las acciones tendientes a evaluar los posibles riesgos de fraude en el flujo de los procesos que dan trazabilidad a la información financiera.
En cuanto a su un rol estratégico, la PMO-SOX debe impulsar la madurez del modelo de gestión del Programa SOX, trabajando estrechamente con los líderes de los procesos de negocio involucrados en pro de mejorar y automatizar los controles, a nivel sistémico o de procesos (tanto actuales como futuros).
Coordinar las mesas de trabajo requeridas para remediar los hallazgos y deficiencias detectadas por los auditores externos e internos.
Lo descrito hasta este punto resalta los beneficios que puede otorgar esta unidad para la organización no solo como parte del proceso de implementación del modelo, sino también como parte integral para que sea sostenible en el tiempo.
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