Confeccionar un plan de trabajo es sin duda una de las estrategias clave a la hora de conseguir buenos resultados. No importa el tamaño de la empresa ni el número de trabajadores o el volumen de trabajo, organizar las tareas que se deben realizar a corto, medio y largo plazo es fundamental en cualquier ámbito. En este artículo veremos un ejemplo de plan de trabajo y cómo este nos ayuda a gestionar de una forma más eficiente el tiempo, las personas, las tareas y los objetivos.
¿Qué es un Plan de Trabajo?
Un plan de trabajo es un documento diseñado para organizar las metas, procesos y tareas que debe realizar una o varias personas durante un cierto periodo de tiempo. Este permite organizarse adecuadamente para alcanzar las metas y objetivos propuestos, ya sea en el ámbito empresarial, de estudios o incluso personal. En cualquier ejemplo de plan de trabajo podemos ver como grandes proyectos se dividen en pequeñas tareas más asequibles.
A cada una de estas se le asigna un periodo de tiempo para realizarlas. A medida que estas se van cumpliendo, el objetivo final está cada vez más cerca. El resultado final es que tenemos un calendario de trabajo en el que todos los integrantes de un equipo conocen las tareas a realizar en cada momento. Esto permite aumentar la productividad y la eficiencia, facilitar la comunicación, evitar malentendidos y cumplir con los plazos propuestos.
Ventajas de Diseñar un Plan de Trabajo
Las empresas que aplican un plan de trabajo en su día a día pueden obtener grandes ventajas organizativas.
Esta estrategia permite:
- Definir claramente los objetivos. Sin un plan de trabajo los objetivos quedan diluidos y por lo tanto el proceso para alcanzarlos se vuelve confuso, lento y en ocasiones, desastroso.
- Evaluación constante. Un plan de trabajo nos permite conocer en qué punto estamos. Podemos comprobar fácilmente si las acciones que estamos tomando son correctas o si por lo contrario es necesario realizar cambios.
- Organizar equipos de trabajo. La subdivisión de tareas permite organizar eficientemente el trabajo de un proyecto entre los participantes.
- Medir los resultados. Un plan de trabajo también permite evaluar más fácilmente los resultados gracias al uso de KPI. Una revisión del proceso y los resultados nos otorga una nueva visión para alcanzar la mejora continua.
- Tomar mejores decisiones. Aunque tengamos un plan de trabajo, este puede verse truncado por cualquier imprevisto. Sin embargo, al tener todo bien organizado, nos será más sencillo tomar decisiones y hacer frente a los problemas.
Ejemplos de Plan de Trabajo
En la actualidad existen muchos ejemplos de planes de trabajo. Cada empresa o persona puede elaborar su propio método, pues no existe una forma universal de hacerlo. Se puede partir de una base o plantilla para adaptarla a nuestras necesidades, pues un plan de trabajo personalizado es sin duda la mejor opción. Sin embargo, para que puedas inspirarte, a continuación te mostramos algunos ejemplos de plan de trabajo.
Ejemplo de plan de trabajo utilizando metodologías ágiles
Uno de los ejemplos de plan de trabajo más populares en los últimos tiempos son los que utilizan metodologías ágiles. Uno de los más utilizados es denominado como Tablero Kanban. Se trata de un panel de trabajo muy visual en el que se divide un proyecto en pequeñas tareas. Estas a su vez se colocan normalmente en tres columnas: pendiente, en progreso y terminado. Cada tarea tiene una prioridad y una fecha límite de realización. Cada miembro de un equipo de trabajo elige una tarea a realizar y esta pasa de la columna “pendiente” a la de “en progreso”. Una vez finalizada pasa a la columna “terminada” y se pasa a realizar otra de la columna “pendientes”.
Ejemplo de plan de trabajo de tipo calendario
Otro ejemplo de plan de trabajo que podemos utilizar es el de tipo calendario. Las tareas se van asignando en diferentes días, asignando la duración o la persona encargada. Se pueden utilizar diferentes colores para hacerlo muy visual. Este ejemplo de plan de trabajo proporciona una visión amplia del trabajo a realizar durante un mes o incluso un trimestre.
Preguntas Clave a la Hora de Diseñar un Plan de Trabajo
Aunque existen varios ejemplos de plan de trabajo, la realidad es que cada organización debe encontrar su propia forma de organizarse. Para ello deberá tener en cuenta tanto sus recursos humanos, materiales, necesidades y objetivos. Algunas preguntas que debemos resolver durante su diseño son:
- ¿Cuáles son los objetivos a corto, medio y largo plazo?
- ¿Qué tareas hay que repartir?
- ¿Cuándo hay que entregar las tareas?
- ¿De qué herramientas disponemos?
- ¿Qué personal estará implicado?
- ¿Quiénes son los responsables?
- ¿Cómo vamos a alcanzar nuestros objetivos?
- ¿Qué obstáculos pueden aparecer por el camino?
- ¿Qué indicadores vamos a utilizar para medir el progreso y los resultados?
- ¿Es posible mejorar el proceso?
Responder a estas preguntas de forma detallada puede aclarar nuestras ideas a la hora de elaborar un plan de trabajo.
Procesos Empresariales
Los procesos empresariales son actividades recurrentes que las empresas realizan para cumplir sus objetivos. Desde la contratación de empleados hasta la adquisición de materiales y la venta de productos, estos procesos son fundamentales para el funcionamiento eficiente de una empresa y la satisfacción del cliente.
¿Qué es un Proceso Empresarial?
Un proceso de negocio es un conjunto de actividades que una empresa hace todos los días para dar algo útil a sus clientes. Los procesos para los clientes son las cosas que hacen directamente para ellos, como vender productos o dar servicios. Los procesos organizativos son las cosas internas que hacen para funcionar mejor, como mejorar sistemas o manejar recursos. Cada uno de estos tipos de procesos tiene su importancia.
Los procesos de negocio son las actividades que una empresa realiza regularmente para lograr sus objetivos. Cuando una empresa necesita contratar nuevos empleados, sigue un proceso llamado «contratación de empleados». Otro proceso común es la «adquisición de materiales a proveedores». La «venta de productos y servicios» es un proceso vital. Incluso los viajes administrativos siguen un proceso. Cuando un empleado necesita viajar por trabajo, primero solicita el viaje, se organizan los detalles del viaje y se aprueba el gasto. Estos procesos ayudan a las empresas a funcionar de manera más eficiente y a lograr sus objetivos de manera efectiva.
Al seguir estos pasos, se reducen los errores, se ahorra tiempo y se garantiza que todo se haga correctamente.
Comunicación Interna en la Empresa
Es importante siempre comunicar el compromiso en el equipo y la importancia de la labor que cada persona desempeña dentro de este. Una comunicación interna exitosa permite que sea posible establecer formas de trabajo donde la colaboración sea el aspecto más importante. Buscar el flujo de información de forma sencilla y rápida.
Con relación a los alcances de la comunicación interna podemos decir que depende de hacia dónde se quieren hacer llegar los mensajes. Por ejemplo, determinado canal tiene un alcance de los equipos internos de la empresa, pero más allá de eso no.
Un buen ejemplo de acciones de comunicación interna es mantener reuniones periódicas con los equipos. La herramienta de los boletines es también uno de los canales y ejemplos de comunicación interna de una empresa. Los boletines se usan de forma semanal o quincenal y buscan poder ofrecer información relevante a los equipos. Son herramientas tecnológicas como es el caso de Trello o Monday que funcionan como tableros de organización. Otro de los ejemplos de comunicación interna de una empresa son las encuestas que se pueden hacer no solo de satisfacción sino también para involucrar a las personas en procesos o actividades.
Responsabilidad Social Empresarial (RSE)
La Responsabilidad Social Empresarial (RSE) es la práctica de integrar preocupaciones sociales, ambientales y económicas en las actividades y estrategias de una empresa, y ser transparente con sus grupos de interés.
La Responsabilidad Social Empresarial (RSE) se manifiesta en diversos ámbitos que cubren distintos aspectos del impacto que una empresa puede tener en su entorno. La responsabilidad social es un compromiso amplio que involucra a cualquier organización o individuo en su relación con la sociedad.
La RSE abarca diversas áreas fundamentales que permiten a las empresas contribuir positivamente a la sociedad y al entorno en el que operan. Las empresas pueden demostrar su compromiso con la RSE a través de diversas iniciativas que generan un impacto positivo en la sociedad y el medio ambiente. El diseño e implementación de un plan de RSE busca generar un impacto positivo tanto en la empresa como en su entorno.
La implementación efectiva de la RSE requiere el uso de diversas herramientas y marcos de acción que guíen y regulen las prácticas responsables de las empresas. Chile ha visto un crecimiento en la adopción de prácticas de RSE, con múltiples iniciativas que refuerzan el compromiso empresarial hacia la sociedad y el medio ambiente. En Chile, la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) ha cobrado relevancia significativa, impulsada por una creciente conciencia sobre el impacto de las empresas en la sociedad y el medio ambiente.
Ejemplos de Empresas con Iniciativas de RSE
Es fundamental preguntarnos -cómo lo hizo la revista Forbes en un reciente editorial-, si las empresas que adoptan esta actitud comprometida son realmente responsables. No todas lo son o sus intentos son insuficientes, sin embargo, también es justo reconocer los programas locales y globales que han sido exitosos.
- Se trata de un convenio de colaboración entre The Coca-Cola Export Corporation, Pronatura México, y la CONAFOR, pare “realizar acciones de reforestación en predios que requieren ser restaurados, ubicados en las cuencas hidrológicas forestales de importancia nacional”.
- Reducir la emisión de gases de efecto invernadero se convirtió en un objetivo de responsabilidad corporativa para esta empresa.
- Esta empresa brasileña, con presencia en varios países, ha demostrado que la sustentabilidad no está peleada con la productividad. Los empaques de Natura están hechos con materiales reciclados, impresos con tintas inocuas y grabados en braile.
- Por falta de fondos, en 2008 el departamento de transporte de la ciudad de Toronto canceló su programa de transporte gratuito nocturno para aquellos que beben de más. Molson Coors consideró que esto podría traducirse en accidentes causados por el exceso alcohol, y asumió que en parte seria responsable.
- Se trata de la cadena de cafeterías más reconocible a nivel global, lo que implica un consumo de materia prima de cientos de miles de toneladas por año. Pese a esto, a partir del año 2000, la empresa decidió aplicar el concepto de responsabilidad social. Entre los programas que implementó se sumó la práctica FairTrade (Comercio Justo), la cual paga el precio justo por el grano de café, especialmente a pequeños productores.
- Esta compañía, bajo el concepto de comercio justo, comercializa productos artesanales. La intención de Ten Thousand Villages es vender artesanía respetando la dignidad de los artesanos. La empresa compra a un precio justo, apoya programas sociales y fomenta el respeto a comunidades. En sus tiendas, productos de Asia, Latinoamérica y África llegan al consumidor prácticamente sin intermediarios.
- Costa Rica tiene coma meta el año 2021 para ser un país 100% libre de emisiones de carbono; sin embargo, la compañía cervecera Florida decidió adelantarse: para 2017 quiere ser una empresa cero emisiones.
- Desde hace más de 10 años, esta empresa dedicada al ecoturismo ha implementado prácticas sustentables que van desde ahorro de agua hasta reciclado de desechos.
Emprendimiento en Chile: Ejemplos de Éxito
El emprendimiento en Chile ha tomado fuerza en los últimos años y se ha posicionado como una opción atractiva para aquellos que buscan independencia laboral y el éxito sin responder a un líder. El contexto chileno es uno que, sin lugar a dudas, invita al emprendimiento.
En los próximos párrafos, te brindamos una lista con 5 buenos ejemplos de empresas y emprendedores exitosos.
- Babybe ha sido reconocida a nivel nacional e internacional por su innovación y por la solución que ofrece a una necesidad médica importante. La solución que desarrollaron fue una almohada inteligente que se conecta con un sistema de monitoreo en el hospital, tecnología que posibilita a las madres grabar sus latidos del corazón, así como otras señales vitales y transmitirlos a sus bebés prematuros.
- 12na es una empresa chilena que se dedica a la recolección, clasificación y reciclaje de textiles. La empresa recolecta ropa usada de diferentes fuentes, como hogares particulares, empresas y eventos masivos. Luego, clasifican las prendas según su calidad y destino final a través de su e-commerce. Se ha destacado por su compromiso social y ambiental. La innovación y el enfoque en la economía circular han sido claves en el éxito de 12na.
- El Granel Móvil es un emprendimiento chileno que se dedica a la venta a granel de productos orgánicos y saludables, como frutos secos, cereales y legumbres.
El Objeto Social de una Empresa
El objeto social de una empresa es sumamente importante desde el punto de vista contable, fiscal y empresarial en Chile. El objeto social, en términos simples, se trata de lo que tu empresa hace o a lo que se dedica.
Ejemplos:
- «Diseño gráfico, creación y desarrollo de marcas, producción de materiales publicitarios, prestación de servicios relacionados con la imagen corporativa y el marketing digital.
- «Desarrollo, diseño y mantenimiento de sitios web, aplicaciones móviles y sistemas de gestión en línea.
- «Planificación, creación y ejecución de campañas publicitarias en medios tradicionales y digitales.
- «Importación, exportación, compra, venta y distribución al por mayor y al por menor de prendas de vestir, accesorios y calzado.
- «Explotación de restaurantes, cafeterías y servicios de comida.
- «Prestación de servicios de consultoría en recursos humanos, reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo de personal.
- «Realización de obras de construcción, remodelación y rehabilitación de inmuebles, tanto residenciales como comerciales.
- «Investigación, desarrollo, instalación y mantenimiento de sistemas de energía renovable, incluyendo energía solar, eólica y otras fuentes sostenibles.
- «Organización y comercialización de viajes, tours y paquetes turísticos.
- «Publicación, edición y distribución de libros, revistas y otros materiales impresos y digitales.
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