Organizar los horarios en rubros donde hay mucha variación y los turnos rotan puede consumir mucho tiempo, a diferencia de trabajos con horarios más tradicionales donde la organización de los turnos no presenta un mayor desafío. La razón es que la cantidad de factores que se deben tener en cuenta son múltiples: pasando por la disponibilidad de los trabajadores, la necesidad de la empresa, el trabajo a realizar y también las normativas legales sobre jornadas laborales y HHEE.
¿Qué hacer en un contexto como este? ¿Cómo plantearse ante la necesidad de hacerlo de forma más efectiva y mejorar la productividad de la operación? Con una metodología y un sistema que se centre tanto en la posibilidad de ahorrar tiempo, hacer más productiva la operación y mejorar la experiencia de los trabajadores. Para lograrlo, te dejamos 5 pasos que sí o sí debes tomar en cuenta.
Pasos para una Organización Efectiva de Turnos
- Entender la Labor y las Necesidades de la Empresa: Lo primero es entender la labor a realizar y las necesidades de la empresa. Al tener en mente las metas a cumplir, se hace más sencillo calcular cuántas personas necesitarás trabajando para lograrlo. De esta forma, puedes organizar turnos con la productividad en mente.
- Armar Turnos Estratégicos: Con la meta definida, puedes comenzar a armar turnos tomando en cuenta la cantidad de trabajadores y también la forma en la que sus conocimientos específicos pueden aportar en diferentes equipos. Esto es algo muy interesante de revisar si trabajas con turnos rotativos.
- Conocer los Tipos de Turnos y sus Alcances: Es importante que conozcas los tipos de turnos que puedes planificar y sus alcances. ¿Tendrás turnos rotativos? ¿Quizás turnos de noche? ¿Habrá reemplazos? Debes considerar esto, el marcaje y su impacto en la liquidación de sueldo a fin de mes. Aquí es importante revisar si hay algún traslape de horarios, considerar si hay trabajadores haciendo HHEE y más.
- Tomar Decisiones Basadas en Datos: Para optimizar y mejorar la productividad de tus procesos, lo mejor que puedes hacer es tomar decisiones basadas en datos. Prueba esta manera de organizar tus turnos, revisa cómo funciona y ajusta mensualmente.
- Considerar una Solución Digital: Si finalmente decides que lo único que queda por mejorar es el soporte que utilizas, te recomendaríamos revisar una solución digital que automatice parte del proceso y te ahorre tiempo. Subirte a la transformación digital comienza por comenzar a dar estos pasos y automatizar tareas tediosas que le permitan a tu equipo de RRHH concentrarse en tu activo más importante: las personas.
Tipos de Jornadas Laborales en Chile
En Chile existen distintos tipos de jornadas laborales de acuerdo al tipo de empresa. Para realizar una buena gestión de asistencia y turnos, es necesario conocer de qué se trata cada una de estas jornadas en detalle.
- 45 horas semanales: Se deben distribuir en 5 o 6 días, por lo tanto alguien que trabaje 6 días a la semana podrá tener una jornada diaria de trabajo de 7,5 horas.
- 60 horas semanales: Personal de hoteles, restaurantes o clubes con excepción del personal administrativo, de lencería, lavandería y cocina, que están afectos a la jornada ordinaria de 45 horas semanales.
- 180 horas mensuales: Corresponde a choferes, auxiliares del transporte colectivo interurbano y de servicios interurbanos de transporte de pasajeros y carga terrestre.
- Jornada Parcial: Los horarios part time no deben superar las 30 horas semanales y 10 diarias, y debe considerar un descanso mínimo de media hora y máximo una hora. Es aquella de menos de 30 horas a la semana pactadas en el contrato. La jornada diaria también debe ser continua, sin exceder las diez horas, con el plazo para colación.
- Bisemanal: Corresponde a, por ejemplo, faenas que se efectúen en lugares apartados de centros urbanos que cuenten con vías de acceso limitadas, dificultad en las comunicaciones y servicios básicos limitados o inexistentes. Las partes pueden pactar jornadas de trabajo ordinarias de hasta dos semanas ininterrumpidas.
En Chile existen las jornadas activas y pasivas. En el caso de la segunda -pasiva- el trabajador asiste a su lugar de trabajo pero por alguna razón no realiza ninguna actividad correspondiente a sus funciones. Se mide por semana, es decir, de día 1 a día 7. Por ley, todas las personas tienen como mínimo un día de descanso semanal.
Por otro lado, es importante recordar que el proyecto de ley que busca reducir la jornada laboral de 45 a 40 horas semanales ya ha sido aprobado.
Turnos Rotativos
Los turnos rotativos en Chile son aquellos horarios laborales en los que los trabajadores alternan entre diferentes turnos de trabajo en un período determinado, generalmente una semana o un mes. Servicios de emergencia, entre otros.
Sin embargo, los turnos rotativos también pueden tener un impacto negativo en la salud y el bienestar de los trabajadores, ya que pueden alterar el sueño, el apetito y los ritmos circadianos del cuerpo.
La Dirección del Trabajo en Chile establece que los turnos rotativos deben cumplir con ciertas regulaciones laborales para proteger la salud y bienestar de los trabajadores.
Implementación de Turnos Rotativos
Implantar turnos rotativos en una empresa requiere un plan cuidadoso y consideración de varios factores.
- Antes de implantar turnos rotativos, es importante evaluar las necesidades de la empresa en cuanto a producción y servicio al cliente.
- Después de determinar las necesidades de la empresa, se debe establecer un horario base que incluya los horarios de apertura y cierre, los días de la semana y los turnos que se necesitan cubrir.
- Una vez que se tiene el horario base, se debe crear un calendario de turnos para asignar a los empleados. Este calendario debe ser justo y equitativo para todos los empleados, teniendo en cuenta sus necesidades personales y laborales.
- Es importante capacitar a los empleados sobre el nuevo sistema de turnos rotativos, explicándoles cómo funciona y cuáles son sus responsabilidades.
- Después de implantar el sistema de turnos rotativos, se debe monitorear su eficacia y hacer ajustes según sea necesario.
Optimización y Herramientas
Si no se tiene un sistema de turnos organizados, podemos caer errores comunes.
Pasos para Optimizar Turnos Rotativos
- Primer paso: Asigna y crea planillas, a través de un software de turnos de trabajo rotativos.
- Segundo paso: Diseña una cartelera digital del trabajo de tu equipo para hacer horarios.
- Tercer paso: ¡No te hagas problemas!
- Cuarto paso: Con el programa puedes hacer planillas para controlar fácilmente los turnos rotativos de tus trabajadores.
- Quinto paso: Existen niveles de responsabilidad en tu empresa y de cargas laborales. Eso es innegable, entonces crea turnos de trabajo bajo el grado del compromiso de las funciones de cada empleado, así podrás establecer qué personas pueden realizar qué y cuándo.
Evitas el desgaste de los trabajadores, porque cualquier equivocación en la planificación puede conllevar a que un mismo empleado deba trabajar doble, o nunca pueda tomar vacaciones. Te permite crear grupos que funcionan muy bien entre sí ¡consigues la sinergia!
Software de Gestión de Turnos
Un software de gestión de turnos como Sesame HR puede ser una herramienta muy útil para mejorar el sistema de turnos de trabajo en una organización. Reducción de errores: con un gestor de turnos, se reducen los errores en la programación de los horarios.
Las tecnologías están de tu lado ¡Aprovéchelas! Sí, existen muchas alternativas para gestionar el sistema de turnos en tu empresa. Por ejemplo, Sesame HR, te ofrece las herramientas para que RR.HH. Sesame HR, es una opción para que su programador te permita fácilmente ordenar los turnos de trabajo y controlar las horas trabajadas.
¿Manejas turnos nocturnos? ¿Rotaciones poco convencionales? Nuestro módulo de Asistencia y Turnos maneja este y otros casos en forma nativa y sin necesidad de desarrollos adicionales. Semanal o mensualmente, en tu empresa se deben organizar los turnos de trabajo de manera que ningún trabajador quede inconforme, a la vez que se alcance a cubrir efectivamente las funciones de cada departamento. También podemos llamarlos trabajo por turnos o sistema de rotación.
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