Dentro del entramado empresarial y las actividades operativas, se manejan tres conceptos fundamentales que son claves para entender cómo se llevan a cabo las tareas y procesos: Proceso, Procedimiento e Instrucciones de Trabajo. Estos elementos son esenciales para la consistencia, eficiencia y calidad en la ejecución de las labores dentro de una organización.
Proceso de Negocio
Un Proceso de Negocio es una serie ordenada de actividades o tareas que se ejecutan dentro de una organización con el fin de producir un resultado que genera valor para los clientes. En términos más específicos, podemos definir un Proceso de Negocio de la siguiente manera:
- Es una secuencia lógica de pasos que se realizan para crear un producto o servicio que satisfaga las necesidades de un cliente.
- Implica la participación y coordinación de personas, máquinas, sistemas y demás recursos de una empresa.
- Tiene claramente identificados sus insumos (entrada de datos, recursos, etc.), actividades (tareas específicas) y productos/salidas (resultado que genera valor).
- Está diseñado para ser repetible, consistente y alcanzar los objetivos estratégicos de calidad, costos y plazos de la organización.
- Puede estar vinculado y formar parte de procesos mayores dentro de la cadena de valor de la empresa.
- Se monitorea y mejora continuamente para brindar mayor valor a los clientes de manera eficiente.
Aquí hay algunos ejemplos de Procesos de Negocio:
- El proceso de venta de un producto o servicio.
- El proceso de fabricación de un producto.
- El proceso de atención al cliente.
- El proceso de reclutamiento y selección de colaboradores.
- El proceso de planificación financiera.
Los Procesos de Negocio pueden ser simples o complejos, y pueden variar en tamaño y alcance. Pueden ser internos o externos, y pueden involucrar a una o varias personas o gerencias o departamentos.
En resumen, los Procesos de Negocio son la forma en que una organización opera internamente para satisfacer las necesidades del mercado de manera rentable y sostenible en el tiempo. Su gestión y mejora es un factor clave para el éxito empresarial.
Procedimiento
Un Procedimiento es el conjunto ordenado de actividades o instrucciones necesarias para llevar a cabo una tarea operativa específica dentro de un proceso de negocio. En términos más precisos:
- Establece el modo como se deben realizar determinadas actividades de forma secuencial, paso a paso.
- Describe concretamente quién, qué, cuándo, cómo y con qué recursos se deben hacer las cosas.
- Incluye detalles como responsables, plazos, entradas, salidas y normas de calidad a cumplir.
- Se centra en una tarea puntual que forma parte de un proceso más amplio de la organización.
- Busca estandarizar el desempeño de funciones para homogeneizar resultados.
- Se documenta de manera clara y precisa para ser replicado por cualquier persona.
- Puede ser gráfico, en forma de texto o flujogramas de actividades.
- Se actualiza ante cambios en la forma de operar para mantener su vigencia.
Los Procedimientos son importantes porque ayudan a garantizar que las tareas se realicen de manera consistente y eficiente. También pueden ayudar a evitar errores y confusiones.
Aquí hay algunos ejemplos de procedimientos:
- La receta de una comida.
- Las instrucciones para armar un mueble.
- El paso a paso para solicitar un préstamo.
- La guía de usuario de un dispositivo electrónico.
Para el público en general, los Procedimientos son importantes porque nos ayudan a entender cómo funcionan las cosas. Por ejemplo, al leer una receta, podemos aprender cómo preparar una comida. Al seguir las instrucciones para armar un mueble, podemos armar el mueble sin problemas.
En el contexto de la administración pública, un Procedimiento Administrativo es un conjunto de trámites que deben seguirse para realizar una solicitud o trámite ante una entidad pública. Estos trámites suelen estar regulados por una ley o reglamento.
Por ejemplo, el Procedimiento para solicitar una licencia de conducir, el Procedimiento para solicitar una pensión o el Procedimiento para solicitar un permiso de construcción.
El término Procedimiento se usa ampliamente para definir una serie de pasos que se toman para lograr un resultado consistente. Otro término comúnmente utilizado para referirse a los Procedimientos es SOP (Standard Operation Procedure).
En resumen, un Procedimiento es el modo estandarizado especificado por una empresa para ejecutar determinadas tareas elementales en pos de lograr un proceso de negocio global de manera uniforme y controlada. Su seguimiento permite mejorar procesos y operaciones.
Instrucciones de Trabajo
Las Instrucciones de Trabajo son documentos que describen de manera clara y precisa la forma correcta de realizar ciertas tareas que pueden causar inconvenientes o daños si no se realizan de la manera establecida. Las Instrucciones de Trabajo están enfocadas principalmente a explicar cómo se va a realizar una determinada tarea, y son obligatorias. Las instrucciones de trabajo se utilizan para describir una operación específica, generalmente asociada con un trabajo. Las Instrucciones de Trabajo son el nivel más detallado de documentación de un Proceso.
Orden de Trabajo
Una orden de trabajo se define como un documento donde se especifican, por escrito, las instrucciones del trabajo o servicio a realizar. No existe un único formato de orden de trabajo, ya que este tipo de documento puede adaptarse dependiendo de las características de cada empresa.
La importancia de una orden es un tipo de documento de carácter legal que respalda tanto al cliente como a la empresa que presta el servicio, ante cualquier reclamo o inconveniente. Incluso una orden de trabajo puede llegar a ser una garantía en caso de reclamos, tanto por parte de los clientes como de los responsables de la empresa. Es muy importante especificar todos los detalles en una orden de trabajo para evitar malentendidos entre las partes.
¿Qué tipo de empresas utilizan Órdenes de Trabajo?
Este formulario es muy útil en cualquier tipo de negocio en el que se realicen servicios constantemente como talleres mecánicos, construcción, servicios de limpieza, producción de piezas electrónicas, etc.
Con los adelantos tecnológicos, la empresa cada vez más buscar mejorar sus operaciones mediante nuevas herramientas, es por esto que las empresas están mejorando la planificación empresarial y consigan una mayor eficiencia. Sin embargo, no todas las herramientas te ayudan a lograrlo de manera simple y económica como una orden de trabajo.
¿Qué contiene una Orden de Trabajo?
No existen formatos únicos para crear una orden de trabajo, debido a que su diseño puede variar según rubro y ocasiones, es por esto que cada empresa adapta el formulario a sus necesidades. No obstante, se establece por norma general tiene que contener:
- Número de orden
- Fecha
- Nombre del cliente
- Datos de contacto
- Tipo de servicio
- Descripción del servicio
- Precio
- Observaciones
- Forma de pago
- Firma del cliente
Checklists
Conocidas como listas de control, listas de chequeo, check-lists o hojas de verificación, son formatos creados para realizar un control al cumplimiento de una lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de forma sistemática, además se usan para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o productos asegurándose de que nada se olvide a la persona encargada.
Asimismo, las personas que trabajan por teletrabajo mantienen una conexión constante con la empresa, ya sea por trabajos informáticos, utilización de medios tecnológicos o de telecomunicaciones. Además, en esta modalidad el empleador y el trabajador puede pactar no tener límite de trabajo.
Para qué sirven las listas de chequeo
- Examinar o analizar la localización de defectos.
- Recopilar datos para su futuro análisis.
- Verificación de la realización de actividades en las que es importante que no se olvide ningún paso y deben seguir las tareas con un orden establecido.
- Establecer inspecciones donde se debe dejar constancia de cuáles han sido los puntos inspeccionados.
- Verificar o examinar artículos o análisis de operaciones.
Estas listas suelen ser utilizadas para la realización de comprobaciones rutinarias y para asegurar que la realización de los objetivos y que nada pase por alto, además de para la simple retención de datos.
Las ventajas de los checklist es que, además de ordenar las actividades a realizar, una vez rellenados sirven como registro, que posteriormente sirven para tener constancia de las actividades que se realizaron en un momento dado.
A continuación, se presenta una tabla resumen de los conceptos discutidos:
| Concepto | Definición | Objetivo |
|---|---|---|
| Proceso de Negocio | Secuencia estructurada de pasos interconectados | Generar valor para los clientes |
| Procedimiento | Conjunto ordenado de actividades específicas | Ejecutar una tarea operativa dentro de un proceso |
| Instrucciones de Trabajo | Información precisa y secuenciada | Llevar a cabo una tarea específica dentro de un procedimiento |
| Orden de Trabajo | Documento con instrucciones detalladas | Especificar el trabajo o servicio a realizar |
| Checklist | Lista de control para verificar el cumplimiento | Asegurar que no se olvide ningún paso |
TAG: #Trabajo
