Tener un sistema de asistencia en tu empresa es una de las herramientas fundamentales para el control del tiempo de trabajo y la salida de tus colaboradores. Pero más allá de sus beneficios, el sistema de asistencia en Chile es obligatorio, por tanto, debes elegir uno para tu empresa, ya sea lo que se llama reloj control con tarjeta de registro o un sistema electrónico de registro. Todo esto, hace que surja la duda de si sabes lo que debes buscar para elegir un sistema de reloj control.
Estos sistemas permiten registrar las horas de entrada y salida, controlar las horas extras realizadas por los colaboradores, controlar las ausencias de estos, rotación de turnos, bonos de puntualidad, entre otros. ¿Qué otras características nos pueden entregar un sistema de registro de asistencia, más allá de lo básico? Al momento de contratar uno de estos sistemas, debes tener en cuenta que este crezca junto a tu empresa, ¿sirve si aumenta el número de empleados? En este respecto, tener un ERP en tu empresa que soporte la integración de un Reloj Control también es importante.
Implementar una tecnología siempre conlleva algunos desafíos que debemos sortear y un sistema de asistencia puede cambiar las costumbres y procesos de tu empresa y, sobre todo, de tus colaboradores. Por eso, es fundamental que ellos entiendan los beneficios de este nuevo sistema para que “valga la pena el esfuerzo” de aprender; la resistencia al cambio siempre es un tema para considerar al momento de la implementación.
El Caso de ACME, S.A. y la Evolución del Registro de Asistencia
Adriana es Jefe de Recursos Humanos de la empresa ACME, S.A. Trabaja allí desde su creación hace 7 años. En ese tiempo vió cómo la empresa pasó de tener solo 19 empleados a tener 225. Además, la empresa tenía éxito y quería seguir creciendo. Debido a esto, Adriana tuvo que adaptar muchos aspectos del departamento de RR.HH. ¿Cómo resolvió los problemas de registro de asistencia? Pues a continuación lo sabrás.
En sus comienzos, la empresa ACME, S.A. comenzó a usar un libro de asistencia. El principal control de asistencia de la empresa ACME, S.A. era un reloj control con tarjeta de registro tradicional. En realidad, con ambos sistemas cada empleado debía realizar el registro personalmente su entrada y salida con tarjeta o firmando un libro. Pero luego, el tema se salió de control debido a los inconvenientes y reclamos que planteaba.
Y es que no había manera de confirmar quien marcaba la tarjeta, a menos que hubiese un supervisor. Se acumulaban horas extras porque no había manera de controlar la marcación de horas posteriores al final de la jornada. Así, cuando RRHH detectaba posibles errores en las horas de registro, no había manera de establecer un método de corrección. Los empleados tampoco contaban con un sistema de reclamos en caso de detectar errores.
La dirección de Recursos Humanos usaba mucho tiempo y esfuerzo para revisar y validar manualmente todos los fichajes. En consecuencia, era muy difícil organizar toda la información para las supervisiones de la Dirección del Trabajo.
Ya un estudio elaborado en 2014 por el Instituto Libertad reveló el impacto de la impuntualidad de los trabajadores chilenos. Según el estudio, cuesta entre 0,11% y 0,24% del PIB.
La Solución: Una App para Control de Asistencia
Ante todos estos retos, Adriana hizo una investigación exhaustiva del mercado de opciones para herramientas de control de asistencia. En concreto, la App para control de asistencia de Sesame HR le presentó las mejores soluciones.
En suma, Adriana decidió que Sesame HR ofrece la mejor opción de App para control de asistencia. La decisión de contar con la App para control de asistencia de Sesame HR, incluyó el análisis de todas sus ventajas. Además, Sesame HR probó que permitía resolver los problemas del día a día que genera el control de asistencia.
Ventajas Clave de la App de Sesame HR
- Notificaciones de solicitud de cambio de marcaciones: Así cualquier error puede ser corregido rápidamente por RRHH.
- Automatizaciones personalizadas: De este modo, los horarios especiales o distintos pueden estar configurados.
- Sincronización automática de todas las marcaciones: Aunque existan teletrabajadores o distintos horarios de trabajo, todo puede ser sincronizado y actualizado al mismo tiempo. Así podrás consultar quien está en casa, en modo homeoffice, de vacaciones, etc, al instante.
- Archivo de registros de asistencia anteriores.
Pero la App para control de asistencia de Sesame HR es capaz de ofrecer mucho más. La empresa tenía diferentes horarios de jornadas laborales y era muy difícil para RRHH supervisarlo. Con la App para control de asistencia fue posible agrupar trabajadores con tipos de marcación similares. El método es juntar grupos con colores. Así RRHH puede ir directamente a revisar el grupo que labora en determinado momento.
Algunos vendedores marcaban asistencia fuera de la empresa y era necesario confirmar que estaban en Chile. Con la función de Geolocalización fue posible supervisar ese aspecto con solo encender la función con unos clics.
Allí Adriana instaló un sistema biométrico de reconocimiento facial para el control de asistencia del personal asignado. Había dos áreas con material confidencial que requería máxima seguridad para su ingreso.
En resumen, cada problema que presenta el control de asistencia puedes resolverlo con una App para control de asistencia. El personal de RR.HH. solo debe revisar el sistema de marcación desde una computadora para controlarlo. Por otro lado, pueden preparar reportes que recopilan toda la información de un período para cada empleado. Los teletrabajadores también pueden usar la App para control de asistencia. Pueden usarla desde dispositivos móviles, como teléfonos celulares o tabletas.
Una App para control de asistencia está cargada en un software y desde allí se realizan las marcaciones. La App para control de asistencia puede estar incluida como función de un software de Recursos Humanos. De ese modo se dió cuenta que podía usar la información de asistencia del trabajador para otras funciones.
Digitalización del Registro de Asistencia: Un Paso Necesario
En cualquier empresa, los costos de personal no son un gasto menor. Por ello, la gestión de los Recursos Humanos es clave para tener éxito en tu negocio. ¿Y por qué no hacerlo de manera digital? Un registro de asistencia laboral es el control de la presencia de un trabajador en su puesto de trabajo. En formato digital, este se compone de un software que entrega un reporte de las horas trabajadas por cada empleado.
La Dirección del Trabajo (DT) establece cinco en el artículo 33 del Código del Trabajo. Sin embargo, la misma DT permite que las empresas puedan implementar un sistema especial de control de las horas de trabajo.
Si seguimos utilizando las opciones tradicionales de control de asistencia tendremos los mismos resultados. Quizá creas que mantienes un ahorro económico, pero, la realidad es que suponen un gasto.
Desafíos y Soluciones en el Registro de Asistencia
- Herramientas Anticuadas: Esta herramienta es anticuada. En Excel también se cometen errores humanos y son un verdadero cacho para Recursos Humanos. Al contrario, si tu empresa es de menos de 15 empleados, puede servirte.
- Recordatorios de Marcación: Parece obvio que los trabajadores tienen que registrar su entrada y salida porque de lo contrario no cobran. No obstante, algunos viven en la luna y a veces se les olvida. ¿Entonces, cómo le puedo recordar a la gente que tiene que marcar?
- Procesos Complicados: Algunas empresas tienen procesos complicados para registrar la asistencia de sus trabajadores. Les piden que anoten la hora de entrada, su firma y que le muestren el carnet al guardia. Otros ubican el módulo para registrarse lejos de la entrada del edificio. Se recomienda que los empleados registren esa hora, sobre todo, si deciden salir afuera para comer.
Si has llegado hasta acá, es porque te interesa mejorar los procesos en tu empresa. ¿Y cuáles serían esas ventajas? Para instalar un software para el registro de asistencia laboral en tu organización solo necesitas dos cosas: querer actualizarte y tener una conexión a internet. Por otra parte, ¿verdad que es un fastidio tanto para el empleado como para el supervisor tener que solicitar o aprobar permisos? Este cuenta con una aplicación fácil de utilizar, y que cada trabajador puede tener instalada en su celular. Además, entérate de lo que pasa en tu empresa en directo.
No subestimes la importancia de tener un buen registro de horas. Sin embargo, si te decides por un software de registro de asistencia laboral, evitarás, recibir informes con errores que literalmente se pagarán caros.
Finalmente, son tantas las ventajas de implementar un software de registro de asistencia laboral, que te invitamos a seguir con nosotros.
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