Los trabajos administrativos son esenciales en cualquier organización, ya que facilitan la gestión y el buen funcionamiento de las operaciones diarias. Un asistente administrativo, por ejemplo, es fundamental para aumentar la productividad y aliviar la carga de trabajo del personal gerencial.

Funciones Clave en Trabajos Administrativos

Las responsabilidades de un asistente administrativo pueden variar mucho en función del entorno, pero para impresionar a los empleadores debes centrar tu currículum en las cualidades que realmente buscan.

  • Monitorear la precisión de la información.
  • Verificar el impacto de las acciones.
  • Asegurarse de contar con todos los recursos materiales en cantidad y calidad para ejecutar el trabajo.
  • Realizar seguimiento de la satisfacción del cliente.

Habilidades Esenciales para un Asistente Administrativo

El perfil profesional debe poner de relieve tus habilidades interpersonales e inyectar un poco de tu personalidad profesional. El resto de tu currículum se centrará en tu experiencia, formación y habilidades, y da poco espacio para la creatividad, pero aquí tienes la oportunidad de darte a conocer y conseguir que los de recursos humanos se fijen más en tu currículum.

Como posiblemente seas una de las primeras personas con las que interactúen los visitantes a tu oficina, en un currículum de asistente administrativo te conviene destacar tu personalidad. ¿Eres alegre, tranquilo, deseoso de ayudar, hábil para solucionar problemas? Resalta esas cualidades en el perfil de tu currículum. Incluye también en esta sección tus logros profesionales anteriores.

Los asistentes administrativos trabajan en muchos campos diferentes. Ten en cuenta el sector en el que quieres trabajar. Investiga un poco para averiguar qué está buscando la empresa y destaca las aptitudes más relevantes para ese sector.

Aquí hay algunas habilidades comunes:

  • Apoyo administrativo
  • Control de inventarios
  • Edición y corrección
  • Planificación de eventos
  • Dictado
  • Orientación al Cliente: Desarrollar con iniciativa relaciones de confianza con los clientes, escuchándolos y entendiéndolos.
  • Trabajo bajo Presión: Habilidad para seguir actuando con eficacia en situaciones de presión de tiempo y de desacuerdo, oposición y diversidad.

Requisitos Generales para Trabajos Administrativos

Los requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública están señalados en el artículo 12 de la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

  1. Ser ciudadano.
  2. Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.
  3. Tener salud compatible con el desempeño del cargo.
  4. Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley.
  5. No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria.
  6. No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito.

Además, es importante no estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

  1. Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.
  2. Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.
  3. Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.
  4. Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Cómo Destacar tu Experiencia Laboral en el Currículum

Esta sección es más complicada si estás empezando o cambiando de carrera como asistente administrativo. El primer paso es pensar en cada empleo que has tenido, ya sea de tiempo completo o parcial. Luego, en lugar de escribir la descripción del puesto, piensa en términos de tus logros y habilidades. Empieza a redactar esta sección de tu currículum creando una lista general de tus logros más destacados y, a continuación, redúcela para que quepa en el espacio del que dispones.

Sección de Competencias en el Currículum

Las responsabilidades de un asistente administrativo pueden variar mucho en función del entorno, pero para impresionar a los empleadores debes centrar tu currículum en las cualidades que realmente buscan. Una opción son las "nubes de palabras". Son muy valiosas a la hora de decidir qué habilidades enumerar.

Tu sección de competencias debe ser específica para el puesto que buscas. Recuerda que es probable que los empleadores programen el ATS para buscar las mismas palabras clave que usaron en el anuncio del empleo. Elige las más relevantes de tu lista de competencias o habilidades.

Considera la posibilidad de priorizar esta sección, sobre todo si tu sección de experiencia laboral es reducida. Según Careerbuilder, a más del 40% de los responsables de contratación les gusta ver la lista de competencias en la parte superior del currículum.

Intenta no repetir competencias que ya hayas mencionado en tu experiencia laboral: no tienes mucho espacio, así que aprovéchalo con información nueva.

Competencias Duras Comunes

Las competencias duras son habilidades cuantificables necesarias para hacer tu trabajo. Suelen ser destrezas que se aprenden en lecciones, como contabilidad, edición, o uso de programas.

Competencias Blandas Comunes

Las competencias blandas se conocen también como "habilidades interpersonales".

Elige el Formato y Diseño de Currículum Apropiados

Para los asistentes administrativos, la comunicación clara es una de las habilidades más importantes. Un formato poco profesional dejará una mala imagen de tu capacidad, y los encargados de selección podrían tener la impresión de que no estás calificado para el trabajo. Procura elegir un formato o plantilla de currículum que imite el tono profesional que usa el posible empleador.

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