Realizar un plan de trabajo para tu emprendimiento es vital para todo aquel emprendedor que desee construir su propio negocio, proyecto o perseguir sus sueños. Se entiende por un plan de trabajo aquel esquema que define cuál es el camino ideal a seguir para el desarrollo de tu emprendimiento. Tener a tu disposición un buen plan de trabajo para tu emprendimiento te garantizará una ruta segura al éxito que tanto deseas obtener.
Para concretarlo, existe una serie de características de gran ayuda, sobre todo para los que están iniciando, que ayudará a determinar tus objetivos principales; y también tu estructura de trabajo. Inicialmente, se debe tener una idea de qué tipo de emprendimiento se va a desarrollar para realizar el plan de trabajo adecuado para el mismo.
Importancia de un Plan de Trabajo
Confeccionar un plan de trabajo es sin duda una de las estrategias clave a la hora de conseguir buenos resultados. No importa el tamaño de la empresa ni el número de trabajadores o el volumen de trabajo, organizar las tareas que se deben realizar a corto, medio y largo plazo es fundamental en cualquier ámbito.
¿Qué es un Plan de Trabajo?
Un plan de trabajo es un documento diseñado para organizar las metas, procesos y tareas que debe realizar una o varias personas durante un cierto periodo de tiempo. Este permite organizarse adecuadamente para alcanzar las metas y objetivos propuestos, ya sea en el ámbito empresarial, de estudios o incluso personal. En cualquier ejemplo de plan de trabajo podemos ver como grandes proyectos se dividen en pequeñas tareas más asequibles. A cada una de estas se le asigna un periodo de tiempo para realizarlas. A medida que estas se van cumpliendo, el objetivo final está cada vez más cerca. El resultado final es que tenemos un calendario de trabajo en el que todos los integrantes de un equipo conocen las tareas a realizar en cada momento. Esto permite aumentar la productividad y la eficiencia, facilitar la comunicación, evitar malentendidos y cumplir con los plazos propuestos.
Ventajas de Diseñar un Plan de Trabajo
Las empresas que aplican un plan de trabajo en su día a día pueden obtener grandes ventajas organizativas. Esta estrategia permite:
- Definir claramente los objetivos: Sin un plan de trabajo los objetivos quedan diluidos y por lo tanto el proceso para alcanzarlos se vuelve confuso, lento y en ocasiones, desastroso.
- Evaluación constante: Un plan de trabajo nos permite conocer en qué punto estamos. Podemos comprobar fácilmente si las acciones que estamos tomando son correctas o si por lo contrario es necesario realizar cambios.
- Organizar equipos de trabajo: La subdivisión de tareas permite organizar eficientemente el trabajo de un proyecto entre los participantes.
- Medir los resultados: Un plan de trabajo también permite evaluar más fácilmente los resultados gracias al uso de KPI. Una revisión del proceso y los resultados nos otorga una nueva visión para alcanzar la mejora continua.
- Tomar mejores decisiones: Aunque tengamos un plan de trabajo, este puede verse truncado por cualquier imprevisto. Sin embargo, al tener todo bien organizado, nos será más sencillo tomar decisiones y hacer frente a los problemas.
Pasos para Iniciar un Plan de Trabajo Efectivo
Es recomendable seguir una serie de pasos definidos para iniciar tu plan de trabajo para que tu emprendimiento sea el más efectivo y entregue resultados positivos. No solo hay que tener visión a futuro para las metas y alcances, también hay que evaluar las posibles dificultades que se presentarán.
Un plan comercial es un documento vivo que establece los detalles de tu negocio. En esencia, un plan comercial te ayuda a demostrar (al resto de las personas y a ti mismo) si tu idea de negocio vale la pena o no. Esta publicación te ofrece consejos para redactar un buen plan comercial, además de un resumen de lo que deberías incluir y ejemplos de otros planes comerciales.
Elementos Fundamentales de un Plan Comercial
Antes de empezar a elaborar un plan comercial, piensa detenidamente qué hace que tu negocio sea único. ¿Qué aspecto de tu negocio hace que logres distinguirte de la competencia? Recuerda que no solo venderás tu producto o servicio, sino que ofrecerás una combinación de producto, valor y experiencia de marca.
En la actualidad, los planes comerciales son más cortos y concisos que antes. Si bien es bueno que conozcas todos estos detalles para que quizá puedas usarlos en algún momento, solo debes incluir los elementos fundamentales en tu plan comercial. Tu plan comercial no debería ser solo fácil de leer, sino que los lectores también deberían poder echarle un vistazo rápido. Aquí es donde el formato juega un papel particularmente importante.
Recuerda que tu plan comercial es un documento vivo y dinámico. Eso significa que puedes actualizarlo si las cosas cambian. El objetivo de un resumen ejecutivo es ofrecer a los lectores un panorama general sobre la empresa y el mercado antes de profundizar en los detalles.
Descripción de la Empresa
A continuación, deberás describir tu empresa. Por ejemplo, NALB Creative Center es una startup, que planea lanzar su negocio durante el verano de este año. Ofreceremos una amplia variedad de artículos de arte y artesanías, y nos centraremos en los elementos que actualmente no están disponibles en esta isla. Internet seguirá siempre nuestra competencia, dado que los artistas usan distintos sitios web para comprar productos conocidos. Por eso, venderemos productos que los artistas no necesariamente conozcan. Crearemos un programa de recorrido denominado “Oasis del artista”.
Análisis de Mercado
Una de las primeras preguntas que deberías tener en cuenta cuando evalúas tu idea de negocios es si esa propuesta tiene un espacio en el mercado. Aquí debes ser específico. Primero, debes centrar tu enfoque en un grupo de clientes más pequeño, como adolescentes de familias de clase media. Una vez que hayas definido eso, podrías responder las siguientes preguntas: ¿Cuántos adolescentes de familias de clase media hay actualmente en tu país? ¿Qué tipo de ropa de cama suelen necesitar? En esta sección, también debes incluir un análisis competitivo.
Identificación de Clientes Objetivo
Green Investments ha identificado dos grupos diferentes de clientes objetivo. Estos dos grupos de clientes se distinguen por su patrimonio familiar. Se han agrupado como clientes con patrimonios familiares de más de $1 millón y menos de $1 millón. La industria de servicios financieros tiene muchos nichos diferentes. Algunos asesores ofrecen servicios de inversiones generales. Otros solo ofrecen un tipo de inversión, que podría ser de fondos mutuos o concentración de bonos. Green Investments ha segmentado al mercado objetivo en dos grupos diferentes.
- Menos de $1 millón (patrimonio familiar): estos clientes son personas de clase media a quienes les preocupa el medio ambiente y toman medidas personales a través de sus inversiones en acciones en empresas con antecedentes de desempeño excelentes a nivel económico y ambiental. Dado que estas personas no cuentan con una gran cantidad de dinero, eligen acciones con riesgo moderado.
- Más de $1 millón (patrimonio familiar): estos clientes son miembros de familias de clase media a alta. Han logrado ahorrar más de $1 millón y son inversionistas muy astutos (ellos mismos o las personas que contratan para realizar estas tareas).
Solución al Problema
Empieza por describir el problema que quieres abordar. A continuación, explica cómo planeas solucionarlo y qué papel tiene tu producto o servicio en esa solución. AMT ofrece productos y servicios informáticos que son útiles para las pequeñas empresas. Nos centramos específicamente en ofrecer servicios y sistemas de redes a pequeñas y medianas empresas. Estos incluyen sistemas LAN basados en PC y sistemas basados en servidores para minicomputadoras.
Respecto al servicio y la asistencia técnica, ofrecemos servicios en la tienda o depósito, contratos de mantenimiento y garantías en el sitio. No nos ha ido muy bien vendiendo contratos de servicio. La única manera de diferenciarnos del resto es definir claramente la visión de la empresa para que los clientes nos consideren como su principal aliado de tecnología de la información. No podremos competir de ninguna forma eficaz con las grandes cadenas ya establecidas.
Estructura Organizacional y de Gestión
Usa esta sección para desarrollar la estructura organizacional y de gestión exclusiva de tu empresa (ten en cuenta que puedes modificarla más adelante). ¿Quién será el responsable? Incluye biografías breves de cada miembro del equipo y destaca cualquier experiencia y formación relevante para justificar los motivos por los cuales esas personas son ideales para sus puestos.
El personal de la empresa DIY Wash N’ Fix será un grupo pequeño. Contaremos con un mánager general de medio tiempo que se encargará de las relaciones entre empresas y las responsabilidades corporativas. Además, emplearemos a tres mecánicos/mánagers certificados y sus tareas consistirán en las operaciones diarias de la compañía. Los deberes administrativos incluyen tareas de programación, control de inventario y contabilidad básica. Además, también contrataremos empleados de servicio al cliente para que realicen las tareas básicas, como la atención al cliente y el mantenimiento.
Estrategias de Marketing y Ventas
Aquí es donde puedes desarrollar tus estrategias integrales de marketing y ventas, que deben incluir cómo planeas vender tu producto. Antes de comenzar a trabajar en tu plan de marketing y ventas, primero debes haber desarrollado por completo tu análisis de mercado y seleccionado tus buyer personas objetivo (es decir, tus clientes ideales).
En cuanto al marketing, deberás responder las siguientes preguntas:
- ¿Cómo planeas introducir tu empresa en el mercado?
- ¿Cómo harás para impulsar el crecimiento de tu empresa?
- ¿En qué canales te centrarás para llevar a cabo la distribución?
Respecto a las ventas, deberás responder las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es tu estrategia de venta?
- ¿Cuál será tu equipo de ventas y cómo planeas su crecimiento a lo largo del tiempo?
- ¿Cuántas llamadas de venta necesitarás realizar para concretar una venta?
- ¿Cuál es el precio medio por venta?
El objetivo de Skate Zone es ser el primer centro de hockey sobre patines en línea para aficionados en Miami, Estados Unidos. Debido al increíble crecimiento del hockey sobre patines en línea en todo el territorio estadounidense, los planes promocionales de la empresa están disponibles en distintos medios y en una gran variedad de comunicaciones de marketing.
- Relaciones públicas.
- Torneos.
- Publicidad impresa y publicación de artículos.
- Internet. Actualmente, Skate Zone tiene un sitio web y allí recibe varias consultas.
Ejemplos de Plan de Trabajo
En la actualidad existen muchos ejemplos de planes de trabajo. Cada empresa o persona puede elaborar su propio método, pues no existe una forma universal de hacerlo. Se puede partir de una base o plantilla para adaptarla a nuestras necesidades, pues un plan de trabajo personalizado es sin duda la mejor opción. Sin embargo, para que puedas inspirarte, a continuación te mostramos algunos ejemplos de plan de trabajo.
Ejemplo de Plan de Trabajo Utilizando Metodologías Ágiles
Uno de los ejemplos de plan de trabajo más populares en los últimos tiempos son los que utilizan metodologías ágiles. Uno de los más utilizados es denominado como Tablero Kanban. Se trata de un panel de trabajo muy visual en el que se divide un proyecto en pequeñas tareas. Estas a su vez se colocan normalmente en tres columnas: pendiente, en progreso y terminado. Cada tarea tiene una prioridad y una fecha límite de realización. Cada miembro de un equipo de trabajo elige una tarea a realizar y esta pasa de la columna “pendiente” a la de “en progreso”. Una vez finalizada pasa a la columna “terminada” y se pasa a realizar otra de la columna “pendientes”.
Ejemplo de Plan de Trabajo de Tipo Calendario
Otro ejemplo de plan de trabajo que podemos utilizar es el de tipo calendario. Las tareas se van asignando en diferentes días, asignando la duración o la persona encargada. Se pueden utilizar diferentes colores para hacerlo muy visual. Este ejemplo de plan de trabajo proporciona una visión amplia del trabajo a realizar durante un mes o incluso un trimestre.
Preguntas Clave al Diseñar un Plan de Trabajo
Aunque existen varios ejemplos de plan de trabajo, la realidad es que cada organización debe encontrar su propia forma de organizarse. Para ello deberá tener en cuenta tanto sus recursos humanos, materiales, necesidades y objetivos. Algunas preguntas que debemos resolver durante su diseño son:
- ¿Cuáles son los objetivos a corto, medio y largo plazo?
- ¿Qué tareas hay que repartir?
- ¿Cuándo hay que entregar las tareas?
- ¿De qué herramientas disponemos?
- ¿Qué personal estará implicado?
- ¿Quiénes son los responsables?
- ¿Cómo vamos a alcanzar nuestros objetivos?
- ¿Qué obstáculos pueden aparecer por el camino?
- ¿Qué indicadores vamos a utilizar para medir el progreso y los resultados?
- ¿Es posible mejorar el proceso?
Responder a estas preguntas de forma detallada puede aclarar nuestras ideas a la hora de elaborar un plan de trabajo.
Costos Iniciales y Proyecciones Financieras
Los costes iniciales hacen referencia a los recursos que necesitarás para poner en marcha tu negocio (y un estimado del coste de cada uno de esos recursos). ¿Alquilarás un espacio de oficina? ¿Necesitarás una computadora? ¿Un teléfono? Realiza una lista de estas necesidades y cuánto costarán, y sé honesto y conservador cuando elabores tu presupuesto. Una vez que hayas desarrollado tus costes, deberás justificarlos con un informe detallado de tus proyecciones financieras. Esto es particularmente importante si buscas inversiones para tu empresa.
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