El puesto de Productor de Eventos requiere una combinación de habilidades organizativas, de comunicación y de gestión, así como un conocimiento sólido de la industria de eventos. El Asistente de Producción de Eventos colaborará en la organización, coordinación y ejecución de eventos de la empresa.
Conocimientos y Habilidades Esenciales
Para tener éxito en este rol, se necesitan los siguientes conocimientos y habilidades:
- Conocimiento básico de la industria de eventos.
- Manejo de herramientas a fines (Microsoft Office, Excel, Word, PowerPoint).
- Conocimiento en gestión de proveedores, presupuestos y logística de eventos.
- Habilidades en la planificación y ejecución de eventos (deseable).
- Organización y planificación.
- Capacidad para trabajar bajo presión y en entornos dinámicos.
- Habilidades de comunicación (escrita y verbal).
- Trabajo en equipo y colaboración.
- Proactividad, creatividad y atención al detalle.
- Habilidades para resolver problemas y tomar decisiones rápidas.
- Nivel intermedio de inglés (deseable).
Responsabilidades Clave
El Asistente de Producción de Eventos será responsable de apoyar al equipo de producción en tareas operativas y logísticas para garantizar que todos los aspectos del evento se lleven a cabo de manera eficiente y exitosa. Entre sus responsabilidades se incluyen:
- Ayudar en la definición y coordinación de la agenda del evento.
- Asistir en la organización de la logística (transporte, alojamiento, catering, etc.).
- Supervisar el cumplimiento de las fechas y entregables del evento.
- Contactar y coordinar con proveedores (catering, técnicos, decoración, etc.) para garantizar la correcta ejecución de los servicios.
- Realizar seguimientos constantes a los proveedores para asegurar que todo esté listo antes del evento.
- Apoyar en la instalación de equipos, decoración, mobiliario y otros elementos del evento.
- Supervisar la preparación de los espacios y asegurar que todo esté dispuesto según lo planificado.
- Ser el punto de contacto entre los diferentes equipos y proveedores durante el evento.
- Asegurarse de que todos los aspectos operativos del evento se desarrollen de manera fluida.
- Gestionar cualquier imprevisto o situación que pueda surgir durante el evento.
- Apoyar en la gestión de los recursos financieros del evento, controlando los gastos y ajustándose al presupuesto asignado.
- Realizar informes post-evento sobre resultados.
- Apoyar en la gestión de inscripciones, acreditaciones y otros trámites previos al evento.
- Ayudar en la evaluación del evento, recopilando feedback de los asistentes y colaboradores.
- Colaborar en la entrega de informes y resúmenes de actividades realizadas durante el evento.
- Coordinar las tareas de desmontaje y cierre de las actividades post-evento.
- Recuperar con las productoras el material sobrante.
- Para eventos que no necesitamos productoras, coordinar contratación de anfitriona para ese día, con las características y perfil riguroso del Banco, hablar con ella y explicar sus funciones, verificar que el día del evento esté en el punto deseado (supervisar).
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