Confeccionar un plan de trabajo es sin duda una de las estrategias clave a la hora de conseguir buenos resultados. No importa el tamaño de la empresa ni el número de trabajadores o el volumen de trabajo, organizar las tareas que se deben realizar a corto, medio y largo plazo es fundamental en cualquier ámbito.
¿Qué es un Plan de Trabajo?
Un plan de trabajo es un documento diseñado para organizar las metas, procesos y tareas que debe realizar una o varias personas durante un cierto periodo de tiempo. Este permite organizarse adecuadamente para alcanzar las metas y objetivos propuestos, ya sea en el ámbito empresarial, de estudios o incluso personal.
En cualquier ejemplo de plan de trabajo podemos ver como grandes proyectos se dividen en pequeñas tareas más asequibles. A cada una de estas se le asigna un periodo de tiempo para realizarlas. A medida que estas se van cumpliendo, el objetivo final está cada vez más cerca.
El resultado final es que tenemos un calendario de trabajo en el que todos los integrantes de un equipo conocen las tareas a realizar en cada momento. Esto permite aumentar la productividad y la eficiencia, facilitar la comunicación, evitar malentendidos y cumplir con los plazos propuestos.
Ventajas de Diseñar un Plan de Trabajo
Las empresas que aplican un plan de trabajo en su día a día pueden obtener grandes ventajas organizativas. Esta estrategia permite:
- Definir claramente los objetivos. Sin un plan de trabajo los objetivos quedan diluidos y por lo tanto el proceso para alcanzarlos se vuelve confuso, lento y en ocasiones, desastroso.
- Evaluación constante. Un plan de trabajo nos permite conocer en qué punto estamos. Podemos comprobar fácilmente si las acciones que estamos tomando son correctas o si por lo contrario es necesario realizar cambios.
- Organizar equipos de trabajo. La subdivisión de tareas permite organizar eficientemente el trabajo de un proyecto entre los participantes.
- Medir los resultados. Un plan de trabajo también permite evaluar más fácilmente los resultados gracias al uso de KPI. Una revisión del proceso y los resultados nos otorga una nueva visión para alcanzar la mejora continua.
- Tomar mejores decisiones. Aunque tengamos un plan de trabajo, este puede verse truncado por cualquier imprevisto. Sin embargo, al tener todo bien organizado, nos será más sencillo tomar decisiones y hacer frente a los problemas.
Ejemplos de Plan de Trabajo
En la actualidad existen muchos ejemplos de planes de trabajo. Cada empresa o persona puede elaborar su propio método, pues no existe una forma universal de hacerlo. Se puede partir de una base o plantilla para adaptarla a nuestras necesidades, pues un plan de trabajo personalizado es sin duda la mejor opción. Sin embargo, para que puedas inspirarte, a continuación te mostramos algunos ejemplos de plan de trabajo.
Ejemplo de Plan de Trabajo Utilizando Metodologías Ágiles
Uno de los ejemplos de plan de trabajo más populares en los últimos tiempos son los que utilizan metodologías ágiles. Uno de los más utilizados es denominado como Tablero Kanban. Se trata de un panel de trabajo muy visual en el que se divide un proyecto en pequeñas tareas. Estas a su vez se colocan normalmente en tres columnas: pendiente, en progreso y terminado.
Cada tarea tiene una prioridad y una fecha límite de realización. Cada miembro de un equipo de trabajo elige una tarea a realizar y esta pasa de la columna “pendiente” a la de “en progreso”. Una vez finalizada pasa a la columna “terminada” y se pasa a realizar otra de la columna “pendientes”.
Ejemplo de Plan de Trabajo de Tipo Calendario
Otro ejemplo de plan de trabajo que podemos utilizar es el de tipo calendario. Las tareas se van asignando en diferentes días, asignando la duración o la persona encargada. Se pueden utilizar diferentes colores para hacerlo muy visual.
Este ejemplo de plan de trabajo proporciona una visión amplia del trabajo a realizar durante un mes o incluso un trimestre.
Preguntas Clave a la Hora de Diseñar un Plan de Trabajo
Aunque existen varios ejemplos de plan de trabajo, la realidad es que cada organización debe encontrar su propia forma de organizarse. Para ello deberá tener en cuenta tanto sus recursos humanos, materiales, necesidades y objetivos.
Algunas preguntas que debemos resolver durante su diseño son:
- ¿Cuáles son los objetivos a corto, medio y largo plazo?
- ¿Qué tareas hay que repartir?
- ¿Cuándo hay que entregar las tareas?
- ¿De qué herramientas disponemos?
- ¿Qué personal estará implicado?
- ¿Quiénes son los responsables?
- ¿Cómo vamos a alcanzar nuestros objetivos?
- ¿Qué obstáculos pueden aparecer por el camino?
- ¿Qué indicadores vamos a utilizar para medir el progreso y los resultados?
- ¿Es posible mejorar el proceso?
Responder a estas preguntas de forma detallada puede aclarar nuestras ideas a la hora de elaborar un plan de trabajo. Los objetivos específicos deben ser claros y precisos, pues servirán de guía a los integrantes.
Cuando se trata de la gestión, el tiempo es un factor fundamental que determina el éxito o el fracaso. Una vez que hayas llevado a cabo el plan de trabajo, es importante que evalúes si los resultados obtenidos son los que se esperaban en un principio.
Plan de Carrera Profesional
Más allá de lo que las empresas puedan proponer, es preciso que cada uno tenga en cuenta sus objetivos y elabore una estrategia para alcanzarlos. Una pregunta que los candidatos suelen hacer en las entrevistas laborales es: ¿qué plan de carrera me ofrecen en la empresa?
Sin embargo, hay un paso previo que todos los profesionales deberían tomar en cuenta: establecer su propio plan, porque si tienen claro el camino que quieren para su desarrollo profesional serán más acertados al ir eligiendo dónde trabajar y en qué proyectos embarcarse.
¿Qué es un Plan de Carrera?
Los consultores expertos en Career Management de Talent Solutions nos señalan que un plan de carrera implica poder diseñar la ruta que te permita construir la marca personal y profesional que deseas para ti mismo. Es un ejercicio de imaginarse cómo quieres estar ubicado laboralmente de acá a determinada cantidad de años, y entonces poder encontrar qué actividades deberás realizar para lograrlo.
Cuando un profesional tiene esto elaborado, entonces puede encontrar los trabajos que mejor se ajustan a su plan, pero también ir periódicamente revisando su ruta, y viendo si es preciso “recalcular”. Incluso, hay que incluir en esta planificación los objetivos económicos que uno quiere alcanzar. Contar con esta hoja de ruta permite elaborar un CV más robusto y perfilado para poder concretar los pasos para llegar a la meta.
¿Cómo Elaborar el Plan de Carrera?
Lo primero que hay que hacer es reconocer las debilidades y fortalezas que cada uno tiene. Esto es importante, porque nos indicará qué pasos dar para poder trabajar con nosotros mismos. Luego, es importante saber qué tipo de objetivos queremos para nuestra carrera laboral. Estos pueden ser: conseguir un cargo directivo, liderar un proyecto que tiene que ver con intereses personales, conseguir un cargo regional, expatriarse o muchos más.
En este punto, es bueno establecer tiempos para alcanzarlos, porque esto nos servirá como impulso para no dilatar la toma de decisiones. Teniendo en cuenta qué arrojaron los dos pasos previos, es momento de comenzar a capacitarse para poder resolver aquellas debilidades, y también para adquirir las capacidades que se sabe serán necesarias para alcanzar los objetivos.
Por ejemplo, si se busca tener un puesto ejecutivo, sería ideal apuntar a cursar un MBA o cursos especializados, y prepararse en el dominio del inglés, mínimamente.
El propósito es lo que te motiva, lo que te pone en marcha cada mañana. Es muy importante conocerlo, porque te brindará una fuerza extra en los momentos en los que consideres que no estás avanzando, o que te has desviado del camino. Para esto se puede acudir a la guía de un coach, que mediante preguntas abre opciones para conocerse mejor.
A su vez, es preciso que este propósito coincida con los de las empresas en las que se esté interesado en trabajar, porque así podrá unir su camino con las alternativas del mercado laboral. Hoy podemos definir cómo queremos trabajar. Muchos optan por ser emprendedores o freelance, también los que prefieren estar en startups y aquellos que buscan multinacionales. Tener en claro esto permite ir enfocándose desde los primeros pasos.
Al tener en cuenta esto, es bueno conocer qué oportunidades brinda el mercado laboral hoy, qué posibilidades hay en el país de residencia y si es conveniente migrar a otros con más desarrollo de la actividad, ya sea desde el punto de vista empresarial o de formación.
Por último, un punto que siempre debemos tomar en cuenta es fortalecer nuestro networking. Con todos estos pasos listos, todo será más fácil en el desarrollo personal y laboral.
En la última etapa de portafolio, se presentan avances del proyecto. Finalmente, se debe planificar un seguimiento.
Sugerencia: incluye los niveles de jerarquía con el nombre y el puesto de cada persona. Sugerencia: debes considerar un margen de recursos.
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