Cualquier ejemplo de organigrama de una empresa muestra que este es una herramienta que permite conocer su estructura. Es decir, los departamentos que posee, las posiciones del personal y hasta la manera en que fluyen las comunicaciones. El organigrama es una herramienta que usualmente está a la disposición de los empleados. De ese modo todos pueden informarse de la estructura de la empresa y de las personas que ocupan cada puesto.
¿Qué es un Organigrama y por qué es Importante?
Un organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa, que muestra las relaciones jerárquicas y funcionales entre los diferentes departamentos, posiciones y empleados. Este diagrama proporciona una visión clara de la cadena de mando, las responsabilidades y las conexiones dentro de la organización, facilitando la comprensión de la estructura organizativa.
En esencia, proporciona una visión general de cómo se organiza el trabajo dentro de la empresa. En el contexto de una empresa automotriz, un organigrama bien diseñado ofrece múltiples beneficios:
- Claridad en la estructura jerárquica: Define claramente quién reporta a quién, eliminando ambigüedades y facilitando la comunicación.
- Distribución clara de responsabilidades: Especifica las funciones y responsabilidades de cada puesto, evitando duplicidades y asegurando que cada tarea tenga un responsable.
- Mejora la comunicación: Facilita el flujo de información entre los diferentes departamentos y niveles jerárquicos.
- Facilita la toma de decisiones: Al conocer la estructura, se identifica rápidamente a las personas clave para la toma de decisiones en diferentes áreas.
- Optimización de procesos: Identifica posibles cuellos de botella o ineficiencias en la estructura organizativa.
- Inducción de nuevos empleados: Proporciona una visión general de la empresa y ayuda a los nuevos empleados a comprender su rol y a quién deben reportar.
- Planificación estratégica: Sirve como base para la planificación estratégica, la reestructuración y la expansión de la empresa.
Cada empleado tiene la jerarquía en una empresa. Ello determina el tipo de trabajo que realiza. Al tener un organigrama es posible usarlo para evaluar y detectar en qué departamento o puesto no está fluyendo el trabajo. Además, sirve si la empresa está creciendo y adaptándose a nuevas situaciones.
Al mantener el organigrama actualizado, es posible contar siempre con descripciones de cargos actualizadas. Más aún, el continuo cambio de relaciones laborales plantea varios retos al tratar de mantenerlo siempre actualizado.
Componentes Clave de un Organigrama
Un organigrama típico puede variar dependiendo del tamaño y la complejidad de la empresa, pero generalmente incluye los siguientes componentes clave:
1. Alta Dirección
En la cima del organigrama se encuentra la alta dirección, que incluye:
- Consejo de Administración (si aplica): Responsable de la dirección estratégica general de la empresa.
- Director General (CEO): Máximo responsable de la gestión y el rendimiento de la empresa.
- Directores Ejecutivos (C-Level): Responsables de áreas funcionales clave como Finanzas (CFO), Operaciones (COO), Marketing (CMO), Tecnología (CTO), Recursos Humanos (CHRO), etc.
2. Departamentos Funcionales
Por debajo de la alta dirección, la empresa se divide en departamentos funcionales, cada uno con responsabilidades específicas:
- Departamento de Investigación y Desarrollo (I+D): Responsable de la innovación, el diseño y el desarrollo de nuevos vehículos y tecnologías.
- Departamento de Ingeniería: Responsable de la ingeniería, la producción y el mantenimiento de los vehículos.
- Departamento de Producción/Fabricación: Responsable de la fabricación de vehículos y componentes.
- Departamento de Compras/Adquisiciones: Responsable de la adquisición de materias primas, componentes y servicios necesarios para la producción.
- Departamento de Logística y Distribución: Responsable del transporte y la distribución de vehículos a los concesionarios y clientes.
- Departamento de Ventas y Marketing: Responsable de la venta y promoción de vehículos.
- Departamento de Servicio al Cliente: Responsable de proporcionar soporte y asistencia a los clientes después de la venta.
- Departamento de Finanzas: Responsable de la gestión financiera de la empresa.
- Departamento de Recursos Humanos: Responsable de la gestión del personal de la empresa.
- Departamento de Tecnologías de la Información (TI): Responsable de la gestión de la infraestructura tecnológica y los sistemas de información de la empresa.
- Departamento Legal: Responsable de los asuntos legales y el cumplimiento normativo de la empresa.
3. Niveles Jerárquicos
Dentro de cada departamento funcional, existen diferentes niveles jerárquicos, que generalmente incluyen:
- Gerentes/Jefes de Departamento: Responsables de la gestión y el rendimiento de su departamento.
- Supervisores/Jefes de Sección: Responsables de supervisar y coordinar el trabajo de un equipo de empleados.
- Empleados de Línea/Operarios: Responsables de realizar las tareas específicas de su puesto.
Tipos de Organigramas
Existen varios tipos de organigramas, cada uno con sus propias ventajas y desventajas. Los más comunes son:
- Jerárquico o vertical: Es el tipo más común, donde la autoridad fluye de arriba hacia abajo. Es claro y fácil de entender, pero puede ser rígido y lento en la toma de decisiones.
- Funcional: Organiza a los empleados en relación a las funciones o áreas de especialización que desempeñan, como marketing, finanzas, recursos humanos, entre otros.
- Horizontal: Es una representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa que elimina la mayoría de los niveles de autoridad vertical y fomenta la colaboración y la toma de decisiones compartidas.
- Matricial: Es una representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa que combina aspectos de la estructura jerárquica y funcional al mostrar tanto las relaciones jerárquicas como las funcionales.
- Por Divisiones: Esta es una representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa que organiza a la empresa en unidades independientes, cada una de las cuales opera como una entidad separada con su propia estructura jerárquica y funcional.
Ejemplos de Organigramas
El organigrama de una empresa comercial requiere tomar en cuenta que se trata de venta y/o manufactura de productos. Como ejemplo de organigrama para una empresa comercial, están el funcional y el vertical. No importa su tamaño ni el tipo de producto.
Una empresa de servicios también vende pero se enfoca en ofrecer servicios de cualquier clase. Usualmente son más flexibles que las empresas comerciales o de manufactura.
Ejemplo de Proceso para Crear un Organigrama
- Crea, segmenta y jerarquiza los departamentos y sus divisiones.
- Establece las funciones de cada departamento con todas sus divisiones.
- Selecciona el tipo de organigrama que usarás.
- Identifica al trabajador o empleado.
- Asigna al trabajador al departamento que pertenece según las funciones que has determinado y la jerarquía que le corresponde.
- Desarrolla y especifica las funciones que cumple cada empleado.
- Haz dibujos o rellena plantillas de organigramas.
Consideraciones Adicionales para el Diseño de un Organigrama
Al diseñar un organigrama para una empresa automotriz, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:
- Tamaño y complejidad de la empresa: El organigrama debe reflejar el tamaño y la complejidad de la empresa.
- Estrategia de la empresa: El organigrama debe estar alineado con la estrategia de la empresa.
- Cultura de la empresa: El organigrama debe reflejar la cultura de la empresa.
- Flexibilidad: El organigrama debe ser flexible y adaptable a los cambios en el entorno empresarial.
- Comunicación: El organigrama debe ser fácil de entender y comunicar a todos los empleados.
- Tecnología: La implementación de software especializado en la gestión de organigramas facilita la actualización y el mantenimiento de la estructura organizativa.
- Cumplimiento Normativo: Considerar las regulaciones laborales y las leyes de protección de datos al diseñar el organigrama.
Software para la Gestión de Organigramas
En tiempos de alta rotación de personal, un organigrama bien organizado puede manejar la situación exitosamente. Así tenemos algunos datos de la revista Forbes - Chile. Estos alcanzaron hasta el 6% de la plantilla con 12.000 empleados.
Una empresa de distribución de servicios de internet necesita crear su organigrama. Para ello comenzaron creando, segmentando y jerarquizando los departamentos y sus divisiones. Pero al usar el software de Sesame HR, a partir de allí contaron con el apoyo de este programa. ¿De qué manera? Cuando debas identificar el trabajador, solo debes cargar su foto y el título de su cargo. Allí el software automáticamente lo asigna al organigrama en base a los datos que suministres. Esto incluye el empleado asignado y todas sus funciones con su grado de jerarquía.
En fin, con la función de organigrama de Sesame HR vemos como un ejemplo de organigrama de una empresa resulta más fácil. Y con ello, el organigrama se mantiene siempre actualizado.
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