¿Sabías que el triunfo de cualquier empresa, sin importar su tamaño, radica en su capacidad para mantener un entorno impecablemente organizado? Hoy en día, el nivel de competitividad que enfrentan las compañías es feroz, ello sin contar las demandas de los clientes cada vez más exigentes y es en este contexto que el orden y la eficiencia pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
La importancia del orden en el trabajo va más allá de la mera estética. Es el cimiento sobre el cual se construye la eficiencia, la productividad y la calidad de los productos o servicios ofrecidos. Cuando los elementos esenciales de una compañía están desorganizados, el tiempo y los recursos se desperdician.
Beneficios del Orden y la Limpieza
Mantener los escritorios y zonas de trabajo ordenados mejora la productividad, reduce distracciones y crea un ambiente más agradable. Además, facilita el trabajo del personal de aseo e información, que se encarga de mantener las instalaciones en buen estado.
Una mala limpieza afecta el ánimo de las personas haciendo que su rendimiento disminuya. La presencia de suciedad y desorden, son un elemento de distracción, el orden permite encontrar los insumos y documentos con mayor rapidez, lo que agiliza los procesos laborales.
En relación con las enfermedades, una buena limpieza obviamente colabora con la prevención de ellas al interior de los espacios de trabajo y el orden previene, por su parte, los accidentes. Una buena limpieza, por último, permite la buena "salud" de la infraestructura, ya sea tecnológica o del mobiliario, los artefactos pueden durar mucho más con una buena mantención de la limpieza.
Si tenemos un ambiente ordenado y limpio, disminuyen las posibilidades de que se produzca un accidente. Por otro lado, trabajar en un espacio agradable aumenta la productividad y mejora la calidad del trabajo, ya que al encontrarse en un ambiente adecuado, el empleado responde en forma más eficiente a las demandas.
El orden en una empresa también influye en la moral y la satisfacción de los colaboradores. Un entorno de trabajo desorganizado y caótico puede generar estrés y frustración entre el personal, lo que a su vez afecta negativamente su rendimiento y compromiso.
La limpieza de oficinas en las empresas, ayuda en buena medida a mantener la salud mental de los trabajadores.
Impacto en la Seguridad Industrial
La era industrial comenzó hace más de un siglo y el trabajo de las empresas que componen una industria debe estar protegido por medidas de seguridad que se han ido adaptando y actualizando con el tiempo. Este concepto tiene como objetivo establecer normas y prácticas para reducir al mínimo o evitar por completo los riesgos y peligros de accidentes u otros eventos que se dan en la industria.
La seguridad industrial debe estar enfocada en evitar el daño a la salud de las personas, así como también al material de trabajo (maquinaria, equipos, utensilios y productos). Los accidentes son “todo hecho imprevisto que interrumpe un proceso normal de trabajo y que puede causar lesiones, pérdida de tiempo y/o daños a la propiedad”.
Ante todo, lo que debemos evitar y prevenir a través de normas de seguridad industrial son las acciones y situaciones en donde la protección e inmunidad no estén garantizadas. Para esto, es necesario que tanto gerencia como los administradores o supervisores de la empresa estén comprometidos con su labor y entreguen a su equipo confianza y valor.
Una organización adecuada y constante dentro de la empresa, en donde las máquinas, equipos, utensilios y productos tengan su lugar y el personal realice sus labores de la misma forma, garantiza que el proceso de limpieza adyacente sea mucho más sencillo.
Otro de los factores que hacen del orden importante es que promueven una visión distinta de la empresa. Un protocolo de limpieza efectiva no solo mejorará la imagen de una empresa, sino que también cumplirá con requisitos y normas de la legislación de cada país. Existen muchos desafíos a la hora de limpiar y es necesario que los planes de limpieza estén adecuados para enfrentar a la brevedad estos retos.
El Método Japonés de las "5 S"
El orden en una empresa es un activo invaluable y una de las formas más efectivas de lograrlo es a través de la implementación del método japonés de las "5 S". Este sistema de gestión visual, desarrollado en Japón en las décadas de 1950 y 1960, se ha convertido en una herramienta fundamental para la mejora de procesos y la optimización de espacios de trabajo.
- Seiri (Clasificar): La primera "S" se refiere a la clasificación, que implica separar lo esencial de lo innecesario en el entorno de trabajo. Este proceso comienza con una revisión minuciosa de todos los elementos en un área determinada.
- Seiton (Ordenar): La segunda "S" se centra en ordenar, es decir, asignar un lugar específico para cada elemento que se mantuvo después de la clasificación. Esto implica organizar cuidadosamente herramientas, suministros y documentos de manera que sean fácilmente accesibles para quienes los necesiten. Un principio clave del "Seiton" es la visibilidad. Todo debe estar etiquetado y claramente identificado, lo que facilita encontrar y devolver los elementos a su lugar.
- Seiso (Limpiar): La tercera "S" se refiere a la limpieza constante y meticulosa del entorno de trabajo. La limpieza regular ayuda a prevenir la acumulación de suciedad y desorden, lo que a su vez reduce la necesidad de limpiezas profundas y costosas.
- Seiketsu (Normalizar): La cuarta "S" se centra en la normalización, que implica establecer estándares y procedimientos para mantener las tres primeras "S" de manera consistente. Esto garantiza que el orden, la organización y la limpieza se conviertan en una parte integral de la cultura empresarial. La normalización implica la creación de políticas y protocolos que se aplican en toda la empresa.
- Shitsuke (Mantener): La quinta y última "S" se refiere al mantenimiento. El "Shitsuke" implica la formación continua, la supervisión y la retroalimentación para garantizar que todos los miembros del equipo se adhieran a las prácticas de las "5 S".
Mobiliario para un Entorno Ordenado
Como seguramente sabes, el mobiliario adecuado desempeña un papel fundamental en la creación de un entorno de trabajo ordenado, por ello, en Recilock, queremos poner a tu disposición ciertos elementos clave que puedes encontrar en nuestro catálogo y que pueden ayudarte transformar tu compañía en un espacio organizado y eficiente.
- Lockers: Los lockers metálicos son una pieza importante en cualquier empresa que valora el orden y la privacidad de sus empleados. Estos armarios personales proporcionan a los trabajadores un lugar seguro y personalizado para almacenar sus pertenencias, desde abrigos y bolsas hasta documentos confidenciales o herramientas esenciales.
- Gabinetes: Los gabinetes metálicos y los kardex son una pieza clave para organizar y administrar documentos de manera eficiente. Con su capacidad de clasificar y almacenar de manera ordenada una variedad de registros y archivos, estos objetos permiten un acceso rápido y seguro a información crucial.
- Basureros: Los contenedores de basura en acero inoxidable no solo son una opción duradera y resistente, sino que también añaden un toque de elegancia al entorno de trabajo. Mantener un espacio limpio y ordenado es esencial para la eficiencia y la imagen de la empresa, y los basureros contribuyen a esta meta de manera efectiva. Su durabilidad garantiza una vida útil prolongada, mientras que su diseño estético se integra fácilmente en el entorno de trabajo.
- Cajas logísticas: Las cajas logísticas son herramientas versátiles para organizar y transportar productos o suministros de manera eficiente. Su diseño apilable y su capacidad para adaptarse a diversas necesidades hacen que sean esenciales para la gestión de inventario y el flujo de trabajo. Estas cajas permiten una clasificación efectiva de los productos y facilitan su acceso cuando sea necesario.
Programa de Orden y Limpieza
En toda actividad laboral, son muchos los accidentes de trabajo que se producen al tener un ambiente desordenado, sucio, con materiales acumulados en los accesos o en lugares no adecuados. La falta de orden y limpieza genera diversos inconvenientes, como gran cantidad de desechos y desperdicios, problemas de seguridad e higiene y deterioro de las máquinas. Estos son factores de riesgo que ponen en peligro la integridad física de los trabajadores, como también de los bienes patrimoniales de la empresa.
Un ejemplo muy común en todos los rubros, es la utilización de los pasillos como bodega. Esta práctica genera dos instancias con altos potenciales de pérdida: el aumento de la carga combustible del sector, y la obstaculización de las vías de escape y/o salidas de emergencia.
Por este motivo, es importante implementar procedimientos de limpieza y orden que tengan como alcance todas las áreas de la empresa y todos los trabajadores.
¿Cómo generamos un programa de orden y limpieza?
La generación de un programa de estas características empieza por determinar los objetivos específicos que contendrá. Para esto, se debe:
- Seleccionar y organizar los elementos de trabajo con los que se cuenta.
- Ser constante en las diferentes actividades que se realizan, principalmente porque el mantener el lugar en condiciones óptimas no es tarea solo de un día, sino que debe formar parte de la cultura de la empresa.
- Tener una actitud permanente con el mantenimiento adecuado del ambiente de trabajo.
- Trabajar en equipo es la clave para mantener toda buena práctica vigente al interior de la empresa, recordando que siempre existe alguien que observa.
Por lo tanto, el observador puede ser un multiplicador de todas las buenas conductas adoptadas para mantener el lugar de trabajo limpio y ordenado.
Asimismo, los dos pasos fundamentales que deben seguirse para comenzar en la zona de trabajo son:
- Organizarse:
- Retirar de los puestos de trabajo todo el material que no se esté utilizando normalmente.
- Guardar los objetos que no serán utilizados por períodos prolongados.
- Organizar solamente los artículos, materiales o herramientas a utilizar.
- Mantener el orden:
- No tirar ni dejar objetos en lugares donde puedan ocasionar accidentes.
- Ser respetuoso con el entorno de las otras personas.
Para que todas estas medidas puedan mantenerse en el tiempo, es necesario capacitar a los trabajadores para que incorporen la disciplina del orden y la limpieza. La clave es la paciencia y confiar en que las personas pueden mejorar. Además, es necesario efectuar revisiones periódicas y capacitar permanentemente al personal de la empresa.
Una opción es elegir un encargado dentro del mismo personal, quien deberá verificar que el programa se lleve a cabo, evaluando cada área según algunos criterios previamente establecidos y conocidos por todos. Una manera efectiva de comunicación puede ser la exhibición de fotos que muestren buenas y malas prácticas de orden y limpieza en las zonas visitadas, junto con un breve comentario de cada una.
Es importante recordar que el lugar de trabajo se transforma en el segundo hogar, en el que pasamos gran parte del día desempeñando nuestras labores. Por ello, necesitamos que sea lo más confortable y seguro posible; de ahí la importancia de contar con el programa de orden y limpieza, ya que mientras menos elementos o materiales se encuentren en zonas inadecuadas, menores serán las posibilidades de sufrir un accidente.
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