Una orden de trabajo se define como un documento donde se especifican, por escrito, las instrucciones del trabajo o servicio a realizar. No existe un único formato de orden de trabajo, ya que este tipo de documento puede adaptarse dependiendo de las características de cada empresa.
Importancia de una Orden de Trabajo
La importancia de una orden es un tipo de documento de carácter legal que respalda tanto al cliente como a la empresa que presta el servicio, ante cualquier reclamo o inconveniente. Incluso una orden de trabajo puede llegar a ser una garantía en caso de reclamos, tanto por parte de los clientes como de los responsables de la empresa. Es muy importante especificar todos los detalles en una orden de trabajo para evitar malentendidos entre las partes.
Aunque en primera instancia una orden de trabajo luzca únicamente como un documento informativo, su implicación legal la convierte en algo mucho más importante. Una orden de trabajo es un documento que presenta, en forma de plantilla o formulario, toda la información pertinente a la solicitud de un trabajo. El propósito de esta plantilla es el de tener toda la información necesaria y relacionada con el trabajo en una única página. Así, todos los departamentos pueden registrar lo relacionado a su área de trabajo, hacer las planificaciones correspondientes y cumplir con sus funciones de manera más óptima.
¿Qué tipo de empresas utilizan Órdenes de Trabajo?
Este formulario es muy útil en cualquier tipo de negocio en el que se realicen servicios constantemente como talleres mecánicos, construcción, servicios de limpieza, producción de piezas electrónicas, etc.
Con los adelantos tecnológicos, la empresa cada vez más buscar mejorar sus operaciones mediante nuevas herramientas, es por esto que las empresas están mejorando la planificación empresarial y consigan una mayor eficiencia. Sin embargo, no todas las herramientas te ayudan a lograrlo de manera simple y económica como una orden de trabajo.
¿Qué contiene una Orden de Trabajo?
No existen formatos únicos para crear una orden de trabajo, debido a que su diseño puede variar según rubro y ocasiones, es por esto que cada empresa adapta el formulario a sus necesidades. No obstante, se establece por norma general tiene que contener:
- Número de orden
- Fecha
- Nombre del cliente
- Datos de contacto
- Tipo de servicio
- Descripción del servicio
- Precio
- Observaciones
- Forma de pago
- Firma del cliente
Si bien la información necesaria para realizar este documento no es un asunto estricto y reglamentado, existen varios datos que podrían considerarse indispensables en una correcta elaboración. Si bien la orden de trabajo pasará por varios departamentos, no es necesario mencionarlos todos.
Ingresa el nombre de la empresa y de la persona que realiza la solicitud. De esta forma, es indispensable incluir la dirección exacta del lugar en el que se efectuará el servicio. Dependiendo del tipo de trabajo a ejecutar, puedes o no incluir los precios de los materiales.
Debes especificar los recursos que se requerirán para el trabajo; solo así la persona encargada podrá disponer de los mismos con antelación. Si en tu empresa no hay disponibilidad de alguno de estos recursos, puedes incluir una lista con los que deban adquirirse.
Checklists en Órdenes de Trabajo
Conocidas como listas de control, listas de chequeo, check-lists o hojas de verificación, son formatos creados para realizar un control al cumplimiento de una lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de forma sistemática, además se usan para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o productos asegurándose de que nada se olvide a la persona encargada.
¿Para qué sirven las listas de chequeo?
- Examinar o analizar la localización de defectos.
- Recopilar datos para su futuro análisis.
- Verificación de la realización de actividades en las que es importante que no se olvide ningún paso y deben seguir las tareas con un orden establecido.
- Establecer inspecciones donde se debe dejar constancia de cuáles han sido los puntos inspeccionados.
- Verificar o examinar artículos o análisis de operaciones.
Estas listas suelen ser utilizadas para la realización de comprobaciones rutinarias y para asegurar que la realización de los objetivos y que nada pase por alto, además de para la simple retención de datos.
Las ventajas de los checklist es que, además de ordenar las actividades a realizar, una vez rellenados sirven como registro, que posteriormente sirven para tener constancia de las actividades que se realizaron en un momento dado.
Creación de Plantillas
Tanto si deseas elaborar una plantilla de una orden de trabajo en Chile, como en cualquier otra parte del mundo, los programas para ello, por excelencia, son Excel y Word. No obstante, debes considerar que los pasos y ejemplos aquí mostrados son una referencia.
Sin importar si planeas crear una orden de trabajo PDF, en Word o Excel, el procedimiento es bastante similar.
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