La culminación positiva de un Proceso de Reclutamiento y Selección, es la Contratación de Personal. Una etapa previa, y no menor, es el ofrecimiento formal de trabajo al postulante seleccionado. Las cosas claras en esta etapa, favorecerán, en gran parte, el éxito de una nueva contratación.
¿Qué es una Carta Oferta?
Surge aquí la llamada “Cartas de Entendimiento” o “Carta Oferta”. Una “Carta Oferta” es un documento formal que la empresa emite al candidato seleccionado indicando los alcances de su futura contratación, y que no produce obligaciones de carácter laboral.
Objetivo de la Carta Oferta
El objetivo principal es dar a conocer al candidato la oferta de trabajo y las condiciones contractuales futuras, con el objeto de que pueda evaluar el ofrecimiento y confirme su aceptación al cargo, mediante su firma. El documento se firma en dos ejemplares, quedando una en poder del futuro empleador y otra en poder del futuro empleado.
Beneficios para la Organización
- Junto con favorecer la imagen de la empresa en cuanto a formalidad y seriedad, otorga una metodología de trabajo que finalmente ayuda a mantener los controles necesarios que contribuyen a evitar descoordinaciones o malos entendidos.
- En este documento se expresan condiciones de laborales que implican costos para la organización (Sueldo y Beneficios) y datos respecto de la estructura organizacional (Cargo y dependencia).
Es importante destacar que este documento no genera una obligación de carácter laboral, ya que queda en el ámbito de un ofrecimiento de trabajo el cual está supeditado al ingreso del trabajador a la empresa y por ende a la generación de un contrato de trabajo.
Beneficios para el Postulante
El postulante que recibe una oferta de trabajo formalizada mediante un instrumento de esta naturaleza, en primer lugar aprecia la formalidad de su futuro empleador, y en segundo lugar, le permite tener la tranquilidad de renunciar en forma segura a su trabajo actual o a otra postulación si es que estaba participando en forma paralela. También le permite mantener en sus archivos personales, material que en un futuro podría resolver dudas respecto de sus condiciones contractuales.
¿A quiénes se le debe entregar una “Carta Oferta”?
En general esta herramienta es utilizada con cargos de mayor jerarquía en la organización, sin embargo nada se opone a que se utilice con la totalidad de los cargos.
Elementos Clave de una Carta Oferta
Una carta de entendimiento, debe contener cómo mínimo los siguientes elementos:
- Nombre del Cargo
- Categoría/Nivel del Cargo ( Si es que existe jerarquía de posiciones)
- Nombre y Cargo del Jefe Directo
- Fecha de Inicio de las Funciones ( este dato puede quedar registrado durante la reunión de ofrecimiento)
- Sueldo Bruto ( Mensual o Anual)
- Beneficios Legales
- Beneficios Internos
¿Cuándo se confecciona la “Carta Oferta”?
Una vez que la Organización ha definido cuál postulante que mejor de adecua a su búsqueda, Recursos Humanos debe acotar las condiciones laborales que fueron analizadas antes de la búsqueda, tomando en cuenta tanto de las políticas salariales internas, como los requerimientos del postulante seleccionado.
¿Quiénes firman la “Carta Oferta”?
Idealmente esta carta debe estar firmada por la Jefatura directa, Gerente de Recursos Humanos y Postulante.
¿Cómo y cuándo se entrega la “Carta Oferta”?
Citado el postulante a la organización, Recursos Humanos, informará acerca de la decisión de su contratación y se le darán a conocer las condiciones contractuales. Una vez que el postulante está de acuerdo, se solicita su firma en las cartas oferta en señal de aprobación.
¿Qué sucede si el postulante no está de acuerdo con las condiciones ofrecidas?
En términos generales, siendo la carta oferta el resultado las políticas salariales internas y de los requerimientos del candidato, difícilmente podría suceder una situación de esta naturaleza.
No obstante lo anterior, es posible que debido a que los tiempos de un proceso muchas veces se extienden, las condiciones del ofrecimiento podrían cambiar por causa de situaciones diversas, atribuibles tanto al candidato como al empleador.
Por ejemplo, en el caso de la empresa podrían haber cambiado algunas estimaciones de presupuesto, haberse generado reestructuraciones internas, entre otras; y por el lado de postulante, podrían haber cambiado sus condiciones salariales en su actual puesto de trabajo, haberse producido reestructuraciones en su empresa actual, o exista un mejor ofrecimiento en otra postulación.
Si la empresa está dispuesta a atraer al candidato, porque confía en sus capacidades y el aporte que entregará a la organización, puede realizar una contraoferta salarial que incluya mejoras, en lo posible manteniendo las políticas de compensaciones de forma tal que no alteren la equidad interna.
Rescisión de Ofertas de Empleo
Los titulares informan cada vez con más frecuencia de que las empresas están rescindiendo las ofertas de empleo a medida que aumentan las noticias sobre la incertidumbre económica. En tiempos de incertidumbre económica, como la inflación que se vive en Chile, puede ser necesario reevaluar los puestos de trabajo, aplicar una congelación de la contratación, rescindir una oferta o considerar el despido de los empleados actuales. Pocas situaciones de contratación son tan complejas como la rescisión de una oferta de empleo. Cuando se ha pasado por un proceso de contratación y se ha hecho una oferta de trabajo, incluso pensar en rescindirla debe tratarse con sumo cuidado.
Hablar con un asesor jurídico puede ayudarle a comprender cualquier responsabilidad potencial relacionada con la cancelación de una oferta, ya que las implicaciones jurídicas y financieras pueden variar mucho. El momento oportuno también es fundamental. «Siempre debe buscarse orientación legal y debe ser un componente crítico de cualquier discusión antes de tomar cualquier decisión o de mantener conversaciones con un candidato», señala Ross.
Aunque los riesgos concretos de rescindir una oferta sólo puede esbozarlos un asesor jurídico familiarizado con los hechos y circunstancias específicos de una situación en estudio, las organizaciones pueden enfrentarse a una serie de riesgos jurídicos y sanciones económicas. Los detalles pueden depender del lugar en el que se opere, del lenguaje utilizado en la oferta al candidato y de otros factores.
Aunque el riesgo legal puede ser el principal motivo por el que las organizaciones exploren sus opciones para rescindir una oferta de trabajo, hay otras repercusiones que deben tenerse en cuenta. «Las organizaciones deben ser conscientes y tener en cuenta el riesgo para su marca de empleador y empleo, la canalización de referencias de empleados, la adquisición de talento y los objetivos de retención», dice Ross. En otras palabras, incluso si su asesor jurídico sugiere que una oferta puede rescindirse con un riesgo legal mínimo, es importante dedicar tiempo a evaluar cómo esto puede influir en sus futuros objetivos de talento.
Como parte de un proceso de contratación que se centra en el cumplimiento de la normativa, es importante comprender cómo afecta a esta decisión el lenguaje de sus ofertas de empleo, contratos de trabajo, solicitudes de empleo y otros documentos. ¿Cómo aborda el texto de su carta de oferta la posibilidad de que se rescinda una oferta, si es que se cesa su validez? ¿Existen contingencias que puedan allanar el camino para unas conversaciones más fluidas? «El asesor jurídico de la organización se encargará de redactar el texto que deba incluirse, que deberá estar en consonancia con los requisitos estatales, o de otras jurisdicciones aplicables», explica Ross.
A menudo, dejar sin efecto una oferta obedece a una necesidad subyacente de reducir costes, preservar el flujo de caja o alcanzar otro objetivo. Puede haber otros enfoques que RR.HH. y la dirección puedan considerar, en colaboración con el asesor jurídico, para lograr esos objetivos sin incurrir en el mismo nivel de riesgo legal o de reputación.
Incluso abrir el debate sobre si se debe rescindir una oferta es un proceso complejo. Los profesionales de RR.HH que elaboran cuidadosamente sus reservas de talento tienen que considerar múltiples consecuencias. Es una decisión que no se toma a la ligera en ningún nivel del proceso. Pero si su organización está evaluando opciones para preservar la salud financiera y esto está sobre la mesa, es imperativo involucrar a un asesor legal lo antes posible.
La Carta de Presentación por Correo Electrónico
Si estás buscando trabajo, lo más probable es que te hayas encontrado con una oferta de empleo que te pide una carta de presentación por correo electrónico. Incluso en la era de los portales de solicitud en línea, muchos directores de recursos humanos siguen reclutando candidatos directamente a través de sus buzones de entrada. Una carta de presentación por correo electrónico tiene muchas de las características de una tradicional, pero con algunas diferencias clave.
Si envías un correo electrónico introductorio con tu currículum y carta de presentación adjuntos, esa es una oportunidad adicional para promocionarse. ¿Por qué no habrías de hacerlo?
¿Qué es una carta de presentación por correo electrónico?
La definición de carta de presentación por correo electrónico es bastante sencilla: se trata de un modelo de carta de presentación que se envía en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico, a diferencia de la que se envía por medio de un portal de solicitudes en línea o como archivo adjunto a un mensaje de correo electrónico.
Ejemplo de solicitud de empleo por correo electrónico
Para empezar, aquí tienes un ejemplo de solicitud de empleo por correo electrónico (o de carta de presentación por correo electrónico) diseñado a partir de prácticas de contratación reales y de la experiencia de los encargados de recursos humanos:
Como puedes ver, este ejemplo de carta de solicitud se basa en una oferta de empleo para un puesto de Asistente Ejecutivo, pero puedes utilizarlo como inspiración para tu propia carta de presentación. Los logros están en primer plano, los ejemplos están cuantificados y cada parte de la historia es relevante para el puesto en cuestión. También puedes echar un vistazo a nuestra colección de ejemplos gratuitos de cartas de presentación, quizá allí encuentres tu propia profesión o sector.
Para determinar si puedes optar por insertar una carta de presentación similar directamente en un correo electrónico o enviarla como archivo adjunto, sigue leyendo a continuación.
¿Escribes la carta de presentación en un correo electrónico o la adjuntas?
La respuesta a si debes insertar la carta de presentación en el cuerpo del correo electrónico o adjuntarla depende en gran medida de la descripción del puesto. Por lo general, el responsable de contratación te indicará cómo quiere que envíes la carta de presentación. En algunas ofertas de empleo incluso te dirán qué debes escribir en el asunto del mensaje. Asegúrate de seguir las instrucciones al pie de la letra, ya que cualquier variación puede hacer que el director de recursos humanos pase por alto tu solicitud.
- Si lo envías como archivo adjunto: esta es la más sencilla de las dos opciones, ya que solo tendrás que adjuntar el archivo de la carta de presentación al correo electrónico. No obstante, debes escribir algunas frases introductorias en el cuerpo del mensaje para llamar la atención del encargado de contratación hacia la carta de presentación adjunta (y el resto del material de tu solicitud). Para conocer todo lo que necesitas saber sobre la redacción de una buena carta de presentación, consulta nuestra guía de cartas de presentación con ejemplos.
- Si se envía en el cuerpo del correo electrónico: Tendrás que prestar un poco más de atención a cómo envías tu carta de presentación en el cuerpo de un mensaje. La brevedad es la clave, así que deberás elegir sólo los ejemplos más relevantes de tu carta de presentación completa.
Si la descripción del puesto no indica cómo enviar la carta de presentación, tendrás que hace una suposición. En primer lugar, ten en cuenta si te piden que envíes otros documentos de solicitud como adjuntos. Por el contrario, si la carta de presentación no se menciona en absoluto, puedes escribirla en el cuerpo del correo electrónico para integrarla en la solicitud de forma natural. A continuación encontrarás un buen ejemplo de carta de presentación por correo electrónico con un currículum adjunto que puedes adaptar a tus necesidades.
¿Cómo se escribe una carta de presentación por correo electrónico?
En cuanto a la forma de redactar una carta de presentación por correo electrónico, es posible que debas hacer algunos ajustes de formato y tono.
Formato de carta de presentación por correo electrónico:
Una característica importante del formato de carta de presentación por correo electrónico es que carece de encabezado. Por lo tanto, es importante que incorpores datos personales clave en las frases finales. Firma con tu nombre completo e incluye tu número de teléfono en la llamada a la acción o en la firma automática de tu correo electrónico. Utiliza estilos y tamaños de letra estándar para correo electrónico con el color negro. Electrónico como archivo adjunto, usar una plantilla de carta de presentación diseñada para mensajes de correo te puede ayudar a que presentarla con un gran diseño sea un proceso fácil. Nuestras plantillas de cartas de presentación profesionales están diseñadas por expertos para una gran variedad de sectores.
El tono adecuado para un ejemplo de solicitud de empleo por correo electrónico:
Hay varias razones por las que tu ejemplo de solicitud de empleo por correo electrónico puede tener un tono más flexible que una carta de presentación tradicional enviada a través de un portal de solicitudes en línea.
En primer lugar, si tienes la dirección de correo electrónico de un responsable de contratación, es probable que tengas su nombre. En muchos sectores, no querrás desviarte del saludo estándar de "Estimado" seguido del saludo apropiado y el apellido. Sin embargo, en algunos sectores, utilizar el apellido puede parecer demasiado formal y fuera de lugar. En ese caso, es preferible utilizar "Hola" seguido del nombre para dar un toque más personal.
Una excepción a las directrices anteriores sobre el tono es si estás escribiendo un ejemplo de correo electrónico para solicitar una pasantía. Dado que probablemente seas un estudiante enviando un correo electrónico a alguien con más experiencia, lo mejor es mantener un tono semiformal que exprese tu entusiasmo, sin dejar de ser educado.
Otra razón por la que puedes enviar tu solicitud de empleo por correo electrónico es porque ya conoces al encargado de contratación. Puede que hayas trabajado en la empresa anteriormente o que tengas otra conexión que te haya dado la oportunidad de presentar tu candidatura directamente. En ese caso, no querrás que tu solicitud de empleo por correo electrónico suene como si viniera de un completo desconocido.
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