Un buen registro de jornada laboral se asocia con una empresa que maneja el control de horas de forma eficiente y organizada, llevando al día la asistencia. Para hacerlo de manera sencilla, esta guía será tu aliada en la gestión de recursos humanos.

Importancia del Control de Asistencia

El cumplimiento del horario laboral se puede mantener o al contrario corregir en los trabajadores que casi siempre llegan tarde. El absentismo de los empleados tiene un efecto desastroso en el progreso del equipo, los índices de desempeño y la productividad.

Marco Legal y la Dirección del Trabajo (DT)

El principal objetivo aparece en el artículo 33 del Código del Trabajo. En primer lugar, la DT pide básicamente llenar un libro de asistencia laboral o un registro de reloj asistencia. El artículo 33 del Código del Trabajo, es específico.

Tenemos este dictamen de la Dirección de Trabajo, el cual moderniza cómo se debe llevar una planilla de asistencia laboral. Ahora es válido y legal usar un sistema computacional de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo. Ten en cuenta, que, desde febrero de 2018, entra en vigencia esta nueva normativa de la Dirección del trabajo.

La DT, pide que esté foliada en todas sus hojas (original y copia), es de confección y costo del empleador. Sin embargo, existe la ideas de promover el uso de este registro pero de forma digital.

Obligaciones Según la DT

  • Acceso a la plataforma: Los trabajadores deben tener acceso a toda la información de los sistemas con un perfil de usuario.
  • La DT exige que el empleador tenga un registro histórico de asistencia de, mínimo, cinco años por cada empleado.
  • Los recursos humanos están en la obligación de compartir los registros de asistencias con el empleado. Eso lo indica la DT.

Normativa 3.0

📝 Normativa 3.0, 1140/27: Se moderniza la manera de llevar la asistencia en una planilla. Ahora es legal contar con un sistema computacional de control de asistencia y horas de trabajo.

📄 Normativa 3.0, 5849/133: Con el objetivo de regular los sistemas de asistencia digital, este dictamen detalla que cada colaborador debe contar con acceso a la plataforma que alberga toda la información sobre su asistencia y horas trabajadas.

Sanciones por No Tener Registro de Asistencia

Las sanciones en Chile por no tener registro de asistencia son altas. En Sesame HR, nos preocupamos de que no pagues multas innecesarias.

Eludir una disposición legal en perjuicio del Estado o de terceros trae sanciones.

Tipos de Registro de Asistencia

La Dirección del Trabajo, es clara en cuanto a las herramientas para el control de asistencia. Como venimos diciendo, el registro correcto y a tiempo, mediante cualquier mecanismo autorizados de los ya mencionados, te ayuda a manejar la planilla de asistencia laboral al día.

  • Libro de asistencia laboral: Puede ser en un excel o de manera física en una libro con diferentes plantillas para rellenar los datos. Es el tipo de registro clásico y que aún se emplea en algunas empresas. Continuar con esta gestión del trae desventajas.
  • Reloj control con tarjeta de registro de usuario: Este método es muy sencillo, el colaborador cuenta con una tarjeta de registro personal y debe realizar marcaje al momento de entrada y salida. Esta herramienta ya también es cosa del pasado. El marcaje con tarjeta es vulnerable.
  • Control de asistencia biométrico: Un sistema de identificación que permite registrar características únicas e identificables de una persona, pueden ser características de su rostro, huella, firma, patrón y entre otras. Huella dactilar, código QR entre otros sistemas biométricos, son herramientas modernas y útiles en el caso de que quieras más fidelidad reduciendo el margen de error en la identificación de uno de tus empleados.
  • Software de registro y georreferenciación: Son diferentes aplicaciones o software que permiten monitorear y llevar un conteo real de las horas trabajadas por los colaboradores. Un sistema de GPS, te dejará saber desde dónde marcan tus trabajadores. En caso de que tengas trabajadores en diferentes sedes, (algunas hasta zonas geográficamente remotas) o en constante movilidad.

Software de Tiempo y Asistencia

Un software de tiempo y asistencia está diseñado para ayudar. Los empleadores requieren monitorear de manera eficiente los turnos de trabajo de los empleados. Igualmente, sirve para realizar un seguimiento de las horas reales trabajadas, las horas extras, las ausencias y las licencias. Muchos de estos sistemas pueden instalarse sin problema en cualquier dispositivo móvil: teléfono celular, tablet, notebook o computador.

Beneficios de un Software de Control de Asistencia

  • Obtendrás una visión general de las horas de trabajo de tus empleados.
  • Puedes gestionar y controlar fácilmente las ausencias y vacaciones.
  • Cumples con los requisitos legales.
  • Evita los errores o malos entendidos con la contabilidad.

Control de Asistencia para Teletrabajadores

Es probable, que más de un gerente de recursos humanos se haya rascado la cabeza pensando en cómo llevar la asistencia de los teletrabajadores ¿Cómo controlar? ¿Por productividad o sistema electrónico online? La norma legal dice que el empleador deberá implementar a su costo un mecanismo fidedigno de registro de cumplimiento de jornada de trabajo a distancia, para trabajadores que prestan servicios fuera. Con solo tener un dispositivo conectado a internet, el trabajador puede marcar su asistencia a través de un reloj control. Ya sabrás que al contar con un control horario fiel y efectivo es la mejor decisión.

Gestión de Horas Extras

Llegamos a un punto sustancial. ¿Qué pasa con las horas extras sino se registran correctamente? Al contrario, es probable que el área de contabilidad y finanzas de tu empresa, es la encargada de sacar cuentas de todo ese tiempo adicional que trabaja un empleado después de su jornada laboral.

Los empleados pueden conocer el informe detallado de las horas adicionales trabajadas y el monto extra que van a cobrar.

Inversión en un Control Horario

Todo negocio quiere evitar pérdidas y aumentar las ganancias. Al invertir en un control horario, al momento de hacer la rendición anual a los socios, o propietarios, la empresa reflejará números azules en lugar de los temibles números rojos.

Motivación y Clima Laboral

Es importante reconocer también que a mayor motivación del trabajador (conciliación laboral), mejores resultados obtendrá la empresa. Tus empleados no solo buscan seguridad económica, también necesitan certidumbre laboral en medio de un buen clima laboral.

Funciones Adicionales del Software

Cuando adquieres un reloj control puedes manejar informes o reportes confiables que permiten tomar decisiones contables o premiar, por ejemplo, puntualidad y lealtad a la jornada laboral. También, con la herramienta se podrá organizar los días del feriado legal (vacaciones) que le toca a cada quién. Permite a recursos humanos manejar cómodamente esta información. Son diversas las otras funciones de un software de este estilo. Todo depende del tipo de negocio, los requerimientos y las dinámicas laborales que surjan. Obviamente, bajo la gestión y supervisión del área de recursos humanos. Además, cuenta con la ventaja, por ejemplo, en caso de una tablet de poder retirarla del lugar de acceso, una vez pasada la hora de entrada.

Sesame HR: Una Solución Integral

Finalmente, se encuentra disponible en Chile para el control de asistencia, la útil multi herramienta que ofrece Sesame HR, además de contar con prueba gratuita. En nuestra plataforma contamos con un módulo de asistencia y turnos pensado en hacer más eficaz y sencilla la gestión de asistencia de tu equipo en tiempo real. En cuestión de segundos tus colaboradores podrán marcar desde su celular, computador, reloj o tablet. ¿Te interesa entregar tecnología humana a tus equipos?

Vale la pena registrar el tiempo para los empleados y obedecer con lo que dice la normativa legal. Todo ello con logros exitosos para la forma de gerenciar tu empresa.

Para hacer modificaciones o consultar el marcaje diario es muy práctico contar con la asistencia de Sesame HR. Se reducirán los tiempos que tienen que esperar tus empleados en recibir una solicitud para pedir un o adelantar algunas vacaciones pendientes.

Sesame HR te ayuda a gestionar el personal de tu empresa de una manera sencilla, ágil y totalmente digitalizada.

Lo anterior, es poco comparado a todo lo que en adelante puede hacer para ti la tabla de turnos laborales de Sesame HR.

Reportes Exigidos por la Dirección del Trabajo (Dictamen 5849/133, de 4 de diciembre de 2017)

Dictamen 5849/133, de 4 de diciembre de 2017.

  1. 1.1-. Acceso a la plataforma: Los trabajadores deben tener acceso a toda la información de los sistemas con un perfil de usuario.
  2. a) Reporte de asistencia: Debe ser posible consultar la información relativa a la asistencia de uno o más trabajadores, para lo cual cada informe contendrá periodos de 30 o 60 días, según sea requerido por el fiscalizador, pudiendo retroceder hasta 5 años. El reporte debe indicar específicamente si el trabajador asistió a laborar cada día del periodo seleccionado.
  3. b) Reporte de jornada: Debe ser posible consultar la información relativa a la cantidad de horas ordinarias y/o extraordinarias laboradas respecto de uno o más trabajadores, incluyendo los descansos que correspondan por el tipo de servicios prestados, para lo cual cada informe contendrá periodos semanales, quincenales o mensuales, según sea requerido por el fiscalizador, pudiendo retroceder hasta 5 años. El sistema deberá permitir la emisión de un reporte para la jornada ordinaria y otro para la extraordinaria de trabajo. Asimismo, se debe explicitar si existen atrasos o salidas anticipadas en el periodo.
  4. c) Reporte de días domingo y/o días festivos: Debe ser posible consultar la información relativa a todos los días domingos y/o festivos laborados, por uno o más trabajadores, durante un periodo mínimo de 12 meses anteriores a la fecha de emisión del informe.
  5. d) Reporte de Modificaciones y/o alteraciones de sistemas de turnos: El sistema permitirá acceder a un informe de modificaciones y/o alteraciones de los turnos de uno o más trabajadores, con indicación de la fecha de asignación de los nuevos turnos, y si ellos son transitorios o permanentes, pudiendo retroceder hasta 5 años.
  6. e) Reporte de exceso de jornada (diaria o semanal): Debe ser posible consultar la información relativa a excesos de jornada (diaria y suma semanal) de uno o más trabajadores, para lo cual cada informe contendrá periodos de 30 días, pudiendo retroceder hasta 5 años.

Consideraciones Adicionales

Modificación de las marcaciones: Respecto de este punto, es del caso señalar que la adulteración o reemplazo de las marcaciones de los sistemas de registro de asistencia siempre se ha encontrado prohibida, tanto en su formato en papel o electrónico.

  • Para alterar o llenar un registro faltante, se propondrá al trabajador (por medio de papel o correo electrónico) la información de reemplazo de la marca, quien podrá aceptar o rechazar la propuesta. En ambos casos su manifestación de voluntad debe ser escrita y clara.
  • Sólo podrán modificarse, remplazarse o completarse marcaciones, cuando el resultado de dicha acción no cause perjuicio a los trabajadores.

Nueva Jornada Laboral en Chile (40 Horas)

En buena parte de Latam, la jornada de trabajo por turnos es de 48 horas a la semana. Sin embargo, Chile ya enlista los países que bajó a 40. ¿Ya es oficial? Si estas, u otras consultas, merodean tu mente ¡no te preocupes! Para ello, hemos creado un contenido sencillo, con las reglas dictadas por la Dirección del Trabajo en cuanto a la nueva jornada laboral.

Existen básicamente tres tipos de jornada de trabajo por turnos: los turnos completos, los parciales y los rotativos.

La resta de cinco horas de trabajo se aprobó el 11 de abril de 2023 y comenzará a regir desde el 1 de mayo. A partir de, la jornada ordinaria de trabajo de 45 a 40 horas semanales con la siguiente gradualidad: de 45 a 44 horas al primer año de publicada de la ley.

También la jornada de trabajo por turnos de 40 horas semanales, permite mecanismos de corresponsabilidad. Por ejemplo, las bandas horarias. Por tanto, permitirá conciliar de mejor manera los horarios de los colegios con las jornadas de trabajo por turnos. De igual forma, se permite la distribución de la jornada ordinaria en 4 días de trabajo por 3 de descanso, conocida como 4×3.

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