El objetivo de este artículo es informar y guiar a nuestros clientes sobre las diferentes opciones para la creación de empleados o colaboradores en nuestra plataforma ya sea de forma individual o masiva. El artículo se centrará exclusivamente en la creación de empleados en la plataforma y no abordará otros aspectos relacionados, como la gestión de nómina. La creación adecuada de empleados permite ir en línea con el cumplimiento de las regulaciones laborales vigentes, incluyendo requisitos legales y laborales relacionados con la contratación y afiliaciones. Utilizando Buk, podrás gestionar eficientemente tus procesos de gestión de personas, automatizando tareas y reduciendo errores en comparación con métodos manuales. Además, nuestra plataforma almacena la información relevante de tus colaboradores, lo que facilita una gestión eficiente de los datos.

Creación Individual de Empleados

Puedes crearlos de dos formas.

  1. La primera es desde "Administrativo" en la sección de "Panel de Control". Allí encontrarás un recuadro de "Empleados Nuevos", donde podrás revisar los últimos ingresos de colaboradores. Si haces click en "Nuevo", podrás crear un nuevo empleado.
  2. El primer paso es proporcionar la información personal. En el campo "Número de documento", debes ingresar el número de identificación del empleado. En cuanto al "Tipo de Documento", puedes seleccionar RUT o elegir la opción "Otro" para incluir personas extranjeras.

Flujos para la Creación de Colaboradores

Se presentan dos flujos diferentes para crear un colaborador dependiendo si se les paga remuneraciones o no.

1. Colaboradores sin Módulo de Remuneraciones

Si la empresa no ha contratado el módulo de remuneraciones, entonces la opción de "Forma de Pago" aparecerá por defecto como "No Generar Pago". El siguiente paso es completar la Información Previsional. Aquí, deberás ingresar datos relacionados con cotizaciones o pensiones. Si no deseas proporcionar detalles sobre el plan previsional del colaborador, puedes seleccionar las opciones “No Cotiza” o No Aplica “N/A” en los campos correspondientes.

Por último, deberás rellenar la información laboral relacionada con el trabajo del colaborador, como la empresa, el área, supervisor, entre otros. Dado que estos colaboradores no estarán sujetos a pagos, en la sección de "Remuneraciones" se encontrará un checkbox "Colaborador con liquidaciones", el cual aparecerá desmarcado por defecto y no se podrá modificar. Haz clic en "Finalizar" para completar el proceso.

2. Colaboradores con Módulo de Remuneraciones

Luego, continua con la Información Previsional, donde deberás ingresar datos relacionados con cotizaciones o pensiones. Haz clic en "Finalizar" para completar el proceso.

Si marcas que un colaborador tiene liquidación, pero su ficha está configurada como "No genera pago" o "No cotiza", aparecerá una alerta.

Creación Masiva de Empleados

Puedes crear trabajadores de forma masiva utilizando los importadores de Buk. Para ello, dirígete a la sección "Información" y selecciona "Importadores". Haz clic en "Importadores" y encontrarás el importador de "Empleados/Colaboradores". Desde allí, podrás cargar la información personal y previsional del colaborador.

Pasos para la Importación Masiva

  1. Sin embargo, puedes marcar los checkbox “Añadir columnas información de pago” y “Añadir columnas información previsional” en caso de querer completar la forma de pago y/o el plan previsional de los colaboradores en el importador. Para comenzar, dirígete al importador y descarga la plantilla haciendo clic en "Descargar Template".
  2. Ten en cuenta que si la empresa tiene contratado el módulo de remuneraciones, es posible cargar en el mismo archivo registros de colaboradores con y sin remuneraciones. Para aquellos que sí reciben pagos a través de Buk, se debe completar toda la información requerida sobre forma de pago, plan previsional, sueldo, etc.

Con este importador es importante que revises las instrucciones de cada campo de información y en aquellos donde se indica "Ver tipos válidos" puedes hacer clic para desplegar la información detallada. En caso de tener contratado el módulo de remuneraciones pero no se desea generar liquidaciones a través de la plataforma o el documento del colaborador está configurado como "Otro", la plantilla sí incluirá la columna “Con liquidaciones”, donde deberás ingresar “No”.

  1. Para comenzar, dirígete al importador y descarga la plantilla haciendo clic en "Descargar Template". Al completar la planilla, en la columna “Forma de pago”, deberás ingresar la información correspondiente para aquellos colaboradores que recibirán sueldos a través de Buk.
  2. Una vez completada la planilla con toda la información requerida, podrás cargar el archivo en el importador.

Una vez ya cargado el archivo en el importador de Colaboradores, podrás proceder con el importador de Trabajos. Con este importador es importante que revises las instrucciones de cada campo de información y en aquellos donde se indica "Ver tipos válidos" puedes hacer clic para desplegar la información detallada. La plantilla descargada incluirá la columna “Con liquidaciones”, la cual debe tener el valor “Sí” o, por defecto, dejar en blanco, ya que la plataforma entenderá que el colaborador sí recibirá liquidaciones.

Ya después de haber cargado la información en los importadores de Colaboradores y de Trabajos, podrás continuar con la carga de Fotos de Perfil (este importador es opcional).

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