El cálculo de las remuneraciones y la generación de liquidaciones de sueldo son algunas de las tareas más complejas de todo departamento de Recursos Humanos. Para generar liquidaciones de sueldo, se deben realizar una serie de operaciones que involucran varios conceptos, como sueldo base, sobresueldo, asignaciones y cotizaciones previsionales. Para realizar una liquidación de sueldo, es importante conocer los tipos de remuneraciones que existen. Acá te dejamos un paso a paso que debes tener en cuenta al momento de hacer el cálculo de una liquidación de sueldos.
¿Qué es una Liquidación de Sueldo?
Una liquidación de sueldo en Chile es el documento que tú, como empleador, debes entregar y firmar junto a tu trabajador para dejar constancia del pago mensual del sueldo ✍️. En ella se pueden ver todos los montos involucrados, los que pueden ser: sueldo base, bonos, horas extra, descuentos legales (como AFP y salud), e incluso anticipos o préstamos si los hay. La liquidación de sueldo es mucho más que un papel: es la evidencia formal de la remuneración que se paga y recibe en una relación laboral.
Importancia de la Liquidación de Sueldo
La liquidación de sueldo es un documento esencial en la relación laboral, tanto para empleadores como para trabajadores. Refleja de forma detallada los cálculos y componentes de la remuneración, dejando constancia de cuánto se paga, qué descuentos se aplican y cómo se obtiene el sueldo líquido. La obligación de emitir una liquidación de sueldo existe sin importar el régimen contable que tenga tu empresa.
Elementos Clave en una Liquidación de Sueldo
Para comenzar, es muy importante identificar los montos asociados a las remuneraciones asignadas. En términos prácticos, tenemos que conocer qué tipo de remuneración será la que se otorgará. A continuación, se detallan los elementos esenciales:
- Sueldo Base: Este es un monto fijo que no tendrá modificación alguna y es el punto de partida para el cálculo del sueldo. También el monto dependerá de las funciones que desarrollará el trabajador.
- Total Haberes: Es la sumatoria de todos los ingresos del trabajador antes de aplicar descuentos.
- Total Imponible: Es la suma del Sueldo Base más la Gratificación.
Cálculo del Sueldo Líquido
Uno de los aspectos que más confusión genera es diferenciar el sueldo bruto del sueldo líquido. El sueldo líquido es el monto real que el trabajador recibe después de los descuentos obligatorios y/o voluntarios.
Para calcular liquidaciones de sueldo es importante que siempre tengas a mano datos claves.
- Ficha del trabajador: Debe incluir todos sus datos personales y laborales, así como también su AFP. En el caso de estar en Isapre, es importante que también sepas cuál es su monto pactado actualizado.
- Bonos: Ten claridad respecto a qué bonos recibe cada trabajador y cuál es su periodicidad.
En la liquidación deberás incluir el total de los haberes, los descuentos legales y los descuentos variables adicionales.
El proceso base: sumas todos los haberes (bruto), restas los descuentos legales y obtienes el líquido.
Descuentos Legales
Salud: El porcentaje que se deberá pagar depende si corresponde a FONASA o ISAPRE.
Estructura de la Liquidación en Sistemas de Remuneraciones
En la pantalla de la estructura de la liquidación es donde especificamos cómo se componen los sueldos de nuestra empresa. Aquí se detallan los conceptos de sueldos y sus fórmulas de cálculo. Una vez definidos, después se puede especificar para cada trabajador en concreto un valor o fórmula diferente. Esto se puede hacer desde la ficha del trabajador. Los valores que especifica para cada trabajador tienen preferencia sobre los que especifica para toda la empresa.
- Valores/fórmulas que son comunes a todos los trabajadores, y todos los meses: se especifican en esta pantalla, en la Estructura de las Liquidaciones. Por ejemplo, la fórmula de la Gratificación Legal, Seguro de Cesantía.
- Valores/fórmulas que afectan a un trabajador, y todos los meses: se ingresan en la ficha del trabajador, en la composición del sueldo. Por ejemplo, el Sueldo Base (afecta al trabajador todos los meses), o un valor de Movilización específico a este trabajador, o un Anticipo si siempre es igual.
- Valores que son sólo para un trabajador, y sólo para un mes: se ingresan en la pantalla de Liquidaciones cada mes.
Campos en la Estructura de la Liquidación
- Nombre: el nombre del concepto de sueldo. El nombre es libre, no hay nombre prefijados. Por ejemplo, se puede denominar al Imponible como se quiera.
- Orden: el orden en el que figura dentro de su nivel de clasificación. Sirve sólo a efectos de cómo se mostrarán los diferentes conceptos en las liquidaciones y aquí en la estructura.
- Tipo: el tipo de datos, numérico o carácter. La mayoría son números, pero podemos tener por ejemplo el nombre de la AFP y de la Isapre que son caracteres.
- Decimales: para los datos numéricos, especificar los decimales que llevan. Es importante porque en función de los decimales se hará el redondeo. La mayoría son datos en pesos sin decimales, redondeados al peso.
Vacaciones y Finiquito
Cuando se elabora el finiquito, hay que pagar los días pendientes de vacaciones al trabajador. En este cálculo hay que incluir todos los haberes, menos gratificación legal, horas extras, asignación familiar, y otros conceptos de remuneración que sean anuales o esporádicos (por ejemplo los aguinaldos). Y además hay que tener en cuenta de manera diferente los items que son fijos o variables:
- No Incluir: el concepto de sueldo señalado no se tendrá en cuenta a la hora de calcular la remuneración para pagar las vacaciones en caso de finiquito. Se deberían excluir, por ejemplo, la gratificación legal, horas extras, horas no trabajadas, asignación familiar normal y retroactiva, aguinaldos.
- Fijo (incluir como remuneración fija): son aquellos haberes que son siempre iguales, y que suelen estar pactados en el contrato de trabajo. Por ejemplo, sueldo base, movilización, o colación.
- Variable (incluir como remuneración variable): son aquellos haberes que varían mes a mes. Suelen ser las comisiones o bonos de producción, comerciales, etc.
Remuneraciones Imponibles y No Imponibles
Es importante tener muy claro qué es el sueldo imponible y que elementos de la remuneración son imponibles y qué elementos no lo son.
No son imponibles: La asignación por movilización, los viáticos, las asignaciones familiares, la asignación de colación, la indemnización por años de servicios (establecida en el artículo 163).
Recomendaciones para Empleadores
El Código del Trabajo en su artículo 55 indica que la periodicidad del pago debe quedar estipulada en el tipo de contrato, pero que aun así, los períodos convenidos no pueden ser mayores a un mes. Por otro lado, el artículo 56 indica que las remuneraciones deben ser pagadas en día hábil (es decir de lunes a viernes).
- No improvisar la fecha de pago, sino tener un día fijo mensual o quincenal.
- Verifica datos personales, sueldo base, horas extras y bonificaciones, descontar AFP, salud y otros items; asegúrate de que el total concuerde con lo pactado y la ley.
Un proceso claro y bien estructurado de liquidación de sueldos transmite profesionalismo y tranquilidad tanto a la empresa como a los trabajadores.
Software de Remuneraciones
Por lo general, los software de remuneraciones cuentan con un módulo en el cual se guardan las planillas. También es importante saber que existen opciones que pueden ayudarte a automatizar el proceso completo de remuneraciones. Nuestro módulo Remuneraciones, permite optimizar la gestión de remuneraciones, administrar sueldos, contratos y finiquitos desde una sola plataforma.
Para empresas con múltiples trabajadores, un software de remuneraciones es muy útil. Existen sistemas de nómina que automatizan cálculos, emisión de liquidaciones y la declaración laboral.
Consecuencias de Errores en la Liquidación
Los trabajadores pueden reclamar ante la Inspección del Trabajo, lo que conllevaría fiscalizaciones y eventuales multas.
Errores Comunes en la Liquidación de Sueldo
- No actualizar tasas de descuento: Cada cierto tiempo, las comisiones de AFP o planes de Isapre pueden cambiar.
- Omitir el pago de gratificaciones: En empresas que no llevan contabilidad completa y tienen ganancias, es obligatorio pagar gratificación.
- Calcular mal las horas extras: Se deben sumar al sueldo base y pagar con recargo de un 50%.
- No entregar la liquidación por escrito: Algunos empleadores creen que basta el depósito bancario.
TAG: #Sueldo
