Hoy día el capital intelectual de las organizaciones constituye la principal fuente de diferenciación y creación de ventajas competitivas sostenibles en el tiempo. La capacitación y el desarrollo de los recursos humanos se han tornado en uno de los medios de gestión clave para acrecentar y construir valor para la empresa.
¿Por qué es indispensable contar con un recurso humano capacitado?
Son varios los autores contemporáneos que sostienen que en estos tiempos nos encontramos frente a un cambio de paradigma en lo que respecta a la gestión de las empresas, una nueva revolución en la productividad que enfatiza sus activos intangibles, es decir, aquellos que nacen de la actividad humana propiamente tal. Entonces, pareciera indispensable la necesidad de ir desarrollando y capacitando a las personas para lograr un alineamiento entre sus capacidades y habilidades, y los requerimientos de las organizaciones.
Capacitación vs. Desarrollo del Recurso Humano
En términos generales la Capacitación tiene por misión preparar al empleado para cumplir con los requerimientos del cargo que actualmente ocupa(rá), o para una función en particular. El objetivo es que el empleado adquiera un conjunto determinado de conocimientos, actitudes y habilidades en función de los objetivos de ese cargo específico. Se entiende entonces que la Capacitación habla de objetivos más bien de corto plazo, con resultados inmediatos.
El Desarrollo del Recurso Humano, en cambio pretende ampliar y desarrollar las capacidades futuras en el empleado, y en este sentido, trasciende las exigencias del cargo actual que este ocupa, lo prepara para asumir funciones más complejas y nuevas responsabilidades. En la medida que los programas de capacitación y desarrollo puedan generar cambios en el comportamiento de las personas (adquisición de conocimientos y desarrollo de habilidades) las actividades de capacitación podrán aumentar y generar valor para la empresa.
Identificación y Análisis de las Necesidades de Capacitación
Realizar un buen proceso de detección de necesidades de capacitación resulta fundamental para que las actividades de entrenamiento sean exitosas. En la práctica esta opera como un proceso de diagnóstico, análisis y recolección de información que otorga las herramientas básicas para establecer objetivos de trabajo.
Métodos para Recolectar Información
- Entrevistas realizadas a Jefaturas, grupos gerenciales, otros niveles de la empresa, etc.
- Revisión de documentos y evaluaciones de desempeño.
- Revisión de mallas de capacitación por familias de cargo, si es que existen.
- Observación y análisis del desempeño y tareas de los miembros de la organización.
- Entrevistas al personal desvinculado.
- Indicadores de gestión de RRHH, tales como el nivel de ausentismo, rotación o turnover, tasas de accidentabilidad, baja en la productividad, etc.
- Problemas relacionados con clima laboral.
Diseño de las Actividades de Capacitación
En términos generales, el diseño de una actividad de capacitación implica: Determinar sus objetivos específicos, las materias o contenidos, las metodologías o tecnologías a emplear y los relatores. Considerar las horas y sus respectivos contenidos de acuerdo a las prioridades establecidas acorde la detección de intereses previamente establecidas. Un análisis detallado de los contenidos de acuerdo a los objetivos predeterminados. Evaluación de los costos involucrados en la actividad.
Tipos de Capacitación
Existen diferentes niveles de capacitación que se adaptan a las necesidades de la organización y de los empleados:
- Nivel organizacional: Se centra principalmente en la planificación y definición de los objetivos estratégicos y organizacionales en un sentido amplio. Este nivel incluye actividades propias del ámbito de acción de desarrollo de recursos humanos como también, intervenciones de desarrollo organizacional y se focaliza principalmente en objetivos a largo plazo y en un plano corporativo. Se relaciona con el entrenamiento a empleados claves de la organización en aquellas competencias críticas para el éxito de la organización.
- Nivel ocupacional: Se centra principalmente en las necesidades de la empresa e implementación de actividades de capacitación y desarrollo a nivel de área de trabajo; y de esta forma, se focaliza en el entrenamiento del día a día acorde los requerimientos actuales y más a corto plazo de la organización. Consiste básicamente en analizar la fuerza laboral de la empresa, es decir, su nivel de idoneidad en lo que respecta sus habilidades, conocimientos y actitudes en relación a las necesidades de la empresa y el entorno, pero con un énfasis en el presente.
- Nivel individual: Se centra en la identificación de la brecha que existe entre las competencias (conocimientos, habilidades y actitudes) actuales de un empleado, y los requisitos exigidos del cargo que actualmente ocupa. Por otra parte, este nivel también contempla las necesidades de desarrollo personal y profesional del empleado, elementos que también son centrales a tomar en cuenta si se quieren empleados realizados y motivados.
Metodologías para la Capacitación
En general todas las metodologías de capacitación presentan ventajas y desventajas, y por tanto, éstas deben ser siempre escogidas de acuerdo a los objetivos y los resultados que se pretenden alcanzar a través de un plan de capacitación.
Metodologías Orientadas al Contenido
- Presentación de contenidos
- Preparación de casos y lectura previa
- Estudio de casos
- Ejercicios escritos
- Instrucción directa sobre el puesto de trabajo
- Rotación de puesto
Metodologías Orientadas al Proceso
- Ejercicios en tríos
- Role-playing (juego de roles o dramatización)
- Simulaciones de situaciones de trabajo
- Filmaciones y retroalimentación
- Análisis de video
- Discusión de casos
Lo ideal es que en una actividad o programa de capacitación dichas técnicas puedan complementarse, dado que uno de los grandes objetivos del entrenamiento es que los cambios conductuales esperados en el personal que participa puedan sostenerse en el tiempo, una vez que el proceso de capacitación haya finalizado. Este se transforma en un medio idóneo para perpetuar los cambios de comportamiento deseados.
Sugerencias para el Diseño de Actividades de Capacitación
- Cuando se establezcan los objetivos se recomienda enfocar una necesidad de capacitación a la vez.
- Los objetivos deberán estar definidos con anterioridad, y deben ser medibles, observables, específicos y realistas. No se debe olvidar que la evaluación de la capacitación está determinada en gran parte por el cumplimiento de los objetivos.
- Es más eficiente dividir el trabajo a través de módulos, separando de la manera más natural posible los contenidos a tratar
- Los métodos de entrenamiento se deberían elegir tomando en cuenta la disponibilidad de sus recursos (análisis costo/beneficio), la población objetivo a la cual se dirige la capacitación, y el nivel de ajuste o pertinencia entre los métodos usados y los objetivos definidos.
Administración de la Capacitación
Se recomienda tomar en cuenta los siguientes aspectos:
Aspectos Logísticos
- Calendarización de las actividades.
- Definición del lugar de realización.
- Definición de los horarios.
- Contacto con los relatores.
Aspectos Administrativos
- Citación de los participantes
- Inscripciones a Sence
- Compra de materiales.
Aspectos Legales y Estamentos Asociados
Desde el punto de vista de los beneficios tributarios, es importante considerar los siguientes estamentos que dan soporte a esta actividad:
- SENCE: Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (entidad pública). Principales funciones: administrar el uso adecuado de la franquicia tributaria para la capacitación, avalar la calidad de los programas de capacitación y controlar el conjunto de normas y procedimientos para promover el desarrollo de las actividades de capacitación.
- OTEC: Organismo Técnico Ejecutor de Capacitación (entidad privada, empresa) Principales funciones: proveer servicios de capacitación a las empresas contratantes, elaborar programas de capacitación y prestar servicios de asesoría a empresas en el área.
- OTIC: Organismo Técnico Intermedio de Capacitación (corporaciones privadas sin fines de lucro). Principales funciones: dar apoyo técnico y administrativo a empresas en la promoción, organización y supervisión de programas de capacitación, administrar el uso de la franquicia tributaria, inscripción de cursos, pago a OTEC, etc. y apoyar a las empresas en el diseño y ejecución de los “cursos-empresa”.
Evaluación de la Capacitación
Los resultados de la capacitación se deben expresar en valores cuantificables. Es recomendable involucrar a las Jefaturas en la generación de indicadores y criterios de evaluación para la capacitación, y por otra parte, generar un lenguaje común con los otros subsistemas o departamentos de la empresa. El impacto y valor que generan las actividades de capacitación tendrían que traducirse en una mejora en el rendimiento y productividad de los empleados.
Ejemplos de Indicadores de Evaluación
- Volumen de ventas.
- Disminución tasas de ausentismo.
- Disminución de la tasa de rotación.
- Mejoras en la calidad/procesos de negocio, ya sea en lo que respecta el servicio al cliente.
- Disminución del retorno de productos defectuosos.
- Aumento en la participación en el mercado.
- Mejora en las utilidades de la empresa, entre otras.
Es importante evaluar el nivel de satisfacción de los participantes respecto del proceso, el nivel de aprendizaje alcanzado, y en qué medida lo aprendido se ha podido transferir al puesto de trabajo del participante, es decir, si se produjeron cambios en su desempeño derivado del curso de capacitación en particular.
Cuando se considera el ciclo de gestión de la capacitación, como una oportunidad para el desarrollo de las personas y de la institución, es frecuente que se tenga presente las cinco etapas que se detallan a continuación:
- En esta primera etapa, se identifican las necesidades de formación y aprendizaje estratégicas (orientadas al logro de los desafíos prioritarios del largo plazo) y las necesidades tácticas de capacitación manifestadas por jefaturas y funcionarios/as (orientadas al logro de los objetivos de los organismos y áreas funcionales).
- En esta etapa se implementa el plan acordado previamente, considerando la realización de actividades de inducción, capacitaciones, conversatorios u otras actividades programadas.
- La capacitación realizada se puede evaluar mediante encuestas (u otras metodologías de evaluación que se consideren pertinentes), para determinar el grado de satisfacción, efectividad, aplicabilidad o impacto de las actividades implementadas.
En un mundo que avanza cada vez más rápido, la retención del talento humano y el aumento de la productividad es clave para evitar pérdidas económicas, mantenerse competitivo en el mercado e impulsar el crecimiento de cualquier negocio. En línea con lo anterior, son varios los tipos de capacitación que existen para que los colaboradores de tu empresa puedan tener un crecimiento tanto profesional como personal.
La capacitación laboral es una gran oportunidad para el crecimiento personal y empresarial. La capacitación laboral, además, es uno de los beneficios más valorados por los trabajadores en Chile. Los beneficios de la capacitación laboral son muchos.
- Prepara a las personas con habilidades y conocimientos específicos a través de cursos técnicos de capacitación.
- Este tipo de habilidades son de vital importancia al momento de optar postular a determinados cargos. De hecho, 9 de cada 10 organizaciones las evalúan en sus candidatos.
- Las personas que se han quedado estancadas en el pasado tienen la oportunidad de adaptarse a los cambios continuos que presenta el mercado laboral.
- A través de diversos programas de capacitación es posible fortalecer la convivencia laboral desde las habilidades y debilidades de cada persona.
El mundo está cambiando más rápido que nunca. Parece que cada semana aparece una nueva tecnología, app, tendencia o método de trabajo que deja obsoleto todo lo previo. En 2020, empresas de todo el mundo descubrieron lo importante que es tener la capacidad de adaptarse y estar preparado para responder a desafíos imprevistos. Las compañías que capacitaron a sus colaboradores con las habilidades adecuadas para responder a estas circunstancias únicas, fueron las que lograron tener éxito durante este periodo.
Tradicionalmente, las empresas detectaban los cambios que se avecinaban en su industria y reclutaban nuevo personal para abordarlos si se necesitaban habilidades diferentes a las que la empresa ya tenía acceso. Sin embargo, esto ya no es posible en muchos sectores.
Un enfoque posible es centrarse en la capacitación, la re capacitación y el perfeccionamiento de las habilidades, tratando a sus colaboradores como trabajadores flexibles en lugar de solo ver a cada empleado en un rol establecido.
La escasez de talento es una preocupación para las empresas en todo el mundo. Una predicción de Korn Ferry advierte que, para 2030, más de 85 millones de puestos de trabajo podrían quedar vacantes porque no hay suficientes candidatos calificados para ocuparlos. Entonces ¿cuál es la respuesta? Una posibilidad es capacitar a los colaboradores actuales de tu empresa. Esto evita la necesidad de buscar especialistas y tiene la ventaja adicional de proporcionar a tus trabajadores un incentivo para permanecer en la empresa en favor de su desarrollo profesional.
Esto requiere un cambio de enfoque cuando se trata de contratar. Las empresas deben centrarse en contratar empleados que tengan el potencial de ser capacitados, buscando cualidades como el entusiasmo y la capacidad de aprender.
A medida que la tecnología y el panorama digital cambien, algunos trabajos se volverán menos relevantes, mientras que otros se volverán cruciales. Una forma de evitar esto es implementar una política de re capacitación. Si tienes trabajadores talentosos, pero su área de especialización se está volviendo menos relevante, no esperes a que sus habilidades se vuelvan obsoletas, para luego tener que contratar nuevos colaboradores. Si tu personal TI trabaja con sistemas que pronto se eliminarán, capacítalos para que se especialicen en campos como la cloud computing y ciberseguridad.
Otra estrategia que las empresas deben implementar es el perfeccionamiento. El perfeccionamiento de la fuerza laboral es muy importante dentro de una empresa porque para hacer frente a la necesidad de capacitación y actualización del talento en tu compañía, es fundamental contar con un equipo de gestión talentoso.
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