La devolución de cotizaciones pagadas en exceso o erróneamente en un organismo administrador puede iniciarse previa petición de la respectiva entidad empleadora o trabajador independiente, o de oficio por cada organismo.
¿Quiénes pueden solicitar la devolución de excesos de cotizaciones?
- Afiliados independientes que hayan realizado pagos en exceso señalados en las letras g), h), i) y j) del número 1 anterior, detectados en el proceso de acreditación o con posterioridad a este.
- Empleadores que hayan efectuado pagos en exceso por las cotizaciones para el financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia y para el aporte de indemnización.
- El afiliado o el empleador, según corresponda.
Tipos de Pagos en Exceso
Se consideran pagos en exceso los siguientes casos:
- Pagos de la cotización adicional diferenciada por una tasa mayor a la que correspondía de conformidad al D.S.
- Pagos de cotizaciones de la Ley N°16.744 por sobre el límite máximo imponible que resulte de la aplicación del artículo 16 del D.L.
- Pagos por concepto de cotizaciones de la Ley N°16.744 en base a rentas superiores al límite máximo imponible establecido en el artículo 16 del D.L.
- Pago de cotizaciones previsionales efectuadas por el trabajador independiente a que se refieren los incisos tercero y cuarto, del artículo 90 y el inciso cuarto del artículo 92, del D.L.
- Pago de cotizaciones obligatorias enteradas por el trabajador independiente por sobre el límite máximo imponible anual establecido en el inciso primero del artículo 90 del D.L.
- Pagos en exceso correspondientes a trabajadores no afiliados.
- Pagos en exceso registrados en rezago o en la cuenta Diferencias por aclarar.
- Excesos de cotizaciones obligatorias y aportes de indemnización superiores a 0,15 UF.
Procedimiento para la Devolución
Para hacer efectiva la devolución de los pagos en exceso, el afiliado o empleador, según corresponda, deberá seguir estos pasos:
- Presentar la Solicitud: Deberá suscribir ante la Administradora el formulario "Solicitud de Devolución de Pagos en Exceso". Dicho formulario será de diseño libre y una copia del formulario suscrito deberá ser entregada al afiliado o empleador, según corresponda.
- Documentación de Respaldo: En el caso de la letra e) del número 1 anterior, la Administradora procederá a la determinación de los eventuales pagos en exceso sólo si el afiliado o empleador solicitan su devolución, requiriendo al afiliado o empleador, que solicita la devolución de pago en exceso, toda la documentación de respaldo que le permita distribuir mensualmente el monto de las gratificaciones y bonificaciones pagadas por el empleador, de forma tal que pueda determinar para cada período la existencia o no de un eventual pago en exceso.
- Análisis de la Solicitud: Al ingresar la solicitud por devolución de pagos en exceso, esta inicia un proceso de análisis que puede tardar hasta 20 días hábiles para aprobar o rechazar.
- Comunicación del Resultado: En un plazo de 5 días hábiles desde la fecha de emisión del informe de solución, la Administradora deberá comunicar el resultado al solicitante mediante los medios que estime conveniente, debiendo conservar copia de la documentación que permita acreditar el cumplimiento de dicha obligación.
- Pago de la Devolución: En caso de aceptación, se deberá señalar el monto en pesos de la devolución, la fecha en que estarán disponibles los recursos para su retiro y el medio de pago a utilizar.
En caso de requerir documentación adicional, la Administradora informará inmediatamente de ello al afiliado o empleador, mediante los medios de comunicación que estime conveniente, otorgando un plazo no inferior a 30 días hábiles para la respuesta. La Administradora podrá rechazar la solicitud en el evento que no reciba respuesta en el plazo establecido.
Consideraciones Importantes
- Plazo de la Administradora: La administradora dispondrá de un plazo de 20 días hábiles, contado desde la fecha de recepción de la solicitud, para emitir el Informe de Solución de Pagos en Exceso. Asimismo, en el mismo plazo anterior, deberá comunicar al afiliado o empleador mediante correo privado, certificado o notificación personal la aceptación de la solicitud, adjuntando el cheque de pago por el monto aceptado.
- Devolución a Pensionados: Respecto de las Solicitudes de Devolución de Pagos en Exceso presentadas por los afiliados pensionados bajo la modalidad de retiro programado o renta temporal, cuya pensión se recalcula anualmente o se efectúan recálculos extraordinarios, de conformidad a la normativa vigente, la Administradora solo podrá aceptar aquellas solicitudes que correspondan a cotizaciones obligatorias que no han sido utilizadas en el cálculo, recálculo y pago de una pensión. En consecuencia, solo procederá considerar en la devolución de pagos en exceso del referido afiliado pensionado aquellas cotizaciones que se abonen en su cuenta individual de cotizaciones obligatorias con posterioridad al último cálculo o recálculo y hasta aquellas cotizaciones abonadas antes de la generación del próximo recálculo.
- Responsabilidad de la Administradora: La Administradora será responsable del rechazo o la aceptación y devolución de los fondos solicitados, debiendo estar en todo momento en condiciones de justificar ante esta Superintendencia las decisiones adoptadas.
- Registro de la Solicitud: Cada solicitud deberá ingresarse en el Registro de Pagos en Exceso dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recepción.
- Prescripción: La obligación de los organismos administradores de proceder a la restitución de las cantidades pagadas en exceso o enteradas erróneamente por concepto de cotizaciones se encuentra limitada por la prescripción extintiva de 5 años establecida en el artículo 2.515 del Código Civil.
- Excesos superiores a 0,15 UF: Los excesos de cotizaciones obligatorias y aportes de indemnización superiores a 0,15 UF se devolverán directamente al afiliado, cuando éste los haya solicitado, previa confirmación de la Administradora que se trata de un verdadero descuento excedido y no de un error de transcripción del empleador.
| Concepto | Plazo |
|---|---|
| Plazo de la Administradora para emitir el Informe de Solución | 20 días hábiles |
| Plazo para comunicar el resultado al solicitante | 5 días hábiles desde la emisión del informe |
| Plazo para ingresar la solicitud en el Registro de Pagos en Exceso | 5 días hábiles siguientes a su recepción |
| Plazo de prescripción para la restitución de pagos en exceso | 5 años |
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