Estamos en búsqueda de una Asistente Ejecutiva altamente proactiva, confiable y orientada al detalle, que brinde soporte administrativo y estratégico a un ejecutivo de alto nivel. Si disfrutas trabajar en un entorno ágil, eres resolutiva y te destacan la discreción y el profesionalismo, ¡queremos conocerte! ¡Únete a nuestro equipo como Asistente Ejecutiva! Buscamos una persona altamente organizada, proactiva y con excelentes habilidades de comunicación para brindar apoyo administrativo y clerical a nuestro ejecutivo de alto nivel.

Descripción del Cargo

Como Asistente Ejecutiva Bilingüe, tu misión principal será asegurar el soporte estratégico y operativo de la Dirección Ejecutiva, anticipándote a sus necesidades y gestionando eficientemente los aspectos administrativos y logísticos. Serás un pilar fundamental para que las iniciativas se materialicen.

Responsabilidades Principales

  • Gestionar eficientemente la agenda de nuestro ejecutivo, coordinando reuniones, citas y eventos según sea necesario.
  • Manejar la comunicación entrante y saliente en nombre del ejecutivo, incluyendo llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia.
  • Coordinar y organizar reuniones, preparar agendas y tomar notas en las mismas.
  • Realizar arreglos de viaje, como la reserva de vuelos, alojamiento y transporte, y preparar itinerarios detallados.
  • Brindar apoyo en temas personales y financieros, tales como la gestión de cuentas bancarias, pagos y presupuestos.
  • Organizar y mantener archivos, registros y documentos de forma efectiva y confidencial.
  • Realizar investigaciones, recopilar información y preparar informes o presentaciones según se requiera.
  • Establecer y mantener relaciones profesionales con clientes, socios y otros ejecutivos.
  • Apoyar en proyectos especiales asignados al ejecutivo, asegurando el cumplimiento de los plazos y coordinando equipos cuando sea necesario.
  • Supervisar las operaciones diarias de la oficina del ejecutivo, incluyendo la gestión de suministros y la coordinación con otras áreas.
  • Es de suma importancia tener en cuenta que para este cargo se requiere un nivel alto de Reserva y Confidencialidad con toda la información.
  • Contribuir a una experiencia tanto del trabajador como del cliente externo, coordinando y ejecutando diversas gestiones administrativas que respondan a los requerimientos y necesidades de los distintos equipos.

Perfil Requerido

  • Experiencia mínima de 2 años o más en cargos y funciones similares. (Asistencia Ejecutiva, Asistencia de Alta Dirección o roles administrativos estratégicos).
  • Excelentes habilidades y alta capacidad de organización y gestión del tiempo.
  • Fuertes habilidades de redacción y habilidades de comunicación interpersonal.
  • Discreción profesional y criterio para el manejo de información confidencial.
  • Conocimiento avanzado de herramientas de productividad, como Microsoft Office o G Suite.
  • Autonomía, proactividad y capacidad para trabajar bajo presión.
  • Excelentes habilidades de resolución de problemas y toma de decisiones.
  • Experiencia en la gestión de temas personales y financieros.
  • Deseable manejo de inglés a nivel intermedio o avanzado.
  • Conocimientos Críticos: Microsoft Excel, Word y PowerPoint. Manejo de SAP (Portal de compras, SAP Concur), inglés intermedio.

Condiciones del Cargo

  • Tipo de contrato: Plazo fijo (90 días), con posibilidad de renovación a contrato indefinido.
  • Renta líquida mensual: Acorde al mercado

Beneficios adicionales:

  • 5 días administrativos al año.
  • Día libre por cumpleaños para que lo disfrutes como prefieras.
  • Modalidad: Presencial
  • Ubicación: Comuna de las Condes

En Inria, estamos a la vanguardia de la investigación en ciencias y tecnologías digitales, en la ambiciosa misión de un instituto público para la soberanía digital de Francia y Europa, donde las personas están en el centro. Valoramos la diversidad como motor de innovación y por eso buscamos contratar, apoyar y promover a personas de todos los géneros, nacionalidades, etnias y todos los niveles de experiencia, sin importar su edad. Somos colaborativos y transparentes. Somos amigables. Inria Chile se enorgullece de ser un empleador que ofrece total igualdad de oportunidades.

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