Una norma de aplicación general es aquella disposición cuyo alcance es de carácter global y regula la totalidad de las situaciones que la realidad presenta sobre determinadas materias. Constituye una orden o mandato de conducta humana y se funda en valores.
Su cumplimiento es obligatorio y en consecuencia exigible, toda vez que su inobservancia trae aparejada una sanción o consecuencia jurídica. Normalmente es permanente, sin perjuicio de que admite modificaciones cuando las circunstancias lo exigen. No regula a personas en particular ni situaciones específicas, sino a categorías de personas y tipos o categorías de hechos.
Además, posee un carácter legítimo, es decir, en su génesis se han observado los requisitos que establece el ordenamiento jurídico al cual pertenece.
La facultad que se otorga al Servicio Civil es para impartir normas de aplicación general en “materias de gestión y desarrollo de personas”. Las normas de aplicación general impartidas tienen entre sus objetivos, consolidar los avances logrados en materias de gestión y desarrollo de personas, en el contexto del Instructivo Presidencial sobre Buenas Prácticas Laborales en Desarrollo de Personas en el Estado N° 001, de 26 de enero de 2015, dictado por la Presidenta de la República, Michelle Bachelet.
De esta forma, y en general, las normas dictadas están en coherencia con los procedimientos y productos desarrollados en este periodo y los requerimientos normativos recientemente dictados. Las normas no implican por sí mismas rehacer procedimientos ya establecidos por los servicios públicos, sino más bien revisar, evaluar, mejorar y/o actualizar los procedimientos y productos a partir de las normas establecidas, en caso de existir nuevos requerimientos.
Cada servicio público es responsable de dar cumplimiento a las normas dictadas por el Servicio Civil. Por la naturaleza de las materias que las normas establecen, esto es, gestión y desarrollo de personas, se espera que cada servicio informe oportunamente a todas las personas de su institución el nivel de cumplimiento y las acciones que están desarrollando para éstos efectos.
Por otra parte, el Servicio Civil, en virtud de las nuevas facultades otorgadas, puede solicitar información a las instituciones respecto a las materias de las normas establecidas, velar por el cumplimiento de las normas e informar a la Contraloría General de la República semestralmente sobre los cumplimientos observados.
Al igual que en el trabajo impulsado con el Instructivo Presidencial, las normas buscan establecer en los servicios públicos políticas y prácticas en el ámbito de gestión y desarrollo de personas, con el propósito de avanzar hacia un mejor Empleo Público, y de este modo fortalecer el aporte que los funcionarios y funcionarias realizan para el cumplimiento de la función pública.
Los Jefes Superiores de Servicios deben procurar en forma constante mejorar los servicios públicos, mediante una gestión más efectiva y eficiente de los recursos públicos, con mayores grados de integridad y rendición ante la ciudadanía, lo cual impone a éstos, la convicción y desafío del necesario mejoramiento permanente de la gestión institucional realizada, especialmente en lo referido a la gestión y desarrollo de personas y su involucramiento es la misma.
Al ser las normas de aplicación general en materias de gestión y desarrollo de personas, disposiciones de carácter obligatorio para los ministerios y sus servicios dependientes, los Jefes Superiores de Servicio, son quienes les corresponde liderar su cumplimiento, atendiendo las facultades que les otorga la ley y conforme a las posibles sanciones ante eventuales incumplimientos definidas por parte de la Contraloría General de la República.
Toda duda o consulta respecto a la implementación normativa, debe ser canalizada al Servicio Civil a través del consultor sectorial respectivo, que es la modalidad de trabajo que se ha venido desarrollando con los Ministerios y Servicios Públicos a la fecha. Considerando que las personas contratadas a honorarios tienen una condición de contratación especifica desde el punto de vista legal -realización de labores ocasionales y que no sean las habituales de la institución-, no han sido incorporados bajo el imperio o vigencia de las presentes normas.
A la Contraloría General de la República le corresponde, entre otras importantes funciones, efectuar auditorías a los servicios públicos, con el objeto de velar por el cumplimiento de las normas jurídicas, el resguardo del patrimonio público y respeto del principio de probidad administrativa.
Caso a caso, Contraloría General de la República, determinará, según el mérito del asunto, si corresponde o no aplicar sanciones administrativas directamente o si procede que sea el propio servicio público afectado el que deberá instruir los procedimientos disciplinarios respectivos a requerimiento del órgano contralor.
Frente al incumplimiento de normas administrativas, dentro de las cuales deben ser consideradas aquellas contenidas en la Resolución Afecta N° 1, de 2017, de la Dirección Nacional del Servicio Civil, cabe la aplicación de alguna de las sanciones específicas que establece el Estatuto Administrativo en el artículo 121, a saber, censura, multa, suspensión del empleo desde treinta días a tres meses y destitución. Todo dependerá de la gravedad de la infracción cometida y de los antecedentes que se reúnan en la investigación del caso.
En los casos en que otro cuerpo legal, como puede ser una ley Orgánica o de Planta, determine otra denominación al Área de Gestión y Desarrollo de Personas, ésta norma específica prevalece por sobre la norma general, por lo tanto, en esta situación debe mantenerse el nombre asignado por la ley particular. No, la denominación del área por sí sola no logra los objetivos buscados.
La norma busca que el Área de Gestión y Desarrollo de Personas se encuentre en un nivel jerárquico dentro de la organización, que permita posicionar esta función a nivel estratégico, en una posición directiva que le otorgue influencia y cercanía al proceso de toma de decisiones organizacional, contribuyendo al cumplimiento de la estrategia institucional.
La estructura de las áreas de gestión y desarrollo de personas, junto al posicionamiento estratégico buscado, deben responder a las dinámicas, particularidades y recursos de que dispone cada institución, buscando asegurar en su gestión el desarrollo de los diversos ámbitos de acción respecto a la planificación y soporte de la gestión de personas, gestión del desempeño, gestión del desarrollo y gestión del cambio institucional.
Lo sustantivo en esta materia, más allá de la estructura del área, es el avance al que deben transitar las áreas, esto es, desde el foco exclusivo en las tareas netamente operativas hacia la gestión y desarrollo en la perspectiva de una contribución estratégica.
La norma exige que el procedimiento de reclutamiento y selección sea aplicado a todos los ingresos de personas que se incorporen al servicio en calidad de contrata o Código del Trabajo, observando los principios de mérito, idoneidad, objetividad, transparencia, inclusión, no discriminación, igualdad de condiciones y calidad técnica de los mismos.
Debemos entender por “resolución fundada”, un acto administrativo que contiene los antecedentes pormenorizados que dan cuenta de la racionalidad, proporcionalidad y justificación de la decisión que se adopta. Un acto administrativo fundado es, ante todo, un acto administrativo motivado. Mientras más considerandos tiene un acto administrativo, se entiende más razonado, se justifica debidamente y se aleja de la arbitrariedad o del uso abusivo de una facultad discrecional de la autoridad que lo emitió.
Los fundamentos no deben ser meramente retóricos. Deben, realmente, dar cuenta de las razones de hecho y de fondo, por las cuales, se debió adoptar la decisión de que se trata, dando cuenta nítidamente de las razones por las cuales no fue posible adoptar una decisión distinta.
Los servicios públicos pueden mediante el portal www.empleospublicos.cl, publicar sus procesos de reclutamiento y selección en la modalidad “pizarrón” -sólo avisaje-, o bien gestionar todo el proceso mediante el mismo, a través de la postulación en línea. En la postulación en línea, la persona interesada puede postular a la oferta de empleo a través del portal www.empleospublicos.cl, para lo cual debe registrarse y aportar la información requerida para el cargo específico de que se trate.
- Para la gestión de la información de los postulantes, el sistema propio cumpla con los criterios y contenidos técnicos establecidos por la DNSC.
Los procesos de selección internos, como su denominación indica, están orientados a los funcionarios de cada servicio y por ello, no corresponde su publicación o convocatoria en el portal de empleos públicos.
La norma establece la necesidad de contar con perfiles de cargos, asegurando procesos de actualización y/o revisión periódicos de los mismos. Sin embargo, no establece plazos para la exigencia de los mismos.
La norma establece que la autoridad podrá solicitar un nuevo proceso de selección por una única vez, cuando del listado de elegibles ningún postulante resulte seleccionado para desempeñar el cargo. En esta situación, la autoridad podrá ordenar fundadamente un nuevo proceso de selección, mediante el correspondiente acto administrativo en el cual se expliciten las razones o antecedentes objetivos que fundamentan esa medida.
Los servicios públicos deben definir y formalizar un plan de trabajo trienal para la provisión paulatina de aquellos procesos concursales de ingreso, de tercer nivel jerárquico, promoción y ascensos, que se encuentren pendientes y que debiesen haberse efectuado en su oportunidad. Para ello, se debe planificar y ejecutar los procesos correspondientes en los tiempos que cada servicio determine, según su disponibilidad presupuestaria.
Los concursos de promoción tienen un carácter interno, y están orientados a los funcionarios de cada servicio y por ello, no corresponde su publicación o convocatoria en el portal de empleos públicos. Significa que deberá irse adecuando y actualizando año a año respecto de sus avances y los recursos disponibles para el logro de sus objetivos.
El Plan de Gestión Estratégica Institucional, es el instrumento que en forma resumida contiene los proyectos, focos, acciones y prioridades, que en materia de gestión y desarrollo de personas, el Servicio tiene planificado ejecutar en el año correspondiente, de manera de implementar o desarrollar la política de gestión y desarrollo de personas. El plan debe contener los objetivos perseguidos, los mecanismos para lograr dichos objetivos, responsables, plazos, recursos requeridos, etc. No obstante ser un plan anual, éste instrumento debiera tener una proyección de mediano y/o largo plazo.
El éxito de la política de gestión y desarrollo de personas del servicio, dependerá entre otros, de la estrategia de difusión y posicionamiento diseñada para su efectiva implementación. Es por ello que tanto la Política como el Plan Anual de Gestión Estratégica Institucional en materias de gestión y desarrollo de personas deberán contemplar dicha estrategia en el proceso de implementación.
A objeto de resguardar que el período de práctica procure los objetivos de formación buscados, se recomienda plantear para las mismas entre otros aspectos:
- Objetivos de la Práctica.
- Tareas o funciones que se ejecutarán.
- Resultados esperados.
- Supervisor directo.
- Equipo de trabajo al que se incorporará.
- Lugar de desempeño.
- Formación profesional y/o técnica preferente.
- Otras particularidades que sean importantes para el desarrollo del proceso formativo, como por ejemplo, las horas de duración de la práctica.
Las personas que ingresan por primera vez a la administración pública deben ser sujetos de un programa de Inducción, debiendo ajustarse al plazo que señala la normativa, es decir, 30 días hábiles desde el ingreso de la persona a la institución. Entre los contenidos que dicho programa de inducción del servicio respectivo debe contemplar, se encuentran aquellos que imparte el Centro de Estudios de la Administración del Estado (CEA), dependiente de Contraloría General de la República.
Respecto al curso de Inducción que imparte el Centro de Estudios de la Administración del Estado (CEA) dependiente de la Contraloría General de la República (CGR), se debe informar que el Servicio Civil ha estado en coordinaciones con dicho órgano contralor, para buscar la forma más expedita de realizarlo, en lo que se ha determinado que el proceso debe ser gestionado por cada institución directamente y para ello dispondrán de dos usuarios y claves en la plataforma del CEA para inscribir a los funcionarios que deben realizar el curso.
El Instructivo Presidencial N° 1598 y el Oficio Circular N° 1599, ambos de 2015, impulsan la creación de los Comités Bipartitos de Capacitación en los servicios públicos, a objeto de establecerlos como instancia asesora a la gestión de capacitación institucional, y promotora de la participación y compromiso de los funcionarios en su propia formación y capacitación.
El establecimiento de una agenda o plan de trabajo en materia de participación funcionaria tiene por propósito determinar las líneas de trabajo o áreas temáticas que serán abordadas en el período definido, como también señalar los criterios, modalidades, mecanismos y la forma en que se coordinará la participación.
La norma de aplicación general establece tres niveles o alcances para la participación funcionaria. En el nivel consultivo, los funcionarios y sus asociaciones pueden ser consultados respecto a una posible decisión de la autoridad en determinadas materias. En el nivel propositivo, la participación supone no sólo dar una opinión, sino también proponer acciones o ideas de posibles acciones o mejora respecto de los temas tratados.
Formalización de una agenda o plan de trabajo anual o plurianual con los funcionarios y/o representantes de las Asociaciones de Funcionarios, que permita generar las condiciones para la participación funcionaria en los diversos ámbitos buscados por la normativa y su correspondiente reporte anual al Servicio Civil, el que deberá contar con los medios de verificación del cumplimiento de dicha agenda.
La capacitación es una actividad sistemática, planificada y permanente, que busca que el funcionario público adquiera conocimientos, con el propósito de mejorar el desempeño en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno. Por su parte, la formación se trata por lo general de programas a mediano y largo plazo que buscan preparar a una persona o a un grupo de personas en materias más amplias que el sólo mejoramiento.
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