Las reuniones de la empresa requieren notas, por esto, las minutas de reunión son importantes, ya que es fundamental anotar todas las ideas, reflexiones o acuerdos que van surgiendo para luego trabajar sobre ellos. Realizar un seguimiento de ellos puede ser más preciso y menos tedioso cuando no tenga que preocuparse por su diseño.
Un acta de reunión es un documento que se redacta para dejar constancia de lo hablado, acordado o decidido durante una reunión. Tanto si la reunión es formal o informal como si el documento es para uso propio o no, un acta de reunión es muy útil y siempre debería haber un encargado de escribirla.
Importancia de las Actas de Reunión
El modelo de acta de reunión sirve para certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado por ambas partes, de forma que evita malentendidos y aclara los puntos tratados en la reunión. A su vez, a modo interno sirve para saber las tareas asignadas a cada miembro del equipo, así como la fecha de realización de estas.
Empiece con una plantilla de minutos de reunión personalizable para un diseño fácil de ajustar para todas sus notas de minutos. Tanto si quiere mantener sus minutos digitalmente como a mano, hay una plantilla de minutos de reunión que coincidirá con el flujo.
Elementos Clave de un Acta de Reunión
Aunque no existe un único modelo de acta de reunión, esta ha de contener una serie de aspectos mínimos para que sea útil en el futuro. Para ello se aconseja intentar recoger siempre las ideas clave, para después desarrollarlas y completarlas con el resto de información. También es muy importante apuntar quién es el encargado de llevar a cabo una tarea determinada, y la fecha de entrega o plazo máximo por parte del cliente.
Para que te resulte más sencillo recoger toda la información importante de una reunión puedes crear tu propia plantilla y luego, simplemente, ir rellenando los huecos.
Cómo Recoger un Acta de Reunión Eficazmente
Con este artículo quiero ir directamente al grano y explicarte de forma sencilla, cómo debes recoger un acta en una reunión con el fin de cumplir los objetivos previstos, no pasar nada por alto y garantizar que se cumplen los compromisos. La plantilla que a continuación te podrás descargar, viene a recoger los puntos claves que se debe dar en una reunión.
- Tras anotar la fecha y hora de la reunión, y quiénes asisten a la misma, deberéis plantear el tema de la reunión. Siempre recomiendo que el tema sea uno o como mucho dos, más allá es mejor plantearlos en otras reuniones.
- Recuerda que una reunión debe durar como mucho una hora, más allá de este tiempo no suelen ser operativas, las personas se cansan y se empieza a divagar. El tiempo en trabajo social es oro.
- Después deberás plasmar todos los temas, asuntos que se traten en la reunión. Es la parte más extensa del acta. Es recomendable incluso apuntar las opiniones o puntos de vista de cada persona, con el objetivo de recoger el máximo de información.
- A continuación sería el momento de recoger las conclusiones de la reunión, y seguido de las acciones a llevar a cabo.
- Lo mejor es detallar lo máximo posible las distintas acciones que se deben de realizar, indicando quién se encarga de hacerlo y el plazo que se compromete para ello.
- En la plantilla de reunión comunitaria, también encontrarás un pequeño apartado donde poder incluir otros temas que no sean objeto de la reunión, pero que puede ser necesario recordarlos.
- Para finalizar, se debe escribir la fecha de la próxima reunión.
Plantillas Personalizables para Actas de Reunión
Dedique más tiempo a redactar actas de reunión eficaces y menos a organizarlas. Empiece con una plantilla de actas de reunión personalizable y desarrollada por un diseñador.
Los avances tecnológicos han hecho que nuestra vida laboral sea más llevadera y productiva. Como hemos comentado, tomar notas correctamente durante un encuentro profesional es muy importante para el éxito del mismo e incluso para tomar decisiones futuras, gracias a que todo queda por escrito. En First conocemos la importancia de cuidar cada detalle en una reunión de laboral.
Si deseas tener control sobre las reuniones comunitarias que realizas en Trabajo Social, esta plantilla para recoger el acta te será de mucha utilidad.
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