Google Drive se ha convertido en una herramienta poderosa en el mundo digital, un recurso valioso para el almacenamiento de datos en la nube que ofrece interesantes prestaciones.
Sus tres funciones principales son guardar, editar y compartir. Además, dispones de un verdadero control sobre tus documentos gracias a las medidas de seguridad y las opciones de acceso disponibles.
El Desafío de la Organización en Google Drive
Sin embargo, las libertades que ofrece Google Drive pueden jugarnos una mala pasada. Esto sucede cuando comenzamos a acumular archivos, hojas, formularios, fotos y carpetas que dejamos en el olvido. Simplemente, pensar en recuperar el orden se convierte en un verdadero desafío.
Aun así, es posible rescatarlo e incluso optimizarlo si te lo propones y eres capaz de automatizar tareas con Google Drive.
Automatización para Aumentar la Productividad
Aumenta tu productividad y construye tus propias opciones de automatización con los escenarios de Make que te permitirán ahorrar tiempo.
En ocasiones, tu Drive termina lleno de archivos, documentos y recursos muy difíciles de aprovechar, tal como sucedía en el mundo físico con una de tus gavetas.
Una de las razones para automatizar Google Drive es la de ejecutar acciones en lote sobre archivos. Puedes configurar un flujo de trabajo para publicar tus contenidos, o simplemente reorganizar información de interés.
El resultado esperado es una bandeja de correo más limpia, carpetas organizadas y redes sociales al día. Tu equipo recibe lo que necesita y facilita el trabajo colaborativo.
4 Formas de Automatizar Google Drive con Make
¿Quieres saber cómo? Presta atención a estos consejos y aprende en detalle 4 formas de automatizar Google Drive usando las plantillas de Make.
1. Enviar Archivos desde Google Drive a Telegram
El trabajo colaborativo está en su máxima expresión. Por lo cual, plataformas como Telegram y el resto de las redes sociales son un excelente lugar para compartir información.
Subir cualquier tipo de archivos en un canal de Telegram es una actividad expedita. Pero, cuando el flujo de trabajo requiere una constante revisión, es necesaria una automatización.
¿Automatizar qué? La escucha de cualquier carpeta de Google Drive, en busca de nuevos archivos. Descargarlos y enviarlos de manera automática a tu canal, y esto es posible con las opciones de automatización de Make.
Aprende a conectar Google Drive con Make para enviar nuevos archivos de forma automática a un canal de Telegram. Si lo quieres más simple, obtén tu plantilla lista para usar para esta automatización y sigue las instrucciones paso a paso.
Para esto, requerirás configurar tu canal de Telegram, disponer de las credenciales de Google Drive y seleccionar la carpeta de archivos que desees escuchar. Bien sea filtrando por archivos adjuntos, el asunto o incluso una dirección de correo electrónico válida.
2. Guardar Informes Semanales en Google Drive desde Correo Electrónico
Supongamos que tu equipo de trabajo, donde hay 50 personas o más, envía reportes semanales de sus avances en un proyecto. Seguro tomará demasiado tiempo y esfuerzo.
¿No sería genial que pudieras disponer de esos informes automáticamente en tu Drive? Hazlo fácil, automatizando con Make la identificación, descarga y almacenamiento. Entérate cómo puedes lograrlo con los sencillos pasos del siguiente videotutorial.
Usa esta plantilla de automatización para Make, y ahorra tiempo en tus tareas de organización.
3. Guardar Archivos de Telegram en Google Drive
En el caso de requerir la transferencia de archivos desde Telegram, Make también ofrece un escenario de automatización. Que aparte de eficiente es bastante simple de implementar.
La utilidad de automatizar archivos Google Drive y Telegram se aprecia principalmente a la hora de recopilar información proveniente de un grupo de suscriptores o contactos.
En este sentido, el disparador de este escenario parte de la escucha de Telegram. Donde además se pueden incorporar filtros, para detectar únicamente los mensajes con archivos adjuntos.
El paso siguiente es la descarga de estos archivos adjuntos que se enviarán a Google Drive. La configuración de cada módulo, así como su conexión, es muy sencilla. Tal como puedes apreciar en el ejemplo práctico del video.
La incorporación de otro tipo de filtros o condiciones también es posible con las opciones de Make.
Conclusión Parcial
Aun así, siempre será necesario recuperar la información.
Grandes desafíos requieren soluciones prácticas y simples para la gestión de datos. Razón por la cual es recomendable automatizar.
Aprende paso a paso el procedimiento de configuración, y obtén la plantilla de este escenario.
Otras Herramientas de Almacenamiento en la Nube
Además de Google Drive, existen otras herramientas útiles para el almacenamiento y la colaboración en la nube:
- WeTransfer: Permite enviar archivos de hasta 2GB de manera fácil y rápida a través de una interfaz intuitiva.
- Mega: Ofrece 50 GB de almacenamiento gratuito solo con registrarte.
- Google Fotos: Ofrece almacenamiento ilimitado en alta calidad para imágenes y vídeos.
Tabla Comparativa de Almacenamiento Gratuito
| Servicio | Almacenamiento Gratuito |
|---|---|
| Google Drive | 15 GB (compartido con otros servicios de Google) |
| Mega | 50 GB |
| WeTransfer | Hasta 2GB por transferencia |
| Google Fotos | Ilimitado (alta calidad) |
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