Aunque a veces subestimadas, las secretarias y asistentes son uno de los perfiles claves en las compa帽铆as.
Para muchas empresas, son parte del 茅xito en el desarrollo interno de las mismas.
Estas profesionales de soporte influyen en la comunicaci贸n, el clima, a los altos ejecutivos y a las 谩reas espec铆ficas.
Las secretarias tienen un rol que contribuye con la eficiencia general del negocio, participando de manera cercana en el desarrollo econ贸mico y cultural de las organizaciones.
Representan el nexo entre la empresa y distintos agentes externos.
Evoluci贸n del Rol de la Secretaria Ejecutiva
Con el paso de los a帽os y la tecnologizaci贸n, el rol de las secretarias ha evolucionado, se ha diversificado y se ha ampliado para cumplir nuevas responsabilidades, volvi茅ndose progresivamente m谩s impactantes para el coraz贸n del negocio.
En los 煤ltimos a帽os, los perfiles han ido asumiendo poco a poco mayor relevancia para el mantenimiento general de las compa帽铆as.
En la actualidad, el rol de las asistentes y secretarias ha tenido un cambio de transformaci贸n importante en el mercado.
Los altos ejecutivos han empezado a ver el perfil de las secretarias como un business partner necesario para su buen desarrollo y productividad en el 谩mbito empresarial.
De modo que es parte de su propia iniciativa que ha surgido la tendencia de involucrar m谩s a las asistentes y secretarias en la gesti贸n empresarial.
Por esto, muchas compa帽铆as han apuntado a brindarle a sus asistentes espacios de formaci贸n y aprendizaje que permitan su desarrollo profesional.
Este nuevo nivel de exigencias a la vez deriva en la necesidad de mayores niveles de capacitaci贸n, como el manejo el softwares y sistemas particulares o entrenamientos en procesos propios de la organizaci贸n en la que trabaje.
En t茅rminos generales, siguen abarcando funciones de administraci贸n y atenci贸n de clientes, pero sum谩ndole nuevas competencias por su transformaci贸n en un perfil m谩s transversal y multifuncional para el apoyo y soporte de cualquier 谩rea de la compa帽铆a.
Algunas de las nuevas situaciones en las que se involucran las secretarias en la actualidad son la organizaci贸n de equipos, el mantenimiento de proyectos de comunicaci贸n interna y la soluci贸n de situaciones emergentes en los espacios de las oficinas.
De las secretarias en la actualidad, se exige una alta capacidad de innovaci贸n, para la implementaci贸n de iniciativas.
Esto representa una evoluci贸n total en la manera en la que son considerados por los cuerpos de liderazgo de las empresas.
El Perfil Profesional Actual de las Secretarias Ejecutivas
Uno de los puntos m谩s importantes en cuanto a la manera en la que ha cambiado el perfil profesional de las secretarias es la diversidad de formaci贸n.
Actualmente, ya no es necesario tener una carrera en la secretar铆a o administraci贸n y opciones profesionales como las relaciones p煤blicas, la traducci贸n y la administraci贸n de negocios pueden conectarse con las necesidades puntuales de ciertas empresas.
Tambi茅n, al igual que sucede con los profesionales de otras 谩reas, hay un fuerte inter茅s por secretarias que cuenten con habilidades blandas y facultades de liderazgo, que a su vez tengan la adaptabilidad necesaria para hacer match con la cultura corporativa y la gerencia a la que apoya.
Algunas de las cualidades m谩s valoradas la flexibilidad, la capacidad de ser multitarea y la alta disponibilidad.
Importancia del Manejo de Idiomas
En cuanto al manejo de idiomas, al igual que con cualquier otro profesional, el ingl茅s es altamente relevante en los cargos de secretar铆as y asistentes.
Saber este idioma significa involucrarse en la recepci贸n de cualquier contacto externo, nacional o internacional; la traducci贸n de documentos; la creaci贸n de presentaciones o incluso la interpretaci贸n consecutiva de clientes extranjeros.
Otros idiomas valorados son el alem谩n y el portugu茅s.
El Rol de la Secretaria Ejecutiva en la Gesti贸n de Crisis
Las secretarias de las empresas deben enfrentar una extraordinaria variedad de desaf铆os en tiempos de crisis.
Cambios de climas organizacional, renuncias y despidos, salidas ejecutivas, p茅rdidas comerciales son todas situaciones que requieren altos niveles de confidencialidad y buen manejo de la informaci贸n.
En ocasiones de conflicto y storming organizacional, las secretarias funcionan como intermediarias entre las distintas 谩reas, apoyando no solo en la gesti贸n y la comunicaci贸n de las gerencias sino en el trabajo directo con los empleados.
La mayor铆a de las secretarias y asistentes ser谩n capaces de identificar momentos complicados dentro de la compa帽铆a, advirtiendo cuando lo consideren necesario.
Una capacidad instintiva que se desarrolla a trav茅s de los a帽os dentro de sus roles y que pueden impactar enormemente a la organizaci贸n.
Es su capacidad de lidiar y enfrentarse a distintos agentes y clientes en su rutina de trabajo, que adquieren la habilidad de liderar situaciones complejas, de manejar un buen nivel de atenci贸n y de adaptarse a diversas personalidades, lo cual es fundamental durante cualquier situaci贸n de crisis.
Las secretarias son indispensables. Su rol 360 y su alto grado de involucramiento en los temas de coordinaci贸n y gesti贸n, en tiempos de crisis, son un salvavidas. La mayor铆a de ellas estar谩 dispuesta a entregar toda su disponibilidad a cualquier imprevisto y requerimiento que el negocio presente.
Por todo esto, es vital para el 茅xito empresarial de cualquier organizaci贸n, grande o peque帽a, contar con el mejor capital humano posible en sus posiciones secretariales.
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